Tarjetas corporativas y tarjetas de compra: Obtenga una mejor perspectiva del gasto de los empleados

A medida que su organización evoluciona en la gestión de los gastos de los empleados, explore las ventajas de usar tarjetas corporativas y tarjetas de compra para facilitar la visibilidad y el control cuando las áreas de gasto de los empleados no estén claras. Un proceso unificado de informes y conciliación de tarjetas corporativas y tarjetas de compra agiliza el trabajo de sus colegas de auditoría y tesorería.

¿Por qué es importante la visibilidad del gasto?

La sincronización es crucial para una gestión eficaz del gasto. Muchas organizaciones han eliminado las preaprobaciones para los gastos de los empleados, ya que pueden retrasar las aprobaciones correspondientes y generar costes adicionales. En su lugar, muchas han incorporado políticas organizativas y departamentales que orientan el comportamiento de gasto de los empleados. La desventaja es que el empleado decide cuándo y cuánto comprar, lo que resulta en una menor transparencia para la empresa.

Si bien existen muchas ventajas que los departamentos pueden aprovechar al obtener visibilidad anticipada de los pagos pendientes, el departamento de cuentas por pagar (AP) es el más beneficiado, ya que es responsable de realizar los pagos, garantizar que la empresa aproveche los descuentos por pronto pago y evitar cargos por mora. Sin embargo, cuando los empleados utilizan su propio efectivo o tarjeta de crédito para pagar gastos de oficina en casa, comidas, agasajos a clientes o la asistencia a una conferencia local, AP desconoce el monto adeudado. Además, no sabrán a qué presupuesto departamental se imputará el gasto hasta que se genere y apruebe el informe de gastos o se reciba la factura para su pago.

Sin embargo, la visibilidad no se limita al departamento de Cuentas por Pagar. Los jefes de departamento, a quienes se les imputan los gastos (como ingeniería, servicios de campo, marketing y ventas), también tienen interés en saber cuánto gastan sus empleados. Cada departamento tiene un presupuesto de gastos que debe respetar mensualmente, y si no se les avisa con antelación cuando los gastos afectan sus presupuestos, pueden excederse los límites, lo que dificultaría la explicación al tesorero o al contralor.

Conclusiones clave:

• La visibilidad avanzada ayuda a controlar los gastos: Al tener visibilidad anticipada de los cargos que se avecinan, todos los jefes de departamento pueden pedir a sus empleados que retengan los gastos hasta el próximo ciclo o que gasten dentro del presupuesto actual si hacerlo permitirá que el departamento se mantenga dentro del presupuesto de un ciclo al siguiente.
   
• La distribución de tarjetas para empleados agiliza los procesos financieros: Las empresas que proporcionan a sus empleados tarjetas corporativas, tarjetas de viaje o que procesan pagos con tarjetas de compra (P-Cards) se benefician al recibir la información de la entidad financiera a los pocos días de realizarse el cargo. Esto permite a los equipos de finanzas y cuentas por pagar tener visibilidad sobre los importes adeudados y las fechas de vencimiento, generalmente días o semanas antes de que se procese y apruebe el informe de gastos o la factura.

Diferencia entre tarjetas corporativas y tarjetas de compra

Las tarjetas corporativas son tarjetas emitidas por un banco o institución financiera a los empleados a quienes la empresa desea otorgar acceso a los fondos corporativos. Cada tarjeta está asociada al nombre y/o número de un empleado, lo que permite rastrear cualquier desembolso realizado por dicho empleado a cualquier proveedor. Esta asociación beneficia tanto al departamento de cuentas por pagar como al de auditoría, al analizar patrones de gasto de los empleados para optimizar las compras o detectar posibles fraudes.

Las tarjetas de compra, también conocidas como tarjetas P, son números de cuenta que una entidad financiera (emisor o proveedor) otorga a una organización para que sus empleados realicen compras. Los proveedores están configurados para aceptar y procesar pagos con tarjetas P a través del sistema de tarjetas de crédito existente. La información sobre la compra, registrada por el sistema de punto de venta (TPV) del proveedor, puede incluir el nombre del proveedor y el importe de la transacción, así como información como códigos definidos por el cliente y detalles de cada artículo. La organización recibe notificaciones de la entidad financiera sobre los cargos a medida que se realizan y un estado de cuenta mensual. Los cargos se asignan al departamento y tipo de gasto correspondientes según el empleado que realiza la compra, el código del proveedor, etc. Además, una ventaja de las tarjetas P son los controles que la organización puede implementar para cada tarjeta, como umbrales de compra, límites mensuales y códigos de categoría de comercio.

