Cómo las soluciones impulsadas por inteligencia artificial optimizan la automatización, la eficiencia y el valor de AP

Las cifras muestran las expectativas y el potencial de la automatización de AP y de las soluciones impulsadas por inteligencia artificial para optimizar la eficiencia, el valor y la perspectiva: el 74% de todos los departamentos de AP tenían previsto utilizar la inteligencia artificial de alguna manera para finales de 2024.¹

Es una tasa de adopción récord impulsada por las ventajas de la automatización de AP y su facilidad de implementación, ya que los proveedores de tecnología integran la inteligencia artificial en las soluciones de automatización de AP existentes, y permiten su implementación y adopción. Eso es lo que dicen los analistas del sector de Ardent Partners, cuyo informe anual de tendencias y predicciones de AP patrocinado por SAP Concur informa de lo que leerá aquí.

El informe está diseñado para ayudar a los responsables de AP y finanzas a prepararse para los tiempos siempre difíciles que se avecinan. Lea y aprenda cómo:

• La inteligencia artificial y la automatización de AP mejorará las operaciones de AP a través de una mejor eficiencia, previsión, gestión del flujo de caja y detección del fraude.
• Los proveedores de soluciones están invirtiendo en inteligencia artificial para satisfacer las expectativas de las compañías de que las soluciones ofrezcan capacidades de inteligencia artificial.
• La inteligencia artificial conlleva riesgos para AP que deben abordarse con gobernanza y mayor seguridad.
• Los conflictos geopolíticos y los aranceles podrían afectar a las cadenas de suministro globales y a las operaciones de AP.
• El panorama de talento de AP está evolucionando, con roles que se transforman y un creciente atractivo de AP como trayectoria profesional.

“Una operación de AP sólida puede convertirse en una fuerza estratégica capaz de impulsar el rendimiento financiero y optimizar las operaciones generales del negocio”, señala Andrew Bartolini, fundador y director de investigación de Ardent Partners, en el informe. “El próximo año ayudará a consolidar esta nueva percepción de AP”.

Principales predicciones y tendencias de AP

Ayude a perfeccionar su estrategia para el próximo año aprendiendo lo que los expertos de Ardent Partners, basados en la investigación y el seguimiento cercano de la industria de AP, ven como los principales desafíos y oportunidades.

Obtener el informe

¿Cómo están mejorando las soluciones impulsadas por inteligencia artificial las operaciones de AP?

Ante la escasez de talento, la necesidad de mantenerse competitivos y la demanda de mayor eficiencia y perspectivas, no es de extrañar que las compañías busquen soluciones impulsadas por inteligencia artificial para mejorar las operaciones de AP y lograr la automatización de AP para la gestión estratégica de gastos. También afirma lo que muchos reconocen cada vez más: Los equipos de contabilidad estratégicos pueden impulsar la rentabilidad.

Las capacidades de la inteligencia artificial han crecido de manera exponencial y rápida, aprovechando las capacidades más básicas del machine learning para realizar tareas que requieren de mucha mano de obra. Ahora, en soluciones de pagos electrónicos y otras soluciones que implican pagos entre compañías, la inteligencia artificial y la automatización de AP están:

• Automatizando el procesamiento de facturas, al gestionar distintos tipos de documentos, extraer datos y realizar tareas de conciliación y validación. Libres de tareas repetitivas, los profesionales de AP pueden centrarse en las excepciones que la inteligencia artificial señala.
• Mejorando la detección de fraudes al detectar anomalías, ya que la inteligencia artificial puede tener un aspecto más profundo y amplio más rápido de lo que los humanos pueden.
• Proporcionando perspectivas y orientación personalizadas e inmediatas a aprobadores, proveedores y demás, lo que libera a los equipos de contabilidad para otras tareas de valor añadido.
• Potenciando la previsión, ya que la inteligencia artificial recopila los datos y los equipos de Finanzas tienen más tiempo para el análisis y la planeación.
• Mejorando la gestión del flujo de caja, una necesidad con el costo del capital en medio de conflictos geopolíticos en curso.

