Travel & Expense
Cómo la IA agentiva automatiza la gestión de viajes y gastos
Si a sus empleados les gusta reservar viajes, planear reuniones fuera de las instalaciones, elaborar informes de gastos o posponer trabajo más atractivo para realizar cualquiera de esas tareas, puede ser el momento de una intervención. El último avance en inteligencia artificial con IA agentiva puede iniciar, planear, organizar y ejecutar esas tareas y otros trabajos tediosos, a la vez que aumenta la eficiencia y reduce las molestias y frustraciones.
Cómo ayudan los agentes de IA a aumentar la eficiencia en viajes y gastos
La IA agentiva, impulsada por agentes de IA especializados, activar desde interfaces conversacionales como Joule, la solución de IA que funciona en todo el ecosistema SAP, lo que incluye las soluciones de SAP Concur. Al tener acceso a la información de la compañía y organizar los procesos clave, la IA agentiva ayuda a optimizar tareas como planear un viaje o agregar los detalles de los informes de gastos.
Este blog explorará cómo:
- La IA agentiva es diferente de otras formas de IA en sus capacidades para iniciar, actuar y orquestar procesos de múltiples pasos.
- Los agentes de IA de SAP Concur abordan los puntos débiles del negocio, como la elaboración de informes de gastos, la reserva de viajes, la verificación de recibos y la planeación de reuniones fuera de las instalaciones.
- Las organizaciones pueden desarrollar nuevos enfoques y métricas para calcular el retorno de la inversión en IA.
Los agentes de IA organizan un nuevo nivel de innovación empresarial
Descubra cómo la IA agentiva resuelve problemas y unifica procesos y personas, cómo SAP Concur está haciendo avances en IA y cómo calcular estratégicamente el retorno de la inversión en IA.
¿Por qué la IA agentiva es diferente de la IA generativa?
Los agentes de IA aprovechan los avances aportados por la IA generativa, que realmente se popularizó a partir de 2023. Con base en sus indicaciones, la IA generativa puede crear nuevo contenido, como correos electrónicos, informes e imágenes, y aprovecha los modelos de lenguaje grandes como Open AI y Claude para escribir, resumir y editar. Pero todas esas potentes capacidades dependen de las instrucciones del usuario: Tiene que decirle lo que quiere y cómo debe entregarse.
La IA agentiva difiere de formas clave. Esta puede:
- Indicar acciones
- Diseñar y ejecutar planes
- Emplear otros agentes de IA para organizar tareas complejas
Con la IA agentiva, usted es quien al final controla lo que ingresa, pero hay menos acompañamiento. Por ejemplo, si está planeando una reunión del equipo fuera de las instalaciones, un agente de IA especializado puede evaluar factores como la proximidad a una de las oficinas de su organización, recopilar opciones de tarifas aéreas compatibles y sugerir ubicaciones que sean las más fáciles y menos disruptivas para el mayor número de miembros del equipo. O, cuando un representante de ventas examina los pedidos y reflexiona sobre el estado de una relación duradera con el cliente, el agente de IA puede ayudarle a planear un viaje (y sugerir que visite a otros clientes cercanos). No necesita proporcionar esta instrucción o contexto explícito porque el agente ya lo tiene.
¿Cómo SAP Concur está poniendo la IA agentiva a trabajar para resolver problemas empresariales?
Loa agentes de IA en las soluciones de Concur se basan en nuestros más de diez años de innovación en IA, que comenzó con Machine Learning y tecnología de OCR. Concur continuó evolucionando con el aumento de la IA generativa, que puede generar nuevo contenido utilizando un modelo de lenguaje grande. Ahora, los agentes de IA y su capacidad para realizar tareas complejas y de múltiples pasos representan el siguiente paso en nuestro viaje de IA.
“Podemos desarrollar herramientas que resuelvan problemas empresariales del mundo real y ofrezcan ventajas del mundo real, como iniciar un informe de gastos”, dice Fred Fredericks, gerente general y director de Productos. “Cuando el criterio realmente importa, se involucra a las personas y nos aseguramos de que estas puedan ver lo que está haciendo la IA”.
