Por qué optimizar los procesos de gastos mejora la productividad

Si está considerando implantar un nuevo sistema de gestión de gastos, existen algunas ventajas evidentes que se destacan: una mayor visibilidad de las transacciones de gastos, ahorro de costos y un cumplimiento mejorado, entre otras. Sin embargo, aunque estos beneficios tienen un impacto real, hay algunas ventajas más sutiles y difíciles de cuantificar que también deben tenerse en cuenta. Una de ellas es la productividad del personal. 

Esta relación puede no parecer obvia a primera vista, pero se hace evidente cuando se consideran los costos ocultos derivados de los procesos manuales y complejos. Cuanto más tiempo dedica una persona a buscar recibos, cumplimentar informes de gastos o esperar aprobaciones, más disminuye su eficiencia. También reduce el tiempo que podría dedicarse a tareas de mayor valor para la compañía. 

Si se analiza desde la perspectiva de una sola persona, el número de horas perdidas podría parecer poco relevante. Sin embargo, estas pequeñas ineficiencias se acumulan con el tiempo y se amplifican conforme crece la plantilla, generando una carga significativa que puede afectar la productividad, los plazos operativos y las relaciones con los clientes. 

Para mantener la competitividad, las organizaciones deben ser ágiles y eficientes, y comprometerse con la mejora de sus procesos. Adoptar ese enfoque de gestión de gastos puede crear ventajas competitivas que se extienden mucho más allá del departamento de finanzas, ya que los trabajadores ahora dedican tiempo a tareas estratégicas e innovación en lugar de dedicar tiempo a tareas administrativas. 

¿Cómo diseñar procesos de gestión de gastos que impulsen la productividad? 

A continuación, analizamos cómo un enfoque estructurado en capas puede transformar la gestión de gastos: conectando personas, equipos y flujos de trabajo organizativos, este enfoque convierte la gestión de gastos en una iniciativa de productividad y no solo en un control financiero.  

Desde una perspectiva histórica, cuando un empleado viaja por motivos laborales, suele enfrentarse posteriormente a un proceso complejo: reunir un montón de recibos, clasificar los gastos, cumplimentar informes y enviarlos para su aprobación. En otras palabras, no está dedicando ese tiempo a avanzar en proyectos, interactuar con clientes ni ejecutar planes estratégicos. Estos procesos manuales también afectan negativamente al bienestar del empleado. Les preocupa perder recibos y no cumplir con los plazos de envío o no cumplir con las políticas. Asimismo, la frustración por los largos ciclos de reembolso es frecuente. Todas estas inquietudes generan una carga cognitiva adicional que aleja al empleado de sus funciones principales y reduce su rendimiento. 

Los equipos también pueden verse perjudicados por procesos de gestión de gastos ineficientes, lo que impacta directamente en la productividad y en el cumplimiento de plazos. Algunos proyectos pueden retrasarse, y profesionales responsables de gestionar relaciones clave con clientes pueden quedar atrapados en la elaboración de informes de gastos, lo que podría deteriorar la experiencia del cliente y, en consecuencia, los resultados comerciales. 

Incluso la colaboración interna puede verse afectada si los procesos de gestión de gastos son opacos o excesivamente complejos. Cuando se trata de proyectos conjuntos, gestionar gastos compartidos, conciliar costos o hacer seguimiento de asignaciones presupuestarias entre distintos departamentos puede ralentizar considerablemente la toma de decisiones si todos estos procesos se realizan de forma manual. 

Además, los flujos de aprobación consumen tiempo y atención de los gerentes, que deben revisar y aprobar gastos rutinarios de manera individual. Este tipo de tareas representa, en esencia, trabajo operativo de bajo valor añadido, que les impide centrarse en proyectos estratégicos de mayor impacto. 

