Cómo escalar su solución de viajes corporativos a la vez que satisface las necesidades de los empleados

Parte de ser un gerente de viajes o un líder financiero exitoso es ser flexible y crecer como lo hace su función. Lo mismo sucede con su solución de viajes corporativos, ya que su organización busca expandirse y superar desafíos. 

Sin embargo, muchas organizaciones se sienten limitadas por su tecnología, y el 53% de los responsables de la toma de decisiones de viajes y gastos afirman que la incapacidad de escalar y adaptar las soluciones de T&E ha tenido consecuencias comerciales importantes. No es de extrañar que el 78% desee una única plataforma para gestionar tanto los viajes como los gastos.¹ 

Una solución de viajes corporativos debería funcionar sin importar dónde trabaje ni dónde planee crecer. A medida que su organización busca desarrollar sus soluciones de viajes de negocios y su programa de viajes corporativos, es importante darse cuenta del poder de escuchar a los empleados. Como usuarios finales, los viajeros tienen mucho que decir sobre flexibilidad, soluciones, seguridad y mucho más. 

Para transformar los viajes y las herramientas de su organización, exploraremos formas de:  

• Preparar a su compañía y su programa de viajes para crecer, evaluando procesos y soluciones y utilizando las mejores prácticas para la expansión.  
• Escuchar y dejarse guiar por los empleados que salen de viaje y soportan los desafíos de los viajes de negocios mientras intentan construir el éxito para la compañía y sus carreras. 
• Interactuar con los viajeros Millennials y de la generación Z que conforman una parte importante del personal y tienen preferencias y puntos de vista claros que no deben ignorarse. 

Asegúrese de que su compañía, y la solución de viajes corporativos, estén listos para el crecimiento  

Las compañías y los gerentes de viajes siempre se enfrentan a algo nuevo, ya sean regiones y normativas o preferencias y tipos de gasto de los viajeros. Al evaluar las soluciones de viajes de negocios actuales, o al plantearse otras nuevas, es fundamental comprender los desafíos de ampliar su uso, así como las mejores prácticas para la expansión exitosa de su programa de viajes corporativos. 

Prepárese para los desafíos y riesgos de la expansión 

Las herramientas y los procesos deben poder evolucionar con la organización. Las organizaciones que se trasladan a nuevos mercados y países deben considerar a la evolución como una oportunidad para reemplazar lo obsoleto y desarrollar mejores formas de hacer negocios. 

Pasos clave a seguir: 

• Someter a escrutinio procesos y sistemas. La ineficiencia de los procesos actuales puede hacerse más evidente al escalar, consumiendo recursos y frustrando a los involucrados en los viajes. Determine si los suyos son suficientes o si es el momento de desechar y empezar de cero en lugar de continuar con lo que funcionaba en el pasado.  
• Prepararse para un mayor riesgo. Con los nuevos territorios vienen nuevas normativas para impuestos y otras áreas que pueden ser difíciles de manejar… y conllevar multas si no se está al día. Mantener la seguridad de los datos se vuelve más difícil a medida que crecen las operaciones y los malos actores. Puede parecer obvio que cada nuevo país incluye diferentes culturas, leyes y potencial de interrupciones, pero las organizaciones deben comprenderlas dentro del contexto de su negocio y estar listas para responder. 
• Mejorar la visibilidad de los gastos. Si las soluciones y los procesos actuales no están unidos, es probable que los gerentes de viajes carezcan de una visión clara del gasto con los proveedores y de la capacidad de negociar mejores acuerdos. Es posible que el equipo de finanzas no tenga cifras precisas, lo que significa que no pueden optimizar el flujo de caja. 

Mejores prácticas para garantizar una expansión exitosa del programa de viajes corporativos 

Con una comprensión de los escollos, puede adoptar un enfoque más estratégico a medida que implementa soluciones de viajes flexibles y escalables. 

Observe las ubicaciones actuales y esperadas para determinar similitudes, qué sistemas están en uso y dónde, cuáles generan la mayor cantidad de viajes y gastos, y otros factores. Es información que puede guiar sus elecciones. 

Comprenda la experiencia del usuario estudiando políticas y procesos y si son específicos de la región y examinando los métodos de viaje y pago más comunes. 

Evalúe las soluciones de T&E existentes para determinar si permiten incorporar fácilmente equipos y oficinas, si utilizan inteligencia artificial (IA) para mejorar el análisis y la experiencia de los empleados y si se integran realmente con ERP y otros sistemas. 

Cree un modelo global para que su programa de viajes corporativos y sus equipos, políticas y procesos estén alineados sin importar dónde opere la compañía. El modelo debe incluir tipos de gastos, flujos de trabajo, requisitos de elaboración de informes, reglas de auditoría, referencias y pautas de personalización. 

Diseñe su implementación estableciendo la forma más sensata de implementar soluciones en cada región, guiadas por puntos comunes como moneda, aduanas, idioma y otros factores. 

Escuche a su gente, asegurándose de que el liderazgo local haya aceptado una transición de los viajes y de que estén involucradas las partes interesadas adecuadas. Piense en las diferencias culturales, cómo será la asistencia al usuario y las múltiples formas en que las nuevas regiones podrían ser diferentes. En otras palabras, escuche atentamente a las personas que conocen el tema. 

Bienvenido al escenario mundial: Una guía para expandir T&E 

Explore las mejores prácticas a tener en cuenta al elaborar estrategias, planear e implementar soluciones para ampliar su programa de viajes a nuevos mercados, lo que incluye detalles específicos de la región.  

Lea el libro electrónico

¿Qué quiere su personal de un programa de viajes corporativos? Pregúnteles. 

