5 productos y soluciones que puede integrar a su sistema ERP

14 de abril de 2021

El uso de un sistema ERP es una actividad más que habitual —e incluso recurrente en las organizaciones de hoy— en una empresa como parte de los procesos y protocolos de gestión empresarial digital.

Además de ello, este tipo de producto permite establecer integraciones profundas y valiosas con una cantidad sustanciosa e importante de soluciones y productos que resaltaremos en este contenido.

El sistema ERP es un tipo de software que no ha dejado de evolucionar desde que se asomaron sus beneficios y ventajas al mercado: su flexibilidad, adaptabilidad y facilidad de uso lo han convertido en un recurso extremadamente valioso en el desarrollo de las empresas de cualquier tamaño.

El sistema de planificación de recursos empresariales —o Enterprise Resource Planning— surge de la necesidad de disponer de sistemas apropiados para enfrentar los retos de la economía moderna, es decir, las oportunidades y cambios que ha traído la transformación digital.

Por ello, los sistemas ERP son uno de los últimos avances en las TI aplicadas a la producción empresarial con el fin de optimizar los flujos de información y los procesos de manufactura, desde las materias primas hasta los productos terminados. En efecto, desde los años 40 —evidentemente, de manera manual o analógica— se vienen aplicando este tipo de planificaciones para hacer más eficiente el trabajo.

Considerando el nivel de familiaridad que debe tener con este tipo de producto y lo que mencionamos anteriormente, nuestra misión mediante este artículo será explicarle en profundidad aquellas soluciones y aplicaciones que pueden integrarse de manera simple al sistema ERP con el objetivo de generar una eficiencia mayor a la que ya provee el software por sí solo.

¡Comencemos!

ERP como integrador de la información

Tener y hacer uso de un ERP —como un planificador de recursos en una empresa— es esencialmente diferente a usarlo integrado con otro tipo de productos. De hecho, cuando se utiliza de esta manera, el sistema se convierte en un repositorio central de la información corporativa interna que se genera tras los cinco procesos fundamentales de un negocio, los cuales son:

  • Finanzas.
  • Logística.
  • Recursos humanos.
  • Ventas.
  • Marketing.

Gracias a ello, una organización será capaz de crear una nueva fuente y usos de la información con el fin de reemplazar o desplazar sistemas antiguos que almacenan los datos de manera separada y en formas diferentes. En este sentido, el ERP destaca como un sistema de control absoluto y centralizado de la información con un soporte mejorado y optimizado para la toma de decisiones inteligente.

A continuación, y de manera referencial, algunas de las ventajas de integrar un sistema ERP con las diferentes etapas de producción dentro de una empresa, independientemente del software en específico que se utilice:

Finanzas

Mediante un sistema ERP integrado con un software de finanzas encargado de monitorear y gestionar las mismas en una organización, los datos pueden ser modificados en tiempo real durante periodos de tiempo determinados y servir como un tipo de resultados operacionales y, a la vez, fundirse con la información financiera de esos resultados para arrojar patrones y detectar irregularidades.

Asimismo, cuando se genere una transacción física del tipo financiero en la empresa, el sistema ERP mostrará el efecto económico de la misma, lo que permite —a grandes rasgos— que los gerentes visualicen las actividades y entiendan de forma clara y precisa los efectos de sus decisiones.

Producción

Hablando de las finanzas y el valor agregado que el sistema ERP permite sumar a este tipo de operaciones, una empresa puede mostrar fácilmente cómo los efectos de las operaciones de producción afectan de manera directa en la economía de la organización.

Con la integración, el software podrá proporcionar estructurada y organizadamente los productos, los clientes y proveedores junto a la información de venta y compra con el fin de prever la disponibilidad y visualizar la demanda y oferta de productos para venta, distribución y la gestión de materias primas.

Logística

La distribución de la producción es pilar fundamental de los negocios: con un sistema ERP, los informes financieros, ventas y los KPIs relevantes serán identificables y, por supuesto, calculables.

La gestión de estándares y señales que definen la distribución soñada o esperada para lograr eficiencia está disponible gracias a la base integrada del ERP.

Ventas y marketing

Por último, los esfuerzos de ventas y promoción de una empresa pueden ser optimizados de muchas maneras gracias al sistema ERP: por ejemplo, la generación de análisis de rentabilidad —apoyado en los datos de costos, ingresos y volúmenes, entre otros— puede ser procesada con protocolos sofisticados y arrojar datos exactos de pedidos, demanda y muchos más.

