7 tips para agilizar la administración de gastos corporativos

2 de abril de 2021

La administración de gastos corporativos es una de las tareas que más tiempo y esfuerzos demanda a los equipos de supervisión financiera y a las empresas en general.

Los procesos manuales, la burocracia y las dificultades para acceder a la información de interés son algunos de los factores que causan que esta labor de gestión se torne lenta, compleja e imprecisa.

¿Cómo optimizar y agilizar el manejo y control de los gastos corporativos? A continuación, le dejamos siete tips que resultarán de gran ayuda.

1. Personalice y digitalice el control de gastos

Es importante que cuente con modelos de registro de gastos, plataformas de gestión y seguimiento y diferentes recursos propios que le permitan llevar una administración de gastos ajustada a las características y necesidades de la operación de la empresa.

Las herramientas que entregue y las inversiones y acciones que haga para personalizar la gestión de los gastos deben estar orientadas a la digitalización, un elemento esencial para agilizar las diferentes etapas de registro, aprobación, seguimiento y reembolso de las transacciones.

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2. Optimice las políticas internas de gastos

Los mecanismos de control serán mucho más rápidos y efectivos si la empresa cuenta con políticas internas de gastos que determinen esquemas y estructuras sobre las formas en que serán llevados a cabo y gestionados.

Además, lógicamente, esto es fundamental para favorecer la seguridad, dificultar intentos de fraude y mantener una administración mucho más estable y transparente en líneas generales.

3. Reduzca la introducción manual de datos

El factor manual es una de las grandes amenazas para la estabilidad y eficiencia del control de gastos corporativos.

Si los empleados introducen los datos de sus consumos y cargos de forma manual, las imprecisiones estarán a la orden del día y la empresa será mucho más vulnerable a los fraudes.

Por suerte, existen soluciones que permiten ingresar los recibos y comprobantes en los sistemas con tan solo tomar una foto, lo cual incrementa el cumplimiento y la fiabilidad de la información.

Bajo esta metodología, los administradores simplemente deben revisar las capturas, editarlas de ser necesario y asignar los gastos al informe correspondiente.

4. Ofrezca una plataforma única para llenar los cargos

La centralización de la información es fundamental para agilizar diferentes procesos empresariales, entre estos la administración de gastos corporativos.

Es importante que disponga de una plataforma única y común para el registro de cargos de tarjetas de crédito, consumos ante proveedores y fotos de recibos.

De esa manera, los administradores podrán mapear, clasificar y analizar los gastos con mayor rapidez y aprovecharán aquellos que cumplen con las políticas internas y que son aptos para reembolsos.

Al mismo tiempo, esto facilita la detección de inconsistencias y potenciales riesgos de fraude y pérdidas.

5. Apunte al almacenamiento en la nube

Si plataformas como las mencionadas anteriormente almacenan la información en la nube, el proceso será mucho más sencillo y ágil.

Así, los gerentes y supervisores tienen la posibilidad de revisar y aprobar los gastos desde cualquier dispositivo, incluso cuando están fuera de la oficina o sede física de la empresa.    

Esto reduce más de la mitad del tiempo que lleva pagar reembolsos a los empleados cuando no se cuenta con plataformas que centralicen todo el proceso de registro y revisión de comprobantes.

6. Automatice la auditoría de gastos

También, puede ir un paso más allá y valerse de la inteligencia artificial (IA) para automatizar el proceso de análisis de los reportes de gastos de su empresa.

De esta manera, acelerará la auditoría y resolverá problemas antes de que se lleven a cabo los reembolsos.

Además de detectar actividad sospechosa, este tipo de soluciones le brindarán la posibilidad de analizar patrones y tendencias que denotan uso indebido constante de los esquemas de gastos, las cuales pueden ocasionar problemas financieros agudos en el mediano y largo plazo.

Al liberar de carga laboral a los auditores, estos pueden centrarse en temas de alto riesgo y hacer análisis de mayor profundidad que impulsen cambios positivos en las políticas y optimicen las próximas planificaciones.

7. Implemente una solución de viajes y gastos (T&E)

Los viajes y viáticos están entre los tres gastos más difíciles de controlar para las empresas y, por este motivo, demandan atención especial.

Al implementar este tipo de soluciones, dejará a un lado el papel y las hojas de cálculo para migrar a un entorno integrado y móvil de auditoría, seguimiento y monitoreo.

Entre otras cosas, una buena herramienta de T&E permite capturar los datos mientras los empleados están de viaje y desglosa la información de las facturas y recibos de las compañías de viaje para después correlacionarla con los cargos realizados a tarjetas de crédito corporativas.

Estas soluciones también brindan apoyo en aspectos logísticos, más allá del seguimiento de consumos y cargos, como la reserva o cambio de vuelos, por ejemplo.

¡Eso es todo! Como ve, en líneas generales, dar un paso hacia la modernidad, la digitalización y la automatización contribuye de forma directa con la agilización de la administración de gastos corporativos y brinda muchos otros beneficios asociados, como mayor capacidad preventiva y rigurosidad.

El uso de tecnologías como las abordadas aquí igualmente es clave para poder discernir entre los esquemas de fraude y el uso indebido accidental.

Por otro lado, la experiencia del empleado mejora de manera sustancial gracias a esta optimización del tiempo, pues recibe los reembolsos en menor tiempo y dispone de plataformas intuitivas y sencillas para registrar sus gastos y consumo.

Adicionalmente, una empresa con un riguroso control de gastos —basado en la digitalización— es mejor valorada por potenciales socios, inversores y aliados estratégicos, ya que es sinónimo de mayores niveles de organización y menor riesgo de pérdidas y problemas financieros a futuro.

¿Le parecieron interesantes todos los puntos que abordamos en este artículo? Si necesita más información sobre las soluciones que le permitirán agilizar y optimizar la administración de gastos corporativos, ¡déjenos un comentario abajo!