Auditoría de informes de gastos: ¿cómo optimizarla?

7 de Septiembre de 2021

Con el paso del tiempo, las auditorías se transformaron en un recurso esencial de las empresas para obtener informes de gastos y así, poder administrar y controlar los recursos de manera más eficaz. Pero, ¿conoce con seguridad el propósito de realizar una auditoría?

En este artículo le contaremos cuál es su objetivo y qué herramientas pueden ayudarlo a mejorar sus procesos empresariales en esta materia.

¡Comencemos!

¿Para qué sirven las auditorías de informes de gastos?

Una auditoría permite que —a través de la revisión de los gastos de una compañía— se conozca con certeza la correcta administración de los ingresos, en materia contable y fiscal.

Para ello, es necesario:

  • Verificar que cada gasto registrado o presentado sea real.
  • Que los gastos correspondan al mismo ejercicio contable.
  • Que su concepto y origen tenga una correcta clasificación para evitar cualquier tipo de fraude.
  • Si existiera un gasto extraordinario, destacarlo en el estado de resultados.

Para realizar estas tareas de manera eficiente es necesario que las empresas cuenten con una política de gastos interna y un presupuesto determinado.

¿Cuál es la mejor manera de auditar?

Es cierto que hay varias formas de hacer auditorías y los resultados esperados quizás sean los mismos. Sin embargo, en la actualidad, ya no se piensa en realizarlas de manera manual, generando cada vez más páginas y utilizando enormes cantidades de papel.

Las auditorías se han ido optimizando y afortunadamente hoy existe la posibilidad de auditar informes de gastos con herramientas tecnológicas de automatización que permiten ahorrar tiempo y dinero.

¿Cómo saber si se gasta correctamente?

El control de gastos es una metodología fundamental para administrar el dinero de una empresa. Por eso es importante mantener un estricto control mediante una auditoría de informes de gastos.

Varias pueden ser las causas de la omisión de gastos. Y aunque las cifras pueden parecer bajas a pequeña escala, por mínimas que sean, en los ajustes mensuales o anuales suman un importe considerable.

Para ser más precisos, la Asociación de Auditores Certificados de Fraudes considera que una empresa pierde anualmente el 5% de sus ingresos por maniobras fraudulentas. ¡Una cantidad considerable!

Muchas empresas no quieren recurrir al monitoreo constante de sus empleados, pero a la vez consideran necesario que su dinero sea usado dentro de sus políticas. Para ello la solución de auditoría de informes de gastos garantiza el cumplimiento y control sin tener que recurrir a una supervisión estricta.

Este tipo de auditorías son elaboradas por empresas que se dedican exclusivamente a esa tarea y –sin necesidad de sobrecargar a su personal con preguntas o acciones adicionales–resolverán las contrariedades a través de informes mensuales y detallados.

¿Cómo obtener un control de gastos eficiente?

Según investigaciones de campo relacionadas con las auditorías, se estipula que los gastos corporativos representan el segundo costo mayor para una empresa —cualquiera sea su tamaño—. Por eso, controlarlos de manera eficaz es una tarea de suma importancia.

Mediante los servicios de auditoría, podrá controlar la totalidad de los gastos, lo cual beneficiará a su compañía para una mejor administración de sus procesos. De esta manera, su empresa podrá:

  • Verificar cada ingreso rápidamente.
  • Asegurarse que cada recibo presentado corresponde al ingresado en el sistema.
  • Asegurarse que cada gasto fue correctamente cargado y clasificado de acuerdo a los efectos fiscales correspondientes.

¿Cómo optimizar la auditoría de informes de gastos con SAP Concur?

Los servicios de auditoría de SAP Concur se adaptan a las necesidades de cada empresa —sin importar su tamaño— brindándole soluciones inmediatas y eficaces de informes de gastos para que su empresa se mantenga en cumplimiento. Estos incluyen:

Servicio de Auditoría de Políticas

Además de verificar los recibos para los artículos de informe de gastos, este servicio también agrega una revisión de los detalles de recibos y gastos, así como cualquier documentación adicional requerida.

Sustanciación de servicios

Se verifican estos recibos y se los compara con los tipos de gastos como: la fecha, el tipo de gasto, el proveedor y la forma de pago. También, compara la entrada de gastos contra valor y analiza los gastos misceláneos, recibos y documentación de soporte.

También compararemos la entrada de gastos contra el valor y verificaremos los gastos misceláneos, así como otros recibos o documentación de soporte.

Validación de la clasificación de gastos

Cada gasto es clasificado detalladamente para asegurar el tratamiento de impuestos adecuado y para certificar que se respeten los procesos contables.

Gastos en efectivo

Los gastos en efectivo son verificados con su respecto recibo de manera detallada.

Artículos sujetos a impuestos

Se identifican los gastos que deberían ser asimilados como ingresos sujetos a impuestos para empleados.

Gastos de capital

Se determina si una compra debe ser considerada un activo para que luego reciba el tratamiento contable pertinente.

Personal exento y lista de auditoría enfocada

Con este servicio se puede identificar a los empleados que deberían ser auditados regularmente y a aquellos que tendrían que quedar exentos de auditorías.

Auditoría de informes de gastos simple

El control de gastos manual, es decir, corroborar mensualmente que cada gasto corresponde a su respectivo recibo o factura, es una tarea lenta, anticuada e ineficaz.

En el caso de la auditoría de informes de gastos simple, se revisan los gastos en función del nivel de auditoría que se requiere en contra de la política interna y en contra a lo estipulado en las regulaciones oportunas de la organización.

De esta manera recibirá la ayuda necesaria para asegurar que sus reclamos son efectivos y completamente compatibles con lo revisado.

Incluso, se puede solicitar el 100% de auditorías y podrá ahorrarse tiempo y problemas.

¡Hemos llegado al final!

¿Le interesó esta manera de optimizar sus auditorías de informes de gastos? Entonces le invito a conocer más sobre el tema, descargando el siguiente material:

Todo sobre la auditoría de informes de gastos con SAP Concur