Administración de viajes: garantice la seguridad y satisfacción de sus empleados con un sistema de gestión

16 de Junio de 2021

La administración de viajes corporativos es algo que sucede todos los días: algunos colaboradores deben viajar —ya sea dentro o fuera del país— para reunirse con un cliente, participar en un nuevo proyecto en una filial o por cualquier otro motivo.

Ahora bien, para aquellas organizaciones medianas y grandes que disfrutan de un crecimiento positivo en su nómina y sus operaciones, la gestión de viajes es un reto por superar.

Si su empresa ya está lista para volar, vale la pena considerar el uso de un sistema de gestión de viajes corporativos.

A continuación, hablaremos sobre la importancia de la administración de viajes y su impacto en la satisfacción y la seguridad de sus empleados.

¿Qué es un sistema de gestión de viajes corporativos?

Un sistema de gestión de viajes corporativos es un software —provisto por una empresa externa a la que lo contrata— que sirve para administrar el presupuesto, realizar reservas y obtener análisis sobre los datos asociados a los viajes de una empresa, además de los resultados de la efectividad de su política de viajes.

Gracias a esta herramienta, usted puede contar con una amplia red de proveedores y experiencia con el fin de gestionar sus viajes y gastos según las estrategias de su negocio.

En el caso de que su empresa esté lista para reiniciar los viajes de negocios, un sistema de gestión de viajes corporativos es indispensable para administrar los recursos y cuidar a sus colaboradores de manera adecuada.

Ventajas de utilizar un sistema de gestión de viajes corporativos

Utilizar un sistema de viajes corporativos —proporcionado por una empresa externa especialista en este tipo de soluciones corporativas— trae consigo una serie de beneficios para garantizar la satisfacción y seguridad de los empleados, por ejemplo:

1. Sistematización de datos

Implementar un programa de viajes gestionado por un sistema permite que los viajes corporativos sean más eficientes, organizados, confiables y consistentes, lo que al final ahorra tiempo y dinero.

Además, no solo aumenta la eficiencia, también permite a las empresas tener una visión completa y transparente de los datos de la gestión, los gastos y los viajes sin importar donde estén reservados.

2. Red de proveedores confiables

La administración de viajes de la mano de una empresa de software de gestión de viajes corporativos permite aprovechar la amplia experiencia que este tipo de organización posee en cuanto a la selección y oferta de proveedores, lo cual permite acceder a mejores precios, optimizar el uso de los recursos corporativos y disfrutar de servicios de viaje con altos estándares de calidad.

3. Seguridad

Aparte de lo importante que significa ahorrar dinero, un sistema de gestión de viajes garantiza la seguridad de los empleados involucrados en el programa.

Las empresas de soluciones para la administración de viajes, como SAP Concur, poseen información valiosa sobre gestión de riesgos y herramientas de comunicación de emergencia, lo que permite supervisar el bienestar de los colaboradores de principio a fin.

4. Mejora en la política de viajes de negocios

El uso de un sistema de gestión de viajes corporativos suministra un constante flujo de información y datos sobre el desempeño de la política de viajes.

Esta información —que abarca desde los gastos individuales de los empleados hasta la huella de carbono que deja la empresa— puede ser utilizada para identificar y mejorar los puntos débiles de la política de viajes de negocios.

5. Buen retorno de inversión

Al principio, la inversión inicial para contratar una empresa de gestión de viajes puede ser algo costoso. Después de todo, si no se contrata este servicio, los gastos se limitarían a las reservas y al gasto individual de cada empleado durante el viaje y la estadía.

Sin embargo, como mencionamos anteriormente, contratar una herramienta que gestione los viajes de negocios y, por lo tanto, que consiga descuentos en tarifas y ayude a mejorar de forma estratégica las políticas de viajes, amortizará la inversión inicial a mediano-largo plazo.

6. Capacitación de los empleados

Hasta un tercio del presupuesto de los viajes corporativos de una empresa puede irse en el gasto excesivo que tienen algunos empleados, lo cual implica que no solo es importante contratar una herramienta para la administración de viajes, sino también capacitar a los empleados para que cumplan con las políticas de viajes de negocios.

Gracias a ello, sus colaboradores igualmente tendrán las bases para evaluar a proveedores —como hoteles, transporte y aerolíneas, entre otros— y determinar si un gasto o servicio está en sintonía con su política de viajes corporativos.

7. Agilización de los reembolsos

Un sistema de gestión de viajes agiliza el proceso de revisión de gastos, lo que reduce hasta en dos tercios el tiempo necesario que normalmente se emplea para la entrega de reembolsos.

La solución no solo proporciona un proceso más rápido y ágil, sino que contribuye a la estabilidad financiera y a que los colaboradores valoren de forma positiva la administración de la empresa, lo que en última instancia aumenta la satisfacción de los mismos.

8. Automatización de los procesos manuales

Las tareas manuales, repetitivas y tediosas son una de las grandes amenazas para la eficiencia y la seguridad del control de los gastos de una empresa.

Si los empleados tienen que introducir datos de sus consumos y cargos durante el viaje de forma manual, las probabilidades de cometer un error pueden aumentar y dar paso a equivocaciones y pérdida de tiempo, además de comprometer la estabilidad de la organización.

En este sentido, un sistema de gestión de viajes elimina el factor de error humano al automatizar los procesos de control de gastos, lo que aumenta la fiabilidad de la información.

Recomendaciones adicionales para optimizar la administración de viajes corporativos

Para muchas empresas, los viajes de negocios representan un gasto importante de su presupuesto. Para contrarrestarlo, sugerimos que siga los siguientes consejos para que los viajes de su negocio sean más rentables:

  • Defina los objetivos del viaje.
  • Asegúrese de tener las herramientas adecuadas para medir los gastos.
  • Cuente con una política de viajes clara.
  • Si no tiene un aliado que administre los viajes corporativos, desarrolle asociaciones y convenios con proveedores.
  • Contrate un gestor de viajes de negocios.

Resulta clave comprender que la aplicación de una clara política de viajes no debe sacrificar el bienestar ni la seguridad del empleado, pues mantener una satisfacción alta aumenta la productividad y asegura colaboradores felices.

¡Muy bien! Ya conoce la importancia de la administración de viajes para garantizar la satisfacción y la seguridad de los miembros de su organización.

Si quiere aprender más sobre la optimización de la gestión de viajes de negocios, le invitamos a que lea nuestro siguiente contenido:

Cómo la gestión de gastos puede reducir los costos de su empresa hasta en un 8%

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