La diferencia entre gastos administrativos y de ventas

Los gastos administrativos y de ventas forman parte de los gastos generales que una empresa requiere para mantenerse operativa. Dichos gastos no incluyen el costo de los bienes y servicios vendidos, más son necesarios para su comercialización.

La diferenciación entre ambos tipos de gastos le proporciona a los líderes empresariales una noción sobre las medidas de control de costos.

Las empresas analizan los gastos de administración en comparación con los gastos de ventas para determinar si la empresa está utilizando adecuadamente los recursos de personal y marketing. 

Para que un negocio sea rentable y permanezca a flote es vital que la proporción entre los ingresos y los egresos sea equilibrada. Por ello, es de suma importancia tener completa visibilidad de los gastos que se puedan generar durante la operación, producción y ventas de la empresa.

En este artículo exploramos las peculiaridades de los gastos administrativos y de ventas, las diferencias entre ambos, así como también cómo podemos reducirlos de la mejor manera. 

¿Qué son los gastos administrativos?

Los gastos administrativos son todos aquellos vinculados con la gestión, organización y dirección de un negocio como consecuencia inmediata del funcionamiento organizacional. No están asociados con la fabricación del producto o emisión del servicio, sino que constituyen los gastos generales para operar las oficinas, el personal ejecutivo y de apoyo, así como cualquier costo de distribución. 

Por ejemplo, una empresa de paneles solares tiene gastos administrativos generales que se presentan en forma de alquiler de la oficina central, personal administrativo y empleados de la instalación.

Aunado a ello, también se consideran gastos administrativos: el pago de los servicios públicos, útiles de oficina, seguros de rigor y todo lo relacionado con la gestión. 

Entre ellos se inscriben los gastos de materiales de oficina, limpieza y mantenimiento, los pagos a terceros, las pólizas de seguro, los costos de admisión y capacitación, los gastos de servicios básicos, pagos y reembolsos de viajes corporativos. En síntesis, todos aquellos que permiten que la empresa siga operando. 

¿Qué son los gastos de venta?

Los gastos de venta se refieren a los egresos necesarios para poder dar a conocer, distribuir y finiquitar la venta de los productos y servicios de una empresa. 

Dentro de los gastos de venta encuentran lugar los gastos de marketing, logística y todo aquello que implique que el producto o servicio llegue a manos del consumidor. 

Para una empresa, es fundamental conocer con precisión sus gastos de venta, ya que al ser una consecuencia directa del proceso de venta mismo, los mismos pueden aumentar o disminuir de acuerdo a la cantidad de ventas que se hayan realizado. 

Todo gasto dentro de un negocio debe ser supervisado de forma puntual para lograr que la empresa no pierda su balance dentro de la operación. 

De acuerdo a un estudio realizado por la firma de investigación CB Insights, se demostró que el 38% de las nuevas empresas quiebran porque presentan problemas de liquidez y de retorno del capital como consecuencia de una pobre relación entre los ingresos y los egresos. Lo mismo demuestra lo crucial que es para una empresa manejar con astucia los gastos.

Podemos decir que los gastos de ventas comprenden el monto que se paga por vender, mientras que los gastos administrativos comprenden el monto que se paga por la gestión y correcto funcionamiento de la empresa. 

En su conjunto, los gastos administrativos y de ventas conforman los gastos operativos, aquellos que suman el total de lo que le cuesta al negocio mantenerse de pie. 

Tipos de gastos de venta

Los gastos de ventas pueden agruparse dentro de cuatro categorías: 

Gastos de ventas directos

Son todos aquellos gastos que están estrechamente ligados a la venta del producto, es decir, aquellos que ocurren en el momento que se realiza la transacción con el cliente. 

En esta categoría de gastos se inscriben el costo de empaquetado y envío, la comisión de los vendedores, el monto del traslado, entre otros. 

Gastos de ventas indirectos

Comprende aquellos gastos preliminares o posteriores a la transacción con el cliente y que se inscriben dentro de un plan de ventas que sostiene al producto hasta llegar al cliente final. 

Entre ellos se pueden mencionar los gastos en campañas de marketing de lanzamiento de un nuevo producto, los contactos telefónicos y online con los prospectos y clientes, los salarios del personal de promoción, entre otros. 

Gastos de ventas fijos

Son aquellos que, sin importar si la venta se concreta o no, son parte indispensable del proceso de ventas y no sufren alteración alguna en caso de que suban o bajen las ventas. 

Por ejemplo, los gastos de la renta de un equipo de cobro, los gastos de nómina, los gastos de CRM y demás softwares de la compañía. 