Cómo ayuda la inteligencia artificial con la gestión del flujo de caja y el costo del capital

Se espera que la inteligencia artificial ayude a reducir los tiempos de procesamiento de facturas a niveles récord, lo que será un activo eficaz para mejorar las capacidades de gestión del flujo de caja, especialmente mientras el costo del capital se mantiene elevado.

Los conocimientos basados en datos y la rapidez de la inteligencia artificial y de la automatización de AP pueden permitir a las compañías:

• Mejorar las estrategias de gestión de caja y las prácticas de pago entre compañías y ayudarlas a negociar descuentos, obtener mejores condiciones de pago y ampliar los ciclos de pago. Con un control más estricto, pueden conservar el efectivo y mitigar los costos de intereses.
• Hacer frente al costo del capital, que los analistas de Ardent no prevén que disminuya en el corto plazo debido a los aranceles en EE. UU., los conflictos geopolíticos y los aumentos esperados en la inflación que impactan los precios de los proveedores.

¿Cómo están invirtiendo los proveedores de soluciones en inteligencia artificial?

Muchos líderes empresariales ahora esperan que la inteligencia artificial sea una característica estándar que impulse las soluciones empresariales y de pagos electrónicos, y no simplemente una opción. Los proveedores de soluciones están respondiendo e invirtiendo, ya sea por su compromiso con las necesidades de los clientes o por temor a quedarse atrás frente a nuevas compañías emergentes que promueven el uso de la inteligencia artificial.

Las compañías quieren que la integración de la inteligencia artificial sea fluida, segura, fácil de usar y capaz de impulsar la automatización de AP, agilizar los procesos y potenciar la toma de decisiones. Al buscar soluciones de pagos electrónicos y otras soluciones para satisfacer esas necesidades y gestionar distintos aspectos de los pagos entre compañías, las compañías solicitan cada vez con más frecuencia que los proveedores detallen:

• Casos de uso de inteligencia artificial
• Calidad y seguridad de los datos
• Métricas de rendimiento
• Requisitos de datos para la inteligencia artificial y los detalles específicos sobre el entrenamiento de los modelos
• Experiencia y conocimiento técnico
• Su hoja de ruta de inteligencia artificial

La lista ilustra que los líderes financieros y de AP se están convirtiendo en consumidores más inteligentes en la búsqueda de soluciones impulsadas por la inteligencia artificial para respaldar la facturación automatizada (las facturas y la inteligencia artificial son la combinación perfecta), la detección de fraudes, la previsión y otras funciones financieras. Para los proveedores, eso significa que las funciones de inteligencia artificial son imprescindibles en las nuevas versiones y actualizaciones de productos si desean seguir siendo relevantes y competitivos.

¿Cuáles son los posibles riesgos de la inteligencia artificial en AP?

Como ocurre con cualquier tecnología emergente, las empresas aún están aprendiendo a desenvolverse con la inteligencia artificial. Las mejores prácticas, que incluyen la gobernanza de la inteligencia artificial, siguen en desarrollo. Al mismo tiempo, muchas compañías están acelerando el uso de la inteligencia artificial, impulsadas por el miedo a quedarse atrás y la creencia de que podrán solucionar los problemas más adelante. Esto hace que sea imperativo comprender los posibles riesgos de la inteligencia artificial en AP.

La inteligencia artificial puede combatir el fraude... y también facilitarlo

Habrá fraude. Porque siempre hay, y los estafadores no se están volviendo menos inteligentes ni menos astutos. Al igual que las compañías, usarán herramientas de inteligencia artificial a su favor para manipular datos, crear facturas falsas y buscar vulnerabilidades y dinero. Las compañías utilizarán sus soluciones impulsadas por inteligencia artificial para encontrar patrones arriesgados, facturas fraudulentas y otros esquemas. Afortunadamente, la inteligencia artificial puede aprender rápidamente e identificar sutilezas, como patrones de gastos sospechosos o pagos inusuales, que podrían indicar la presencia de un delincuente en el trabajo. La vigilancia sigue siendo su aliado clave en la detección de fraudes.

Las compañías deben centrarse en la estrategia, la gobernanza y los controles de la inteligencia artificial

Tanto si su organización es pionera como si “avanza a paso de tortuga”, tendrá que establecer enfoques bien definidos para utilizar soluciones impulsadas por inteligencia artificial para la automatización del procesamiento de facturas, la detección de fraudes, los pagos entre compañías y más. 

