Por qué las compañías eligen SAP Concur en lugar de otras plataformas de viajes y gastos

Las organizaciones no cambian las soluciones de gestión de viajes, gastos y facturas por capricho. Generalmente, la decisión se produce después de un proceso de fricción: los sistemas dejan de escalarse, las integraciones fallan o los ahorros prometidos nunca se materializan. Para las organizaciones que buscan su primera solución digitalizada de gestión de viajes y gastos, lo más probable es que sus procesos manuales no puedan satisfacer las exigencias de la compañía. 

Entonces, ¿por qué las organizaciones eligen constantemente Concur en lugar de alternativas como Navan, Ramp, Coupa, Oracle, Workday, Expensify o Emburse? 

La respuesta más obvia es por el retorno de la inversión. Después de adoptar SAP Concur, las organizaciones informan lo siguiente: 

• 77,600 USD en ahorros anuales por ganancia de tiempo para empleados¹ 
• 1,18 millon de USD en ahorros anuales relacionados con viajes¹  

Pero no acaba allí. La respuesta queda clara cuando se observan los momentos de decisión del mundo real: los escenarios que obligan a las organizaciones a reevaluar su solución actual. 

Echemos un vistazo a algunos escenarios del mundo real en los que las compañías eligen Concur. 

Cuando el retorno de la inversión y la confiabilidad comprobados importan más que un bajo costo inicial 

Las organizaciones suelen empezar a evaluar alternativas cuando las herramientas de bajo costo introducen riesgos ocultos. Lo que al principio parece atractivo puede quedarse corto en materia de rendimiento, atención o valor a largo plazo. 

En un caso concreto, una compañía que comparó plataformas como Ramp después de una mala experiencia con Emburse priorizó lo siguiente: 

• Reputación establecida en el mercado 
• Atención al cliente eficaz 
• Una experiencia de usuario confiable e intuitiva  

Por qué SAP Concur es el vencedor: 

Al gestionar los gastos de la compañía, las organizaciones eligen constantemente plataformas comprobadas y confiables en lugar de alternativas de menor costo que generan incertidumbre. 

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“SAP Concur convierte un proceso tradicionalmente lento, propenso a errores y fragmentado en uno más automatizado, conforme y transparente”. – Autor de reseña en G2 

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Cuando el ahorro prometido no produce un valor real 

Muchos proveedores basan su actividad en descuentos y promociones, pero el ahorro no siempre se hace realidad en la práctica. 

Una compañía que utilizaba Navan descubrió lo siguiente: 

• Los descuentos venían acompañados de restricciones como pagos anticipados 
• La flexibilidad de cancelación era limitada 
• El ahorro no se tradujo en valor comercial real  

En su lugar, eligió SAP Concur por lo siguiente: 

• Una plataforma de viajes y gastos (T&E) unificada 
• Mayor flexibilidad de reservas y alcance del ecosistema 
• Precios transparentes y una asistencia más sólida 

Cuando Finanzas necesita una integración escalable de principio a fin 

Los equipos de Finanzas suelen llegar a un punto de inflexión cuando los procesos de contabilidad manuales no pueden escalarse para cubrir las necesidades de la compañía. 

Al comparar con Emburse y BILL, las organizaciones necesitaban lo siguiente: 

• Apoyo para compras directas e indirectas 
• Automatización que pudiera hacer coincidir correctamente las facturas en todos los formatos (papel, PDF, correo electrónico) 
• Integración fluida con el sistema de ERP para reemplazar los archivos sin formato 

SAP Concur destacó por ofrecer lo siguiente: 

• Conectores prediseñados para el sistema ERP 
• Procesamiento inteligente de facturas 
• Amplia cobertura del flujo de trabajo financiero más allá de la automatización básica de recibos 

Cuando la visibilidad, el control y la confianza no son negociables 

El crecimiento, especialmente a través de adquisiciones, puede exponer brechas en materia de visibilidad y control. 

Las organizaciones fusionadas que gestionan múltiples sistemas de viajes, gastos y contabilidad suelen tener dificultades con: 

• Políticas no uniformes 
• Datos desconectados 
• Visibilidad limitada de los gastos 

SAP Concur ofrece lo siguiente: 

• Procesos centralizados y datos armonizados 
• Cumplimiento uniforme de la política 
• Visibilidad de principio a fin en T&E  

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“Disponer de informes de gastos y reservas de viajes en un solo lugar dentro una plataforma personalizada que tenga integrados nuestra política, los tipos y la codificación únicos de gastos, los flujos de trabajo de aprobación, etc. supone un cambio radical. El sitio es intuitivo, es fácil capacitar a todos en el mismo proceso, es fácil de actualizar cuando las cosas cambian, es fácil para los usuarios con la aplicación móvil y también es fácil para los aprobadores”.  – Reseña en G2 

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Cuando los líderes necesitan al líder del mercado 

A nivel ejecutivo, las decisiones tecnológicas se basan en la adaptación a largo plazo, no solo en las características. 

