Travel & Expense
Cómo desarrollar un programa de viajes corporativos que ahorre costos (desde la base hasta la estrategia)
Los viajes corporativos suelen ser uno de los mayores gastos controlables, pero sin los sistemas adecuados, se convierten en uno de los más difíciles de gestionar. Las reservas fuera del sistema, las reuniones fuera de las instalaciones, el kilometraje, los ascensos de categoría de asientos fuera de la política, los procesos manuales engorrosos y la pérdida de descuentos son solo algunas de las formas en que los viajes pueden tener un costo más alto de lo que deberían para una compañía.
Una organización que desee aprovechar al máximo los gastos y la estrategia de su programa de viajes corporativos debe tener una visión completa, precisa y casi en tiempo real de en qué se gasta su dinero, quién lo reserva y cuánto tiempo y esfuerzo se invierten para realizar todo el proceso. El objetivo no es solo reducir los gastos, sino equilibrar el costo, la experiencia del viajero y los resultados de la compañía.
Este blog cubre algunas de las muchas mejores prácticas de control de costos que se exploran en nuestro manual de ahorros, con recomendaciones sobre cómo:
- Desarrollar una base para el ahorro ampliando la visibilidad de los gastos, simplificando el cumplimiento, descubriendo costos ocultos y aprovechando las tecnologías de automatización e IA.
- Profundizar en la estrategia mediante la aplicación del cumplimiento antes de gastar dinero, el fortalecimiento de las relaciones con los proveedores y el cierre de las brechas en los gastos, sistemas y procesos de viajes.
Manual de ahorro de costos en la gestión de viajes
Aprenda pasos, estrategias y formas prácticas de generar ahorros en su programa de viajes, ya sea simplemente despegando o buscando alcanzar un nuevo nivel.
¿Cuál es la base para el ahorro de costos en los viajes corporativos?
Si es novato en la gestión de viajes o su programa apenas acaba de desarrollarse, esto puede parecer una pregunta sencilla: ¿Cómo son los ahorros? La respuesta depende de los objetivos y desafíos de su organización. ¿Son las tarifas aéreas o los ascensos a clase ejecutiva los que siguen escapando a su control? ¿Desea que los empleados pasen menos tiempo reservando viajes, completando informes de gastos y persiguiendo recibos y excepciones, para que puedan destinar su tiempo para hacer avanzar el negocio?
Antes de abordar otras prioridades fundamentales, como el cumplimiento de las políticas, la visibilidad de los gastos, los costos ocultos y la automatización, comience por alinear las partes interesadas en toda la organización. Trabaje con los equipos de Finanzas, RR. HH., Adquisiciones y otros equipos clave para definir los objetivos de ahorro y las métricas que utilizará para medir el progreso con el tiempo, como las tasas de cumplimiento, el costo promedio de los viajes o la utilización de proveedores.
Cómo obtener una vista completa de sus gastos de viajes corporativos
Una vez que los objetivos y los KPI estén alineados, es hora de determinar exactamente dónde se producen los gastos de viajes mediante datos confiables para informar su análisis y toma de decisiones. Esta visibilidad también le permite establecer puntos de referencia de las métricas clave y hacer un seguimiento de las tendencias a lo largo del tiempo, lo que le ayuda a identificar dónde aumentan los costos y dónde existen oportunidades de ahorro.
- Examine los gastos en efectivo y tarjetas personales. Si tiene un programa de tarjeta corporativa, examine detalles como la clase de servicio y los tiempos de reserva, que pueden afectar los viajes de último momento. Si carece de soluciones de viajes automatizadas, consulte su sistema de contabilidad para hacer un seguimiento de los detalles específicos.
- Considere una plataforma integrada para soluciones de viajes, gastos y pagos, ya que un solo sistema proporciona una imagen consolidada y precisa de los gastos y le permite analizar y señalar problemas con mayor rapidez.
¿Cómo puede hacer que el cumplimiento sea la elección fácil para los viajeros de negocios?
Cuando los viajeros entienden por qué existe una política y se les indica cómo cumplirla en el momento adecuado (antes o en el punto de compra, no después) es más probable que tomen la decisión correcta.
Los datos precisos y completos le permiten evaluar el comportamiento, así como los problemas de comunicación y la política. Puede determinar cuestiones como si:
- Las reservas de último momento indican una planeación deficiente o procesos de aprobación lentos.