Dicho esto, es momento de listar los diferentes productos y recursos que están disponibles para ser integrados junto con el sistema ERP y, así, brindarle un valor diferenciado a las operaciones de cualquier tipo de empresa sin importar su tamaño o industria.

5 productos que puede integrar con el sistema ERP

Sin duda alguna, con la idea de aumentar el ROI de un negocio, la integración de sistemas, productos y soluciones tecnológicas es una práctica más que recomendada.

Con esto en mente, existe una cantidad sustanciosa de softwares con altísimo valor una vez que quedan unidos al sistema ERP.

¡Veamos!

1. CRM

El Customer Relationship Management y un sistema esencialmente contable como el ERP son una combinación ideal para acelerar los procesos de ventas y generar una rentabilidad mayor dentro de una empresa.

De hecho, los beneficios que resultan luego de la integración de estas dos soluciones pueden derivar en cierto tipo de ventajas competitivas, como:

Servicio al cliente diferenciado

Se ha demostrado, sobre todo en los últimos años, que el servicio al cliente es una de las prioridades de las empresas al tener en cuenta las exigencias del mercado en esta época, en la cual un servicio al cliente óptimo y una atención diferenciada pueden ser incluso más importantes que ofrecer el mejor precio dentro de un mercado.

La satisfacción del cliente ha surgido como la prioridad número uno de las empresas y con la integración del sistema ERP y el CRM, tareas como la atención de dudas, problemas o fallas en el servicio de un cliente ya no tienen que ser actividades manuales o que deba realizar un agente y pasarlas por los diferentes departamentos para resolver los inconvenientes.

Además, tener que buscar la información del cliente en una base de datos ajena al departamento de servicio al cliente puede derivar en un desperdicio del tiempo del consumidor e incluso en una inconformidad mayor que ocasione malas críticas que afecten la reputación de la empresa.

Por ello, con una solución integrada en este departamento, el equipo de atención al cliente tendrá una perspectiva amplia y precisa de la información e historial de cada comprador, ya que esto permite acceder a datos relevantes del usuario cuando se requiera y cuando sea relevante. De esta manera, los colaboradores de una empresa podrán resolver los problemas e inquietudes de los clientes en el momento y, además, almacenar los datos de la interacción para futuras referencias.

Campañas segmentadas

Para la tarea de crear campañas de promoción y de fidelización de clientes es necesario tener acceso a información sobre hábitos de compra, historial de órdenes, intereses y gustos, entre otros: cuando se tiene esta información, pero está repartida en varias plataformas, puede pasar mucho tiempo para lograr contrastarla o, incluso, puede que nunca pase. 

Gracias a la integración del sistema ERP y el CRM se tendrá una visión completa del cliente y se podrán generar campañas de marketing con mucha segmentación para ajustar la difusión hacia los clientes interesados en estas.

Equipos más productivos

Por último, la integración de estos dos recursos no será ingresar la información generada de la interacción con los clientes una y otra vez o de manera duplicada: de hecho, una vez que es ingresada, aparecerá en el sistema contable y cualquier cambio será ejecutado en tiempo real.

Este aspecto ayudará sustancialmente a los equipos de atención al cliente y al de gestión operativa, lo que favorece el intercambio de información y la armonía en las operaciones.

2. MRP

El sistema MRP —o MRP II como se le conoce en la actualidad— ayuda a las empresas pequeñas y medianas a calcular los materiales que se necesitan para un periodo de tiempo determinado y, así, no incurrir en excesos o falta de materia prima.

Asimismo, se puede realizar una planificación de producción, hacer comparaciones entre los productos fabricados y los planificados para analizar el rendimiento y alcanzar niveles óptimos de eficiencia.

Sin embargo, los sistemas MRP suelen ser muy específicos y no logran satisfacer las necesidades globales de una empresa: dicho de otra forma, es un producto que no puede abarcar la atención al cliente, campañas de marketing ni generar interacciones personalizadas con el mismo. En efecto, su alcance está más dirigido al control y la planificación de la producción, por ejemplo, de cantidades de materiales e incorporación de los mismos, entre otros.

