Cómo mejorar la previsión financiera y aprovechar la automatización financiera para navegar por tiempos turbulentos

Como demuestran una vez más los acontecimientos recientes, las compañías no siempre pueden prever la incertidumbre económica o su intensidad. Pero con la automatización financiera, las soluciones impulsadas por inteligencia artificial y una estrategia clara, las organizaciones pueden mejorar la previsión financiera, el control de costos y la agilidad para sortear esa incertidumbre. 

Es posible que no necesite las estadísticas para reconocer los cambios económicos que tienen lugar desde principios de 2025, pero ellas validan el alcance de los desafíos a los que se enfrentan los líderes empresariales y su necesidad urgente de encontrar formas de abordarlos. 

• A principios de 2025: el 41% de los líderes financieros le dijeron a SAP Concur que el empeoramiento de las condiciones económicas era su principal desafío externo. 
• En la segunda semana de abril: Con los aranceles comerciales de EE. UU., las respuestas de los países y las preocupaciones sobre las cadenas de suministro y la inflación, el Wall Street Journal descubrió que el 57% de los directores ejecutivos de las compañías pequeñas esperan que la economía empeore en los próximos 12 meses, un aumento del 43% desde enero. 

En lugar de reducir los costos de forma reflexiva y detener los esfuerzos para revisar y ajustar los procesos y la tecnología, es más importante que nunca que los responsables financieros continúen estas iniciativas para fortalecer la previsión financiera y otras capacidades de gestión de gastos. Con una mejor visibilidad y conocimiento de los gastos, los líderes pueden identificar oportunidades de ahorro de costos, mantener un conocimiento más estricto de los gastos y ajustarse más fácilmente, sin importar las perspectivas económicas. 

Si hay algo que de alguna manera podría verse como una ventaja de la pandemia, es que nos hemos acostumbrado aún más a adaptarnos. Por supuesto, hay muchas cosas que no se pueden controlar, así que conozcamos algunas cosas que se pueden hacer: 

• Colaborar de forma interdisciplinar en estrategias para fortalecer las previsiones y navegar por la volatilidad económica, lo que incluye perfeccionar el enfoque de gestión de gastos, perfeccionar las métricas y alinear los objetivos a corto y largo plazo. 
• Aprovechar la inteligencia artificial en finanzas para obtener eficiencia y perspectivas en áreas como reservas de viajes, gestión de recibos y facturación y auditoría de gastos. 
• Plantearse las soluciones y servicios de SAP Concur para solicitudes de gastos, presupuestos y perspectivas de datos para reforzar las capacidades de previsión. 

Estrategias para fortalecer las previsiones financieras 

Una previsión financiera reforzada es el resultado de aplicar cuidadosamente la gestión estratégica de gastos, la automatización financiera, la gestión de riesgos, la gestión de facturación, la inteligencia artificial (IA) y otros factores para mejorar las operaciones y la agilidad.  

Estas son estrategias y mentalidades, muchas de ellas basadas en nuestra investigación de CFO Insights, que se puede adoptar como ayuda para navegar por el cambio económico: 

Perfeccionar la estrategia de gestión de gastos 

No hay mejor momento para desarrollar un enfoque coherente sobre cómo se gasta el dinero, para que pueda potenciar la previsión y la toma de decisiones oportunas que refuercen el control de costos y reduzcan los efectos de la volatilidad. ¿Su estrategia de gestión de gastos actual tiene la capacidad de adaptarse a las condiciones económicas? ¿Puede ajustar las políticas de gastos rápidamente y comunicarlas a su fuerza laboral? El establecimiento de una estrategia estratégica de gestión de gastos y el uso de soluciones integradas de viajes, gastos y facturaciones agiliza la experiencia del usuario, aumenta el cumplimiento y la productividad, permite una mejor gestión del presupuesto y fortalece las predicciones financieras. 

Obtener un control temprano de los costos 

La mejor manera de controlar los gastos es antes de que ocurran, así que considere una herramienta de solicitud previa al gasto para viajes y otros gastos. Las soluciones avanzadas utilizan la inteligencia artificial para estimar los costos y garantizar el cumplimiento de las políticas, lo que ahorra a los empleados un tiempo valioso y proporciona a la gerencia una visibilidad integral de los gastos. La incorporación de aprobaciones previas a los gastos en sus flujos de trabajo permite una previsión más precisa, en lugar de actualizar sus previsiones después de la implementación de los informes de gastos. 

Refinar métricas 

¿Sabe cuánto tiempo pasa su compañía cada año auditando los informes de gastos? ¿O cuánto tiempo pasan los viajeros y auditores rastreando, ingresando y persiguiendo recibos manuales? ¿O cuánto está pagando de más, porque el seguimiento manual del kilometraje normalmente agrega un 15% de millas adicionales en comparación con las aplicaciones móviles con GPS? Puede que haya llegado el momento de hacer cuentas y averiguarlo. Con una mejor referencia, puede identificar oportunidades de ahorro, mejorar el presupuesto y la precisión de las previsiones, y aprovechar al máximo los recursos limitados. 

Alinear las políticas de gastos con los objetivos a largo plazo 

Es fácil dejarse llevar por la disrupción económica. Naturalmente, los responsables financieros deben realizar rápidamente ajustes de previsión y buscar formas de reducir costos, pero esta agilidad no debería inhibir la búsqueda de crecimiento, innovación y otros objetivos a largo plazo que se establezcan cuidadosamente. Por lo tanto, aunque no puede reducir todos los viajes y gastos, puede guiar a los empleados para que elijan opciones que se ajusten a las necesidades actuales y a largo plazo de su compañía. 

