Aprende a medir y aumentar el ROI de viajes corporativos con soluciones de SAP Concur

28 de Febrero de 2022

Medir y elevar el ROI de viajes es una cuestión imprescindible de determinar tanto en el presupuesto de gastos como en el cálculo de las ganancias de una empresa.

El tema de qué tan costoso o económico pueden resultar los viajes corporativos cobra cada día mayor trascendencia a nivel global. Y no es para menos.

Muchas empresas actualmente luchan por reducir sus gastos e implementar medidas más eficaces para elevar sus ingresos.

En este sentido, medir el ROI se ha convertido en algo cada vez más valorado a la hora de fijar las políticas y acciones empresariales.

Si quiere aprender a medir el ROI y la eficiencia de los viajes de negocios de su empresa, siga leyendo. Le daremos todas las claves para optimizar esta métrica e implementar sistemas de gasto eficiente.

¿Qué es el ROI?

El ROI es la abreviatura de Return on Investment, que en español quiere decir Retorno de la Inversión. En términos sencillos, es un indicador estratégico para medir la efectividad de las inversiones que realiza una empresa.

En sí misma es una métrica que ayuda a la gerencia a visualizar exactamente qué estrategias de viajes corporativos están dando mejores resultados financieros a la organización.

Y también, cuáles gastos de tiempo y dinero resultan menos eficientes.

Uso del ROI de viajes

En la práctica, ¿cómo se usa el ROI de viajes?

En esta era digital, los gestores de viajes corporativos o travel manager solo necesitan una aplicación informática para conocer los detalles del ROI asociados a los viajes de negocios dentro de la empresa.

Un simple botón les da acceso a todos los elementos de un itinerario. Por ejemplo, los costos de los billetes de avión o tren, la información de los proveedores, la retroalimentación de los usuarios y el acceso a grandes volúmenes de datos.

Sin embargo, todas estas métricas y gráficos serán de poca ayuda si no facilitan la comprensión de comportamientos puntuales en un tiempo específico.

Para ello, es necesario establecer los KPI en el ROI de viajes, lo cual ayudará a tomar mejores decisiones en los procesos empresariales.

KPI de viajes y control eficiente

Los KPI (Key Performance Indicators) son indicadores de rendimiento y herramientas de medición claves que, aplicados a los viajes de negocios, permiten utilizar los datos de manera inteligente.

Para un buen uso del ROI en la evaluación e implementación exitosa de su plan de viajes de negocios, debe considerar varios elementos para determinar los KPI.

Estos elementos pueden ser:

  • La utilización de canales de reserva de boletos, hospedajes, comidas, transporte, etc, aprobados por la empresa;
  • El cumplimiento de las políticas corporativas por parte del viajero de negocios;
  • Los ahorros logrados al contratar a ciertos proveedores.
  • La satisfacción del viajero;
  • Las emisiones de carbono que genera cada desplazamiento;
  • El ahorro de costes por el uso del transporte compartido.

¿Cómo calcular el ROI para los viajes corporativos?

Existen varias fórmulas para calcular el ROI de viajes. La fórmula más sencilla es la siguiente:

ROI = (Beneficio obtenido – Costo de viaje) / Costo de viaje

El resultado permite saber si fue rentable o no un viaje de negocios. Tenga en cuenta que para hacer este cálculo, todos los gastos del viaje deben estar reportados.

Es decir, pasajes, comidas, arriendo de autos, hotel, propinas, seguros, ticket para eventos, taxis, etc.

¿Qué indica exactamente el ROI?

Para saber qué indica el ROI, vamos a simular un cálculo. Por ejemplo, si se dedicaron USD$3,000 para un viaje de negocios y se obtuvieron USD$12,000 en ganancias por nuevos contratos con clientes, al aplicar la fórmula tenemos:

ROI = (12,000 – 3,000) / 3,000 = 3

Este ROI indica que el retorno de la inversión fue tres veces lo que costó el viaje. En otras palabras, hubo un rendimiento del 300%.

¿Solo se puede calcular esto manualmente? ¡Claro que no!

Afortunadamente, las soluciones informáticas que le ofrece SAP Concur le permitirán optimizar y automatizar este cálculo.

Así podrá obtener la información necesaria para determinar exactamente su retorno de inversión sin perder tiempo ni hacer cálculos errados.

Propósito del ROI como métrica dentro de los procesos empresariales

Para medir los resultados reales y útiles que permitan determinar el ROI de viajes de su empresa, el primer paso es establecer claramente los parámetros de los KPI desde el arranque de la planificación.

La crisis de los viajes corporativos ha obligado a las empresas a optimizar el análisis y recolección de sus datos.

En tal sentido, los KPI se han convertido en determinantes para obtener datos en caliente sobre el retorno de la inversión de los viajes empresariales.

Es una métrica que permite detectar desviaciones en los objetivos de la organización y al mismo tiempo, facilita la implementación de las medidas y acciones para corregirlas.

¿Cómo elevar el ROI y mejorar la toma de decisiones?

Para establecer los KPI más idóneos, tome en cuenta estos lineamientos que le ayudarán a elevar el ROI y optimizar la toma de decisiones en la empresa:

Establezca indicadores puntuales

Incluya indicadores sobre las ventas alcanzadas en un evento puntual o su efecto directo. Por ejemplo:

  • Cuántos clientes nuevos fueron captados;
  • Número de asistentes (entre clientes o no);
  • Ingresos logrados en esa actividad;
  • Cifra de cierre de nuevos contratos.

Optimice su política de viajes

Busque un sistema eficaz de gastos y política de reembolsos que le permita unificar procesos, mejorar la correcta recogida de los datos y simplificar la analítica de los KPI.

Las herramientas de SAP Concur lo ayudarán a alcanzar ese objetivo.

No descuide el Duty of Care

Cuidar la seguridad de los viajeros de la empresa es hoy un importante valor ético y moral. No implica un retorno monetario, pero es una métrica que impacta la marca de la empresa y su política de viajes.

Súbase a la mejor tecnología posible

Las herramientas tecnológicas son vitales para las estrategias de business travel de su empresa. Busque la asesoría profesional para elevar estos medios tecnológicos.

Incentive la colaboración y comunicación

Encuentre opciones de colaboración entre viajeros, proveedores, aliados y clientes para reducir los gastos de los viajes de negocios.

¡Y no olvide animar a los equipos para ofrecer retroalimentación! Esto ayudará a corregir a tiempo las fallas y elevar el retorno de inversión.

Para finalizar, tenga en cuenta que las herramientas de SAP Concur para los gestores de los viajes corporativos, le permitirán medir con efectividad el ROI de viajes y optimizar su política empresarial.

Si le interesó este artículo, lo invitamos a conocer más sobre tendencias en viajes corporativos. ¡No se pierda estos y otros interesantes consejos!