De caótico a cohesivo: Cómo Weatherford transformó su gestión de viajes de negocios global

Resumen 

Con la gestión global de viajes de negocios y los procesos de gastos en docenas de sistemas locales y programas de tarjetas corporativas, 75 países y 18 000 empleados remotos, Weatherford necesitaba una mejor forma de gestionar los viajes y gastos (T&E). El proveedor de tecnología y servicios de petróleo y gas encontró soluciones, simplicidad, eficiencia y ahorros con un conjunto de soluciones de SAP Concur.  

Al consolidar herramientas, actualizar procesos e instituir la automatización de la gestión de gastos, la compañía obtuvo coherencia, cumplimiento, visibilidad de gastos y resultados como estos: 

• 47 % de aumento en la eficiencia de la fuerza laboral. 
• 90 % menos de rechazos de informes de gastos. 
• Un 26 % menos en costos de viajes y gastos, con un ahorro de más de 5 millones de dólares. 
• 770 % de salto en reembolsos de tarjetas corporativas y 100 % de adopción de tarjetas T&E. 

“Weatherford transformó un departamento de T&E fragmentado en un programa global coherente. En pleno crecimiento exponencial, SAP Concur nos ayudó a optimizar los procesos, hacer cumplir la política de la compañía y obtener ahorros significativos” afirma Jenni Allman, directora de viajes y gastos de Weatherford. 

Dada la extensión del desafío, la historia de Weatherford proporciona lecciones útiles para la intención de las organizaciones de pasar de procesos manuales desconectados a un sistema global de viajes de negocios que sirve mejor a la compañía y a los empleados. Descubra cómo Weatherford hizo lo siguiente:  

• Enfrentó desafíos con su programa global de viajes de negocios como resultado de adquisiciones y expansión, e identificó cuidadosamente los objetivos para resolver los problemas. 
• Se diseñó una implementación de soluciones de viajes y gastos (T&E) con la ayuda de un socio de implementación y SAP Concur. 
• Identificó las mejores prácticas para la transformación digital, que incluye la aceptación de ejecutivos, la planeación de contingencias, el apoyo en la aplicación y humano, y más. 

Una necesidad clara: Gestión global de viajes y transformación digital 

A lo largo de más de 80 años, Weatherford se expandió a 34 ubicaciones en más de seis docenas de países. No se propuso desarrollar sistemas y procesos de viajes y gastos desconectados; simplemente se convirtió en ellos, como lo hacen muchas organizaciones. La necesidad de la gestión de viajes global y la transformación digital también creció, especialmente para una compañía que se preocupó por ofrecer innovación a los clientes. 

Antes de su transformación, la dirección de T&E de Weatherford tenía este aspecto, con estas consecuencias: 

• Los líderes financieros carecían de visibilidad de gastos en todas las ubicaciones y departamentos, lo que dificultaba la planeación del presupuesto, la búsqueda de tendencias y la acción. 
• Los líderes regionales no tenían datos en tiempo real, lo que dificultaba el análisis de gastos y la negociación con los proveedores. 
• Muchos empleados gestionaban los gastos por su cuenta, viajaban con adelantos en efectivo y reservaban fuera de la política de gastos, lo que complicaba el deber de protección, el cumplimiento y el control de costos.  

Con el inicio de la pandemia en 2020, los viajes de Weatherford se detuvieron. Sin embargo, cuando los viajes se reanudaban a alta velocidad, los procesos y sistemas no podían seguir el ritmo y los empleados se mostraban más reacios a pagar la factura de los viajes. La necesidad de una gestión de viajes global y automatización coherentes se hizo aún más evidente. 

Una clave: Identificar los objetivos de la transformación digital y la automatización de la gestión de gastos 

Si bien Weatherford sabía que necesitaba una mejor manera, lograr ese estado futuro requería imaginar las ventajas que la transformación digital global y la automatización de la gestión de gastos deberían ofrecer. 

Tanto los líderes como los empleados querían obtener perspectivas más profundas, reforzar la toma de decisiones, mejorar la experiencia de los empleados y, por supuesto, simplificar y ser eficientes de principio a fin. Buscaban capacidades ágiles y basadas en datos que pudieran crecer con Weatherford al proporcionar: 

• Herramientas, procesos y políticas de viajes y gastos coherentes que respaldan una plantilla dispersa. 
• Visibilidad del gasto en tiempo real en todas las operaciones y ubicaciones. 
• Menos procesos manuales y conciliación. 
• Auditorías optimizadas y cumplimiento mejorado. 
• Datos limpios e integración con otros sistemas empresariales. 

En esencia, Weatherford buscó un solo sistema y una única fuente de información veraz sobre viajes y gastos (T&E) Obtuvo ambas cosas basándose en su experiencia con Concur Expense, que la compañía ya utilizaba en 11 países. 