Ahora bien, una solución integrada ERP y MRP puede extender esa capacidad y cubrir las etapas mencionadas para alcanzar la eficiencia que se necesita: por ejemplo, al sumar una gama de herramientas y procesos relacionados con la fabricación y a las finanzas, los recursos humanos y más. 

En general, esta integración es valiosa en tres módulos principales que son relevantes para activar y apoyar las operaciones de una empresa:

Sincronización de datos

Establecer un marco de comunicación entre las dos soluciones facilita el intercambio en tiempo real de información de trabajo, de manera que los usuarios pueden analizar los datos suministrados e incluso modificarlos y actualizarlos sobre la marcha, lo cual facilita las operaciones de manufactura y contabilidad al mismo tiempo.

Procesamiento de pedidos

Con el intercambio y transferencia de datos e información relacionada con los pedidos de trabajo, la integración mostrará esta de manera general y ordenada para visualizarla y gestionarla dentro de la aplicación.

Esta interfaz de procesamiento de pedidos de trabajo es capaz de clasificar, juntar, combinar y acompañar todos los pedidos de trabajo, incluidos aquellos que han sido modificados sobre la marcha.

Inventario

Asimismo, incorpora una base de datos general para guardar, ordenar y utilizar la información de la producción que ha sido ingresada dentro de la integración ERP y MRP, es decir, luego de terminar el trabajo, los datos relevantes se almacenan para servir de referencia futura y realizar la emisión de reportes.

La flexibilidad que entrega la integración permite que los usuarios puedan escoger las funcionalidades que más aporten a sus operaciones, teniendo en cuenta el tipo de empresa, presupuesto y segmento comercial.

3. SCM

El Supply Chain Management es una solución que permite gestionar todas las operaciones de cadena de suministro con el fin de optimizar los recursos, tiempos y capital dentro de las actividades relacionadas con el abastecimiento, uso y venta de materias y productos.

La integración del sistema ERP junto al SCM ayuda a las empresas a alcanzar niveles de eficiencia que pueden ser considerados como utópicos en muchas industrias en el área de manufactura, por ejemplo, la transparencia total y la entrega a tiempo con absoluta precisión.

Los manufactureros y distribuidores necesitan evaluar los requerimientos únicos de sus negocios para determinar si, en definitiva, este tipo de integración es lo que necesitan. Eso sí, es muy común encontrar que el software SCM es totalmente funcional cuando está integrado con un sistema ERP para visualizar completamente si los canales internos y externos han alcanzado sus expectativas.

Beneficios de la integración

El sistema ERP provee una perspectiva amplia del flujo de trabajo y los procesos en ejecución, los cuales simplifican el diseño y la implementación de un sistema SCM más eficiente y efectivo.

El ERP permite que la empresa automatice y agregue funciones cruzadas como el control de inventarios, procesamiento, distribución, finanzas y planificación de proyectos. 

Por otro lado, el SCM ayuda a visualizar internamente a los proveedores dentro de la cadena de suministro, facilita las interacciones entre distribuidores y clientes y abarata los costos de la misma. 

La integración correcta del sistema ERP y SCM provee soluciones y herramientas para operar con óptima eficiencia, ya que la compañía podrá identificar procesos que reducen la capacidad de producción y le alejan de la competitividad. Asimismo, estimulará los procesos para que la empresa pueda entregar productos y servicios de forma más rápida y efectivamente con altos niveles de calidad.

4. Gestión de gastos de viaje

La gestión de gastos de viaje a nivel corporativo es una actividad que por mucho tiempo no contaba con soluciones digitales para agregar automatización que sumara rapidez, centralización y eficiencia a esta tarea.

En casi todas las empresas, los viajes son un proceso que es difícil de administrar manualmente por la complejidad de ingresar facturas y comprobantes, entre otras cosas.

También, si un departamento de finanzas tiene que gestionar e introducir todos los datos y documentos al sistema ERP de manera analógica, el resultado puede derivar en retrasos, falta de estandarización, violaciones de la política de viaje o falta de claridad, por ejemplo.

Cuando se decide integrar un sistema de gastos de viaje en la empresa y, aún más, con un sistema ERP, toda la información relevante de gastos y facturas estará dentro de una misma herramienta y podrá ser visualizada en tiempo real desde cualquier dispositivo, además de tener la posibilidad de aprobar consumos rápidamente para facilitar la labor de los colaboradores viajeros.

