Cómo organizaciones reales mejoraron la gestión de gastos y viajes corporativos con las soluciones de SAP Concur

Probablemente haya oído que las soluciones de gestión de viajes y gastos de negocios ayudan a automatizar el cumplimiento, mejorar la visibilidad de los gastos, optimizar las operaciones comerciales con la innovación de la IA y aumentar la satisfacción de los empleados. Pero, ¿cómo se materializan estas ganancias en el mundo real? ¿Y cómo puede aprovecharlas su organización?   

Los clientes reales comparten las ventajas de SAP Concur 

Escuchar cómo los clientes reales han aprovechado las ventajas de SAP Concur pone el poder de las soluciones inteligentes de gestión de viajes y gastos de negocios en un enfoque más nítido. Los profesionales de viajes y finanzas de Mastercard, ACV Auctions, Orthofix y otras compañías recientemente compartieron su experiencia positiva con Concur en unas entrevistas espontáneas. En los tres videos que se muestran a continuación describen cómo las soluciones de Concur simplificaron la complejidad de su trabajo y ayudaron a sus organizaciones y compañeros de trabajo a ser más productivos.  

Conozca los beneficios que estas organizaciones obtuvieron y lea cómo Concur puede ayudarle con las soluciones de gestión de viajes y gastos de negocios que: 

• Automatizan la gestión del cumplimiento y refuerzan la visibilidad de los gastos. 
• Utilizan la innovación de la IA para optimizar las operaciones de la compañía. 
• Aumentan la satisfacción de los empleados gracias a que liberan su tiempo para dedicarlo a trabajo significativo. 

Soluciones para simplificar la gestión del cumplimiento y aumentar la supervisión de los gastos 

Los informes de Verify, la solución impulsada por IA para la auditoría de gastos, revelaron que los empleados de ACV Auctions no tenían claros los requisitos de los recibos. En respuesta, la compañía reforzó su plan de capacitación para aumentar la comprensión y la concienciación. En Orthofix, el equipo de Cumplimiento pudo analizar los casos de comidas de alto coste que se pagaron en ciudades de menor coste e implementar un paso de aprobación adicional en el flujo de trabajo. Ambos casos demuestran cómo las soluciones integradas de gestión de viajes y gastos de negocios pueden aumentar el cumplimiento en un 28% con la innovación de la IA y la automatización del cumplimiento. 

Cómo las soluciones de Concur ayudan a automatizar la gestión del cumplimiento y a mejorar la visibilidad de los gastos 

• Una sola plataforma integrada de gestión de viajes y gastos de negocios cierra las brechas y los puntos ciegos en su visión de los gastos. Esto facilita la visualización y el control de los gastos y a la vez reduce el tiempo y el esfuerzo para gestionar gastos, viajes y facturas. Para completar el panorama, es posible integrarse a más de 330 sistemas de ERP. 
• Con una mayor visibilidad de los gastos, las organizaciones pueden ver cómo funcionan sus políticas y refinarlas fácilmente mientras identifican los problemas y cambian las necesidades de la compañía. 
• Verify e Intelligent Audit permiten comprobar automáticamente cada gasto e informe, de modo que los equipos puedan centrarse en resolver excepciones en lugar de buscarlas.  

La forma más inteligente de gestionar los gastos 

La plataforma inteligente e integrada de Concur para gastos, viajes y AP automatiza la gestión del cumplimiento, permite la visibilidad de los gastos y aprovecha la innovación de la IA para optimizar los flujos de trabajo. 

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Aumento de la productividad y la eficiencia con la innovación de la IA 

Los clientes dan fe de cómo la innovación de la IA está ahorrando tiempo y dinero a sus equipos, usuarios finales y organizaciones. Mencionaron que ExpenseIt descifra recibos, Concur Expense contabiliza los gastos de hotel y la función Expense Assistant crea automáticamente informes de gastos para los empleados. Uno de ellos destacó que Intelligent Audit le ahorró a su organización más de 2,000 horas. En general, los usuarios de Concur procesan los informes de gastos con una eficiencia 5 veces mayor a la vez que ahorran un 23% en costes de gestión de viajes y gastos de negocios. 

Cómo las soluciones de gestión de viajes y gastos de negocios utilizan la innovación de la IA para aumentar la productividad y la eficiencia 

• Joule ayuda a analizar las ubicaciones de las reuniones, sugiere las opciones más eficientes, ofrece a los viajeros opciones personalizadas y revisa los informes de gastos para detectar errores antes de la presentación. 
• Concur Travel guía a los viajeros hacia opciones que cumplen con las normas y les proporciona recursos previos al viaje. 
• El organizador de TripIt Pro ofrece alertas en tiempo real sobre disrupciones, ofrece alternativas y mantiene a los viajeros dentro de los horarios y el trabajo. 
• Concur Request reduce el tiempo dedicado a investigar viajes y enviar estimaciones de costes en un 83%. 
• Intelligent Audit y Verify detectan gastos fuera de las políticas, permiten a los empleados resolver problemas rápidamente y ayudan a los equipos de Finanzas a ver tendencias y ajustar políticas. 

