Travel & Expense
Por qué las herramientas de gestión de gastos independientes no son rivales para SAP Concur y SAP ERP
Su SAP Cloud ERP proporciona a su organización una base sólida para las operaciones financieras y comerciales. Pero la gestión de viajes y gastos a menudo añade una capa de complejidad que requiere más de lo que puede ofrecer una herramienta básica e independiente de gestión de gastos. Para mantener los datos de los gastos integrados, precisos y prácticos, necesita una solución diseñada para trabajar con su ERP desde el principio. Necesita SAP Concur.
Las soluciones de gestión de gastos independientes y complementarias a menudo tienen capacidades limitadas, terminan en soluciones provisionales cuando surgen deficiencias y debilidades de integración y, lo que es más importante, no se diseñaron para trabajar con su SAP ERP, como fue el caso de SAP Concur. Además, rara vez ofrecen la capacidad de cerrar aún más el ciclo de gestión de gastos añadiendo viajes a su sistema, como es el caso de Concur Travel.
Este blog detalla las principales ventajas de combinar las soluciones de Concur con su SAP ERP, como:
- Integración nativa que reúne los datos en una sola ubicación, proporciona validación y gestión de errores y alinea los gastos con los empleados y los centros de costos.
- Innovación comprobada en IA que proporciona eficiencia y visibilidad de los gastos de principio a fin, reduce el trabajo manual y los errores, y utiliza IA agentiva para simplificar tareas tediosas.
- Captura de recibos optimizada, creación y envío informe de gastos, gestión de pagos, y cumplimiento y control.
- Las soluciones creadas para funcionar juntas pueden crecer y adaptarse a su compañía.
Completa, integrada y crítica
Descubra cómo la integración nativa, la innovación en IA, la escalabilidad y la elaboración de informes y los pagos de gastos hacen de SAP Concur una opción natural para su SAP Cloud ERP.
Cómo la integración nativa de SAP incorpora los datos de gastos a su sistema financiero
Cuando las soluciones de Concur y su SAP Cloud ERP se combinan, la integración nativa es lo que hace que los datos de gastos automatizados fluyan entre ambos casi en tiempo real. Desde la solicitud hasta la aprobación y el reembolso de los empleados, los datos están completos y son precisos, a diferencia de la información lenta y propensa a errores que suelen entregar los procesos manuales, como tener que cargar hojas de cálculo y volver a teclear datos.
Cuando Concur y su SAP ERP funcionan como uno solo, sus datos de viajes y gastos (T&E) están justo donde pertenecen: integrados a su sistema financiero, listos para tomar decisiones informadas, fortalecer el control y escalar con su negocio.
La integración nativa de SAP aporta:
- Registros financieros, datos de los gastos y objetos de costos en un solo lugar para que el equipo de Finanzas tenga visibilidad completa de los gastos.
- Validación incorporada, manejo de errores y asignación configurable que limpia los datos y simplifica y acelera la conciliación y elaboración de informes.
- Alineación de los datos de gastos con los empleados y los centros de costos para que las operaciones se atribuyan y puedan rastrearse de forma correcta y automática.
- Seguridad de primera clase y cumplimiento normativo de SAP.
Por qué la IA integrada supera a la automatización complementaria
Durante más de una década, SAP Concur y SAP han estado creando soluciones con tecnología de IA que ayudan a los clientes a simplificar los procesos y mejorar las operaciones comerciales. Esa innovación prolongada significa que la IA está cuidadosamente integrada en las soluciones de Concur y diseñada para funcionar con su SAP Cloud ERP.
Por el contrario, en muchas herramientas de gestión de gastos independientes, la IA se añade más tarde, como complemento nacido de una idea posterior. Cuando la IA se superpone sobre una plataforma de gastos independiente, puede introducir complejidad de integración, fragmentación de datos y brechas de flujo de trabajo con los sistemas ERP.
Por otro lado, las funcionalidades de IA integradas en las soluciones de Concur operan en sus bases unificadas de flujo de trabajo y datos SAP. Se beneficiará de lo siguiente:
- Eficiencias gracias a una visibilidad más temprana de las estimaciones del costo del viaje, la captura de recibos y sus detalles de gastos, la codificación del libro mayor y el cumplimiento normativo.
- Menos esfuerzo manual a medida que se simplifican y validan la recopilación de recibos, la creación y presentación de informes de gastos, la elaboración de informes y el análisis, y otras tareas.
- Auditoría optimizada, ya que la IA examina cada informe de gastos, señala las excepciones, detecta incoherencias, garantiza el cumplimiento en el punto de compra y reduce la repetición del trabajo.
Con Joule, la solución de IA de SAP, también puede agregar inteligencia conversacional y de soluciones cruzadas a sus flujos de trabajo de gastos, para que los empleados puedan crear informes, verificar políticas y completar tareas utilizando lenguaje natural. Y como Joule proporciona una experiencia de usuario común en su entorno de SAP, los usuarios pueden obtener respuestas a sus preguntas de T&E en cualquier aplicación desde la que estén trabajando, sin necesidad de perder tiempo en cambiar entre aplicaciones.
Cómo la IA agentiva en SAP Concur simplifica los procesos que cuestan tiempo y dinero
Más allá de su interfaz conversacional, Joule aprovecha la IA agentiva para optimizar los procesos empresariales dentro de su entorno SAP, lo que incluye los T&E. Sus agentes integrados están diseñados no solo para responder, sino también para anticiparse y actuar dentro de los flujos de trabajo de viajes y gastos para brindar una experiencia más fluida e inteligente.