Por otra parte, los departamentos de compras y finanzas trabajarán en conjunto bajo una misma herramienta para acelerar las aprobaciones y procesos burocráticos que estimulen la cooperación interna y fomenten el bienestar de los empleados.

Adicionalmente, esta integración permite:

Hacer y recopilar reportes de gastos

Su organización podrá crear reportes de manera simplificada, ya sean en efectivo o tarjetas, y clasificará y mapeará los gastos basados en imágenes y fotos automáticamente, lo cual permite optimizar la administración de gastos, hacer cumplir las políticas internas de la compañía y hacer reembolsos de manera expedita.

Lograr visibilidad general

Con la integración se puede acceder a una imagen amplia de la realidad financiera cuando se requiera, de forma inmediata y precisa, lo que deja obtener mejores informes y provocar una toma de decisiones mucho más informada y certera en cuanto a la realidad operativa y económica se refiere.

Realizar auditorías

Las herramientas flexibles —como el sistema ERP y el de control de gastos de viaje— permiten que la organización pueda realizar auditorías y vigilar el cumplimiento de las normas y regulaciones de la compañía.

Todo lo evidenciado, hace que la elección de la integración de estas dos herramientas sea una decisión más que lógica por parte de las empresas, no solo por aportar un control absoluto de los gastos de viaje, sino también por proveer eficiencia y bienestar al personal viajero.

5. Gestión de viajes

Un programa de viajes corporativos —esté gestionado o no— conlleva con un abanico sustancioso de proveedores, productos y políticas que es necesario automatizar, en especial en estos tiempos donde se complica la administración manual.

En este caso, un sistema ERP funciona mucho más que una herramienta de facturación y sirve como un aliado indispensable para el desempeño y productividad en cualquier tarea de gestión de viajes.

Cuando esta herramienta se integra junto a una solución de gestión de viajes, puede adaptarse gracias a su configuración por módulos, es decir, solo adaptar aquello que se necesita: por ejemplo, se puede incorporar una base de datos única para procesar la información de todas las áreas y actividades relacionadas con la administración de viajes.

Dentro de sus ventajas están:

Automatización de procesos

Un factor que se ha resaltado en otros productos anteriormente en este artículo, sin embargo, la automatización es un elemento clave de esta integración debido a la frecuencia y a los procesos que están involucrados dentro de las tareas diarias que demandan tiempo y recursos.

Y en la actualidad sirve como recurso de valor en las organizaciones al simplificar los flujos de trabajo, eliminando tareas repetitivas y permitiendo que el talento de los operadores sea invertido en actividades donde sí se aproveche su aporte.

Maximización del desempeño

Aprovechando la automatización de este tipo de integración, el trabajo administrativo, rutinario y de procesos puede estar concentrado en las tareas que, en definitiva, creen valor.

Esto es esencial en mercados saturados o muy competitivos, donde optimizar el proceso de viaje de los empleados es un elemento diferenciador de negocios y de crecimiento.

Movilidad garantizada

Las barreras físicas quedaron atrás gracias a la transformación digital: en efecto, la integración del sistema ERP y el de gastos de viaje eleva la productividad y eficiencia al permitir la libertad de movilidad debido a que puede usarse desde cualquier plataforma web, es decir, los colaboradores pueden acceder a la base datos central para consultar, agregar pedidos y subir gastos de manera rápida.

Indicadores en tiempo real

Por otro lado, un sistema ERP es famoso por recoger, ordenar y proveer KPIs o indicadores que permiten determinar lo que está pasando actualmente en una organización. De esta forma, un equipo de gestión de viajes podrá tomar decisiones racionales y precisas relativas a los viajes —de forma proactiva— e incluso anticipándose a las situaciones que se puedan presentar.

Por ello, es más que lógico considerar esta integración en las operaciones rutinarias en la empresa, sobre todo si los viajes y su gestión son una tarea recurrente dentro de estas y muchas de sus oportunidades de negocios derivan de esta actividad.

Sin duda, estas integraciones pueden aportar valor a cualquier empresa que decida adoptar la transformación digital ordenada y planificada dentro de sus diferentes departamentos.

Las cinco opciones presentadas representan alternativas útiles y fáciles de incorporar una vez que el recurso se hace necesario dentro de la operatividad con el objetivo de generar mayor eficiencia y optimizar las tareas.

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