Al cambiar de Oracle iExpense y comparar SAP Concur con Coupa, una organización eligió Concur por los siguientes motivos: 

• Es un líder reconocido del mercado en (T&E) 
• Su modelo de precios basado en informes se alinea mejor con los flujos de trabajo de gestión de gastos  
• Está diseñado para manejar los T&E a escala 

Cuando los viajes y los gastos deben funcionar como un sistema unificado 

Separar los viajes y los gastos crea ineficiencias y brechas en materia de datos. 

En comparación con Workday, las organizaciones seleccionaron SAP Concur porque ofrece lo siguiente: 

• Integración nativa de viajes y gastos 
• Un sólido ecosistema de viajes (aerolíneas, hoteles, bancos, proveedores de transporte compartido) 
• Precios más competitivos y un equipo de ventas colaborativo y eficaz 

Por qué Concur es el vencedor: 

La integración está incorporada en la arquitectura de la plataforma, conectando todo el ciclo de vida de los gastos, desde la reserva hasta el reembolso, en un solo sistema. 

Cuando los procesos manuales no pueden escalarse con el crecimiento de la compañía 

Muchas organizaciones crecen tanto que los procesos manuales o semiautomáticos les quedan chicos. 

Los desafíos comunes incluyen los siguientes: 

• Recibos en papel 
• Aprobaciones lentas y visibilidad de gastos limitada 
• Automatización limitada 

SAP Concur ofrece escalabilidad a través de lo siguiente: 

• Captura digital de recibos 
• Flujos de trabajo optimizados 
• Automatización en todos los procesos de gastos  

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 Las organizaciones que utilizan Concur informan lo siguiente: 

• 53% menos tiempo dedicado al envío de informes de gastos¹ 
• Reducción del 43% en el tiempo de aprobación¹   

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Cuando el cumplimiento y las capacidades de viaje no pueden verse comprometidas 

Para las organizaciones con requisitos de viaje complejos, las herramientas desconectadas generan riesgos. 

Al comparar con Emburse, las compañías necesitaban lo siguiente: 

• Reserva de viajes integrada con una amplia gama de opciones de viaje 
• Fuerte aplicación de las políticas 
• Visibilidad de la actividad de los viajeros para garantizar el cumplimiento del deber de protección 

SAP Concur proporcionó lo siguiente: 

• Capacidades de reserva de viajes integradas a través de un amplio ecosistema de socios 
• Mayor visibilidad del deber de protección 
• Una única plataforma para gestionar juntos los T&E  

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 Las organizaciones que utilizan SAP Concur informan de un aumento del 19% en el cumplimiento de la política de T&E.¹ 

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Cuando la visibilidad de los datos se desglosa en todos los sistemas 

Algunas organizaciones dejan de usar SAP Concur, pero enseguida se dan cuenta de lo que han perdido. 

Después de cambiar a alternativas como Navan, esas compañías tuvieron estos problemas: 

• Datos fragmentados de viajes y gastos 
• Pérdida de informes centralizados 
• Más consolidación manual de datos 

Volvieron a Concur por estos motivos: 

• Datos de T&E integrados para tener visibilidad de principio a fin 
• Informes y seguimiento de cumplimiento más sólidos  
• Asistencia personalizada para viajes y servicio al cliente

Cuando las integraciones fallan y se pierde la confianza 

Los problemas de integración son una de las razones más comunes por las que las compañías reconsideran sus plataformas de gestión de viajes y gastos. 

Después de dejar de usar SAP Concur, algunas organizaciones se enfrentaron a lo siguiente: 

• Integraciones con ERP que carecían de detalles a nivel de transacción 
• Flujos de trabajo desorganizados 
• Complejidad y menor transparencia en materia de precios 

Volvieron a Concur por estos motivos: 

• Integración confiable de ERP 
• Flujos de trabajo de gastos estructurados 
• Una plataforma confiable y uniforme con precios transparentes 

¿Por qué las compañías eligen SAP Concur frente a sus competidores? 

Las organizaciones eligen Concur no solo porque ofrece un retorno de la inversión medible, como 77,600 USD en ahorros anuales de personal y 1.18 millón de USD en ahorros en viajes, sino también porque mejora la eficiencia (informes de gastos un 53% más rápidos), aumenta el cumplimiento (19%) y proporciona una plataforma unificada y escalable que los competidores tienen dificultades para igualar.  

