7 KPI para evaluar la gestión de los viajes de trabajo en su empresa

29 de Junio de 2021

Para saber si su empresa está lista para volar y reiniciar los viajes de trabajo, debe preguntarse, en primer lugar, si dispone de los métodos de control, medición y evaluación necesarios.

Hoy más que nunca es importante optimizar los presupuestos y recursos destinados a los viajes corporativos, pues nos encontramos en un entorno en el cual aún existen limitaciones y restricciones, a la vez que la pandemia ha dejado secuelas económicas en organizaciones de diferentes sectores.

Todo esto nos lleva a hablar de los indicadores claves de rendimiento (KPI), los cuales se convierten en importantes aliados de gerentes, administradores y supervisores.

Por medio de estas métricas, el equipo encargado del programa de viajes de su empresa podrá obtener información cualitativa y llegar a conclusiones concretas sobre la efectividad y sentido estratégico con el que se están administrando los recursos y, al mismo tiempo, medirá la calidad de la planificación y los resultados en general.

Dicho esto, en las próximas líneas abordamos una serie de KPI muy importantes para la gestión de viajes corporativos.

1. Costo promedio

Si bien existen diferentes destinos, tipos de reserva y, en general, cada viaje tiene su particularidad, desde el punto de vista financiero es muy positivo conocer el costo promedio.

Esto permite tener una mayor noción del impacto de los viajes corporativos en la economía de la organización y los niveles de rentabilidad.

Por otro lado, este valor promedio sirve como referencia para futuras planificaciones de presupuestos y otras planeaciones de interés financiero.

2. Tasa de cancelación de viajes

Esta es una de las métricas más importantes, pues ayuda a llegar a conclusiones sobre la asertividad de la logística del programa de viajes corporativos.

Las cancelaciones o reprogramaciones suelen traer consigo mayores costos financieros y complejidades operativas, así que es importante medir la frecuencia con la cual se generan las mismas.

Lo ideal es establecer un promedio que establezca el porcentaje de viajes que sufren estos sobresaltos en un periodo determinado.

Por otro lado, podemos segmentar esta métrica en dos grupos: las cancelaciones generadas por factores internos y las producidas por factores externos.

3. Índice de satisfacción de empleados

Los gerentes y encargados de programas de viajes corporativos deben estar especialmente atentos a la experiencia de los empleados.

Por ese motivo, los índices de satisfacción de los profesionales y trabajadores de la empresa es una métrica muy relevante.

Para obtenerla, se pueden desarrollar encuestas internas para que los empleados puntúen y califiquen de manera precisa sus experiencias durante los viajes.

Además, se pueden establecer índices específicos sobre diferentes procesos asociados con los viajes, como reserva de hoteles, tiempo de espera en aeropuertos y lapsos de reembolso.

4. Tasa de incumplimiento de presupuesto

Este es otro KPI de interés para las finanzas. Establecer un promedio o porcentaje de los viajes que sobrepasan los recursos presupuestados es esencial para prever y detectar riesgos económicos.

Para esto, es necesario establecer presupuestos precisos y detallados con antelación, que se adapten a las características, itinerarios y estadías de cada viaje.

5. Frecuencia de viajes

También es importante saber cada cuánto tiempo su empresa está en el aire.

La frecuencia de viajes es un indicador que permite controlar y mejorar la capacidad logística y sirve como referencia para planificaciones o reajustes de programas y presupuestos.

Se trata de uno de los KPI más sencillos de medir y seguir, pero que a la vez tiene gran incidencia en los análisis de resultados y en los registros históricos.

6. Tiempo promedio de reembolsos

Uno de los factores que mayor impacto tiene en la experiencia del empleado es el tiempo promedio de reembolso. Por ese motivo, conviene invertir en tecnologías y recursos que permitan agilizarlo.

También, para mejorar este proceso, es necesario tener claro cuánto tiempo se suele tardar, en promedio, la entrega del reembolso.

Luego, supervisores, gerentes y administradores deben seguir la evolución de esta métrica de manera constante, identificando a tiempo potenciales mejoras y evaluando los resultados de las tecnologías orientadas a optimizarlas.

7. Quejas, reclamos y otros problemas

Finalmente, todos los problemas asociados con la gestión de viajes de trabajo deben ser valorados como métricas que ayuden a impulsar proyectos y acciones de mejora.

Entre otras cosas, es fundamental documentar todas las quejas de los empleados, independientemente de su índole.

Estas deben ser analizadas e interpretadas de manera minuciosa para así detectar inconsistencias y deficiencias del programa de viajes corporativos.

Incluso, reclamos de proveedores de viajes y aliados comerciales también son importantes indicadores, que en vez de desecharse deben ser registrados y evaluados de manera rigurosa.

A esto debemos sumar los retrasos, la pérdida de vuelos y otros problemas clásicos asociados a deficiencias logísticas o, incluso, factores del entorno.

¡Bien! Si leyó hasta aquí ya conoce cuáles son los principales KPI para la gestión de viajes de trabajo.

Para poder medir y seguir estas métricas, resulta de gran ayuda la incorporación de soluciones y tecnologías de calidad, especializadas en control de gastos y viajes.

Herramientas de seguimiento de gastos en tiempo real, captura y registro rápido de cargos y recibos y reservas digitales, entre otras, son grandes aliadas para la obtención y análisis de indicadores claves de calidad.

Además de tener presentes las métricas mencionadas líneas atrás, es importante que su empresa evalúe los resultados que están generando los viajes corporativos desde el punto de vista comercial y estratégico.

Es decir, ¿qué se está consiguiendo a través de estos? Nuevos aliados comerciales y ventas internacionales, por ejemplo, son algunos resultados favorables que se pueden medir.

En general, la organización debe garantizar que el dinero invertido en el programa de viajes corporativos tenga un impacto real en objetivos estratégicos, específicos y generales, y a la vez tiene que enfocarse en asegurar que el mismo cumpla con altos estándares de calidad.

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