Poner el foco en sus gastos: Por qué importa la visibilidad

Hay un solo término que a menudo puede definir lo que separa a las organizaciones exitosas de aquellas con menos éxito. No se trata de “ganancias”, “marketing” o “productos”.  

Es “visibilidad”.  

Cuando decimos visibilidad, no nos referimos a una visión corporativa predominante, sino a la capacidad de analizar profundamente la dinámica de su negocio. Una compañía con una visibilidad profunda de cómo, dónde y por qué se gasta dinero es una compañía que tiene una gran ventaja en el control de costos.  

Sin embargo, el control de costos constituye solo una pequeña parte de la visibilidad. En su mayor amplitud, proporciona una ventana a prácticamente toda la actividad dentro de una organización. La visibilidad es un requisito previo para tomar las decisiones estratégicas clave que pueden tomar o romper una compañía.  

Teniendo esto en cuenta, veamos más de cerca por qué la visibilidad es importante y las estrategias para incorporarla a su negocio.  

La base de la comprensión y el control financieros  

La visibilidad del gasto (conocimiento de todos los gastos en todos los departamentos) es la base de una buena gestión financiera. Con ella, puede identificar oportunidades para reducir costos, optimizar presupuestos y tomar decisiones estratégicas sobre cómo implementar recursos limitados. En ausencia de este tipo de visibilidad, una organización puede tener dificultades con los gastos redundantes o de baja rentabilidad, y tomar malas decisiones sobre cómo asignar activos. Este dinero perdido podría utilizarse de otro modo para ayudar a impulsar el crecimiento de la compañía, compensar a los trabajadores y mucho más.  

Mantenerse al tanto de los gastos y presupuestos no es la única ventaja de la visibilidad profunda. Los entornos normativos actuales nunca han sido más complejos ni desafiantes. Si las partes interesadas adecuadas tienen una amplia visibilidad del gasto interdisciplinario, pueden supervisar las transacciones, identificar posibles problemas antes de que existan y eliminar los puntos ciegos que conducen a violaciones de política, auditar señales de alerta y, en el peor de los casos, sanciones financieras, sanciones o daños a la reputación.  

Por último, una visibilidad profunda del gasto es esencial para la toma de decisiones basada en datos. Sin ella, los equipos se ven obligados a confiar en información incompleta. Si puede ver patrones de gastos históricos e identificar otros nuevos en tiempo real, puede obtener perspectivas extremadamente prácticas. Estos conocimientos pueden informar de todo, desde el establecimiento de presupuestos, la implementación de recursos, las negociaciones con proveedores e incluso los objetivos estratégicos a largo plazo.  

En última instancia, piense en un mapa. Cuando es claro y legible, un mapa le muestra el camino óptimo hacia su destino. Si su mapa está roto o parcialmente oscurecido, entonces tiene que confiar más en la intuición o las conjeturas educadas para encontrar su camino allí. Por supuesto, puede que tenga una brújula (en esta metáfora, una dirección general), pero eso no siempre proporciona la ruta más eficiente para el resultado final deseado.   

Y en los negocios, las conjeturas informadas y los procesos ineficientes están lejos de ser ideales.  

¿Cuáles son los desafíos de visibilidad más apremiantes?  

Ahora que hemos hablado de las ventajas principales, hablemos de algunos de los obstáculos que impiden la visibilidad profunda del gasto. En primer lugar, las organizaciones suelen tratar con muchos datos fragmentados generados por sistemas que no siempre juegan bien juntos (o en absoluto). Una compañía puede tener soluciones separadas para la gestión de gastos, contabilidad, adquisiciones y otros departamentos. Cuando los datos proliferan y se fragmentan, resulta casi imposible obtener una vista unificada.   

En tales casos, puede ser extremadamente difícil hacer un seguimiento de algo como el gasto. Puede terminar realizando un seguimiento de los gastos en múltiples sistemas y conciliar todo requiere mucho trabajo manual tedioso. También introduce la posibilidad de errores y cuellos de botella. En general, es un proceso muy ineficiente que tiene graves desventajas.  

Suponiendo que una organización logra agregar datos de una multitud de sistemas dispares, el problema no termina ahí. La categorización y la codificación son otro obstáculo. Los procesos de clasificación pueden variar de un departamento a otro. Los viajes a una conferencia de la industria pueden clasificarse como gastos de ventas o marketing en un departamento y desarrollo de la fuerza laboral en otro. Esta situación, que suele ocurrir, crea problemas cuando es el momento de hacer comparaciones de gastos entre esos departamentos o de buscar desarrollar una imagen del gasto en toda la organización. Intentar crear códigos y categorías estandarizados es un gran paso para mitigar estos problemas.  

