Contabilidad de gestión: Todo lo que debe saber sobre el tema

19 de Enero de 2022

Bajo un escenario de incertidumbres principalmente en cuanto al futuro de los negocios en el mercado, poner en marcha una excelente contabilidad de gestión se ha convertido en un punto crucial para la continuidad de las organizaciones. Pero, en definitiva, ¿de qué se trata y cuáles son beneficios más notables?

Al leer nuestro artículo, obtendrá abundante información acerca de este asunto como:

  • Concepto;
  • Objetivos;
  • Ventajas;
  • Clasificación;
  • Relación con la contabilidad de costos;
  • Principales herramientas.

¡Lea nuestro post hasta el final para aprender la importancia de esta área para el desarrollo y crecimiento de los negocios en su segmento!

¿Qué es la contabilidad de gestión?

La contabilidad de gestión es el área encargada de proveer datos e información relevante a los funcionarios y gestores corporativos principalmente con la intención de orientar las actividades y acciones estratégicas.

También conocida como contabilidad gerencial o directiva, permite desarrollar un control más estricto de las actividades comerciales de un negocio.

Considerada como una rama esencial de la contabilidad, pero sin connotación obligatoria, centra sus procesos en la recopilación y el análisis de la información vinculada a las operaciones financieras que integran la cadena de valor de un negocio. 

Por lo cual, tiene como reto principal apoyar y colaborar con la toma de decisiones de índole económica aprovechando la información extraída de la contabilidad financiera y aportando, en especial, datos valiosos sobre el presupuesto y los costos de una organización.

Para promover la optimización de la toma de decisiones y estructuración de medidas estratégicas más efectivas, la información otorgada por la contabilidad de gestión debe atender los requisitos mínimos también conocidos como características cualitativas— fundamentados por una variedad de técnicas y conceptos diferentes a los de otras ramas contables.

De hecho, la utilización de los datos de presupuestos y costos por parte del área de contabilidad de gestión está íntimamente relacionada con su potencial predictivo de la información obtenida por otros departamentos como financiero, comercial, productivo y externo.

En relación con esta última fuente, la contabilidad de gestión la considera sumamente importante, puesto que puede obtener datos muy útiles sobre el perfil de consumo y el comportamiento de los proveedores y clientes, tanto cualitativos como cuantitativos.

Considerando los aspectos señalados en el apartado, podemos clasificar a la contabilidad gerencial en dos tipos: contabilidad analítica y toma de decisiones.

  • Contabilidad analítica: también conocida como contabilidad de costos, el tipo analítico acapara un conjunto de técnicas que sirven para estudiar la forma cómo se distribuyen los ingresos y costos corporativos orientándose así, al uso interno de los datos. 
  • Contabilidad de toma de decisiones: el segundo tipo de contabilidad gerencial, de toma de decisiones, se dedica a definir cuáles son las medidas financieras más eficientes ante un determinado contexto contable.

Como puedes comprobar, este tipo de contabilidad, que nació en 1950 a raíz del inicio de la automatización en algunas áreas, se ha convertido en un sector vital para las empresas, dado que genera información valiosa para los otros sectores corporativos permitiendo conocer la realidad e implementar medidas que incrementen los resultados financieros del negocio.

De esta manera, podemos decir que la contabilidad de gestión aprovecha la información obtenida por la contabilidad tradicional transformándola así, en respuestas enfocadas en la perspectiva de futuro de la empresa.

Características de la contabilidad de gestión

Básicamente, esta rama contable cuenta con las siguientes características:

  • Por su naturaleza interna, los colaboradores y gestores acceden muy poco al departamento. Esto significa que su información no puede darse a conocer externamente;
  • No tiene carácter obligatorio;
  • La metodología aplicada al área se adapta a las demandas de la empresa;
  • No se restringe a las actividades financieras, por lo que considera las operaciones del área de producción;
  • Presta atención en el pasado reciente para sugerir y/o emprender acciones futuras;
  • Tiene connotación ética reflejando así, la realidad de la empresa;
  • Es periódica, es decir, sus procesos son regulares.

Por último, esta área tiende a ser una iniciativa de las empresas con capacidades económicas más flexibles, dado que demanda la estructuración de un equipo que atienda específicamente dicha labor requiriendo así, una importante inversión y un monto mensual para su mantenimiento.

¿Cuáles son sus principales objetivos?

En términos generales, podemos decir que la contabilidad de gestión tiene tres objetivos específicos:

  • Identificar a detalle los costos de la empresa: teniendo en cuenta los montos de todos los departamentos y equipos de trabajo que integran el plantel empresarial.
  • Proporcionar insumos que soporten a la toma de decisiones: analizando los costos de cada procedimiento interno, sus puntos fuertes, así como aspectos que pueden mejorarse, en especial, para reducir los montos de salida.
  • Facilitar el control de los gastos y la planeación de la asignación de recursos: ya sean económicos, humanos o materiales, asegurando así la optimización de las operaciones económicas y la disminución de las duplicidades, errores e inconsistencias.

