Gerentes de viajes que ven más viajes y funciones más amplias

¿Cómo pueden los gerentes de viajes equilibrar la necesidad de mantener costos bajos con la garantía de una experiencia segura y cómoda para los empleados en sus desplazamientos?

¿Qué estrategias se pueden implementar para hacer frente a la complejidad en la planificación y coordinación de viajes de negocios asegurando el cumplimiento normativo y la satisfacción del empleado viajero? 

La gestión de viajes corporativos eficientes es un desafío importante en el entorno empresarial actual. Los gerentes de viajes juegan un papel crucial en este renglón, enfrentándose a preocupaciones que van desde el control de costos hasta la seguridad de los viajeros. 

En este artículo, le explicamos las funciones de los gerentes de viajes, las principales tendencias en viajes de negocios, los desafíos para los responsables de viajes empresariales y cómo adaptarse a las nuevas demandas.

¿Cuáles son las funciones de los gerentes de viajes empresariales?

Los responsables de viajes empresariales desempeñan un papel multifacético en la gestión de los viajes corporativos. Entre sus funciones podemos mencionar:

Gestión de experiencia del empleado viajero

Los gerentes de viajes se involucran cada vez más en la gestión de la experiencia del empleado durante los viajes de negocios. Ello implica asegurarse de que estos tengan acceso a servicios y comodidades atiendan su bienestar y satisfacción durante los desplazamientos. 

Cumplimiento normativo y de seguridad

Otra función crucial de los coordinadores de viajes corporativos es garantizar el cumplimiento de normativas de seguridad y regulaciones gubernamentales relacionadas con los viajes de negocios. 

Tienen que mantenerse al día con las políticas de viaje y seguridad —en constante evolución—, así como implementar medidas proactivas para proteger la seguridad y el bienestar de los empleados durante sus desplazamientos.

Gestión de costos y eficiencia

La optimización de los costos relacionados con los viajes empresariales es una responsabilidad central de los responsables de viajes empresariales. 

Deben encargarse de negociar tarifas corporativas favorables con proveedores de servicios de viaje, identificar oportunidades de ahorro y evaluar el retorno de la inversión en los viajes.

Aplicación de nuevas tecnologías y herramientas de optimización

Los gerentes de viajes adoptan activamente, cada vez más, tecnologías y herramientas para facilitar la planificación y el seguimiento de los viajes empresariales. Desde plataformas de reserva en línea hasta sistemas de gestión de viajes corporativos personalizados, estas herramientas ayudan a los responsables de viajes empresariales a automatizar procesos, agilizar tareas administrativas y mejorar la eficiencia en la gestión de viajes. 

El uso de tecnologías también permite a los coordinadores de viajes corporativos concentrarse en actividades de mayor valor añadido, como la atención al cliente y la toma de decisiones estratégicas en materia de viajes.

Tendencias en viajes de negocios

En los últimos años, hemos presenciado un marcado aumento en los viajes empresariales, impulsado por factores clave que están moldeando el panorama global de los negocios. 

A continuación, destacamos las principales tendencias:

• Viajes bleisure: los viajes bleisure están en aumento, con más viajeros de negocios extendiendo sus estadías para disfrutar de actividades de ocio. Este fenómeno implica que los viajeros de negocios permanezcan más tiempo del que estrictamente requiere su trabajo con el fin de disfrutar de actividades de ocio intercaladas con las laborales.
• Personalización: la demanda de experiencias personalizadas está creciendo, ofreciendo oportunidades para adaptar servicios a las preferencias individuales de los viajeros.
• Internet de las cosas (IoT): la incorporación de dispositivos IoT en hoteles está mejorando la comodidad de los huéspedes con controles remotos y procesos automatizados.
• Economía compartida: la economía compartida está cambiando la forma en que se abordan los viajes corporativos, ofreciendo opciones más económicas y sostenibles, como el uso compartido de transporte y alojamiento.
• Experiencia del cliente: la atención de calidad se ha convertido en un diferenciador clave, atrayendo a más viajeros de negocios y aumentando la lealtad del cliente.
• Sostenibilidad ambiental: las empresas están priorizando los viajes sostenibles, optando por proveedores y prácticas que minimicen el impacto ambiental, como la compensación de emisiones y la elección de medios de transporte más ecológicos.

Adaptación a nuevas demandas

En un entorno empresarial dinámico y en constante evolución, los gerentes de viajes se enfrentan a la tarea de adaptar sus estrategias para gestionar un creciente volumen de viajes empresariales. 

Esta adaptación implica la implementación de tecnologías y procesos más eficientes que les permitan satisfacer las demandas cambiantes de los viajeros de negocios y las expectativas de las empresas, por ejemplo: 

Personalización de la experiencia 

Con el aumento de la demanda de experiencias personalizadas, los coordinadores de viajes corporativos están adoptando enfoques más centrados en el viajero. 

Utilizan datos de viajes anteriores para ofrecer recomendaciones y ajustes personalizados, lo que permite a los viajeros de negocios sentirse más valorados y atendidos durante sus desplazamientos. 

Tecnologías emergentes 

Los gerentes de viajes están implementando dispositivos IoT en hoteles y otros servicios de viajes para mejorar la experiencia del viajero, ofreciendo desde habitaciones inteligentes hasta procesos de registro y pago automatizados. 

Economía compartida y opciones saludables

Ofrecer servicios de transporte compartido, alojamientos alternativos y opciones de comida saludable en hoteles son formas en que se complacen las necesidades cambiantes de los viajeros de negocios preocupados por el medioambiente y su bienestar personal.

Nuevos desafíos para los gerentes de viajes

Los coordinadores de viajes corporativos se enfrentan a desafíos emergentes que requieren una atención cuidadosa y estrategias efectivas para su gestión: 

• Seguridad cibernética: garantizar la protección de datos y sistemas contra amenazas cibernéticas como phishing y piratería informática.
• Gestión de crisis: responder rápidamente a situaciones de crisis como desastres naturales y emergencias sanitarias para mantener la seguridad de los viajeros y minimizar el impacto en las operaciones.
• Adaptación a nuevos modelos de trabajo remoto: ajustar políticas y prácticas para apoyar a los empleados que trabajan de forma remota, proporcionando herramientas para la colaboración virtual y manteniendo la productividad durante los viajes.
• Prácticas y políticas sustentables: promover la sostenibilidad ambiental en los viajes corporativos mediante la elección de proveedores sostenibles y la implementación de medidas para reducir la huella de carbono.

Como ha podido ver, los gerentes de viajes corporativos enfrentan desafíos y demandas cada vez mayores en un entorno en constante cambio. Los retos van desde la gestión de la experiencia del empleado hasta la seguridad cibernética y la sostenibilidad, pasando por la adaptación y la innovación. 

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