¿Qué es Joule?
Joule es la solución de IA interplataforma y conversacional de SAP con múltiples dimensiones. Está integrada en las soluciones de viajes, gastos y facturas de Concur, así como en las soluciones SAP en Finanzas, Adquisiciones, RR. HH. y más. Joule puede conversar, proporcionar información e iniciar y orquestar flujos de trabajo de múltiples pasos.
Utiliza agentes especializados para realizar una tarea, emplea a otros agentes para que ayuden y conversa con partners y proveedores mientras integra datos, herramientas y aplicaciones relevantes. Por ejemplo, un empleado que trabaja en una aplicación de Microsoft 365 puede chatear con Joule en lenguaje sencillo, dentro de la aplicación, para reservar un viaje o recopilar información sobre presupuestos sin apartarse de la presentación o el informe que está elaborando.
¿Cómo abordan los agentes de IA de Concur los problemas específicos?
Para aprovechar el gran potencial de la IA agentiva, más de la mitad del equipo de desarrollo de productos de Concur ha estado trabajando para crear agentes que simplifiquen tareas que anteriormente costaban tiempo y energía, y causaban frustración. Hay más agentes en camino, pero estos son ejemplos recientes.
Trabajan en Concur Travel:
- Booking Agent está impulsado por la solución Joule y se puede tener acceso a él desde las soluciones de viajes, gastos y otras soluciones, lo que significa que el empleado no tiene que distraerse del trabajo que está haciendo para reservar un viaje. Al teclear una simple solicitud de viaje, presenta opciones de viaje compatibles y sugiere itinerarios.
- Meeting Location Planner Agent optimiza el largo proceso de planeación de reuniones fuera de las instalaciones de manera rentable y menos disruptiva para los participantes. El planeador de la reunión proporciona las fechas, el número de personas que vendrán y sus ubicaciones, y el agente de IA rápidamente ofrece opciones que cumplen con las normas.
Y disponibles en Concur Expense:
- Expense Automation Agent inicia un informe de gastos a medida que las operaciones aparecen en Concur Expense, completando el encabezado del informe y cargando detalles de recibos y otras compras. El empleado revisa, ajusta y envía en lugar de tener que escribir cada detalle.
- Receipt Analysis Agent analiza las fotos de recibos recopiladas por la solución ExpenseIt, se percata de los detalles faltantes y luego utiliza los nombres de proveedores, los itinerarios, el historial de viajes y otras fuentes para completar domicilios y otros detalles.
- Pre-Submit Receipt Check busca problemas de cumplimiento como datos faltantes, duplicados y discrepancias en los gastos de recibos y sugiere resoluciones para el empleado, antes de que el informe se presente y acumule observaciones.
- Antes de la presentación, Expense Report Validation Agent comprueba si faltan recibos, si hay entradas incompletas y errores que pueden ocasionar la devolución del informe, lo que ayuda a evitar que el empleado y otros en la línea jerárquica deban repetir del trabajo.
“Hemos pasado de la IA que informa a la IA que participa y aporta herramientas inteligentes a la forma en que a los empleados realmente les gusta trabajar”, dice Fiona Ashley, directora global de Marketing de Productos de SAP Concur.
Por qué calcular el retorno de la inversión en IA requiere nuevas medidas y mentalidades
Los directores financieros y otros líderes de compañías están observando claramente las ventajas de la adopción de IA. En una reciente encuesta de CFO Insights, nos comentaron que la IA ha mejorado la toma de decisiones, los ingresos, la productividad, la reducción de riesgos y la reducción de costos. Pero una cosa que están acostumbrados a evaluar, el rendimiento de sus inversiones, ha demostrado ser un poco difícil.
