Refuerce sus procesos e informes de gastos para aumentar su resiliencia y crecimiento

Una gestión efectiva y moderna de informes de gastos y cuentas por pagar (AP) empieza por automatizar AP. Reforzar aún más su programa de informes de gastos para que sea resiliente, esté preparado para el crecimiento y luche contra el fraude requiere invertir en inteligencia artificial y ciberseguridad, replantearse los factores ESG y utilizar soluciones innovadoras para gestionar las solicitudes de gastos y mantener a raya a los ladrones que arruinan los resultados finales.

Los líderes financieros y de AP han realizado inversiones en tecnología y procesos y han visto las ventajas, reconociendo que las AP pueden ayudar a impulsar la rentabilidad, la productividad y un mayor cumplimiento. Según la investigación de SAP Concur:

• El 71% de las compañías manifiesta que la tecnología de viajes y gastos (T&E) integrada y mejorada con inteligencia artificial mejora la detección de fraudes relacionados con los gastos.
• El 22% de ahorro de costos anuales es el resultado de añadir soluciones de AP automatizadas a las soluciones de T&E integradas.

Son estadísticas impresionantes, pero decirlo o exponer las cifras ante otros líderes puede no ser suficiente para defender la integración de T&E. Aprender a argumentar a través de contar historias financieras es un activo que no debe infravalorarse.

Para fortalecer la agilidad y las capacidades de sus programas de informes de gastos, exploraremos:

• Las mejores prácticas y estrategias, como invertir en ciberseguridad e inteligencia artificial y concebir iniciativas ESG (cuestiones ambientales, sociales y de gobernanza corporativa) como una oportunidad en lugar de una obligación.
• El valor de una herramienta de solicitud de gastos para aprobar y controlar los gastos antes de que ocurran.
• Cómo una solución Invoice integrada en inteligencia artificial puede disuadir el fraude que elimina la rentabilidad.
• Por qué contar historias es una valiosa habilidad que los responsables de finanzas y AP deben añadir a sus herramientas.

Mejores prácticas y estrategias para programas de informes de gastos

Si su organización se esfuerza por diseñar un mejor programa de informes de gastos, la automatización de AP debería ser la base de mejores prácticas, ya que aporta ventajas como mejores datos financieros, visibilidad de gastos y detección de fraude.

En medio de la tecnología, los riesgos y la incertidumbre global que cambian rápidamente, los responsables de finanzas y AP pueden aprovechar las ventajas de la automatización de AP invirtiendo en ciberseguridad e inteligencia artificial y reposicionando los informes ESG como una oportunidad en lugar de un desafío.

Cómo invertir en ciberseguridad e inteligencia artificial para hacer que su compañía sea más resiliente

El mundo no se está convirtiendo en un lugar más seguro para sus datos financieros, ni para su resultado final. Los resultados de la Encuesta sobre Control y Fraude de Pagos de la AFP® de 2025 indican que el 79% de las organizaciones fueron víctimas de ataques o intentos de fraude de pago en 2024. En general, el 44% de las compañías consideran que el fraude relacionado con los gastos es una amenaza importante para su rendimiento financiero.

Los mayores riesgos han puesto firmemente la ciberseguridad en el punto de mira de los líderes financieros, una responsabilidad que se refleja en que el 59% de los directores financieros planean aumentar los presupuestos de ciberseguridad y convertirla en un elemento de acción principal para los directores financieros este año. La inteligencia artificial está en el centro de la gestión de los riesgos, aunque los ladrones la utilizan cada vez más para ataques, las organizaciones pueden recurrir a ella para contraatacar.

Junto con la inversión en tecnología, como parte de su estrategia, los líderes financieros deben:

• Comprender el valor de fomentar la colaboración con TI y otras funciones clave.
• Evaluar lo que corre mayor riesgo, desde los fondos hasta la propiedad intelectual.
• Ayudar a aclarar las responsabilidades y funciones entre líderes.
• Integrar la ciberseguridad (y su retorno de la inversión) en su estrategia financiera general.
• Reforzar la gobernanza y la concienciación sobre ciberseguridad en toda la organización.

Cómo hacer que los informes ESG formen parte de las métricas clave de su organización

La generación de informes ESG es otra métrica financiera integrada que es una responsabilidad creciente para aquellos que lideran la generación de informes de gastos y funciones de AP relacionadas.