La gobernanza de la inteligencia artificial abarca varios aspectos, pero en esencia significa garantizar que los datos sean precisos, seguros, monitoreados y validados. Si esto se hace, las organizaciones pueden garantizar que las previsiones sean correctas, y que las facturas y los pagos sean seguros y auditables. Si esto no se hace, tanto por parte de las organizaciones como de los proveedores de soluciones impulsadas por inteligencia artificial, aumenta el riesgo de “fallas” en la inteligencia artificial. Los analistas de Ardent predicen que los fallos provendrán de errores, datos deficientes y controles inadecuados, lo que podría resultar en pérdida de confianza, caídas en el mercado y sanciones regulatorias y legislativas.

Cómo podrían afectar los conflictos geopolíticos a las cadenas de suministro globales, AP

La inteligencia artificial, por supuesto, no es el único tema que enfrentan los equipos de contabilidad y sus compañías. Los conflictos geopolíticos en Europa del Este, América, Oriente Medio y Asia desafiarán a las compañías, a las cadenas de suministro y a los equipos de contabilidad de múltiples maneras. Ardent predice que los aranceles iniciados por EE. UU. y las represalias subsecuentes podrían generar aumentos de precios e inflación.

Así es como podría desarrollarse:

• La complejidad de la facturación global crece a medida que los aranceles deben calcularse y registrarse en las facturas, las reclamaciones realizadas por derechos de devolución sobre los bienes exportados, las discrepancias conciliadas y los sistemas ajustados.
• Los conflictos geopolíticos interrumpen y desvían las cadenas de suministro, lo que afecta los pagos, pone en riesgo el cumplimiento y facilita el fraude.
• Las operaciones administrativas y los empleados ubicados en Europa del Este, desde Ucrania hasta los países bálticos y posiblemente Polonia, podrían verse amenazados por el resultado de la guerra entre Rusia y Ucrania, lo que aumentaría los riesgos de ciberseguridad y los esfuerzos de detección de fraude.

Conclusión: Los roles evolucionan y AP se convierte en una plataforma de lanzamiento profesional

Conflicto geopolítico y complejidad de la facturación global. Soluciones impulsadas por inteligencia artificial y automatización de AP que fortalecen la eficiencia, la previsión, la gestión del flujo de caja y la detección de fraudes. Herramientas impulsadas por inteligencia artificial que potencian la facturación automatizada y simplifican los pagos entre compañías. Juntos plantean una gran cantidad de desafíos para las operaciones y los equipos de contabilidad. Pero también ofrecen una serie de oportunidades para un rol de AP más estratégico, menos manual y fundamental para ayudar a las organizaciones a enfrentar la disrupción y aumentar su valor.

Con el 80% de las tareas rutinarias gestionadas por la automatización de AP en los próximos años, según lo previsto por Ardent Partners en el informe patrocinado por SAP Concur, los equipos de contabilidad probablemente:

• Evolucionarán hacia funciones más especializadas de supervisión, gestión de excepciones, cumplimiento y detección de fraude.
• Requerirán especialistas en inteligencia artificial y automatización que se encarguen de gestionar, perfeccionar y resolver problemas de soluciones impulsadas por inteligencia artificial.
• Utilizarán analistas de datos para detectar tendencias, mejorar las relaciones con los proveedores y perfeccionar la estrategia.

La inteligencia artificial y las necesidades cambiantes también implican la evolución de los modelos de dotación de personal en AP. Y que la competencia por el talento en AP y finanzas se intensificará a medida que se demanden nuevas habilidades.

Según indica el informe, “Los profesionales de AP con talento, que desarrollen una comprensión más amplia del negocio y de sus operaciones financieras, y que simultáneamente fortalecen sus habilidades generales en AP y relacionadas con la inteligencia artificial, tendrán éxito en otras funciones”. “Este cambio posicionará a AP como una plataforma de lanzamiento para profesionales expertos que buscan avanzar en sus carreras más allá de las funciones tradicionales de AP”.

_{1. Cuentas por pagar en 2025: Grandes tendencias y predicciones, 2025, un informe de Ardent Partners patrocinado por SAP Concur.}