De la complejidad al control: La transformación global de T&E de Weatherford

Descubra cómo la compañía de servicios energéticos diseñó un sistema de viajes y gastos moderno y conectado, los impresionantes resultados que ha cosechado y las mejores prácticas derivadas de las lecciones que tanto le costó ganar. 

Lea el estudio de caso

 Planeación de la transformación digital con soluciones de SAP Concur 

Weatherford está bien versado en la última tecnología. Sin embargo, llevar a cabo la transformación digital de su gestión global de viajes y gastos de negocios, una que implique una revisión de los procesos, la tecnología y la cultura, es un gran pedido para cualquier organización. Para garantizar que se hiciera bien, el equipo del proyecto buscó experiencia para ayudar a diseñar y gestionar el despliegue de sus soluciones de SAP Concur seleccionadas. 

Weatherford seleccionó a Acquis Consulting Group, un socio de implementación certificado por SAP Concur, para implementar Concur Expense en toda la compañía. Limpiar los datos y minimizar las interrupciones fueron objetivos principales, y las ubicaciones de la compañía con más viajeros, gastos y preparación embarcando en la transformación primero. Se incorporó un socio de gestión de viajes centralizado y global en Concur Travel, sustituyendo a docenas de agencias locales. La implementación enfatizó la colaboración con TI, líderes financieros locales y usuarios finales, y los comentarios y pruebas de los empleados se utilizaron para optimizar continuamente la experiencia.  

Una no negociable era resolver problemas de integración con el ERP de Weatherford, que no podía importar datos de viajes y gastos (T&E) con fiabilidad. Volviendo al objetivo de datos limpios, el equipo del proyecto aprovechó su experiencia en implementación e integración para crear un tablero de control para comparar información y encontrar incoherencias, simplificando la resolución y reduciendo la resolución de problemas. 

Weatherford utiliza muchas soluciones para transformar los viajes y gastos de negocios globales 

La base de la transformación de Weatherford fue Concur Travel and Expense, una solución integrada que proporciona visibilidad de gastos, cumplimiento, experiencia de usuario fluida y aplicación coherente de políticas de viajes y gastos. 

La adopción de tarjetas corporativas es un logro notable, reflejado por la adopción del 100 % y el aumento del 770 % en los reembolsos. “Estos reembolsos compensan eficazmente los costos asociados con las licencias de SAP Concur, lo que da como resultado un retorno positivo de la inversión”, señala Allman. 

Durante la implementación y las operaciones en curso, Weatherford amplió sus soluciones de viajes y gastos (T&E) y la automatización de la gestión de gastos con soluciones y servicios específicos. 

• Company Bill Statements captura los cargos de la tarjeta corporativa, los asigna a los informes de gastos, elimina la coincidencia manual por parte del equipo de finanzas y permite a los empleados revisar y enviar rápidamente los informes en lugar de escribir los detalles. 
• Intelligent Audit busca automáticamente los informes de gastos por gastos fuera de política y marca los problemas, lo que permite a los miembros del equipo centrarse en las excepciones en lugar de examinar cada informe. 
• WalkMe para las soluciones de SAP Concur proporcionan asistencia y formación en la solución para que los usuarios obtengan ayuda cuando la necesiten, lo que aligera las preguntas y carga para el equipo de T&E de Weatherford. 
• SAP Concur Advanced Care proporciona expertos dedicados para solucionar problemas, asesorar sobre la configuración y garantizar que el equipo de Weatherford tenga los recursos que necesita. 

Conclusión: Mejores prácticas para rediseñar la automatización de la gestión de viajes y gastos 

Elegir la tecnología y los socios adecuados es fundamental para transformar los viajes de negocios globales e implementar la automatización de la gestión de gastos. Pero un alto nivel de éxito también requiere pasos prácticos, como garantizar el apoyo de la alta dirección a los recursos. 

Otras prácticas recomendadas que Allman comparte: 

• Integre flexibilidad y prepárese para múltiples contingencias, porque surgirán obstáculos. 
• Involucre a las partes interesadas de toda la compañía de forma temprana y frecuente. 
• Contabilice y aprenda de los errores a lo largo del camino. 
• Diseñar para el cumplimiento de la política de viajes y gastos comparando los estados actuales y futuros para detectar brechas. 
• Invierta en apoyo, especialmente si su equipo de T&E es eficiente. 

Con éxitos demostrados, Weatherford está tomando medidas adicionales para mejorar el cumplimiento de la política y las operaciones, como implementar Concur Tax Assurance de Blue dot para satisfacer las obligaciones del impuesto al valor añadido (IVA) para su operación global y aumentar la reclamación. 

“La evolución del programa T&E de Weatherford desde sistemas muy dispares a un proceso sólido y consolidado mediante SAP Concur nos ha permitido acelerar la eficiencia y la mejora de los procesos a un ritmo nunca antes visto”, señala Matthew Smith, director sénior de mejora continua de procesos en Weatherford.