Impulsados por los crecientes requisitos normativos en todo el mundo, los informes ESG y las métricas de sostenibilidad son necesidades que no se pueden ignorar. ESG también desempeña funciones clave en:

• La experiencia de los empleados, ya que el 27% de los viajeros están dispuestos a rechazar viajes por su impacto medioambiental o sus preocupaciones en materia de sostenibilidad. Las herramientas con inteligencia artificial para solicitudes de viaje, reservas, captura de recibos y captura de facturas pueden simplificar la experiencia en todo momento y ayudar a guiar a los viajeros hacia opciones más ecológicas al reservar.
• El deber de protección, puesto que el 92% de los viajeros rechazarían un viaje por cuestiones sociales, medioambientales o de seguridad. Las soluciones que utilizan inteligencia artificial pueden ayudar a aumentar los riesgos de los viajeros durante la reserva, proporcionar alertas mientras están de viaje y proporcionar a los empleados orientación y apoyo en la aplicación.
• El crecimiento, ya que las compañías que logran una mayor rentabilidad al tiempo que mejoran las medidas ESG y de sostenibilidad han generado mayores rentabilidades para los accionistas.

Herramientas esenciales para mejorar sus informes de gastos

Perfeccionar y mejorar los informes de gastos y el proceso de cuentas por pagar requiere la estrategia adecuada, junto con las herramientas apropiadas. Por supuesto, hay múltiples pasos y procesos implicados en la automatización de AP. Un componente clave es una herramienta de solicitud para llevar aprobaciones previas a los gastos a su programa de gastos, mientras que otro es una solución Invoice que utiliza el poder de la inteligencia artificial para la detección de fraudes.

Con una herramienta como Concur Request que automatiza y simplifica las aprobaciones, una organización puede:

• Habilitar a los empleados para que estimen rápidamente los costos de viaje sin profundizar en las opciones, ya que la inteligencia artificial generativa que trabaja a partir de datos básicos y selecciones dinámicas puede recopilar los detalles.
• Permitir que los empleados creen solicitudes y que los gerentes las aprueben sobre la marcha mediante aplicaciones móviles.
• Brindar consejos de seguridad y otra orientación a los viajeros antes de que salgan a la carretera.
• Y, lo que es más importante, controlar y ver los gastos antes de que ocurran para asegurarse de que cumplan con las políticas y se ajusten a los presupuestos.

Su compañía desea gestionar los gastos, idealmente antes de que ocurran. Igual de esencial es asegurarse de que la organización detenga el fraude antes de que se produzca, o al menos, antes de que el pago problemático se haga efectivo. Es un desafío cuando el fraude de AP parece provenir de todas las direcciones, lo que incluye facturas falsas, proveedores ficticios, gastos fraudulentos, desvío de pagos, pagos duplicados, phishing y más. La lista, lamentablemente, no se reduce.

Limitar el alcance del fraude requiere una combinación de tecnología, concienciación y capacitación, y otros enfoques. Las formas efectivas de detectar el fraude y las pérdidas de AP incluyen:

• Automatización de los procesos de facturación para reducir los errores y el riesgo, con una solución como Concur Invoice que utiliza inteligencia artificial y reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para capturar con precisión los detalles de la factura y detectar discrepancias al hacer coincidir facturas, órdenes de compra y pagos.
• Prevención de proveedores falsos mediante la solicitud de impuestos y otros detalles de verificación y el uso de la inteligencia artificial para ayudar a verificar a los proveedores en busca de cuentas sospechosas.
• Realización de auditorías periódicas, con inteligencia artificial, que ayuda a detectar anomalías y potenciar analítica que puede detectar tendencias de fraude emergentes.
• Capacitación de empleados en la detección de fraudes en AP y establecimiento de un programa de elaboración de informes de fraudes para todos los empleados.

Conclusión: contar historias de datos financieros es un fuerte aliado

Un líder financiero puede comprender todas las complejidades del rendimiento, las operaciones y la estrategia de la compañía. Pero si no pueden contar de forma efectiva la historia financiera a otros en su organización, pueden limitar el potencial de sus herramientas y enfoques, lo que afecta el retorno de la inversión.

Perspectivas transformadoras: El arte de contar historias financieras

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La base de su enfoque narrativo debe ser el reconocimiento de que no todas las personas que necesitan entender los datos financieros y sus implicaciones necesitan comprender también todas las facetas de una hoja de cálculo. En su lugar:

• Utilice gráficos, cuadros y tablas para que un público más amplio y personas con diferentes estilos de aprendizaje puedan comprender fácilmente los datos financieros de su programa de gastos y otras áreas.
• Utilice soluciones impulsadas por inteligencia artificial para ayudar a fortalecer historias con análisis de datos automatizados, perspectivas en tiempo real y simplificar lo complejo.
• Proporcione perspectivas procesables a través de las herramientas de visualización de datos de su software de automatización de AP y auditoría y otras soluciones extendidas.
• Estudie a su público interno y adapte sus mensajes en consecuencia.

“Contar historias financieras consiste en tomar los números del ámbito informático y convertirlos en una conversación digital que pueda impulsar la estrategia”, dice Marques Tibbs-Brewer, director de marketing de productos, servicios públicos para gastos inteligentes y red empresarial en SAP.