Concur Invoice: características, ventajas y alcances

20 de Octubre de 2021

En estos tiempos en los que la situación económica del mundo amerita que las compañías sean más cuidadosas con los recursos que se invierten, Concur Invoice es una excelente solución para ayudar a las empresas a alcanzar ese objetivo.

Y es que, gracias a esta herramienta, su compañía podrá automatizar las cuentas por pagar y obtener una visibilidad completa de sus gastos.

¿Le interesa saber más sobre el tema? ¡Entonces siga con nosotros hasta el final!

¿Qué es Concur Invoice?

Concur Invoice es una herramienta que le permite automatizar las cuentas por pagar, así como obtener una visibilidad completa de los gastos de su organización.

Y es que, gracias a esta plataforma, los equipos de finanzas de las diferentes compañías pueden sincronizar los pagos a proveedores y al mismo tiempo predecir y administrar mejor el flujo de efectivo.

A continuación le presentaremos una serie de características con las que cuenta, y que la hacen una herramienta muy confiable y eficaz:

1. Capacidad de integración

El uso de Concur Invoice es sinónimo de una gran versatilidad tecnológica dentro de la organización, y eso es definitivamente positivo en estos nuevos tiempos.

La herramienta se integra de manera muy eficiente con cualquier sistema de planificación de recursos empresariales, entre ellos el Enterprise Resource Planning o ERP, y también con un sistema de contabilidad.

De este modo, el ejercicio de control de gastos y cómo se realizan es mucho más eficaz, lo cual a corto plazo tiene repercusiones positivas en la organización.

2. Posee un flujo de trabajo personalizable

Gracias al uso de Concur Invoice, su organización podrá poseer un flujo de trabajo totalmente personalizable.

La herramienta le brindará diversas opciones muy dinámicas, para flujos de trabajo, con lo cual es posible un mejor control tanto para facturas como para requisiciones de compra.

3. Facilidad de comparación en los procesos de pago

El ahorro de tiempo y el aseguramiento del pago de proveedores, estarán garantizados con la puesta en práctica de esta herramienta, por lo que siempre será conveniente la contratación de este servicio.

La herramienta ofrece la facilidad de comparar tanto las facturas de órdenes de compra, como los registros de bienes y servicios que han sido recibidos.

De ese modo, los proveedores podrán estar seguros de que la empresa cumplirá con el pago por su trabajo, a tiempo y sin ningún tipo de inconvenientes.

4. Portal de proveedores

El uso de esta herramienta representa una ventaja incluso para los proveedores que ofrecen sus servicios a la organización.

¿Cómo? La herramienta brinda la posibilidad de que contar con un sitio seguro para que los prestadores de productos y servicios de su compañía puedan hacer un seguimiento minucioso al progreso del proceso de facturación y de pagos.

En consecuencia, la cantidad de preguntas, de dudas o de incertidumbre es mucho menor en los departamentos de Cuentas por Pagar y de Adquisiciones.

5. Obtendrá reportes predefinidos

Una de las mayores características con la que cuenta Concur Invoice es el hecho de que la organización obtendrá reportes predefinidos y poderosas herramientas de inteligencia de negocios.

Todo esto le permitirá a su empresa tener una visibilidad real de los gastos antes de que se produzcan.

De este modo, la compañía contará como ventaja el poder prever la conveniencia o no de un determinado gasto. Y, si decide ejecutarlo, será sobre la base de elementos más firmes que sustenten el éxito en un futuro.

¿Por qué es necesario crear una política de facturación?

Para comenzar es preciso destacar que la creación de una política de facturación a nivel empresarial es tan importante como la de una auditoría de gastos.

Para comprender su relevancia, comience haciéndose las siguientes preguntas: ¿todos los miembros de la organización conocen la forma de gestionar, capturar y guardar las facturas que se pagan? ¿Qué es lo que se hace con las facturas que han sido duplicadas? ¿Cómo se asegura que los pagos son realizados puntualmente a los proveedores?

Si las respuestas resultan en procesos muy complicados y falibles, es necesario implementar soluciones de mejora. Al contar con una política de facturación bien documentada, es mucho más seguro que el equipo de contabilidad de la organización entienda de forma clara sus procesos y flujos de trabajo, y que de esta manera pueda optimizarlos.

