La IA en los sistemas de gestión de viajes y gastos puede impulsar la ventaja competitiva. ¿Dónde se encuentra?

Todas las compañías buscan mejorar su forma de trabajar, y la inteligencia artificial (IA) promete ofrecer una ventaja competitiva a través de fuentes que antes eran poco probables: datos fragmentados de viajes de negocios que se encuentran dispersos por toda su organización. Aunque muchas organizaciones han comenzado a implementar soluciones de T&E con IA, quizá se pregunten en qué punto se encuentran en el proceso de transformación de T&E y qué pueden conseguir si dan los siguientes pasos.  

Un nuevo artículo destacado de IDC, Más allá de los informes: el modelo de madurez de T&E con IA para desbloquear la inteligencia empresarial, proporciona una hoja de ruta para cambiar sus T&E, de una tediosa función administrativa a una potencia estratégica, lo que proporciona perspectivas útiles de gestión de gastos que mejoran las decisiones y respaldan el crecimiento. 

El proceso de maduración de los sistemas de T&E con IA 

El artículo destacado más reciente de IDC patrocinado por SAP Concur plantea cinco fases de madurez de los sistemas de gestión de T&E a través de las lentes de la tecnología y la IA, los pagos digitales, los datos y la integración, las personas y la cultura, y la gobernanza y el cumplimiento.  

Obtendrá información sobre las etapas, evaluará cómo su negocio refleja las prácticas recomendadas en materia de gestión de viajes y gastos, y obtendrá otras perspectivas, como, por ejemplo: 

• Las ventajas y desafíos que conlleva cada etapa. 
• La evolución de la IA en la gestión de gastos con cada etapa sucesiva. 
• Cómo las soluciones de SAP Concur impulsadas por IA ayudan a las organizaciones a avanzar hacia la madurez de los sistemas de gestión de T&E. 

Beneficios, desafíos y ventaja competitiva de los sistemas de gestión de T&E con IA 

El modelo de madurez de los sistemas de gestión de viajes y gastos de IDC es una hoja de ruta para la gestión estratégica de gastos, basada en datos, que proporciona inteligencia empresarial y ventaja competitiva a toda la organización. Este modelo puede servir como rúbrica para identificar dónde se encuentra su organización en el viaje y determinar lo que puede ganar a medida que avanza a cada etapa.  

Etapa 1: Automatización básica 

Las herramientas digitales son básicas a medida que la organización se aleja de los procesos manuales e impresos, con los datos en silos y la función de T&E como una carga para los recursos. 

• Desafíos: El uso de la IA en la gestión de gastos es mínimo, los pagos a menudo no están vinculados a plataformas de T&E, la integración es limitada, los empleados pueden resistirse al cambio, y el cumplimiento solo se puede gestionar después de que se produzcan los gastos. 
• Ventajas de la siguiente etapa: Las organizaciones obtienen un control más proactivo sobre los gastos, las capacidades de integración mejoradas aumentan la visibilidad de los datos de T&E y la introducción de la IA y el Machine Learning fortalece el análisis de datos de viajes y gastos y la toma de decisiones. 

Etapa 2: Perspectivas mejoradas  

En lugar de ser retrospectiva, la gestión de T&E comienza a convertirse en una herramienta con visión de futuro que ofrece inteligencia empresarial. Su plataforma de T&E se integra con los pagos digitales y los sistemas centrales de la compañía, ayuda a aplicar el cumplimiento básico basado en reglas, utiliza Machine Learning para detectar anomalías y establece registros de auditoría claros. 

• Desafíos: Aunque las soluciones pueden proporcionar perspectivas, toda acción, investigación o solicitud posterior aún requiere una participación humana notable. Las soluciones alternativas manuales y la conciliación persisten, con sus sistemas aún no totalmente unificados. 
• Ventajas de la siguiente etapa: La IA hace que los procesos de T&E sean más intuitivos y personalizados, que las auditorías requieran menos esfuerzo manual, que los pagos estén totalmente integrados y que las soluciones resuman los gastos de forma inteligente, lo que añade contexto para los aprobadores. 

