Plan de crisis en viajes corporativos: ¿Qué es y cómo elaborarlo?

14 de Septiembre de 2021

A medida que las multinacionales amplían su alcance y las pequeñas empresas se vuelven cada vez más globales, aumenta la cantidad de empleados que necesitan viajar por negocios.

Esta situación conlleva a que los empleadores promuevan acciones que mitiguen posibles peligros y riesgos durante la jornada del viajero contenidas en lo que conocemos como plan de crisis.

Por lo general, los viajes de negocios transcurren sin problemas, pero siempre existe una pequeña probabilidad de que ocurran accidentes. Por esta razón, es tan importante desarrollar un documento que cuente con la información necesaria para enfrentar diferentes tipos de inconvenientes.

 ¿Quiere conocer más detalles sobre el plan de crisis?

Entonces, le recomendamos que continúe leyendo nuestro artículo, pues en las próximas líneas encontrará abundante información sobre este tema.

¿Qué es un plan de crisis?

Un plan de crisis consta de un documento que toda empresa debe desarrollar teniendo en cuenta su contexto y sus características específicas.

Este plan está destinado a proveer orientaciones ante situaciones imprevistas como accidentes de tránsito, problemas meteorológicos, inestabilidad política, cancelación de vuelos, entre otras.

Frente a estas circunstancias, el plan de crisis constituye un manual de previsiones y directrices a seguir que orienta cómo actuar ante las alteraciones en el flujo de las actividades y procesos planificados inicialmente.

Dicho en pocas palabras, el objetivo principal de un plan de crisis es precisamente minimizar el riesgo, proteger a los viajeros, y ofrecer soluciones rápidas para evitar la desorientación y el estrés fuera del ambiente corporativo.

Es importante comprender que la crisis representa una amenaza significativa para la seguridad de las operaciones, pudiendo alcanzar consecuencias nefastas si no se maneja correctamente.

En definitiva, el plan de crisis para viajes corporativos debe priorizar la continuidad de los negocios, los casos de emergencias y la evaluación de los daños, así como aportar orientaciones específicas teniendo en cuenta que el futuro de los viajes de negocios exige la aplicación de planes cada vez más específicos.

Cómo elaborar un plan de crisis para viajes corporativos

Este documento resulta de suma importancia, pues en caso de accidentes o imprevistos, los involucrados sabrán de qué manera reaccionar, cuáles son las pautas a seguir, a quienes deben contactar resolviendo la situación de manera rápida y evitando situaciones futuras mucho más complejas.

Sin embargo, para que este tipo de documento aporte los resultados esperados, es imprescindible desarrollarlo considerando los siguientes puntos:

1.      Contemplar diversos escenarios de crisis

Si los empleados viajan con frecuencia se hace indispensable conocer cuáles son los riesgos potenciales. Entre ellos, se pueden identificar:

Inestabilidad política

La coyuntura política puede afectar todos los planes de viaje y suponer un riesgo para los viajeros.

En esencia, los viajes de negocios en zonas de conflicto político necesitan de una planificación cuidadosa, que se base en suficiente información y en medidas preventivas.

Situaciones de saneamiento y salud

Experimentar problemas médicos en el extranjero puede ser bastante preocupante, y aunque no se puedan predecir, si es posible planificar cómo manejarlos con anticipación. Para eso, es necesario tener en mente una suerte de aspectos como:

  • Evaluar la posibilidad de atención médica en caso de emergencia.
  • Velar por la seguridad e higiene de los alimentos y del agua.
  • Estar preparados para enfrentar posibles amenazas y enfermedades cumpliendo con los protocolos de vacunación del país de destino.

Seguridad del destino

Antes de planificar el viaje, es importante poner atención en el nivel de seguridad del destino evaluando los siguientes puntos con prudente antelación:

  • Seguridad y el servicio ofrecido por los hoteles.
  • Investigar previamente el lugar donde se hospeda y las medidas de seguridad del alojamiento.
  • Contemplar que posea caja fuerte para guardar las pertenencias de valor.
  • Verificar la localización de las salidas de emergencia.

Proveedores

El personal contratado también puede representar riesgos para la empresa por lo que es imprescindible verificar su idoneidad antes de firmar una alianza estratégica en tierras desconocidas.

Asimismo, es interesante recurrir apenas a una persona ajena a la organización que sea realmente confiable y cuente con experiencia comprobable en negociaciones en el extranjero.

2.      Medir los diferentes tipos de exposición al riesgo

Es necesario hacer una evaluación de los riesgos inherentes al viaje principalmente para estar al corriente de las amenazas específicas de cada lugar. De hecho, los riesgos cambian constantemente y siempre será necesario evaluar la situación política, sanitaria y climática a cada nueva planificación.

3.      Definir roles y responsabilidades

El reparto de responsabilidades consiste en determinar los roles que cada uno de los viajeros deberá asumir durante su estancia en el país o región de destino. Esto implica asignar tareas específicas a cada uno y seguir el plan de viaje de manera que la estancia sea lo más provechosa posible de acuerdo a los objetivos de la jornada.

4.      Definir pautas y protocolos de actuación

Conociendo los riesgos posibles se trata de estipular las medidas a seguir en caso de accidentes o eventualidades que puedan afectar el plan de viajes.

En caso de emergencia médica, las personas deben conocer a quién acudir, tener números de contacto, entre otras medidas.

Asimismo, deben saber que zonas están permitidas para transitar y cuáles están prohibidas, además de seguir los protocolos de seguridad en cuanto al clima, alimentación y bebidas.

5.      Dar a conocer el plan de crisis

Una vez que se contemplen todos los riesgos, es momento de transmitir la información del plan de crisis a todos los miembros de la compañía.

Aun cuando no se puedan prever al 100% todos los incidentes, es posible capacitar al personal para detectar qué es y que no es un riesgo aceptable durante un viaje de negocios centrándose básicamente en la prevención.

Asimismo, la formación adecuada es extremadamente necesaria para mitigar la ocurrencia de problemas que, por lo general, se vinculan a la poca familiaridad con la cultura, las normas y leyes del país o ciudad a la que visitan.

A fin de cuentas, el plan de crisis vela por la seguridad de los trabajadores al mismo tiempo que optimiza la gestión de los viajes corporativos por lo que puede considerarse como una herramienta imprescindible para el cumplimiento de los objetivos de la jornada externa.

Asimismo, consta de un poderoso aliado para incrementar los resultados financieros del negocio ya sea en virtud de la reducción de los costos involucrados en el viaje o por el cierre de negocios más rentables.

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