Ahora bien, hay algunos elementos que son claves y de cuyo cumplimiento depende que el trabajo se haga de manera eficiente. ¡Tome nota!

Claves para mejorar su proceso de facturación

1. Debe dedicar tiempo

Haga un esfuerzo para realizar correctamente el proceso de facturación desde el principio hasta el final.

Es bueno aclarar, que ello no consiste únicamente en recibir o enviar una factura, sino además llevar un control exhaustivo, a fin de que todos los trabajos que hayan sido finalizados, sean facturados rápidamente.

Todo este proceso lleva su tiempo. Sin embargo, el flujo de la caja y la organización lo notarán rápida y positivamente.

2. Lleve un registro del trabajo realizado

No es posible facturar correctamente si no se sabe cuáles son los proyectos que han sido entregados. Lo peor es que este tipo de errores son muy frecuentes en temporadas de mucha carga de trabajo.

Entonces, lo recomendable es contar con un documento bien actualizado de todos los trabajos que se están realizando, y en el cual, además, se indique el estado actual de los mismos, cuánto tiempo se ha invertido en ellos, y qué materiales se han utilizado.

De este modo, la organización tendrá la posibilidad de honrar el pago de una manera más rápida, y tendrá la certeza de que no quedará nada a mitad de camino.

También existen plataformas digitales que ofrecen herramientas para la implementación de mejores políticas de facturación, con las cuales usted podrá introducir todas las horas dedicadas a cada plan de desarrollo o inversión, así como los materiales empleados.

3. Defina la periodicidad de la facturación

La empresa debe prestar atención en si es preciso hacer el pago pasados varios meses después de la entrega del servicio. Así, entonces hay que valorar si las circunstancias lo ameritan, y determinar las posibilidades económicas, a fin de saber si realmente vale la pena seguir intentando aplazarlo para darse más tiempo.

Igualmente, si se está haciendo un proyecto muy grande dentro de la organización, y el mismo requiere de mucho esfuerzo y tiempo por parte del proveedor, entonces es más posible pagarle a plazos.

De ese modo, si la situación se pone peor, será seguro que al menos haya pagado una parte del costo.

4. Deje claros los términos de pago

Siempre es recomendable establecer unos términos de pago y asegurar de que estos queden claros en las facturas que envíen los proveedores. Usted debe señalar cuántos días tiene desde que recibe la orden, para realizar el aporte de la cifra que se ha indicado.

Es necesario que se aclare si cada día de retraso tiene un recargo extra, por lo que hay que dejar claro con el proveedor cuánto costará esa demora.

5. Cree facturas profesionales

Aunque una factura debe contener solo los datos de la organización, los del cliente, así como importe del trabajo que ha sido realizado, es importante seguir un modelo que cree y transmita seriedad y optimismo.

Este, así como lo hace esta herramienta deben ser expeditos, rápidos y eficientes.

6. Mejore los procesos de pago

Optimizar toda la facturación permitirá que el control de los gastos sea un proceso exitoso y más sencillo.

Es decir, la combinación de todos los puntos que se han descrito con anterioridad, junto con el uso de un buen programa automatizado, le brindará la posibilidad de enviar antes las facturas, así como a animar a los clientes a pagar puntualmente.

Ahora bien, para lograr todo lo antes expuesto nace la solución SAP Concur Invoice. A continuación se lo contamos.

Beneficios de Concur Invoice

La automatización en el manejo de las cuentas por pagar, así como contar con una visibilidad completa de los gastos, son dos aspectos de gran utilidad para que la compañía pueda tener mejor control de sus desembolsos. Además, los equipos de finanzas podrán sincronizar los pagos a los diferentes proveedores.

Asimismo, los responsables de cuidar las inversiones de la organización también podrán predecir y administrar con mayor precisión el flujo de efectivo.

Pero hay muchas más ventajas de utilizar esta solución. A continuación le mencionamos otros de los beneficios de los que podrá disfrutar gracias a esta herramienta. ¡Tome nota!

1. Organización mejor conectada

Gracias a Concur Invoice, la organización estará conectada a todas las fuentes de gastos.

Esta conexión será posible mediante las órdenes de compra, facturas electrónicas y redes de todos los proveedores de la compañía.