Como no tiene carácter obligatorio, prescinde de normas que definan sus acciones por lo que la empresa puede emitir reportes e informes, estructurándolos de la forma que crea correcta y considere que puedan colaborar con el control y la planificación corporativa.

Sin embargo, para alcanzar este nivel de efectividad, se debe tener en cuenta la información histórica y actual principalmente para verificar el grado de eficiencia de las decisiones empresariales, es decir, si se han alcanzado o no los objetivos de la empresa. 

En el caso de identificar inconsistencias entre los objetivos propuestos y alcanzados, la organización puede reorganizar sus estrategias y emprender caminos más acertados.

Otro punto que debemos abordar es que la contabilidad gerencial y financiera no son equivalentes. De hecho, muchos profesionales aún creen que si ponen en marcha una, la otra es prescindible. 

Sin embargo, hay que tener claro que, mientras la financiera tiene en cuenta el Plan General de Contabilidad y aporta datos generales de la empresa, la de gestión desglosa la información en datos interesantes para los que acceden a los documentos y no necesita seguir normas o reglas predeterminadas. 

Por lo que la relación entre ambas deriva de un proceso de retroalimentación en el que cada una aporta datos valiosos para la otra, lo que conlleva a una mayor fiabilidad de la información y promueve una toma de decisiones más consistente.

¿Cuáles son los beneficios más notables de la contabilidad gerencial?

Luego de conocer el concepto y la importancia de la contabilidad de gestión, queda claro que consiste en un área vital para las organizaciones que desean establecerse en el mercado y escalar a medida que se presentan nuevas oportunidades de negocio.

Mediante sus análisis, reportes, datos e informes, la contabilidad gerencial permite que los gestores mejoren la organización. Dado que, la compañía que adhiere a esta clase contable, aumenta su capacidad de analizar y poner en marcha estrategias que eleven el potencial productivo del negocio al paso que reduce los costos operativos, administrativos y estratégicos.

A pesar de no ser obligatoria, la mayor parte de las medianas y grandes empresas cuenta con un sólido equipo de contabilidad gerencial. Esto se debe a que conocer minuciosamente los montos, los tipos de costos de cada área y los presupuestos, posibilita identificar las salidas financieras exageradas, innecesarias o abusivas para posteriormente, diseñar medidas que permitan eliminarlas o minimizarlas

Asimismo, un equipo contable capacitado y con fácil acceso a los datos financieramente relevantes de los otros sectores puede tomar decisiones más acertadas. Pero, ¡esto no es todo!

La puesta en marcha de un excelente plan de contabilidad de gestión proporciona otros numerosos beneficios como:

1. Detecta procesos deficientes

Al analizar cuidadosamente los costos, los presupuestos y otros datos clave, la empresa puede identificar los procesos internos más costosos y menos eficaces, es decir, que a lo largo del tiempo generan un costo-beneficio muy desequilibrado.

Como consecuencia, los gestores pueden buscar medios de sustituirlos o reformularlos considerando acciones más efectivas y precisas no solo ante el panorama empresarial actual, sino que también teniendo en mente medidas que permitan alcanzar los retos bajo diferentes horizontes de tiempo.

2. Orienta el proceso de toma de decisiones

Considerando las circunstancias actuales, dar un mal paso puede generarle serios problemas a un negocio. Por este motivo, ¡toda ayuda y soporte son muy bienvenidos!

Es decir, contar con un área de contabilidad de gestión de primera línea permite que los profesionales y líderes corporativos emprendan el trayecto más efectivo rumbo a las metas fundamentando sus decisiones y estrategias en datos consistentes, seguros y confiables. Por lo que evitan caer en la trampa de una visión subjetiva o guiarse por creencias.

Es importante tener en cuenta que la generación de datos e información es extremadamente importante para las áreas que tienen una estrecha relación con el sector financiero. Y este es el punto diferenciador entre la contabilidad tradicional y la versión gerencial, hecho que la convierte en un poderoso guía de administración. 

Lógicamente, el error siempre es un riesgo inherente en donde se encuentre la intervención humana. Esto quiere decir que por más que adoptemos una sistemática que considere los datos aportados por la contabilidad de gestión a rajatabla, existe la probabilidad de tomar una mala decisión. 

No obstante, el riesgo de fallas o inconsistencias es expresivamente menor que el derivado de un proceso de toma de decisiones subjetivo o amparado en datos poco fiables.