Los agentes de Joule disponibles en Concur Expense incluyen:
- Expense Automation Agent crea de forma automática un informe de gastos a medida que aparecen las compras en Concur Expense, luego introduce el encabezado y asigna detalles de recibos y otros gastos, lo que permite al empleado revisar y ajustar, en lugar de introducir manualmente la información.
- Receipt Analysis Agent en ExpenseIt analiza fotos de recibos de gastos, identifica y rellena detalles faltantes como direcciones, importes y totales, y luego los categoriza.
- Expense Report Validation Agent es un segundo revisor antes de enviar un informe, ya que guía a los usuarios paso a paso a través del envío y, al mismo tiempo, señala los recibos faltantes, las entradas incompletas y otros errores que pueden provocar el rechazo de un informe.
Los agentes de Joule disponibles en Concur Travel incluyen:
- Booking Agent ofrece una experiencia de reserva de principio a fin y totalmente guiada utilizando el lenguaje natural para buscar, recomendar y reservar vuelos, hoteles y automóviles según las preferencias del viajero y la política de la compañía.
- Meeting Location Planner Agent permite tomar decisiones más rápidas e informadas analizando las ubicaciones de los asistentes, los costos de viajes, el tiempo y la política para recomendar ubicaciones óptimas para reuniones o fuera de las instalaciones.
Donde las herramientas de gastos independientes se quedan cortas en materia de pagos, políticas y control
Aunque las herramientas de gestión de gastos independientes pueden capturar información básica de gastos, la mayoría no están diseñadas para gestionar programas de tarjetas complejos y políticas de gastos matizadas. Esto puede dar lugar a la conciliación manual, retrasos en los pagos brechas de cumplimiento. Por otro lado, con Concur:
- Los detalles de la tarjeta de crédito se capturan automáticamente en el momento de la compra, lo que permite a los empleados resolver cualquier problema de inmediato y reducir las excepciones que se encuentren más tarde.
- Los controles dinámicos de tarjetas permiten a su organización establecer límites por usuario, tipo de comerciante, cantidad y otros controles.
- La orientación sobre políticas está integrada, ya que los empleados reciben recordatorios y consejos antes de reservar viajes y realizar compras y mientras realizan informes de gastos.
- Como no depende de ningún banco específico, Concur trabaja con sus programas de tarjetas existentes. Y las tarjetas virtuales son una opción disponible y altamente controlada para usuarios, tipos de viajes y otras transacciones.
- Los empleados reciben un reembolso rápido, lo que reduce una fuente de fricción probada a lo largo del tiempo.
A medida que los datos de gastos y pagos fluyen a su SAP ERP, los equipos de Finanzas pueden confiar en que la información es precisa, completa y está lista para respaldar decisiones seguras.
Conclusión: Cómo SAP Concur y SAP ERP están combinando la escalabilidad con su negocio
A medida que cambien las prioridades y lleguen las incertidumbres e interrupciones, las compañías y sus necesidades de gestión de gastos también evolucionarán y se adaptarán. La combinación de soluciones de SAP Concur y un ERP SAP crea un sistema inteligente y proactivo que puede cambiar y escalar con su organización, funcionalidades que las soluciones de gestión de gastos independientes simplemente no pueden ofrecer.
Con una infraestructura flexible, usuarios en más de 150 países, capacidades demostradas para gestionar a través de monedas y fronteras, y un rico ecosistema de más de 700 partners y más de 300 compañías de gestión de viajes, SAP Concur permite el crecimiento y la evolución en lugar de limitarlos.
Completa, integrada y crítica
Vea cómo la integración nativa, la innovación en IA, la escalabilidad, la elaboración de informes de gastos y los pagos hacen de SAP Concur una opción natural para su SAP ERP.
Preguntas frecuentes: Por qué las soluciones de Concur están diseñadas para su SAP ERP
P: ¿Por qué SAP Concur es una opción más sólida que una solución de gastos independiente?
R: SAP Concur está integrado de forma nativa con SAP ERP, lo que proporciona una mejor visibilidad, automatización, precisión y control a la vez que elimina muchas de las soluciones alternativas comunes que conllevan las herramientas independientes.
P: ¿Cuáles son las ventajas de la integración nativa de SAP Concur?
R: La integración nativa permite el flujo de datos en tiempo real, la visibilidad centralizada de los gastos, la validación incorporada, una conciliación más fácil y la alineación automática de los gastos con los empleados y los centros de costos.
P: ¿Cómo mejora la IA de SAP Concur la gestión de gastos?
R: La IA integrada optimiza la captura de recibos, la creación de informes de gastos, la auditoría, las comprobaciones de cumplimiento y la codificación, lo que reduce el esfuerzo manual a la vez que mejora la precisión y el cumplimiento de las políticas.
P: ¿Cuál es el papel de Joule y la IA agentiva?
R: La solución Joule y los agentes impulsados por Joule pueden analizar recibos, elaborar informes de gastos, identificar problemas de cumplimiento y validar informes antes de enviarlos, lo que ayuda a los empleados a evitar errores y repetición del trabajo.
P: ¿Cómo apoya SAP Concur la escalabilidad y el crecimiento?
R: SAP Concur apoya la escalabilidad y el crecimiento combinando una infraestructura flexible con funcionalidades globales en monedas, países, partners y proveedores de gestión de viajes. Dado que funciona con su SAP ERP, puede adaptarse a medida que su negocio cambia, mientras mantiene los datos de T&E integrados, visibles y controlados.