- Los costos de comidas o alojamiento por encima del límite indican viáticos poco realistas o la necesidad de comunicar los límites con más claridad.
- Los ascensos de categoría a clase ejecutiva ocurren con demasiada frecuencia en vuelos más cortos.
Estas perspectivas se pueden traducir en KPI medibles, como la tasa de reservas fuera de la política, el tiempo promedio de espera de la reserva o la frecuencia de los ascensos de categoría, para monitorear si los cambios en la política o la comunicación están mejorando los resultados.
¿Dónde puede su organización descubrir costos de viaje ocultos?
Pocas cosas dificultan la visibilidad de los gastos y los ahorros más que las reservas fuera del canal. No solo crean costos iniciales más altos, sino que también socavan su capacidad de negociar con sus proveedores preferidos. La clave para encontrar los costos ocultos es comparar los datos de las reservas dentro del sistema con los gastos reales.
Mantener las tarifas aéreas, el alquiler de automóvil y las compras de hoteles dentro de su sistema centralizado mejora el control de costos debido a que:
- Se capturan las tarifas negociadas de vuelos y hoteles y las ventajas dentro del canal, como el seguro incluido en el alquiler de automóviles.
- Se evitan cargos adicionales de aerolíneas y tarifas restrictivas, que usted ya ha negociado como parte de su acuerdo con los proveedores.
Cómo la automatización fomenta el ahorro de costos en los viajes corporativos
Si su compañía sigue utilizando procesos manuales para reservar viajes, aprobar informes, buscar detalles faltantes y corregir errores, es difícil alcanzar su potencial de ahorro.
Procesos automatizados:
- Utilice la inteligencia artificial (IA) para mejorar el cumplimiento mediante la identificación automática de excepciones y la activación de aprobaciones previas al viaje de los gastos que cumplen con la política.
- Potencie los ahorros a escala aportando uniformidad en los flujos de trabajo y la política en todos los departamentos y regiones.
Además de ser un componente fundamental en el ahorro de costos, las soluciones automatizadas de viajes y gastos proporcionan una estructura inteligente para una estrategia y optimización más profundas del programa de viajes.
Manual de ahorro de costos en la gestión de viajes
Aprenda pasos, estrategias y formas prácticas de generar ahorros en su programa de viajes, ya sea simplemente despegando o buscando alcanzar un nuevo nivel.
¿Cómo podemos ampliar los ahorros y la estrategia del programa de viajes?
Si ya ha creado una base sólida para gestionar los costos, los próximos pasos implican profundizar más para hacer que su programa sea más estratégico y valioso para la organización en general. Sus áreas de enfoque clave serán la prevención de riesgos, la mejora de la gestión de proveedores y el cierre de brechas en materia de gastos.
¿Cómo podemos evitar los riesgos y garantizar el cumplimiento antes de efectuar los gastos?
Un programa de viajes que se centre continuamente en el refuerzo y la prevención de riesgos, lo que hará que la mala conducta sea más difícil y la buena conducta sea más fácil, mejora sus probabilidades de ahorrar dinero.
Las compañías pueden utilizar tecnologías inteligentes, incluida la IA, para lo siguiente:
- Registrar kilometrajes, verificar recibos, gestionar las aprobaciones de gastos requeridas y señalar reclamaciones elevadas recurrentes y patrones de gastos.
- Guiar las decisiones en tiempo real con indicaciones integradas de políticas y aprobaciones previas al viaje, mientras dirige a los viajeros a las opciones de reserva preferidas y les recuerda que deben obtener los recibos detallados en el momento de la compra.
¿Qué podemos hacer para mejorar nuestras relaciones con los proveedores de viajes?
Cuando colabora con proveedores y muestra uniformidad y credibilidad, fortalece su posición para negociar.
Los pasos clave incluyen:
- Conciliar los datos de la compañía de gestión de viajes (Travel Management Company, TMC), la herramienta de reservas en línea (Online Booking Tool, OBT) y las tarjetas de crédito corporativas para garantizar el cumplimiento de las tarifas negociadas y detectar cualquier fuga.
