4 cualidades de una buena herramienta de automatización de cuentas por pagar

28 de Mayo 2021

Actualmente, gracias al avance de la tecnología, muchos procesos administrativos y contables se automatizaron de la mano de software; por consiguiente, el uso del papel quedó de lado en la mayoría de las operaciones, por ejemplo, la facturación.

Las herramientas de automatización de cuentas por pagar, son un gran aliado para llevar una planificación y un control más exhaustivo que evita morosidades, atrasos o pérdida de documentos. Su objetivo principal es reducir la intervención humana —propensa a cometer errores en los cálculos o registros de la información— y mejorar los tiempos de respuesta, resolución de problemas y las actividades.  

Si desea conocer todo sobre la automatización de cuentas por pagar, ¡lea este artículo hasta el final!  

¿Qué es la automatización de cuentas por pagar? 

Primero, es importante saber que las cuentas por pagar corresponden a aquellas obligaciones que adquiere una empresa frente a sus proveedores al momento de realizar una compra sujeta a crédito, es decir, cuando se adquiere materia prima, productos o servicios que no serán pagados de forma inmediata, sino que tendrán la posibilidad de extender el pago según las condiciones acordadas.  

Además de poner atención en los pagos, el control de cuentas por pagar implica una serie de elementos que intervienen en la realización de la compra, como órdenes de compra, guías de despacho, facturas, recibos y aprobaciones de pago, entre otros.

De tener procesos manuales, existe la posibilidad de pérdida de documentos, olvido de información o hasta retrasos en pagos que luego se transforman en morosidad, gastos y daño a la reputación en general de una organización.  

La automatización de cuentas por pagar consiste en tener un mayor control de todos los aspectos relacionados con las compras de manera que por medio de un software se pueda centralizar la información, volverla más accesible y aumentar la rapidez de las operaciones, lo cual a su vez reduce los errores en su gestión.  

¿Cuáles son las características de un software de cuentas por pagar? 

Al momento de buscar la mejor herramienta para la gestión y automatización de las cuentas por pagar, es importante que tengan ciertas características esenciales que faciliten cumplir con los objetivos de su empresa.

¿Desea saber qué es lo necesario para tomar una buena decisión y escoger la mejor solución? Preste atención a las siguientes cualidades:

1. Capacidad de integración

Es probable que su empresa cuente con otros sistemas o softwares contables o administrativos para diversas operaciones; esto conlleva elegir una nueva herramienta que tenga la capacidad de conectarse e integrarse con cada uno de ellos para asegurar el mejor uso de los recursos y la centralización de la información, la cual debe estar disponible para cada uno de los departamentos que conforman su organización.  

La idea de la integración es permitir que la información pueda intercambiarse entre sistemas para evitar la duplicidad de datos, la pérdida de información o hasta el desconocimiento de alguna operación realizada que pueda afectar las cuentas por pagar.  

2. Trazabilidad de las operaciones

El proceso de compra involucra una serie de acciones que deben tener una continuidad entre ellas: es fundamental que al elegir un sistema para la automatización de cuentas por pagar, este ayude efectivamente a llevar un control por medio del seguimiento de cada operación, desde las órdenes de compras, cotizaciones o facturas hasta la aprobación de los pagos a proveedores.  

Así, su negocio podrá conocer realmente lo que debe pagar, lo que adeuda, las fechas de vencimiento y si hubo cambios que afecten el pago, como notas de crédito, de débito, abonos previos e intereses, entre otros.  

Como resultado, tendrá un historial de cada una de las operaciones que se realizaron para cada compra y cada proveedor. 

3. Reportes en tiempo real  

Disponer de información a cualquier hora y lugar —sobre todo cuando se necesita— es esencial para tomar oportunamente las mejores decisiones para la empresa y evitar no actuar a tiempo por falta de información. 

Una buena herramienta de automatización de cuentas por pagar genera informes en cuestión de segundos, los cuales permiten visualizar aspectos claves para su organización, como el total de gastos en que se ha incurrido o la deuda total que tiene con los proveedores. De esta manera, su negocio sabrá, a ciencia cierta, si tiene la liquidez necesaria para cumplir con sus obligaciones a tiempo.

Además, al momento de hacer una auditoría de gastos, será mucho más fácil para todo el equipo obtener la información sin que esto presente una carga de trabajo adicional.

4. Portal para proveedores 

Una de las actividades que más tiempo demanda es la atención a proveedores, ante lo cual otra de las cualidades de un buen sistema de automatización de cuentas por pagar es la posibilidad de habilitar un portal donde cada proveedor tenga un acceso propio que le permita visualizar, revisar y consultar el estado de sus facturas: así, se reducen las constantes llamadas para saber cuándo se realizará un pago.  

Por otra parte, la herramienta permitirá fortalecer la comunicación con los proveedores al tener la posibilidad de actualizar constantemente cualquier cambio en el progreso de las facturas. 

Al disminuir la cantidad de consultas por pago de facturas, los trabajadores podrán optimizar los tiempos y ser más eficientes.  

La gestión de gastos digital no solo le ahorrará tiempo a su empresa, sino que también le ayudará a optimizar los recursos y aprovecharlos al máximo al reducir significativamente los errores humanos y llevar un control más exhaustivo de los gastos, el flujo de efectivo y todas las operaciones de compra relacionadas.  

Como puede apreciar, la automatización de cuentas por pagar representa una gran ventaja para los negocios al agilizar los procesos y soluciones desde cualquier dispositivo. 

¿Todavía está pensando en si debe llevar a su organización al siguiente nivel de la transformación digital? De ser así, le invitamos a leer el siguiente contenido:

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