La calidad de los datos suele ser un obstáculo. A veces, la IA se aplica a proyectos demasiado ambiciosos o a aquellos que no se enfrentan a problemas críticos para el negocio. Dado que es una tecnología reciente, la paciencia, la experimentación con KPI y la evaluación de la productividad y la eficiencia desde nuevas perspectivas forman parte del manual recomendado para medir su éxito en materia de IA.
Para medir el retorno de la inversión en IA, debe:
- Asegurarse de que sus datos estén completos y sean precisos y uniformes. La IA requiere grandes cantidades de datos para lograr los mejores resultados; lo mismo ocurre con el cálculo del retorno de la inversión.
- Comience con proyectos centrados, como aumentar su base de clientes o producir perspectivas en tiempo real que le sirvan para emprender acciones.
- Observe métricas como el tiempo que se ahorra en la reserva de viajes, el envío de informes de gastos o la revisión de excepciones (que las auditorías con tecnología de IA pueden señalar).
“El hecho de no tener que sentarse allí y escribir el nombre del restaurante y la fecha y hora, son mejoras de productividad que liberan a los empleados para otras cosas”, asegura Charlie Sultan, presidente de Concur Travel. “Se trata de identificar los problemas antes de que ocurran, y de ser menos reactivos y más proactivos. Aún se están desarrollando los KPI para gran parte de eso”.
Conclusión: cómo impulsar una compañía integrada y que fluye bien
La IA agentiva ofrece una nueva forma de llegar a todos los departamentos, funciones y procesos para integrar la información y las personas y eliminar las barreras para la visibilidad y la eficiencia. Los agentes de IA, como los que están basados en Joule, pueden optimizar los flujos de trabajo y reforzar la conectividad a la vez que reducen algunas de las frustraciones que conllevan algunos procesos empresariales.
“Si puede llegar a un mundo en el que las cosas están integradas, ya sea el calendario, la herramienta CRM, el sistema de gestión de vacaciones, el sistema de presupuestos, el sistema de viajes, entonces todas esas cosas ya no se encuentran aisladas”, dice Sultan. “Estamos trabajando en IA que pueda comprender tu intención en toda la planeación, reservas, aprobaciones, envío de gastos, ventas y participación del cliente”.
Los agentes de IA organizan un nuevo nivel de innovación empresarial
Descubra cómo la IA agentiva resuelve problemas y unifica procesos y personas, cómo SAP Concur está avanzando en la tecnología y otra IA, y cómo calcular estratégicamente el retorno de las inversiones en IA.
Preguntas frecuentes: Cómo la IA agentiva ofrece un nuevo nivel de innovación
¿Qué es la IA agentiva y en qué se diferencia de la IA generativa?
La IA generativa responde a las selecciones dinámicas creando contenido. La IA agentiva va más allá al iniciar acciones, planear, coordinar varios pasos y completar tareas mientras las personas mantienen el control.
¿Cómo funciona Joule con los agentes de IA de SAP Concur?
Joule es una interfaz conversacional que integra las soluciones de SAP y los agentes de IA. Los empleados pueden solicitar tareas en lenguaje sencillo, como reservar viajes o recuperar información presupuestaria, sin salir de la plataforma en la que están trabajando.
¿Qué tareas empresariales pueden automatizar los agentes de IA de SAP Concur?
Los agentes de IA de Concur pueden ofrecer opciones de viajes que cumplen con las políticas, planear reuniones fuera de las instalaciones, iniciar informes de gastos, analizar recibos, identificar información faltante y revisar los informes en busca de errores o problemas de política antes del envío.
¿Cómo pueden las organizaciones medir el retorno de la inversión de la IA?
Comience por asegurarse de tener datos precisos y uniformes y casos de uso centrados. Mida resultados como el ahorro de tiempo, menos tareas manuales, menos excepciones, mejor cumplimiento y mayor productividad de los empleados.
¿Cuáles son las ventajas generales de los agentes de IA?
Al automatizar el trabajo repetitivo e integrar los sistemas empresariales, los agentes de IA reducen las distracciones, mejoran la eficiencia, aumentan la visibilidad y permiten a los empleados centrarse en actividades de mayor valor.