La forma estándar de gestionar los informes de gastos también puede crear retrasos relacionados con la visibilidad. Piense en el tiempo de retraso entre el momento en que se produce el gasto y el momento en que el equipo de finanzas ve la transacción. Este tiempo de retardo crea un punto ciego continuo que dificulta el control del gasto actual, lo que a su vez dificulta el análisis de los patrones de gasto. Si tiene un equipo que depende mucho del trabajo híbrido o remoto, el proceso de gastos puede retrasarse y fragmentarse aún más, especialmente si su proceso se basa principalmente en papel.  

La aplicación de políticas de viajes y gastos en todos los departamentos también es un serio desafío en ausencia de visibilidad. Cuando se produce tanto fuera de la vista, aumenta la posibilidad de gastos no autorizados o incluso de que el fraude pase desapercibido. Además, los informes de gastos posteriores al hecho limitan su capacidad para recuperar los fondos perdidos, ya que es posible que ese dinero ya haya desaparecido cuando el problema se haga visible.  

Cómo lograr una visibilidad profunda del gasto  

Existe una hoja de ruta directa para obtener una visión integral y en tiempo real del gasto y otras actividades comerciales importantes, como los viajes. Comienza creando el marco adecuado. Asegúrese de que se definan categorías de gastos claras. Si puede crear visibilidad a nivel de categoría, puede compararse con los estándares y tendencias del sector a lo largo del tiempo. Como se mencionó anteriormente, la estandarización es clave aquí. Ese es uno de los motivos por los que una herramienta automatizada de gestión de viajes y gastos puede pagar dividendos.  

Analizar los gastos por departamento también puede ayudarle a tomar decisiones informadas sobre presupuestos y asignaciones. Puede identificar qué departamentos pueden necesitar atención adicional y dar los primeros pasos para ayudarles a encaminarse. La visibilidad también ayuda con la planeación del presupuesto, ya que puede tomar decisiones basadas en datos históricos que muestran cuáles son sus necesidades reales, en lugar de depender de aumentos arbitrarios del presupuesto.  

Otras áreas en las que centrarse incluyen la supervisión de sus tasas de cumplimiento de la política para garantizar que los controles de gastos sean eficaces y el seguimiento del tiempo que se tarda en aprobar y procesar sus gastos. Los largos ciclos de reembolso frustran a los empleados y pueden demorar el proceso de elaboración de informes financieros.  

Cómo SAP Concur puede ayudarle a obtener una visibilidad profunda  

Una de las formas más inmediatas e impactantes de obtener el tipo de visibilidad integral que hemos analizado es adoptar las herramientas y el software adecuados. SAP Concur ofrece soluciones sólidas que ofrecen visibilidad de gastos para programas de viajes y gastos, independientemente del tamaño de su organización. Las soluciones de Concur ofrecen un enfoque integrado para la gestión de viajes y gastos, eliminando las barreras para la visibilidad y la transparencia al tiempo que proporcionan informes y analíticas potentes.  

Concur Travel & Expense optimiza la gestión, revisión y aprobación de gastos para que pueda ver exactamente dónde, cuándo y cómo se gastan sus fondos. En lugar de fragmentación y silos, brechas y puntos ciegos, ahora tiene una vista unificada de todos los datos relevantes de viajes y gastos para una visibilidad de 360 grados. Por ejemplo, puede capturar datos de gastos de reservas de viajes, tarjetas de crédito corporativas, recibos móviles y más.   

Concur también le permite obtener información procesable de sus datos de gastos a través de paneles e informes fáciles de usar. Los profesionales de finanzas, gerentes de viajes, analistas de negocios y otras partes interesadas pueden analizar métricas para obtener información en tiempo real, lo que permite la resolución táctica de problemas y la supervisión estratégica.  

Además, en lugar de esperar a auditorías trimestrales o revisiones de fin de año para descubrir problemas de políticas, las soluciones de Concur le ayudan a mantenerse por delante de la curva de cumplimiento. Las comprobaciones automatizadas de políticas pueden marcar o detener el envío de gastos que no cumplan con los requisitos. Esto aumenta sus tasas de cumplimiento, educa a los empleados sobre lo que se permite en tiempo real y ayuda a garantizar que los gerentes no se ahoguen en una búsqueda manual interminable para encontrar envíos defectuosos y rectificarlos.  

Por último, Concur se integra con sus sistemas ERP, contabilidad, RR. HH. y otros sistemas existentes, lo que garantiza que los datos de viajes y gastos fluyan automáticamente a donde deben ir.   

La conclusión  

Si busca visibilidad total de sus datos de viajes y gastos, no busque más. Las soluciones de Concur pueden ayudarle a obtener la visión holística en tiempo real necesaria para hacer que su negocio sea más eficiente a la vez que mejora el cumplimiento. Póngase en contacto con nosotros hoy mismo para obtener más información sobre lo que SAP Concur puede hacer por usted.