2. Procesos transparentes

Por medio de la puesta en práctica de Concur Invoice, la compañía contará con reportes predefinidos, tableros de control de gastos y métricas clave.

Todos estos recursos digitales permiten contar con una vista exhaustiva de los gastos, con el objetivo de establecer una mejor administración del flujo de efectivo.

3. Fácil uso y accesibilidad

Con el uso de Concur Invoice, la organización tendrá a su disposición aplicaciones basadas en navegadores web y para dispositivos móviles, fáciles de utilizar, con las cuales se habilitarán procesos de control optimizados.

El ejercicio del control de gastos no solo tendrá que ver con la autorización del desembolso, sino además con el pago que se le debe hacer a los proveedores.

Alcance de la solución de Concur Invoice

A continuación le presentaremos algunas de las potencialidades con las que cuenta la solución de Concur Invoice:

  • Liderazgo: es una herramienta reconocida a nivel mundial. Ello le ofrece mayor seguridad en sus operaciones empresariales.
  • Brinda completa conectividad.
  • Garantiza disponibilidad total, donde quiera que se encuentre. De este modo, usted podrá tener la certeza de que los problemas serán resueltos independiente de su ubicación, en el momento en que se presenten.
  • Garantiza un soporte las 24 horas del día y los siete días a la semana, a fin de que usted tenga la seguridad de que el control de sus gastos no se dejará de hacer ni un solo momento.

¿Cómo funciona Concur Invoice?

SAP Concur ofrece una demostración guiada de cómo utilizar la solución Concur Invoice, para que así pueda disfrutar de la herramienta de manera más sencilla.

A continuación le vamos a demostrar paso a paso lo que debe hacer para recibir los servicios:

1. La captura

Gracias a las plataformas que ofrecen Concur Invoice, usted podrá hacer capturas de las facturas de proveedores de forma electrónica, así como a través de un email o correo postal.

Invoice Capture utiliza la tecnología de OCR y el aprendizaje automatizado que, normalmente, ofrecen las plataformas que administran la herramienta, para rellenar datos de forma automática.

A esta acción prosigue la validación humana, a fin de garantizar que la información del encabezado y el nivel del renglón de pedido de la fractura sea preciso, mucho antes de que se procese.

2. El proceso

Después de la captura, la factura se envía al empleado que realizó la compra. En esta situación, es preciso hacer cargos hacia varios departamentos.

Las plataformas digitales le indicarán entonces que debe marcar la casilla superior en la pantalla, a fin de seleccionar todos los renglones de pedido.

Posteriormente seleccione "Distribuir Artículos Seleccionados" en el menú de lista desplegable. Luego haga clic en "Añadir".

De este modo, elija la clase apropiada que desea distribuir y, después, aparecerá el código de distribución correspondiente. Luego, presione la tecla de "Guardar".

Al volver a la página de "Solicitud de Factura", verá que se guardaron sus códigos de distribución. Enseguida, presione "Enviar Solicitud".

El momento de la aprobación

Este es el momento en que se debe dar la aprobación del gerente.

Las plataformas digitales ofrecen una aplicación, a la que los directivos de finanzas tendrán acceso desde sus teléfonos celulares.

Allí se encuentra la opción Invoice Approval, donde se verá reflejado tanto un código como el monto establecido en el gasto, entre otros datos.

Si lo consideran, los gerentes podrán hacer clic en "Aprobar" para enviar la factura del proveedor al equipo de cuentas por pagar y hacer la revisión final.

Search Results

En la plataforma digital que ofrece el servicio se encuentra un panel llamado "Search Result", el cual se actualiza en tiempo real para proporcionar al equipo de cuentas por pagar visibilidad a todas las facturas del proveedor.

Así, haga clic en la factura del tope, la misma del proveedor que acaba de aprobar el gerente.

Luego, bajo detalles, presione "Ruta de Auditoría", a fin de ver la historia de cada cambio de estado. Finalmente, haga clic en "Cerrar".

Posteriormente, presione "Aprobar" para finalizar la factura.

3. El pago

Gracias a las facilidades que ofrecen las plataformas digitales, como la de Concur Invoice, los pagos de las facturas se pueden hacer de forma sencilla. En este punto, luego de haber aprobado las facturas, el gerente de pagos prepara el desembolso.

