Transformación digital empresarial: ¿Cómo se refleja en la gestión de viajes y gastos?

9 de Junio de 2021

La era digital llegó para quedarse, y en el mundo de los negocios es la principal clave para garantizar el éxito organizacional. Hoy más que nunca ha cobrado importancia la automatización de los procesos con el fin de conducir a las empresas hacia la inexorable transformación digital empresarial.

Teniendo esto en cuenta, en este artículo le presentamos las prácticas, soluciones y novedades que la digitalización brinda en relación con la gestión de viajes y gastos en el mundo corporativo.

¡Lea con atención!

Facilidad para programar viajes corporativos

La transformación digital en las empresas ha generado un gran impacto en tareas como la gestión de viajes corporativos, ya que en la actualidad existen soluciones que facilitan todo el proceso en cualquiera de sus etapas.

Ya no tendrá que sufrir como consecuencia de la complejidad de los protocolos: sin importar si su programa de viajes de negocios está o no gestionado, las herramientas digitales le ofrecerán una amplia cadena de proveedores de viajes, los cuales ayudarán a su organización a alcanzar sus objetivos sin importar de qué traten.

Algunas ventajas que ofrecen estas herramientas son:

1. Más proveedores y más opciones de reservación

Existen soluciones que permiten obtener conexiones directas y tarifas públicas en sus sitios web con un amplio inventario de proveedores de viajes.

2. Reportes de gastos más ágiles

Con estas herramientas, los viajeros tienen la posibilidad de hacer gráficas de los recibos y sumarlas a los reportes de desembolso, lo cual hará que el proceso sea mucho más ágil y efectivo. Además los proveedores pueden enviar automáticamente recibos electrónicos a la operadora del servicio digital.

3. Programación de viajes de negocios sobre la marcha

Gracias a este servicio que ofrecen algunas plataformas, usted podrá planificar y reservar sus viajes de forma más expedita.

De igual modo, tendrá la oportunidad de revisar los cambios de itinerario y compartir planes de viaje desde una aplicación móvil cuando sea necesario, y , así, estar más informado de todo lo que ocurra.

Plataformas digitales para el control de gastos

Uno de los caminos a transitar con la transformación digital empresarial es el de la adaptación a las nuevas plataformas digitales que existen en el mercado en la actualidad.

Gracias a estas herramientas, procesos tan importantes como la gestión de viajes y gastos son mucho más sencillos de gestionar para los dueños de negocios, sin importar el lugar del mundo en el que se encuentren.

Y para esta importante función, existen un sinfín de soluciones que ofrecen servicios integrales adaptados a las necesidades de su empresa.

A continuación, le enumeramos algunos de los principales beneficios que proporcionan a las organizaciones:

1. Simplificación en la captura de datos

Una herramienta digital le permitirá capturar los datos de los gastos y viajes de forma mucho más simple. Enseguida le damos un ejemplo: Si uno de sus colaboradores está de viaje y concurre a un almuerzo de negocios, solo tendrá que usar su teléfono inteligente, tomar una fotografía del recibo y subirla a la plataforma. En cuestión de minutos, su departamento de finanzas, o usted mismo, podrá aprobar ese gasto para ejecutar el respectivo reembolso.

2. Tablero único de datos

Estas plataformas digitales permiten ver los datos de viajes consolidados en un solo tablero sin tener que buscar otras opciones para tener la información a su disposición.

3. Optimización de la carga laboral

Las herramientas permiten contar con procesos automatizados y, así, cumplir las políticas de viajes de su empresa, lo cual facilita mucho más las tareas de sus empleados.

Además, quienes están a cargo del departamento de finanzas podrán disminuir su carga laboral en cuanto a tareas repetitivas y emplear ese tiempo en la evaluación, mejora e implementación de otras estrategias que beneficien a su empresa.

Actualización digital de los procesos

Para comprender mejor el impacto de la transformación digital empresarial en la gestión de viajes y gastos, es esencial que pueda analizar de qué forma esta digitalización repercutirá en su organización.

La automatización de tareas le permitirá:

  • Actualizar los procesos para llevar a cabo el control de gastos.
  • Disminuir los errores en el registro.
  • Optimizar la utilización de los recursos.

Reducción de gastos

Uno de los aspectos más importantes a la hora de tomar una decisión de negocios es tener absoluto conocimiento de cuáles serán los beneficios en cuanto a rendimiento: la transformación digital empresarial no es una excepción.

El uso de una plataforma digital que cuente con herramientas para la gestión de viajes y gastos es una inversión que traerá ganancias por efecto de acción-reacción. ¿Cómo? Veamos de inmediato:

1. Eficiencia en los procesos

Ya no tendrá que pagar a un equipo multidisciplinario para que realice el rastreo de los boletos de viaje, sobre todo si debe replantearse una fecha de vuelo o gestionar la devolución de una reserva.

2. Ahorro de costos

Estas soluciones digitales le permitirán identificar gastos innecesarios, monitorear precios de forma detallada para obtener reembolsos y dar seguimiento a su información de forma segura.

Esto le permitirá tomar medidas que garanticen un mayor ahorro mediante la optimización de la administración del gasto de manera rápida.

3. Mayor crecimiento

La digitalización de los procesos —entre ellos la gestión de viajes y gastos corporativos— representa un crecimiento a corto y largo plazo para su empresa que le garantizará mayores ganancias.

La banca es un ejemplo de ello: gracias a la tecnología de las comunicaciones, este sector ha pasado de ofrecer sus productos en una oficina a hacerlo en línea. ¿Los resultados? Cada vez son más los clientes que utilizan sus servicios debido a la comodidad que representa, pues ahorran tiempo en desplazamientos, evitan filas y tiempos de espera. ¡Un gran ejemplo de la eficiencia de procesos gracias a la digitalización!

¡Hemos llegado al final! Ahora usted ya conoce las principales prácticas, soluciones y novedades de la transformación digital empresarial.

¿Qué le parecen estos aportes de la digitalización para la gestión de viajes y gastos corporativos? Para que conozca más sobre este y otros temas le invitamos a descargar nuestro siguiente post:

https://www.concur.co/resource-center/brochures/encontrando-el-camino-hacia-los-viajes-sostenibles-resumen-ejecutivo