Tarjetas de compra y tarjetas corporativas como canales de gasto separados

Los cargos realizados con tarjetas corporativas suelen coincidir con los informes de gastos presentados por el empleado o las facturas procesadas, mientras que las compras realizadas con tarjetas de compra (P-Cards) requieren una mayor justificación. Esto ofrece la ventaja adicional de un mayor control del gasto antes de que se produzca, así como una conciliación de compras más ágil posteriormente. Así es como funciona:

1. Primero, las compras realizadas con P-Card se comparan con las facturas y los estados de cuenta de la P-Card.
2. Después, el empleado que realizó la compra debe verificar que los cargos sean correctos y que los bienes hayan sido recibidos.
3. Finalmente, el administrador del programa de tarjetas de la organización debe validar la transacción e incorporarla al libro contable para su pago.

Dado que los procesos de presentación, revisión y aprobación de informes de gastos son diferentes para las compras realizadas con tarjetas corporativas en comparación con las compras realizadas con P-Cards, es común que las organizaciones capaciten a los empleados en ambos procesos; y que contabilicen el gasto de P-Card y el gasto con tarjeta corporativa como dos canales de gasto distintos, aun cuando ambos formen parte de lo que consideramos gasto del empleado.

Beneficios de combiner y automatizar los canales de gasto con tarjeta

Dado que el gasto de los empleados ocurre tanto a través de tarjetas corporativas como de tarjetas de compra (P-Cards), las organizaciones que integran ambos flujos en una sola plataforma obtienen importantes ventajas. Por ejemplo, al ofrecer una experiencia de usuario similar y optimizada para la presentación, validación y aprobación de cargos, se incrementa la probabilidad de que las compras y los gastos se reporten, se sometan a aprobación y se reflejen en los libros contables, impulsando así los pagos y la generación de reportes.

Automatizar estas tareas con el apoyo de inteligencia artificial (IA) y machine learning (ML) puede reducir significativamente la carga de trabajo, lo que se traduce en mayor productividad y más tiempo dedicado a actividades de valor, incrementando la satisfacción del empleado. Estas tecnologías avanzadas pueden auditar errores humanos, detectar pagos duplicados y facilitar aprobaciones para montos definidos por el empleado, a medida que los cargos fluyen por el mismo sistema. Como resultado, el departamento de tesorería se beneficia con una gestión de efectivo más predecible y aprobaciones más rápidas para cargos de bajo monto y alto volumen.

Integrando Todo – Puntos Clave sobre Pagos con Tarjeta

• En lo que respecta al gasto de empleados, existen diversos canales de pago: efectivo, tarjetas corporativas, P-Cards, transferencias ACH, cheques y más.
   
• El pago a proveedores, el reembolso a empleados y la generación de reportes para los gerentes de área dependen de qué tan pronto el empleado crea y envía un informe de gastos o justifica, verifica y concilia los cargos que aparecen en los estados de cuenta de las tarjetas.
   
• Mientras más rápido se concilien, aprueben y registren los cargos en los libros contables, mayor visibilidad tendrá Cuentas por Pagar (AP) sobre los pagos pendientes y los responsables de área sobre los gastos reales frente al presupuesto disponible.
   
• Integrar las listas de proveedores a través de estos canales permite una visión más precisa del volumen gastado por proveedor, lo que genera oportunidades adicionales para que el área de adquisiciones negocie precios más favorables.
   
• Combinar el gasto de tarjetas corporativas y P-Cards en una sola plataforma ayuda al departamento de auditoría interna a verificar la exactitud de los registros contables y brinda al área de tesorería una mejor visibilidad sobre las necesidades de efectivo.

La inteligencia del gasto es un componente esencial para que las organizaciones respondan mejor a las necesidades de sus clientes, atraigan talento de nuevas maneras, creen modelos de negocio disruptivos y más. Para obtener más información sobre cómo la integración de tarjetas corporativas y P-Cards puede beneficiar a su organización, visítenos en línea o contacte a su representante de cuenta de SAP Concur.