Como gerente, es posible que pueda escoger cómo pagar al proveedor, bien sea a través de la Cámara de Compensación Automática (ACH), comprobante de tarjeta de crédito, por medio de un cheque, o asociándose con uno de sus proveedores de pago, en el centro de aplicaciones de la firma administradora de la herramienta Concur Invoice.

Finalmente, debe comunicarse con su plataforma de confianza, así como también podrá obtener una guía de consejos y una plantilla para construir una política de facturas.

Concur Invoice y la gestión inteligente de gastos

Como puede ver, la solución de Concur Invoice es una herramienta que va de la mano con la tecnología y la digitalización de gastos, tanto en el presente como de cara al futuro.

Esta plataforma forma parte de un elemento que hoy más que nunca está presente en las empresas: la automatización de los procesos administrativos y de producción. Este consiste en integrar la tecnología de software, con el fin de agilizar los flujos de trabajo y actividades empresariales de manera efectiva y segura.

Las ventajas que brinda la gestión inteligente de gastos coinciden exactamente con las de este recurso. A continuación mencionamos sus principales beneficios:

  1. Reducción de costos: el control de gastos permite a las empresas reducir su inversión en recursos relativos a procesos analógicos de administración y gestión. Además, le permite reducir gastos en papel.
  2. Hay menos errores: es decir, la automatización de los procesos que le ofrece Concur Invoice permitirá reducir los errores de manera significativa. Los errores en las operaciones manuales son muy comunes en las empresas, con esta solución, se pueden reducir exponencialmente.
  3. Permite trazar mejor los procesos: aumenta la trazabilidad de su gestión de gastos, ya que puede revisar en cualquier momento en qué etapa se encuentra cada tarea.
  4. Soluciones inmediatas: la información y los resultados podrán visualizarse en tiempo real y estarán siempre actualizados.
  5. Mejora la comunicación: ya que se podrá sincronizar la gestión inteligente de gastos, de una manera más óptima, con diferentes sectores de la organización, que tengan que ver con el control de las finanzas. Esto aumenta el nivel de procesamiento de datos y la agilidad en las operaciones empresariales.
  6. Identificación de fallas: esto permite que se tomen medidas para resolver los conflictos identificados de manera más rápida y eficiente.

La importancia de la automatización

Para finalizar, hablemos de la importancia de las herramientas de automatización y qué elementos de tomar en cuenta para implementar una solución como Concur Invoice.

Una de las principales ventajas con las que cuentan las empresas que buscan la sistematización de los procesos es el control de gastos.

¿Pero qué se debe considerar para alcanzar una verdadera automatización en esta área? A continuación, algunos elementos a los que debe prestar atención:

  1. Elección del proveedor de la automatización: considere el contexto integral de su empresa, qué cambios importantes deberán hacerse y si las características de la solución se ajustan a las necesidades de su organización. Le recomendamos prestar atención a este aspecto, ya que si algo del sistema falla, es posible que se vea afectada la totalidad de sus operaciones. Acuda a soluciones confiables como Concur Invoice.
  2. Estime la versatilidad de la herramienta, de modo que se ajuste a las actividades de su empresa y los sistemas con los que ya trabaja.
  3. No todos los procesos deben ser automatizados, por ello es crucial identificar cuáles son las áreas de oportunidad de su compañía y cómo pueden beneficiarse con estas soluciones.

¡Llegamos al final!

En la actualidad, llevar una gestión y control de gastos eficiente es totalmente posible, gracias a los beneficios que ofrece Concur Invoice. Estos, además de incluir excepcionales funcionalidades, van de la mano con la nueva era de automatización de procesos que llegó para quedarse.

El chequeo minucioso de los pagos a los proveedores, contando con herramientas digitales, ofrece garantías de seguridad, inmediatez y efectividad en los resultados. El fin último es cuidar el capital de la compañía, el cual es sinónimo de solidez en momentos de crisis y recuperación.

¿Está interesado en las soluciones que cubre Concur Invoice? Si es así, lo invitamos a conocer más sobre esta herramienta, poniéndose en contacto con uno de nuestros representantes. ¡Conozca como podemos cubrir las necesidades de su empresa!

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