Etapa 3: Con tecnología de IA generativa 

Una plataforma de T&E verdaderamente inteligente puede ofrecer un razonamiento más complejo para transformar los viajes de negocios y los datos de los gastos en perspectivas útiles. Puede crear narrativas de gastos que expliquen las tendencias y anomalías, gestionen pagos sin problemas, proporcionen opciones de viaje personalizadas, involucren y apoyen a los usuarios, automaticen en buena medida las auditorías y detecten riesgos de cumplimiento. 

• Desafíos: La plataforma de gestión estratégica de gastos no es autónoma; sigue dependiendo de las personas que toman decisiones y resuelven problemas. Aunque la integración se ha ampliado, no es perfecta ni capaz de comunicarse en tiempo real con sistemas internos y externos. 
• Ventajas de la siguiente etapa: La intervención humana es mínima, ya que la plataforma puede actuar por su cuenta. Los pagos se realizan de forma autónoma y optimizan el flujo de caja, y el sistema gestiona automáticamente las reservas, los cambios y los reembolsos. 

Etapa 4: Impulsado por IA agéntica 

Aquí, el sistema con IA puede actuar en nombre de los empleados u ofrecer opciones para la revisión. Puede reservar y volver a reservar vuelos, proporcionar datos para mejorar las negociaciones con los proveedores, potenciar la colaboración e innovación de los empleados/soluciones y utilizar datos integrados que permitan tomar decisiones de manera autónoma.  La tecnología gestiona los flujos de trabajo en su totalidad, lo que permite a los empleados centrarse en el trabajo estratégico.  

• Desafíos: Un sistema en gran medida independiente puede crear nuevos desafíos de gestión y gobernanza, ya que las decisiones se deben poder explicar y ser transparentes. Con la complejidad, la organización podría necesitar que sus equipos de viajes, de finanzas y de TI desarrollen nuevas habilidades. 
• Ventajas de la siguiente etapa: Con su elevada inteligencia, el sistema puede ayudar a predecir riesgos, tomar medidas preventivas y fomentar la colaboración entre humanos e IA, donde la tecnología avanzada maneja las tareas rutinarias y aumenta las capacidades humanas. 

Etapa 5: El ecosistema 

En esta etapa más alta, la IA en la gestión de gastos ha creado un sistema centralizado donde los datos enriquecidos de T&E están totalmente integrados en toda la organización. La plataforma de T&E es dinámica, y aprende y mejora continuamente. Los pagos están totalmente integrados, los empleados y la IA trabajan juntos para impulsar la innovación, y el cumplimiento se adapta constantemente. 

• Desafíos: Con la velocidad de adaptación, las organizaciones deben asegurarse de que la innovación no supere los sistemas de control. Se necesitarán habilidades especializadas y nuevos modelos operativos para mantener la seguridad y el buen funcionamiento de las operaciones. Las compañías deben dedicar recursos a gestionar la ventaja competitiva que han creado. 
• Ventajas continuas: Con un sistema resistente y seguro creado para gestionar los desafíos y evolucionar, la organización puede gestionar lo que depare el futuro y conservar su ventaja. 

Más allá de los informes: El modelo de madurez de los sistemas de gestión de T&E con IA para desbloquear la inteligencia empresarial 

Estudie a fondo el modelo de madurez de los sistemas de gestión de T&E de IDC y descubra cómo los datos se vuelven más cohesivos, la intensidad de la IA crece y la gestión estratégica de gastos ofrece perspectivas y ventaja.  

Obtenga el artículo destacado de IDC

La ventaja competitiva crece a medida que la IA se integra más   

Con una descripción general de las cinco etapas de madurez de los sistemas de gestión de T&E, puede tener una visión más clara del avance de su organización. La IA se encuentra en el centro de esa evolución, por lo que una exploración más profunda de su uso intensivo puede aclarar aún más las etapas y las ventajas. 

Etapa 1: IA para la gestión de gastos 

El uso de la IA es, en el mejor de los casos, superficial. La automatización es básica, utiliza OCR (reconocimiento óptico de caracteres) para digitalizar recibos y puede hacer cumplir reglas simples para gestionar los flujos de trabajo de gastos y facturas. La posibilidad de obtener perspectivas es baja y gran parte del trabajo sigue siendo manual. 

Etapa 2: IA para la gestión de gastos 

El uso de la IA crece a medida que el Machine Learning comienza a detectar tendencias y anomalías, señala el gasto no conforme y posiblemente fraudulento, y permite obtener perspectivas y tomar decisiones basadas en datos.  En efecto, esta etapa sienta las bases para las formas generativas y otras formas avanzadas de IA. 