Conclusión: Mejor elegir la evidencia en lugar de las promesas 

En todos los sectores, desde los servicios minoristas y financieros hasta el gobierno y la educación superior, el patrón es el mismo. 

Cuando las organizaciones van más allá de las características de nivel superficial y evalúan el rendimiento del mundo real, eligen una plataforma de T&E que ofrezca lo siguiente: 

• Retorno de la inversión comprobado y medible 
• Una plataforma viajes, gastos y contabilidad unificada 
• Integración y escalabilidad sólidas 
• Mayor visibilidad de los gastos, control y cumplimiento de las políticas 
• Liderazgo comprobado en el mercado y experiencia uniforme para los usuarios 

Eligen SAP Concur. 

Preguntas frecuentes  

¿Por qué las compañías eligen SAP Concur frente a competidores como Navan, Ramp, Coupa, Workday, Expensify, Oracle y Emburse? 

Las compañías eligen Concur para obtener un retorno de la inversión comprobado, una gestión unificada de viajes y gastos, una sólida integración con ERP, control de políticas y escalabilidad. Suelen hacerlo cuando las soluciones puntuales generan trabajo manual, poca visibilidad o valor limitado a largo plazo. 

¿Qué retorno de la inversión informan las compañías después de adoptar SAP Concur? 

Las investigaciones muestran que, después de adoptar Concur, las compañías se benefician por los ahorros anuales del tiempo de trabajo del personal, los ahorros relacionados con viajes, el envío de gastos más rápido y los ciclos de aprobación más cortos. En resumen, las soluciones de Concur atraen a las organizaciones que desean un valor operativo y financiero medible. 

¿En qué se diferencia SAP Concur de las herramientas de gastos de menor costo? 

Concur va más allá de la captura de los gastos básicos. Los compradores lo eligen por su confiabilidad, precios transparentes, controles más sólidos, soporte eficaz e integraciones que pueden escalarse junto con la compañía. 

¿Por qué es importante la gestión unificada de viajes y gastos? 

La gestión unificada de viajes y gastos reduce las brechas de los datos, el trabajo duplicado y la falta de uniformidad de las políticas. Concur conecta las reservas, los gastos, las aprobaciones, el reembolso y la generación de informes en un solo sistema. 

¿Por qué los equipos de Finanzas eligen SAP Concur por su integración y escalabilidad? 

Los equipos de Finanzas eligen Concur cuando necesitan flujos de trabajo que se puedan escalar. Las principales ventajas incluyen conectores prediseñados para sistemas ERP, procesamiento inteligente de facturas y una cobertura de flujo de trabajo más amplia que las herramientas básicas de gestión de facturas o gastos. 

¿Cómo ayuda SAP Concur con el cumplimiento de las políticas y la visibilidad de los gastos? 

Concur mejora el cumplimiento de las políticas mediante la estandarización de los flujos de trabajo y la centralización de los datos de los gastos. Mejora la visibilidad gracias a que ofrece a los equipos de Finanzas una visión más completa de los viajes, los gastos y la actividad contable. 

¿SAP Concur es una buena opción para las pequeñas compañías en crecimiento? 

Sí, especialmente para las pequeñas compañías que necesitan una automatización más sólida, controles de las políticas y espacio para escalar. Concur suele ser la mejor opción cuando los procesos manuales o las herramientas básicas ya no pueden apoyar el crecimiento. 

¿SAP Concur es una buena opción para organizaciones grandes o complejas? 

Sí. Concur es adecuado para organizaciones grandes o complejas porque admite escalamiento, visibilidad de múltiples entidades, adquisiciones y requisitos de viajes y gastos más avanzados. También es una buena opción para entornos globales complejos que necesitan controles uniformes en todas las entidades, regiones y entornos normativos. 

¿Qué ventajas de gestión de viajes ofrece SAP Concur? 

Concur ofrece integración nativa de viajes y gastos, un amplio ecosistema de viajes, una mayor visibilidad del deber de protección y una aplicación de políticas más uniforme, desde la reserva hasta la creación de informes de gastos y el reembolso. 

¿Por qué algunas compañías vuelven a SAP Concur después de haberse cambiado a otras soluciones? 

Algunas compañías vuelven a Concur porque las plataformas alternativas pueden generar datos fragmentados, informes más débiles, complejidad de los precios o más trabajo manual. Generalmente, vuelven a elegir Concur por las integraciones confiables, los flujos de trabajo estructurados y la visibilidad centralizada. 

 

1) Lo que realmente obtienen los clientes: el valor comercial y el retorno de la inversión de Concur Travel and Expense, IDC