Gastos de venta variables

Los gastos variables, a diferencia de los gastos fijos, son inestables en la medida en que pueden resultar afectados en caso de que las ventas suban o bajen.

Sin embargo, es preciso acotar que aun cuando aumenten, ello no es señal de que las ventas han aumentado, pues dicho incremento también puede ser la suma de gastos acumulados, o un imprevisto durante el alza de los precios. 

Los gastos de ventas variables pueden ejemplificarse en circunstancias como el pago por comisión de ventas bajo el modelo de alcance de metas, seguros de envío, campañas de generación de leads y más. 

Diferencias entre los gastos administrativos y los gastos de venta

1. Los gastos administrativos persiguen una tipología fija, mientras que los gastos de venta suelen ser variables

Por lo general, los costos mes a mes en gastos de mantenimiento, limpieza, alquiler y servicios básicos perseguirán una medida estándar. Lo mismo en cuanto a los salarios de nómina.

Por su parte, los gastos de ventas mantienen una tipología semivariable en la que intervienen diversos factores de venta, que pueden aumentar o reducir los gastos de los mismos. Por ejemplo, el aumento de materias primas, la volatilidad del mercado, entre otros, que la organización no puede controlar, pues la mayoría de ellos tiene que ver con qué tanto se logre vender.

2. Los gastos administrativos inciden en las labores de capacitación del recurso humano, mientras que los gastos de ventas en la motivación del recurso humano

Los gastos administrativos suelen generar mayor cuota de responsabilidad, ya que se refleja en la capacitación del recurso humano, de acuerdo a índices de rentabilidad. 

Por su parte, los gastos de ventas están asociados a la producción y comercialización de los bienes y servicios, los cuales demuestran la eficacia de los gastos administrativos. Si dentro de los gastos administrativos se ha contemplado la capacitación del personal, ello se verá reflejado en la disminución de los gastos de venta porque la estrategia de venta será más efectiva gracias a la motivación al logro.

3. Los gastos administrativos permiten distinguir oportunidades financieras, mientras que los gastos de ventas se relacionan exclusivamente con el proceso de ventas

Los gastos administrativos permiten reconocer si el panorama es propicio para realizar inversiones, conectar con nuevos colaboradores o extender los focos de acción de la organización. 

A diferencia, los gastos de venta se involucran en los pasos que tienen que ver con la comercialización de los productos o servicios, operaciones de logística, transporte, contacto con los proveedores y con las sucursales de venta.

4. Los gastos administrativos se reducen frente a la tercerización, mientras que los gastos de venta pueden seguir aumentando ante la tercerización 

Cuando se delegan parte de las actividades secundarias a otros profesionales externos a la empresa, ello permite maximizar la eficiencia de algunas tareas y, al mismo tiempo, incrementar la relación entre costo y beneficio, sobre todo en las labores administrativas. 

Los gastos administrativos están vinculados a la gestión empresarial, mientras que los gastos de venta al entorno productivo y comercial y, por tanto, una mala inversión en campañas de publicidad, puede repercutir seriamente en el total de los gastos sin haber generado el ROI esperado. 

Los gastos administrativos exigen más cuidado, ya que se deben cumplir ciertas obligaciones en todo el ciclo de vida de la organización. 

9 maneras para optimizar los gastos administrativos y de ventas

1. Realizar auditorías

Para conocer el total de gastos operativos que genera la empresa, se aconseja efectuar una auditoría en la que se analice minuciosamente cada puesto de la compañía con relación en sus funciones y horario de trabajo. Lo aconsejable es que esta auditoría sea efectuada por una consultora en recursos humanos reconocida. 

Al poseer información veraz, es posible generar un plan para mejorar la gestión de los recursos humanos de la organización y aplicar las medidas correctivas para controlar y reducir los gastos asociados al personal operativo. 

2. Capacitar al personal

La formación, lejos de comprenderse como un gasto, debe considerarse una inversión a largo plazo, pues un personal capaz es más productivo, competente y, por tanto, contribuirá a ahorrar costes a la organización. 

La capacitación constante le permite al recurso humano adoptar nuevas técnicas administrativas, el uso de softwares y nuevas tecnologías que pueden aprender a cubrir otros puestos.

Finalmente, dicha inversión se traducirá en una mejora en cuanto a la calidad del producto o servicio y de la atención que se le brinda al cliente, que nace de la mejora de la experiencia del empleado.