A nivel organizativo, los procesos ineficientes de gestión de gastos suelen generar cuellos de botella operativos que afectan a numerosas funciones clave del negocio. Por ejemplo, si los informes de gastos se demoran, se compromete la planeación presupuestaria, el control de inventario y la gestión del flujo de caja. Y si los empleados postergan constantemente la presentación de gastos debido a la complejidad del proceso, la visibilidad financiera en tiempo real se vuelve inalcanzable. 

Cómo abordar estas limitaciones 

Una vez identificadas las consecuencias de estos procesos obsoletos, el siguiente paso es aplicar soluciones concretas. Con la mejora de procesos y el uso de tecnología adecuada, es posible alcanzar nuevos niveles, ponderables, de productividad y eficiencia que beneficien a todos.

La forma más sencilla de llevar a cabo este cambio es pasar de un proceso manual tradicional a un sistema automatizado. Y si además ese sistema se basa en tecnología con inteligencia artificial, la mejora es aún mayor: se reduce drásticamente el tiempo que los empleados y gerentes dedican a la gestión de gastos. Las soluciones automatizadas de gestión de gastos, como ExpenseIt, permiten capturar recibos al instante desde un dispositivo móvil y categorizarlos automáticamente. Esto supone ahorrar horas de trabajo que antes se dedicaban a buscar documentación o a comprobar que cada gasto estaba correctamente clasificado. 

Lo mismo ocurre con la entrada manual de datos, un proceso que suele ser lento y propenso a errores. Cuando los datos de gasto se capturan y validan automáticamente, el número de informes rechazados o incompletos se reduce de forma significativa. Además, cuando el proceso es ágil y está diseñado para minimizar errores, disminuye la carga cognitiva y la preocupación del personal. Esto repercute positivamente en la moral del equipo y en su fidelización. 

Las soluciones de Concur también permiten implementar flujos de aprobación automatizados y una aplicación inteligente de las políticas corporativas, lo que aporta aún más eficiencia y control. Ahora, los administradores ya no están atrapados en tareas rutinarias de supervisión y gestión documental, y pueden centrarse en funciones estratégicas de liderazgo. A medida que el proceso se optimiza y simplifica, la visibilidad en tiempo real permite una planificación presupuestaria, previsión y toma de decisiones mucho más eficaces sobre la asignación de recursos. El acceso instantáneo a los datos de gastos desbloquea analítica precisa que permiten tomar decisiones informadas sobre cómo optimizar los viajes corporativos y maximizar el rendimiento de los presupuestos. 

Simplificar y optimizar los procesos de gestión de gastos con la tecnología adecuada también reduce las fricciones y acelera los flujos de trabajo. Los datos de gastos ahora fluyen directamente a los sistemas de contabilidad, lo que agiliza la elaboración de informes financieros y mejora la precisión. Estas integraciones permiten una planeación financiera más ágil, mientras que la naturaleza en tiempo real de las plataformas automatizadas de gestión de gastos hace que las operaciones empresariales sean más dinámicas. En lugar de esperar a los informes mensuales, los gerentes pueden tomar decisiones rápidas para optimizar las aprobaciones de viajes, los presupuestos de proyectos y mucho más. 

Por último, las organizaciones que invierten en soluciones avanzadas de gestión de gastos demuestran su compromiso con la eficiencia operativa. Cuando los empleados ven por sí mismos las ventajas de la automatización, su respuesta es positiva, lo que genera impulso para aplicar mejoras similares en otras áreas del negocio. Así, la compañía impulsa una transformación continua, departamento por departamento. 

La conclusión 

Invertir en una solución avanzada de gestión de gastos impulsada por inteligencia artificial puede convertirse en un auténtico motor de productividad y mejora de procesos, además de aligerar considerablemente la carga que suponen los procesos de gastos tanto para los empleados como para sus gerentes. Al liberar su tiempo, pueden centrarse en tareas más significativas que generen valor. 

Si desea obtener más información sobre cómo la gestión simplificada de gastos puede mejorar la experiencia y satisfacción de los empleados, le animamos a que consulte este podcast.