3. Disminución de los desperdicios y pérdidas

Al contar con una visión amplia e integrativa del negocio bajo la perspectiva financiera y considerar datos confiables, los profesionales pueden encontrar procedimientos, acciones y actividades que demandan una alta carga de recursos y no proporcionan un buen retorno. Esto produce una reducción de costos y gastos, especialmente, los excesivos o fruto de una mala administración de los recursos.

En este sentido, es necesario tener en cuenta que el trabajo de la contabilidad gerencial es una potente vía de aumento de la rentabilidad. Dado que la organización minimiza sus gastos y costos, asegura la obtención de márgenes de beneficios más expresivos.

Asimismo, la administración estratégica puede optar por analizar dichas salidas, mitigarlas y así, reducir los precios de venta de sus productos. Fomentando de este modo que más personas accedan a sus soluciones, dinámica que también influye en un incremento de la rentabilidad, sin embargo, usa una metodología diferente a la anterior.

4. Apoya la precificación

En cuanto al precio de venta, vale la pena destacar que el costo de producción y comercialización no son los únicos puntos que inciden en los montos de los productos o servicios.

Para definir el precio de una mercancía, es esencial considerar una serie de puntos como el perfil del consumidor, la demanda y la competencia.

Cuando contamos con los datos aportados por los procedimientos de contabilidad de gestión, podemos detenernos en cada punto dimensionando su repercusión en el valor percibido por el cliente. Esto quiere decir que la perspectiva global de los números de un negocio, posibilita que sus líderes establezcan precios satisfactorios tanto para la empresa como para sus clientes.

5. Potencializa la administración financiera

Contar con esta herramienta permite que los gestores puedan evaluar con más exactitud sus gastos e inversiones, así como sus ventas y ganancias.

De este modo, el gestor expande su visión sobre los recursos financieros disponibles, incluso, acerca de las expectativas de futuro y las posibilidades de utilización de recursos en sus principales demandas.

Así pues, la contabilidad de gestión se relaciona íntimamente con el desarrollo de una gestión financiera eficiente.

6. Permite predecir situaciones financieras

Además de promover la eficiencia y simplificación de la gestión, esta clase contable optimiza las predicciones financieras. En efecto, cuando actúas con antelación a los resultados futuros, logras organizarte mejor e incluso conquistar los objetivos más difíciles.

Esto ocurre porque se aumenta el control sobre las finanzas corporativas, puesto que se cuenta con datos que fundamentan proyecciones como de flujo de caja y de resultados. 

Bajo esta perspectiva, podemos decir que la contabilidad de gestión permite que la empresa aproveche las oportunidades que se presentan como negociar con más consumidores o reducir los gastos con el área operativa del negocio.

Asimismo, viabiliza la búsqueda de vías que protejan la empresa en caso de acontecimientos negativos como una reducción abrupta en su rentabilidad.

7. Aumenta la competitividad y el crecimiento empresarial

Como resultado de los otros seis puntos positivos, su empresa alcanza mejores posiciones en su segmento destacándose de este modo, de la competencia. Asimismo, permite que firme raíces en el mercado y crezca de manera saludable y sostenible.

Considerando los siete beneficios señalados hasta el momento, vemos que la contabilidad de gestión es vital para las empresas que desean volar más alto y tener éxito en el mercado. 

Más allá de los costos que pueda suponer, en especial, en términos de recursos humanos, vale la pena contar con un equipo de profesionales dedicados a la verificación de los detalles financieros, cuentas y otros puntos que puedan fundamentar la toma de decisiones estratégica.

Contabilidad de costos: ¿cuál es su relación con la contabilidad de gestión?

Rama de la contabilidad de gestión, la contabilidad de costo es la metodología que determina los montos involucrados en un proceso, proyecto o producto dirigiendo así, el uso del presupuesto corporativo. Así pues, mediante sus acciones específicas es posible: 

  • Minimizar las salidas financieras;
  • Maximizar el aprovechamiento de recursos;
  • Alcanzar un nivel más expresivo de rentabilidad.

En lo que concierne a su utilidad, este tipo de contabilidad gerencial permite:

  • Identificar rendimientos y costos tanto de los centros de trabajo como de los factores productivos;
  • Valorar los inventarios;
  • Calcular los costos de los productos/servicios tanto determinados como parcialmente determinados;
  • Definir márgenes de ganancia con mayor precisión.

Así como la contabilidad gerencial, la contabilidad de costos no es obligatoria, sin embargo, apoya en gran medida a la toma de decisiones principalmente bajo las perspectivas señaladas supra y teniendo en cuenta los datos que ofrece.

De este modo, la realización de una efectiva contabilidad de costos o interna es un poderoso diferencial ante la competencia, pues la empresa logra destacarse tanto por su eficiencia financiera como por su capacidad de atender las demandas de precificación del mercado.

¿Cuáles son las tecnologías esenciales para la contabilidad de gestión?

