Estrategia unificada de control de gastos y viajes: ¿cómo establecerla?

06 de Junio de 2021

Dentro de las empresas, los costos de negocios más importantes los ocupan los viajes. Por ello, unificar estrategias para controlar los gastos y viajes dentro de una organización es una tarea crucial para mejorar la productividad empresarial.

En el siguiente artículo le mostraremos cuál es la importancia de unificar el control de estos procesos y qué estrategias puede implementar para lograrlo.

¿Le interesa el tema? ¡Siga leyendo hasta el final!

Ventajas de una estrategia unificada de control de gastos y viajes

Unificar el control de gastos y viajes en su empresa mediante le permite a las organizaciones automatizar sus flujos de trabajo, así como capturar los gastos de todos sus colaboradores en el mismo sitio. Esto proporciona grandes ventajas, ya que podrán tener accesos a los datos de los gastos integrados, controlar costos y ofrecer excelentes experiencias a los usuarios de manera fácil y rápida.

Algunas de las ventajas que le proporciona son:

  • Poder tomar decisiones inteligentes basadas en el análisis de los datos, mediante una visualización completa de los gastos.
  • Facilitar la detección automática de infracciones al cumplimiento de sus políticas empresariales.
  • Ahorrar tiempo haciendo fluir automáticamente los datos de las reservaciones a los reportes de gastos.
  • Simplificar la generación de presupuestos.
  • Poder hacer predicciones más precisas.
  • Mejorar sus negociaciones con una amplia cartera de proveedores.
  • Poder identificar gastos de viajes, mejorar su cumplimiento y controlar costos.

¿Cuáles son las mejores estrategias para optimizar el control de gastos y viajes?

Existen algunas estrategias que pueden servir a la hora de establecer un control de gastos y viajes y se las decimos a continuación:

1. Intente que sus empleados viajen el mismo día

Una de las estrategias para establecer el control de gastos y viajes, consiste en solicitarle a los empleados que viajan a un mismo destino, que lo hagan el mismo día.

Con ello se evita la variación en los costos que puede perjudicar el presupuesto de la organización.

2. Negocie tarifas corporativas

Existen compañías que cuentan con viajes periódicos, por lo que en ese caso, es posible negociar tarifas corporativas con esos lugares. De este modo, los empleados de las compañías que realizan el acuerdo, tienden a usar exclusivamente una serie de servicios: entre ellos el transporte y restaurante.

En estos casos, las empresas deben asegurarse que los trabajadores esté enterados, a fin de evitar confusiones y gastos innecesarios.

3. Nunca reembolse gastos que no fueron autorizados

Con el fin de controlar gastos y viajes, jamás reembolse gastos que no han sido autorizados por la organización. Esta medida debe ser aplicada con mucho más rigor cuando los gastos no están permitidos en las políticas de la compañía. La excepción se puede convertir en la regla.

4. Utilice tarjetas corporativas para controlar gastos y viajes

El control de gastos y viajes precisa del uso de tarjetas corporativas, las cuales simplifican las tareas de planificar, ahorrar, establecer un límite de gastos, así como deducir los viáticos que son necesarios.

5. Encuentre un balance

Con la finalidad de ejercer un mejor control en los gastos y viajes, es necesario que encuentre un balance entre las opciones de hospedaje y viaje más económicas, con aquellas que cuenten con los servicios fundamentales para la operación de los trabajadores.

Lo recomendable es realizar encuestas entre los empleados que viajan de forma periódica, con el objetivo de que se asegure que los lugares elegidos son óptimos. Busque opciones económicas y que garanticen una buena experiencia a sus empleados. ¡Nunca descuide este aspecto! Es vital para el crecimiento de su organización.

6. Estime cuándo es necesario viajar y cuándo no

Haga uso de la tecnología para establecer una comunicación virtual entre los trabajadores que permita mantenerlos en la comodidad de sus sitios de trabajo, evitando viajes y gastos innecesarios. Por ejemplo, si se trata de capacitaciones, estas pueden gestionarse de manera virtual, permitiendo que empleados puedan interactuar al mismo tiempo.

Sin embargo, no olvide que las reuniones virtuales no son un reemplazo de los viajes de negocios, y que debe estimar con precisión en qué circunstancias puede prescindir de ellos y en cuáles no.

7. Implemente tecnología para la gestión de gastos y viajes

Para unificar el control de gastos y viajes, la mejor opción es hacerlo mediante la implementación de soluciones tecnológicas.

Estas herramientas digitales tienen ventajas como las siguientes:

  • Ofrecen una extensa red de proveedores de viajes.
  • Capturan todos los datos de viajes y gastos, no importa dónde estén reservados.
  • Toda la información está consolidada en un solo tablero.
  • Podrá reservar vuelos, automóviles y hoteles de forma fácil, en una herramienta de reservación en línea.
  • El cumplimiento de las políticas será más fácil para los empleados.
  • Un mayor inventario permitirá que tenga más opciones de reservación.
  • Podrá simplificar y acelerar los reportes de gastos.
  • Tendrá la oportunidad de gestionar los viajes de negocios sobre la marcha, mediante la planificación y reservas de viaje, la supervisión de cambios de itinerario y planes de viaje.

¡Llegamos al final!

Como ve, para lograr unificar el control de estos procesos y disfrutar de todas sus ventajas, es crucial adoptar el uso de tecnologías que permitan automatizar los flujos de trabajo y hacerlos mucho más efectivos. Estas le permitirán tener un mayor control y gestión de los gastos de su empresa, y diseñar mejores estrategas para optimizarlos. ¡Sin duda, la transformación digital es un elemento imprescindible para las empresas de hoy!

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