Colaboración de valor  

Nuestra reciente encuesta de CFO Insights reveló que pocos directores financieros, solo el 9%, pensaban que impulsar el crecimiento era una responsabilidad que deberían compartir. Los hallazgos apuntan a la necesidad de una colaboración más amplia en toda la alta dirección. Gestionar los costos y la tecnología y mejorar la previsión financiera son lugares oportunos para el trabajo en equipo, especialmente en medio de la agitación.  

Cómo aprovechar las soluciones de inteligencia artificial y automatización financiera para la previsión financiera 

La inteligencia artificial y la previsión se unen, al igual que la inteligencia artificial y la gestión de riesgos. En general, la inteligencia artificial en finanzas proporciona cada vez más valor desde su adopción, mediante la automatización de los procesos manuales y la mejora de la productividad.  

Los líderes financieros tienen grandes expectativas para la inteligencia artificial, con un 67% que prevé una previsión más precisa, un 65% y un 61% que espera una mayor eficiencia. Estas son formas específicas en las que las soluciones impulsadas por inteligencia artificial están cumpliendo esas expectativas para controlar los costos, proporcionar agilidad y ofrecer otras ventajas: 

• Las estimaciones de costos de viaje se elaboran con una simple aportación de un empleado, lo que minimiza el tiempo de reserva y aprobación, y brinda a las compañías un mayor cumplimiento y una oportunidad temprana para gestionar los costos y hacer pronósticos. 
• Los recibos en papel los capturan los viajeros tomando una foto. La aplicación móvil extrae automáticamente los detalles esenciales y los canaliza a un informe de gastos, lo que reduce significativamente los rechazos de informes. Cuando las aprobaciones de informes se aceleran, también lo hace su previsión. 
• Las facturas de todo tipo de formatos se escanean; los datos clave se extraen y se rellenan en campos mediante reconocimiento óptico de caracteres (OCR), lo que mejora la visibilidad del equipo financiero en el gasto para una previsión y gestión del flujo de caja más sólidas. 
• La auditoría, la gestión de riesgos y la detección de fraudes se vuelven más eficaces a medida que la inteligencia artificial examina y verifica mucho más informes de gastos, recibos y facturas en menos tiempo de lo que cualquier humano puede hacerlo. Con una auditoría más rápida y precisa, se puede lograr una previsión financiera más precisa. 
• Detectar patrones y comportamientos en sus gastos, gestión de facturación y otras áreas puede fortalecer el control de costos, la toma de decisiones y el análisis, y la previsión. 

CFO Insights: Cómo navegar por la inflación y otros signos de cambio económico 

Conozca cómo los directores financieros reales están respondiendo al desafiante panorama económico y geopolítico actual. 

Lea el documento técnico

Mejore la certeza y la previsión de gastos con las soluciones de SAP Concur 

En SAP Concur, nuestras soluciones están diseñadas para aumentar la seguridad y agilidad de la compañía en tiempos de estabilidad e inestabilidad.  

Con más de tres décadas de datos de T&E y más de 46,000 clientes en todo el mundo, SAP Concur tiene una gran cantidad de información a la que recurrir. Reunir la inteligencia artificial y las finanzas puede parecer una nueva innovación, pero SAP Concur la ha incorporado cada vez más, y de forma responsable, en nuestras soluciones durante años. Como líder del mercado en gestión de T&E, nuestra experiencia nos permite diseñar soluciones que satisfagan las necesidades empresariales en constante evolución, como las reservas de viajes más rápidas y las auditorías integrales descritas anteriormente. 

Cuatro soluciones y servicios fortalecen específicamente la previsión financiera y proporcionan perspectivas para ayudar a los líderes financieros a sobrellevar las turbulencias. 

Concur Request utiliza inteligencia artificial para recopilar estimaciones de costos de viajes, automatizar solicitudes y aprobaciones de gastos, simplificar la experiencia de los empleados y minimizar los rechazos de gastos. Los gerentes obtienen una herramienta para hacer cumplir mejor el cumplimiento y controlar el flujo de caja porque ven los gastos desde la concepción hasta la conclusión. 

Budget captura datos de las soluciones de viajes, gastos y facturas y soluciones Invoice y muestra los gastos en un tablero fácil de usar. Esto permite a las compañías ver el gasto antes, durante y después de que ocurra, lo que permite ajustes rápidos y pronósticos más sólidos. 

Intelligence integra datos, utiliza paneles interactivos con perspectivas personalizadas, supervisa presupuestos y permite a las compañías acceder a plantillas de informes estándar o crear informes personalizados que satisfagan sus necesidades. Como resultado, pueden prever mejor lo que está por venir. 

Consultative Intelligence profundiza las perspectivas y aprovecha al máximo los datos de SAP Concur. Con el servicio, nuestros expertos en informes y analítica trabajan con usted para entregar informes, análisis y perspectivas personalizadas que satisfagan las necesidades específicas de su organización.  

Durante los buenos momentos y la estabilidad, las organizaciones pueden apañárselas con un control de gastos por debajo de lo ideal y un nivel pasable de analítica y presupuestos. Pero con la incertidumbre económica y la preocupación por el crecimiento de la recesión, ahora es el momento de actuar. Al utilizar todas las estrategias y soluciones disponibles para reforzar su previsión financiera, también aumentará su adaptabilidad y resiliencia.