En la actualidad, contar con el soporte de las nuevas tecnologías en el ámbito de la contabilidad gerencial es indispensable para optimizar la celeridad y calidad de los procedimientos del sector, independientemente del rubro o tamaño del negocio. 

A continuación, le brindamos una lista con los recursos de innovación más útiles y prometedores para el campo de la contabilidad gerencial:

Robótica de procesos automáticos (RPA)

Básicamente, el RPA es una tecnología derivada de Inteligencia Artificial que permite que las máquinas puedan reproducir comportamientos casi humanos como analizar datos, sugerir insights y definir el mejor camino para solucionar un problema. Para eso, detectan estándares y cumplen determinados tipos de tareas. 

De esta forma, a grandes rasgos, la definimos como programas que realizan actividades, operaciones y trabajos de automatización de datos cuyo diferencial más notable es su eximia capacidad de análisis. Pero, al final, ¿cuándo podemos usarla?

Este tipo de tecnología es fabulosa para sustituir las tareas manuales repetitivas, complejas o muy simples acelerando así, su desarrollo y fomentando la generación de datos mucho más fiables y seguros.

A continuación, conoce sus principales contribuciones en el campo de la contabilidad de gestión:

  • Es la tecnología que da vida a los chatbots, ventanas emergentes de comunicación que sirven, en este caso, para subsanar dudas frecuentes sobre otras herramientas, datos o procesos de contabilidad;
  • Genera informes de cumplimiento de manera automática prescindiendo así, de la intervención humana, lo que conlleva a una mayor precisión y a la minimización de errores;
  • Al usarla, es posible identificar inconsistencias o validar un proceso de cumplimiento o financiero de forma prácticamente instantánea, agilizando de este modo, las respuestas del sector.

Blockchain

La contabilidad gerencial lidia con una gran cantidad de datos sigilosos por lo que es indispensable adoptar medidas que incrementen la seguridad de la información.

En este sentido, la tecnología se encuadra como uno de los recursos más útiles de actualidad, puesto que posibilita llevar la protección de los datos al siguiente nivel.

Esto es posible porque el blockchain consiste en un libro mayor inmutable, compartido y seguro —gracias a la encriptación— que permite procesar y registrar las transacciones financieras. 

En virtud de sus diferentes medidas de seguridad, esta es la herramienta ideal para evitar la ocurrencia de fraudes y falsificaciones que afecten la idoneidad de los datos contables.

En efecto, la adopción del blockchain en el sector de contabilidad gerencial permite actualizar las metodologías de facturación, procesamiento y documentación del pago de impuestos. Asimismo, viabiliza:

  • Optimizar los procesos del área aumentando la fiabilidad y confiabilidad de los procedimientos contables;
  • Disminuir la cantidad de fallas y errores principalmente durante la realización de procedimientos complejos como es el caso de las auditorías;
  • Gestionar de un modo más eficiente los criterios de seguridad;
  • Asegurar la amplia disponibilidad de los datos actualizados en tiempo real;
  • Verificar, analizar y auditar transacciones sin la participación de un intermediario por lo cual, la automatización se convierte en un factor clave de eficiencia y calidad en las auditorías internas.

Cloud Computing

Los sistemas contables en la nube se han convertido en recursos fabulosos para la cotidianeidad del departamento. Además de garantizar la disponibilidad de la información, la computación en la nube promueve la actualización de los datos en tiempo real. De esta manera, el usuario puede apoyar sus decisiones en información relevante mitigando la probabilidad de ocurrencia problemas o inconsistencias. 

En lo concerniente a sus ventajas, este recurso permite:

  • Reducir el capital necesario para iniciar o avanzar en el proceso de transformación digital, puesto que la empresa no necesita invertir en equipos costosos y licencias;
  • Agilizar, centralizar y ejecutar los procedimientos contables en un programa en la nube mejora la gestión del tiempo de los profesionales aumentando así, su productividad y minimizando el tiempo de respuesta relacionado a los procesos;
  • Fortalecer la relación con las otras áreas corporativas proporcionando información financiera en el momento que amerite e insights valiosos para la estructuración de estrategias potencialmente más rentables.

¡Esto es todo por ahora!

En definitiva, la contabilidad de gestión es un recurso de crecimiento empresarial significativamente valioso, una vez que provee información oportuna y fiable para la alta dirección garantizando así, una toma de decisión estratégica más acertada. 

Del mismo modo, la puesta en marcha de medidas eficientes promueve una planificación más efectiva de las inversiones y, por supuesto, el control más adecuado de los recursos económicos y financieros. 

Si le interesa optimizar la contabilidad de gestión de su negocio adoptando herramientas de primer nivel, le invitamos a que lea con atención nuestro contenido: “Consultative Intelligence: conozca cómo mejorará el control de las finanzas de su empresa”.