Cómo SAP Concur impulsa la toma de decisiones efectiva

18 de Mayo de 2022

Conocer los costos de una organización es una tarea fundamental para determinar el resultado en ganancias o pérdidas, siendo además una herramienta imprescindible dentro de la toma de decisiones empresariales.

El conocimiento de los sistemas automatizados de gestión de costos y gastos de una empresa cada día se hace más necesario, ya que estos recursos permiten mantener los datos controlados para lograr un proceso efectivo de toma de decisiones que aporte valor y mitigue el riesgo.

Por esta razón, a continuación presentamos las herramientas de SAP Concur para este fin y todos los beneficios que aportan.

Primero, ¿qué se entiende por costos y ganancias? 

Los costos se entienden como el valor de los recursos entregados a un tercero en calidad de contraprestación por haber adquirido un producto o servicio. Para entenderlo mejor, representa los pagos que realiza una empresa con la intención de colocar en el mercado y en las manos del cliente, el producto o servicio que se comercializa. 

Por su parte, los gastos se consideran decrementos en los beneficios económicos producidos a lo largo del período sobre el cual se informa, en tanto salidas o disminuciones del valor de los activos, que dan como resultado bajas en el patrimonio de la empresa. 

Reconocer los costos y los gastos permite dilucidar cuál es el margen de utilidad de la empresa y por lo tanto conocer los resultados reales de sus operaciones. 

Descubre SAP Concur y sus soluciones para la gestión empresarial 

SAP Concur es un software automatizado que se encarga de reinventar la gestión de viajes, gastos y facturas a través de herramientas que tienen por finalidad simplificar los procesos cotidianos de las empresas y generar mejores experiencias. 

Su intención es hacer de las tareas administrativas un proceso automatizado, empleando las tecnologías emergentes y contribuyendo a que las empresas funcionen de la manera más óptima posible.

Entre las grandes soluciones de SAP Concur se pueden destacar:

1. Procesos de gestión más eficaces

Las diversas soluciones de SAP Concur permiten que las empresas puedan alcanzar procesos de gestión más eficaces para controlar todas aquellas actividades de administración de gastos de manera automatizada

2. Nuevas maneras de hacer negocios

Es común que las empresas tengan problemas en definir los mecanismos adecuados para controlar sus finanzas, crear protocolos de trabajo y velar por las prácticas de cumplimiento y control. A este respecto la digitalización de las empresas aporta increíbles soluciones creando nuevas maneras de hacer negocios. 

Veamos a continuación los detalles de cada una de estas herramientas.

Concur Expense para los gastos empresariales

Concur Expense es un sistema de gestión de gastos empresariales, que proporciona interesantes avances para la administración integral de una empresa. 

A continuación se presentan algunas de sus funcionalidad más importantes: 

1. Contribuye a lograr una mejor política de reembolso

Dentro de las operaciones administrativas se hace fundamental contemplar una política de gastos que defina las normas de procedimiento y control.

Cuando esta tarea se realiza de forma manual, se encuentra propensa a errores y puede generar reembolsos duplicados, o fallas en el reembolso de facturas. 

Ante esta situación, SAP Concur Expense se presenta como una alternativa potente para gestionar y controlar todas las actividades administrativas como la gestión de informes y el cumplimiento de actividades tributarias. 

2. Incrementa la productividad de los colaboradores

SAP Concur Expense acelera el flujo de trabajo, logrando que los colaboradores de la empresa puedan enfocarse en procesos estratégicos, de análisis e incluso recreativos, minimizando considerablemente las actividades repetitivas y logrando mayor satisfacción en su ánimo y capacidad de cohesión.

De esta manera, es una excelente opción para facilitar un flujo de trabajo óptimo y sin interrupciones, con mayor tiempo libre para aportar conocimientos que agreguen valor a la empresa. 

3. Actualización constante de datos

La transformación digital nos permite utilizar recursos como el Big Data, la ingeniería de datos y el machine learning dentro de un mismo sistema de gestión como Concur Expense. Emplearlos es de suma importancia para hacer un seguimiento preciso del proceder de la empresa, evaluar y crear nuevas estrategias. 