Etapa 3: IA para la gestión de gastos 

La IA generativa llega para interpretar y resumir informes de gastos y otros datos de viajes de negocios, recomendar la mejor forma de pago para cada transacción, proporcionar opciones de viaje personalizadas y que cumplan las normas, ayudar con auditorías, hacer que los procesos sean intuitivos, proporcionar apoyo y fomentar una cultura de mejora continua.  

Etapa 4: IA para la gestión de gastos 

La IA obtiene mayor autonomía y capacidad de acción, ya sea trabajando por sí sola o dando a los empleados opciones para que las revisen. El sistema puede optimizar el flujo de caja, reservar y volver a reservar viajes de manera independiente, proporcionar perspectivas proactivas, tomar decisiones automáticamente y ajustar las políticas según las condiciones. 

Etapa 5: IA en la gestión de gastos  

La IA sirve como asistente inteligente para humanos, predice riesgos y adapta dinámicamente políticas y flujos de trabajo para evitar amenazas. La tecnología inteligente se ha convertido en parte de la cultura de la organización, pues sirve como socio de confianza en la innovación. 

Evaluación de SAP Concur para una gestión de viajes y gastos inteligente y con IA 

Durante mucho tiempo, SAP Concur, un proveedor líder de software de gestión estratégica de gastos, ha integrado la IA en nuestras soluciones de T&E durante una década y ha realizado importantes inversiones para ampliar el uso de la IA en soluciones existentes y nuevas. 

El artículo destacado de IDC señala que Concur Travel, Concur Expense, Concur Invoice y las soluciones ampliadas dan como resultado una sola plataforma con funciones como, por ejemplo: 

• Flujos de trabajo digitalizados y automatizados 
• Análisis de datos de viajes y gastos integrados 
• Recomendaciones de viaje personalizadas 
• Integración perfecta con proveedores de pagos y otros sistemas 

“SAP Concur está diseñado para ayudar a las organizaciones a lograr la madurez de los sistemas de gestión de T&E”, dice el informe de IDC, que posteriormente añade: “Para alcanzar la máxima madurez, SAP Concur se centra en desarrollar un ecosistema cognitivo totalmente integrado, donde su plataforma actúe como un activo para toda la empresa”. 

Soluciones impulsadas por IA: IDC MarketScape nombra a SAP Concur líder en cuatro apartados distintos 

Las fortalezas que nos ayudan a convertirnos en líderes en soluciones de gestión de T&E incluyen un conjunto de características completo y maduro, una marcada presencia y soporte global, y un sólido ecosistema de integración. 

Descubra por qué

Preguntas frecuentes: Modelo de madurez de los sistemas de gestión de T&E con IA de IDC

P: ¿Qué es el modelo de madurez? 

R: En sus cinco etapas, IDC traza el arco de la transformación de la gestión de viajes y gastos, de una tarea administrativa en gran parte manual a un proveedor automatizado, con IA y casi autónomo de inteligencia empresarial.   

P: ¿Qué puedo aprender del modelo? 

R: Una organización puede determinar dónde se encuentra en su proceso de transformación de los sistemas de gestión de T&E, qué puede obtener en la siguiente etapa y cómo sortear los mayores desafíos en este apartado. En cada etapa, el artículo destacado de IDC examina tecnología e IA, pagos digitales, datos e integración, personas y cultura, y gobernanza y cumplimiento. 

P: ¿Cuál es el papel de la IA en el modelo de madurez de los sistemas de gestión de T&E? 

R: La IA desempeña un papel cada vez mayor en cada etapa, pasando de una automatización mínima hasta avanzar a un asistente inteligente, con autoaprendizaje y totalmente integrado.  

P: ¿Qué papel puede desempeñar SAP Concur en la transformación de los sistemas de gestión de T&E con IA? 

R: SAP Concur cuenta con una larga trayectoria trabajando con IA, y continúa innovando con nuevas funciones que emplean esta tecnología, como el asistente personal Joule. “A medida que las organizaciones progresan, SAP Concur proporciona la tecnología para ayudarles a alcanzar los niveles más altos de madurez. La plataforma está diseñada para trabajar como el sistema nervioso central en la gestión de gastos de T&E”, afirma el artículo destacado de IDC.