IA en el trabajo: el futuro de los viajes y gastos (T&E) ya está aquí 

Descubra cómo las herramientas con tecnología de IA de Concur aportan inteligencia a cada paso del proceso de T&E, transformando los flujos de trabajo y optimizando las operaciones de la compañía. 

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Cómo mejorar la experiencia de los empleados minimizando la rutina 

Los empleados quieren un trabajo significativo, no tareas rutinarias. “Rutinario” puede ser una forma amable de describir la comparación manual de precios y la reserva de viajes dentro de las normas, la recopilación de recibos mientras está de viaje y la elaboración de un informe de gastos cuando está en casa. Con razón, los clientes agradecen la buena experiencia y la ventaja adicional de una gestión inteligente de viajes y gastos de negocios. Señalan herramientas como la aplicación móvil de Concur y TripLink, que ayudan a optimizar las reservas y la presentación de informes de gastos. Estas capacidades empoderan al empleado para mantenerse al día con la gestión de viajes y gastos en lugar de que las tareas se acumulen para ser atendidas más tarde. 

Herramientas para optimizar las operaciones de la compañía y mejorar la experiencia del empleado 

• Cuando la gestión de viajes y gastos con tecnología de IA aumenta la visibilidad de los gastos, automatiza el cumplimiento, mejora la eficiencia y gestiona tareas laboriosas como la recuperación del impuesto sobre el valor añadido (IVA) y los beneficios imponibles para los empleados, los equipos de Finanzas pueden centrarse en optimizar las operaciones del negocio. 
• Los viajeros pueden estimar, solicitar y reservar un viaje sin tener que leer todo un manual de políticas ni preocuparse de si sus opciones las cumplen.  
• Los empleados pueden tomar fotos de recibos, y los detalles se recopilan, categorizan y envían automáticamente a los informes de gastos, que también se rellenan con los detalles de las compras con tarjetas corporativas. Optimizar el proceso de T&E aumenta la exactitud y acelera los reembolsos.  

Tener tiempo para un trabajo más significativo 

Conozca cinco maneras de aumentar la satisfacción de los empleados de su equipo de Finanzas, además de mejorar su eficiencia. 

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Conclusión 

Las organizaciones recurren a las soluciones de Concur para ayudar a resolver problemas, aprovechar oportunidades y hacer avanzar sus negocios en un mundo en el que la incertidumbre económica es un hecho y la eficiencia es esencial. Seguimos anticipándonos a las necesidades empresariales e innovando para atenderlas, por lo que nos sentimos satisfechos cuando un cliente lo reconoce y nos llama unos “excelentes partners”. O cuando otro dice que las soluciones inteligentes “definitivamente harán mi trabajo más fácil en el futuro”, refiriéndose a la IA, pero también a nuestro objetivo. 

Preguntas frecuentes: cómo las soluciones inteligentes de T&E mejoran la gestión de viajes y gastos 

P: ¿Cómo refuerzan el cumplimiento las soluciones inteligentes de gestión de viajes y gastos? 

R: Las herramientas integradas como Verify e Intelligent Audit revisan automáticamente cada gasto, encuentran lagunas existentes en las políticas y ayudan a la organización a refinar las reglas a medida que las necesidades van cambiando. Esto aclara la supervisión y optimiza la gestión del cumplimiento. 

P: ¿Cómo optimiza la innovación de la IA en la gestión de viajes y gastos las operaciones empresariales para los equipos de Viajes y Finanzas? 

R: Las funciones con tecnología de IA, como ExpenseIt para la captura de recibos, la creación automatizada de informes y la contabilización de gastos de hotel, eliminan los pasos manuales que ralentizan a los empleados. En general, los usuarios de Concur procesan los informes con cinco veces más eficiencia, y un cliente informa que ha ahorrado más de 2,000 horas en la auditoría de los informes de gastos. 

P: ¿Cómo se benefician los viajeros de las soluciones de Concur? 

R: Los empleados pueden reservar viajes que cumplen con las políticas, capturar recibos sobre la marcha y enviar informes a través de la aplicación móvil. Con menos tareas rutinarias y un reembolso más rápido, los procesos de reserva de viajes y de elaboración de informes de gastos son más sencillos y más satisfactorios. 

P: ¿Cómo ayudan a gestionar los gastos las soluciones integradas de gestión de viajes y gastos de negocios? 

R: Gracias a que unifican los datos de viajes, gastos y facturas, la organización obtiene una visibilidad clara de los gastos y puede identificar rápidamente tendencias, ajustar políticas y evitar costes generados por el incumplimiento de políticas. 

P: ¿Qué dicen los clientes sobre el impacto de las soluciones de Concur? 

R: Organizaciones como Mastercard, ACV Auctions y Orthofix informan que lograron flujos de trabajo más fáciles, mayor cumplimiento y productividad, todo lo cual les ayuda a afrontar los desafíos actuales en materia de viajes y gastos.