Todas las actividades económicas de la organización quedan registradas dentro de la plataforma, distinguiendo patrones de información que pueden ser analizados en rigor para la toma de decisiones efectivas.

En estos tiempos, evaluar la eficacia de las acciones de la empresa es fundamental para corregir procesos defectuosos y redirigir el rumbo de la organización. 

4. Informes precisos automatizados

Para la toma de decisiones de la empresa, tener a la mano informes precisos se hace fundamental.

Concur Expense recopila todo el historial de transacciones a nivel financiero, ofreciendo un reporte detallado de todo el comportamiento de la organización en lo económico. 

En las finanzas tradicionales, esto representaba muchas horas de trabajo y representaba un margen de error muy alto; gracias a herramientas como Concur Expense podemos trabajar con datos fidedignos y calcular el retorno de la inversión.

5. Control total del proceso de gastos

Si bien ya hemos apuntado que la automatización reduce la carga laboral, podemos decir que prácticamente el área de la gestión de gastos trabajará por sí sola.

Los empleados ya no solo se concentrarán en ser recolectores de información, sino que podrán destinar su atención en la auditoría y análisis de la información. 

Todo lo que se refiere a registros, facturas, gestión de recibos electrónicos, conciliación de pagos y administración de gastos comerciales, permite al equipo liberarse de tareas técnicas y concentrarse en la toma de decisiones. 

SAP Concur Travel para la gestión de viajes corporativos

A pesar de las nuevas dinámicas de comunicación que ha impuesto el teletrabajo, los viajes corporativos siguen siendo determinantes dentro del plan de crecimiento de una empresa, pues existen actividades que requieren de un contacto cara a cara, bien sea con clientes, proveedores o socios.

Para optimizar toda la gestión de viajes de una empresa, se encuentra SAP Concur Travel. 

SAP Concur Travel, al igual que SAP Concur Expense, es un software de administración de viajes para su gestión integral, que facilita la labor del viajero de negocios. Está concebido para ejercer un control minucioso de gastos de viajes y para servir de soporte durante el mismo. 

Optimiza la gestión de viajes corporativos con SAP Concur Travel gracias a funciones como: 

1. Automatización de logística de viaje

Permite almacenar en tiempo real y en la nube todos los datos de los viajes. Dispone de un tablero donde se pueden apreciar los proveedores de viaje, las diversas compañías de gestión, el estatus de las tarjetas de crédito utilizadas y mucho más. 

Además, la funcionalidad permite hacer reserva de vuelos, vehículos de alquiler y hacer modificaciones de viajes de negocios durante el trayecto. 

2. Control total de gastos

Con SAP Concur Travel, los gastos de viajes se mantienen en orden, ya que las tarjetas corporativas, las fotografías de los recibos en papel y los recibos electrónicos se van guardando automáticamente dentro de los reportes de gastos. 

3. Precios negociables con proveedores

Al momento de organizar un viaje de negocios es importante balancear muy bien los costos, y gracias a esta herramienta es posible acceder a mejores precios y promociones que faciliten el traslado y la estadía. 

Contempla aspectos como la logística de traslado, reservaciones y la opción de conectar con aplicaciones afines como Uber, Airbnb o British Airways. 

4. Reporte de gastos actualizado

La plataforma cuenta con más de 25 modelos de reporte que favorecen la visión integral de gastos durante el viaje corporativo. 

A su vez, ofrece análisis y seguimiento de los indicadores clave de rendimiento o KPIs, los cuales son indispensables para comprender si se están logrando las metas de la organización y alinear la toma de decisiones.

5. Libera a los empleados de las tareas repetitivas

Al igual que SAP Concur Expense, esta herramienta asiste en todo el proceso del viaje corporativo, aportando datos de valor sobre el uso del presupuesto del viaje y permitiendo guardar toda la información suministrada en la nube. 

Los viajeros se sentirán libres de esta tarea que requiere atención y tiempo permitiéndoles optimizar sus recursos financieros. 

Análisis de datos de SAP Concur: cómo puede ayudarte en la toma de decisiones

Para nadie es un secreto que los datos se han convertido en una herramienta muy poderosa para todas las organizaciones. Cuando se aprovechan apropiadamente, tienen el enorme potencial de impulsar la toma de decisiones, impactar en la formulación de estrategias y mejorar el desempeño organizacional. 