3. Implementar pagos por objetivos

Una manera efectiva de reducir los gastos administrativos y de ventas consiste en motivar al personal hacia el logro de objetivos que sean medibles. De esta manera, el personal se esforzará por obtenerlos, sus ingresos serán mayores y la compañía no tendrá que pagar por aquellos que no sumen a la organización. 

4. Supervisar el horario de trabajo 

Controlar los gastos de horas extras es posible empleando herramientas adecuadas para gestionar el control horario de los colaboradores.

Gracias a las métricas, esta función se puede automatizar y planificar dentro de los recursos humanos, garantizando con ello otro ápice más en la reducción de los gastos administrativos y de ventas. 

5. Automatizar los procesos

La introducción de programas informáticos contribuye al ahorro de gastos operativos.

Hoy día, sabemos que abundan las soluciones informáticas que contribuyen casi en un 100% a reducir los tiempos de diseño, cálculo o administración, de manera que es posible prevenir errores y aumentar la calidad, que al mismo tiempo que posibilita la emisión de respuestas con los clientes y el control integral del negocio en sí. 

La automatización permite reducir costos en desplazamiento innecesarios y optimizar el tiempo, por ejemplo, adoptando metodologías de reuniones virtuales a través de videoconferencia. 

6. Minimizar los gastos financieros

Es preciso reconocer que las pequeñas y medianas empresas, por lo general, no tienen capacidad de negociación ante los bancos, de manera que la asesoría de un profesional puede resultar clave para su supervivencia. 

Una manera de reducir gastos operativos, es mediante el renting para empresas, un servicio de alquiler de vehículos que se ha convertido en una solución para empresas y autónomos que han decidido acceder a vehículos con cuotas fijas y asequibles, donde se pueden disfrutar de los beneficios de un coche, sin necesidad que sea propiedad de la compañía. 

7. Cuidar la gestión de pagos y cobros

Una de las fugas más comunes de capital se encuentra en una inapropiada gestión de pago y cobro con relación en los descuentos no aplicados tanto en contratos como en procesos de compra de rigor.

Por ejemplo, los ingresos no realizados por un error en la ejecución de las condiciones de compra, las irregularidades en los flujos financieros que devienen de la contabilización de facturas erróneas o notas de crédito mal habidas. 

A este respecto, es imprescindible conocer con detalle el flujo de la caja e implementar una adecuada política de cobros y pagos, chequeando con minuciosidad el total de las cuentas por cobrar y el total de las cuentas por pagar para una adecuada planeación financiera. Dicho enfoque, permitirá ahorrar costos bancarios innecesarios que arrastran consigo otros gastos de gestión. 

8. Emplear con inteligencia el poder de las redes sociales 

Hoy en día, las redes sociales son necesarias para dar a conocer la empresa, ya que contribuyen a fidelizar a los clientes y permiten desarrollar estrategias de comunicación y promoción, así como habilitar el servicio de atención al cliente por medio de Twitter, Facebook o Instagram para resolver incidencias sin pagar de más. 

Es importante añadir que las redes sociales son instrumentos potenciales para elaborar estudios de mercado, realizar encuestas de opinión e incluso para seleccionar personal sin costo alguno. 

9. Fomentar la cultura del ahorro al interno de la organización

Crear conciencia dentro de una cultura corporativa del ahorro, incrementará el compromiso de los trabajadores para con la organización.

Ello permitirá implementar medidas para un consumo energético responsable, apagando las luces y los equipos cuando no se estén usando, así como reducir también los gastos en impresión de documentos e impulsando la digitalización. Por ejemplo, adoptando el papel reciclado para lo estrictamente importante y empleando la firma electrónica para la mayor parte de los documentos. 

Dichas medidas harán posible una reducción de los servicios básicos y serán amigables con el medio ambiente. 

Conclusiones

Como se ha podido apreciar hasta el momento, los gastos administrativos están relacionados con la estructura organizacional de las empresas; mientras que los gastos de venta, con los aspectos logísticos. 

El éxito empresarial solo es posible cuando cada una de las áreas cumple con una buena gestión, procurando el sano equilibrio entre las partes, es decir, entre los gastos administrativos y de ventas.

Cuando las áreas departamentales que se encargan de dirigir los gastos administrativos lo hacen eficientemente, este proceso incide de forma inmediata en la calidad de los procesos de producción y comercialización que permiten que el producto o servicio esté al alcance del consumidor final. 

Si le interesa seguir optimizando tu gestión de gastos empresariales, le invitamos a leer sobre cómo optimizar la gestión de gastos operativos con soluciones digitales.