Validación de facturas: qué es y cómo optimizar este proceso

Realizar la validación de facturas es un proceso esencial para la emisión y recepción de las mismas, porque, más allá de ser un hecho ligado a la contabilidad y administración de las corporaciones, se trata de un procedimiento con exigencias legales. 

Es por eso que, hacer caso omiso de este proceso o no tener las precauciones necesarias a la hora de ejecutarlo, puede desembocar en inconvenientes de mayor magnitud. 

Por fortuna, se trata de un concepto sencillo, que con las herramientas y conocimientos adecuados, puede llevarse a cabo de manera correcta sin complicaciones. Por esa razón, a continuación le mostraremos no solo de qué se trata la validación de facturas, sino también cómo puede optimizar todo este procedimiento.

¿Qué es la validación de facturas?

Se le llama validación de facturas al proceso en el que se corrobora la autenticidad de un Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI), así como su registro en el Servicio de Administración Tributaria (SAT).

Es decir, mediante este procedimiento, el SAT certifica que la emisión de una factura electrónica está aprobada y registrada por ellos como un documento que cumple con todos los requerimientos exigidos y que, por supuesto, evidencia una transacción real y no una ficticia. 

A pesar de que se espera que sea el emisor de la factura quien facilite una factura válida y real, el receptor de la misma también debe asegurarse de que el comprobante que le entregaron está certificado por el SAT y no contiene datos erróneos o se trata de una falsificación.

Aunque, si lo que desea es detectar discrepancias o posibles errores en las facturas, así como reducir el tiempo de emisión de las mismas y aprovechar al máximo los recursos de su empresa, puede optar por la coincidencia de 3 vías de SAP Concur. 

¿Cómo saber si una factura es válida? 

Si bien existen varias alternativas para validar una factura, la base de todas ellas es el SAT. En ese sentido, esta organización maneja un sistema propio por el que es posible ejecutar este procedimiento de forma gratuita sin siquiera tener que realizar una autenticación. 

Para ello, se debe ingresar al apartado de factura electrónica en la página web del SAT y transcribir una serie de datos que deberían estar en la factura, los cuales son: 

• Folio fiscal.
• Registro Federal de Contribuyentes (RFC) del emisor. 
• Registro Federal de Contribuyentes (RFC) del receptor. 

Tras proporcionar los requisitos mencionados y resolver un captcha, se mostrará toda la información correspondiente al CFDI en pantalla. Esto en caso de que la factura tenga un Sello Digital válido y esté aprobada por el SAT. 

Si al contrario, la búsqueda no arroja información y muestra que los datos no se encuentran, es necesario contactar con el emisor para reportar la falta de validez y evitar inconvenientes mayores.

¿Cómo optimizar la validación de facturas? 

Aunque todo lo anterior es un proceso válido para verificar que una factura está aprobada por el SAT, se trata de una tarea lenta y tediosa si se necesitan revisar varias. 

Por eso, cuando de optimización se trata, lo más recomendable es recurrir a un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC). Se trata de una persona moral con autorización del SAT, que puede validar las facturas asegurándose de que se cumplan estrictamente los requerimientos exigidos por esta institución. 

Para revisar una factura mediante un PAC, este analizará la estructura del archivo XML de la misma. 

Cabe destacar que dicho archivo se genera junto con el documento PDF para la impresión cuando se crea la factura y, aunque para las personas no es legible, es lo que un PAC utiliza para realizar toda su verificación. 

Además de cerciorarse de los requisitos del SAT, verifica que tanto la firma electrónica como el Certificado de Sello Digital (CSD), se encuentran vigentes. 

Si bien es posible indicarle al PAC qué comprobante fiscal debe analizar, la mayoría de las veces se trata de un proceso automatizado.

De esta manera, quien las emite se asegura de que sus facturas no generen ningún inconveniente. Mientras quien las recibe, verifica que, en efecto, se trata de un documento lícito y real.

Cuando una factura supera la verificación de un PAC sin inconvenientes, ya está validada y debería estar disponible en la herramienta del SAT que mencionamos. 

Siguiendo esa idea, si lo que busca es optimizar la clasificación e ingreso de datos de facturas plasmadas en papel, nuestro servicio de captura de facturas puede ser un gran aliado.

¿Por qué es importante realizar la validación de facturas? 

Además de ser un proceso de suma utilidad para llevar un registro contable adecuado y gestionar los gastos, debe saber que no se trata de una actividad opcional, sino obligatoria. 

Cuando una factura no pasa por un proceso de validación, no existe evidencia de que la transacción entre emisor y receptor realmente se ejecutó, por lo que podría considerarse una factura falsa o en la que no existen requerimientos vigentes. 

En ambos casos, se trata de un delito fiscal, que, según el artículo 113 del Código Fiscal de Federación, puede conllevar una sanción de 3 meses a 6 años de prisión. 

Aunque suena como una medida exagerada, no se debe pasar por alto que la emisión de comprobantes fiscales falsos es una práctica común en organizaciones que tratan de evadir impuestos o de hacer que una transacción ilícita luzca como lícita. 

Por eso, en pro de evitar cualquier tipo de inconveniente legal y mantener la organización de la empresa, realizar la validación de facturas es un proceso no solo importante, sino indispensable.

Asegúrese de validar todas sus facturas 

Sin importar si usted es una persona natural, moral o que maneja una empresa, nunca debe pasar por alto la importancia de la validación de facturas. 

Debe recordar que, una factura sin validez no siempre conlleva intenciones dañinas y puede deberse a un descuido en la actualización del Certificado de Sello Digital o a la Firma Electrónica. 

Por lo que, aun si se trata de una persona o comercio con la que suele hacer transacciones sin ningún problema, realizar la validación de facturas sigue siendo imprescindible. 

Claro que, el manejo de su organización va mucho más allá de los comprobantes fiscales. Por eso, si busca el mejor aliado para su compañía, ¡le invitamos a agendar una cita con nosotros!