El análisis de datos favorece todos los procesos de la empresa, entre los más relevantes podemos citar:

  • Los procesos de toma de decisiones son más rápidos y efectivos. 
  • Mejora la eficiencia y productividad de toda la empresa.
  • Existe un mayor y mejor desempeño financiero. 
  • Contribuye a crear e identificar nuevos ingresos por productos y servicios.
  • Permite una mejor adquisición y retención de clientes.
  • Mejora la experiencia del cliente.
  • Aumenta las ventajas competitivas de la empresa. 

Aprender a analizar los datos de forma efectiva le permite a los gerentes sacar conclusiones, conocimientos y prever situaciones para impulsar la toma de decisiones que sigan aportando valor a la empresa. 

¿En qué consiste el análisis de datos en los negocios?

El análisis de datos busca examinar todos los datos que han sido recopilados dentro de la herramienta que ofrece soporte a la empresa, bien sea SAP Concur Expense o Travel, con la intención de responder preguntas, identificar tendencias y extraer información. 

Con frecuencia se integra dentro del análisis algoritmos y aprendizaje automático que permitan recopilar, analizar y clasificar el gran cúmulo de datos que una empresa genera mes a mes. 

Hay que tener en consideración que en mundo actual cualquier profesional que se dedique a los negocios requiere de conocimientos básicos de análisis de datos, razón por la cual si emplea estrategias que no contemplen los datos podría estar perdiendo oportunidades de crecimiento o ignorando señales de alerta importantes. 

4 tipos claves dentro del análisis de datos

Estos son:

1. Análisis descriptivo

Es uno de los análisis más simples que sustenta a su vez los demás tipos de análisis. Permite determinar tendencias de datos sin procesar y manifiesta el estado actual de lo que está ocurriendo con las finanzas de la empresa. 

Este tipo de análisis responde a la pregunta ¿Qué pasó? Al respecto, la visualización de datos de SAP Concur permite comunicar análisis descriptivos haciendo empleo de cuadros, gráficos y mapas que se actualizan constantemente, mostrando sus altos y bajos de una forma clara y comprensible. 

2. Análisis de diagnóstico

El razonamiento que persigue el análisis de diagnóstico intenta responder ¿Por qué ocurrió esto? En su ejercicio incluye la comparación de tendencias, busca correlaciones entre variables y determina las relaciones causales. Por tanto, es bien eficaz para identificar la raíz de un problema organizacional. 

3. Análisis predictivo

¿Qué podría pasar en el futuro? Es la pregunta que rige el análisis predictivo y se emplea para hacer predicciones sobre tendencias o eventos futuros. 

Opera analizando los datos históricos en relación con otras tendencias dentro de la industria, y puede llegar a hacer predicciones detalladas de lo que le podría esperar al futuro de la organización permitiéndoles formular estrategias con la mira en escenarios probables procurando una reacción temprana. 

4. Analítica prescriptiva

Este tipo de análisis considera todos los factores posibles y emite conclusiones procesables procurando un plan de acción concreto.

¿Cómo ayudan los datos a la toma de decisiones?

Los cuatro tipos de análisis de datos si se emplean en conjunto contribuyen a crear un panorama completo de la historia que cuentan los datos y así poder hacer la toma de decisiones con información veraz.

Si su intención es saber ¿Cómo llegó su empresa a ese estado? Lo más prudente es emplear análisis de diagnóstico. Si intenta responder sobre la influencia de las tendencias actuales, procure entonces un análisis predictivo, ya que puede ayudarlo a considerar todos los aspectos que determinan el escenario actual y planificar estrategias para el futuro. 

Todo va a depender del problema que se intente resolver y los objetivos de negocio que la organización desee alcanzar, pero lo más recomendable es utilizarlos todos. 

Lo más indicado es que la empresa fortalezca sus habilidades de análisis y pueda interpretar el potencial de los datos que tanto SAP Concur Expense como SAP Concur Travel les provee para avanzar en el desempeño de la organización de su empresa. 

¡Ya sabe todo lo que SAP Concur puede ofrecerle a su organización! Para obtener más información, puedes hacer clic aquí y solicitar una cotización.