Los viajeros quieren que se les escuche, ya sea teniendo vías fáciles para compartir comentarios u observando que sus inquietudes se abordan realmente. Por lo tanto, escuchar es fundamental para el éxito de su programa de viajes corporativos. 

Los viajeros frecuentes no son monolíticos. Sus preocupaciones son tan variadas como sus funciones y los productos que proporcionan sus organizaciones. Pero se puede decir con seguridad que quieren que se les mantenga protegidos, desean flexibilidad y opciones que les resulten útiles, y no quieren que los viajes supongan una carga para su vida personal. 

“Es vital escuchar a sus viajeros y tener en cuenta sus comentarios en todos los niveles, y a medida que avancemos en el espacio de viajes, tendremos que averiguar cómo adoptar eso, pero también ser capaces de guiarlos para que hagan lo correcto y tomar la mejor decisión para la compañía”, dice Angela Arntz, directora global de viajes de Unisys, en un video reciente con clientes de gestión de viajes y gastos de SAP Concur.   

No es aventurado afirmar que los viajeros y otros empleados sufren estrés, como señala la investigación: 

• El 57% cree que el agotamiento no mejorará a menos que su compañía haga grandes cambios.² 
• El 41% cree que su organización priorizaría ganar más dinero en lugar de retener a los trabajadores.³ 
• El 91% de los viajeros de negocios afirman que las solicitudes de flexibilidad fueron rechazadas el año pasado.⁴ 

Los sistemas de gestión de viajes actuales ofrecen formas de aliviar la carga, desde solicitar la aprobación de un viaje hasta reservar vuelos y alojamiento. Mejorar la salud mental del personal requiere hacer algo más que limitarse a permitir viajar en clase Business en ocasiones; hay múltiples formas de garantizar que apoya el bienestar del viajero, como:  

• Pondere no solo los costos y el cumplimiento de su sistema de gestión de viajes, sino cómo reaccionan los empleados a los límites de tarifa de habitación, reembolso de kilómetros, clases de tarifas aéreas, etc.  
• Reconozca que los pequeños detalles importan mucho, como la capacidad de pagar por espacio adicional para extender las piernas, el acceso a salas de espera de aerolíneas, las integraciones fáciles en cuentas de fidelidad y tener una solución con Nueva capacidad de distribución (NDC) para acceder a más opciones.  
• Utilice las tarjetas corporativas para simplificar la vida de los viajeros, ya que capturan automáticamente las transacciones, minimizan los recibos y no dejan a su personal a cargo de los gastos. 

Tanto si realiza encuestas como si establece sesiones de comentarios o crea otras formas de recopilar información, déjese guiar por un principio central: No haga suposiciones sobre lo que quieren los viajeros. Deje que se lo digan ellos. 

Cómo aprovechar su solución de viajes corporativos para satisfacer las necesidades de los viajeros de la generación Z y de los Millennials  

Una parte importante y creciente de su personal, los empleados Millennials y de la generación Z, tienen puntos de vista claros y preferencias sólidas sobre los programas y políticas de viajes corporativos y lo que les funciona y lo que no. 

Para escuchar e interactuar con éxito con los trabajadores de estas generaciones es necesario reconocer que provienen de una amplia gama de orígenes y perspectivas y no se pueden tratar como a una única persona. 

Con la advertencia “no meterlos a todos en el mismo saco”, los Millennials y los miembros de la generación Z a menudo aprecian: 

• Saber por qué se aplican las políticas de T&E y cómo se conectan con los objetivos del programa de viajes corporativos y la compañía en general. 
• Recibir información por escrito o en persona en lugar de correos electrónicos puntuales. 
• El componente social de los viajes: ver a los clientes cara a cara, la oportunidad de establecer una relación con los compañeros de trabajo, incluso más que las recompensas financieras que pueda conllevar. 
• Tecnología simplificada y que funcione, ya que es más valiosa que buscar la última tecnología del mes. Y a pesar de su fluidez con la tecnología, siguen necesitando asistencia, ya sea por parte de una guía en la aplicación o de un ser humano real. 

“Los veinteañeros y los treintañeros... están muy acostumbrados a estar conectados a sus dispositivos y poder hacer clic en algunos botones y hacer lo que haya que hacer”, afirma Arntz de Unisys. “Así que pienso en el futuro y en cómo dar forma a nuestro programa para adoptar NDC y tener en cuenta a esa generación”.  

Conclusión 

Transformar su programa de viajes corporativos requiere una combinación de la solución de viajes corporativos adecuada, la estrategia apropiada y tratar a las personas correctamente. 

Con esa combinación, las compañías pueden adelantarse a los desafíos actuales y futuros. En el proceso, pueden satisfacer las necesidades de los empleados fundamentales para su éxito tanto en los mercados actuales como en los nuevos. 

La escalabilidad y la flexibilidad pueden ir de la mano, junto con el reconocimiento de que la mayoría de los empleados quieren tomar las decisiones correctas y que la comunicación debe ser bidireccional. 

“La gente siempre va a querer hacer lo suyo”, dice Gemma Cannings, vicepresidenta ejecutiva de Adquisiciones y Cuentas por Pagar de la NYU, en el video de clientes de SAP Concur. “A veces estos comportamientos son por una buena razón y debemos asegurarnos de escuchar y comprender por qué toman estas decisiones. Y luego pensar: “¿hacemos un cambio en la política o un cambio en cómo hacemos las cosas?” 

^{1. Impulse el futuro del trabajo con soluciones inteligentes de viajes y gastos, Forrester Consulting, mayo de 2023} 

^{2., 3. Las 5 principales tendencias de RR. HH. actuales y la guía de RR. HH. para lo que viene, SAP SuccessFactors, 2025.} 

^{4., 5. 6o Informe global anual de investigación de viajeros de negocios de SAP Concur 2024.}