- Auditar el rendimiento de los proveedores mediante la revisión de reservas, facturas y recibos para asegurarse de que ciertos términos y tarifas se apliquen correctamente e identificar oportunidades para recuperar los ahorros perdidos.
- Llegar a las negociaciones con datos completos de rendimiento para reforzar la responsabilidad y ayudar a que la conversación cambie del costo al valor. Esto podría incluir participación en el mercado, total de viajes, volumen global y otros datos.
¿Dónde están las vulnerabilidades en los sistemas y procesos de control de los gastos de viajes?
El reembolso de kilometraje y las reuniones fuera de las instalaciones pueden ser valores atípicos en la gestión de viajes, que suelen salirse de los presupuestos y controles, y crean puntos ciegos.
Considere:
- Automatizar la captura de kilometraje para reducir errores y el aumento fraudulento de kilometraje, además de estandarizar los reembolsos en todos los departamentos.
- Utilizar una solución de planeación de reuniones impulsada por IA para estimar y optimizar las ubicaciones y los gastos, junto con la consolidación de presupuestos de viajes a nivel de departamento y el seguimiento del volumen colectivo para negociar mejores términos con los proveedores.
Conclusión: haga de la adaptación una parte de su programa de viajes corporativos
Sin importar si es un gerente de viajes nuevo que desarrolla un programa o un profesional experimentado que busca hacer que la gestión de viajes corporativos sea más estratégica, es esencial reconocer que, al igual que los viajes en sí, no puede quedarse quieto. Los viajes, los negocios y el mundo que nos rodea seguirán cambiando. La volatilidad, la incertidumbre y el control de costos formarán parte del programa. Las nuevas capacidades de distribución (New Distribution Capacities, NDC) y otros modelos seguirán cambiando. Las expectativas de los viajeros, la manera de planear y de viajar evolucionarán. Y se deben adoptar nuevas estrategias y herramientas como la IA. Esta es una lista sustanciosa de desafíos y oportunidades que deja en claro lo siguiente: la adaptabilidad es una responsabilidad principal en el rol de gerente de viajes.
Manual de ahorro de costos en la gestión de viajes
Aprenda pasos, estrategias y formas prácticas de generar ahorros en su programa de viajes, ya sea simplemente despegando o buscando alcanzar un nuevo nivel.
Preguntas frecuentes: cómo reducir los costos de gestión de viajes corporativos
P: ¿Cuál es la base de un programa de viajes que ahorra costos?
R: Comience por definir lo que significan los “ahorros” para su organización. Alinee a los equipos de Finanzas, Adquisiciones y Viajes con metas como reducir los costos de viaje, reducir las reservas fuera del canal, mejorar el cumplimiento normativo y ahorrar tiempo a los empleados. La medición continua es la clave: el monitoreo de los KPI a lo largo del tiempo permite a las organizaciones refinar las políticas, adaptarse a los cambios y garantizar que los esfuerzos de ahorro sigan siendo eficaces.
P: ¿Cómo pueden las compañías obtener una mejor visibilidad de los gastos de viajes?
R: Revise los gastos cubiertos con tarjetas personales, dinero en efectivo y tarjetas corporativas para identificar tendencias como reservas de último momento o ascensos de categoría frecuentes. Los sistemas integrados de viajes, gastos y pagos brindan una visión consolidada y en tiempo real de los gastos.
P: ¿Cómo pueden las organizaciones mejorar el cumplimiento de las políticas de viajes?
R: Facilite el cumplimiento normativo guiando a los empleados durante la reserva y en el punto de compra, no posteriormente. Las aprobaciones automatizadas, las indicaciones de la política y la comunicación clara ayudan a los viajeros a tomar mejores decisiones.
P: ¿Dónde suelen presentarse los costos ocultos en los viajes de negocios?
R: Las reservas fuera del canal, el kilometraje no gestionado, los cargos adicionales de aerolíneas y las reuniones fuera de las instalaciones a menudo generan costos ocultos y debilitan las negociaciones con los proveedores.
P: ¿De qué manera la automatización promueve los ahorros en los viajes de negocios?
R: Las herramientas de automatización e IA ayudan a reducir el trabajo manual, señalan excepciones, gestionan solicitudes, estandarizan procesos y ayudan a las compañías a escalar los ahorros al tiempo que fortalecen la estrategia y el cumplimiento normativo.
