Control de gastos inteligente: todos los recursos que necesitas para lograrlo

19 de Julio de 2021

Hoy en día las empresas enfrentan varios retos para mantener al día un control de gastos inteligente en la administración de su negocio.

Si bien, las empresas grandes ya han automatizado la mayor parte de sus procesos de administración de gastos, mediante softwares especializados, que han dejado en el olvido los informes en papel, las hojas cálculo y las pilas de recibos; aún existen empresas que siguen operando con procesos manuales e ineficientes.

No llevar un control de gastos inteligente puede traer graves consecuencias para la compañía, pues aquellas empresas pequeñas que aún realizan sus cálculos de gastos manualmente, corren el riesgo de no administrar bien sus recursos, pues los empleados podrían estar haciendo mal uso de los mismos, o el reembolso de los pagos podría convertirse en una tarea engorrosa. También, podrían presentarse toda una serie de inconsistencias, en el peor de los casos, informes duplicados o fraudulentos, no facturar de manera oportuna los gastos a nombre de un cliente, y traer por efecto final, multas fiscales por todos estos errores inadvertidos.

Para optimizar todos los procesos involucrados en un control de gastos inteligente, presentamos una serie de soluciones que facilitarán a las empresas la labor de llevar la administración de sus gastos, de la mano de las herramientas tecnológicas más eficaces.

¿Qué es el control de gastos inteligente?

Se trata de que las empresas adopten sistemas de gestión de gastos que les permitan un mayor control de las actividades al apoyarse en procesos estratégicos mediados por la tecnología. Así, diversas tareas como la adquisición de productos y servicios, y todas las relacionadas con la cadena de suministro, podrían optimizarse y generar una mejor administración de los recursos.

La transformación digital representa una revolución sin precedentes en la historia de la humanidad, trastocando la forma en que las organizaciones se autogestionan. La digitalización proporciona mayor agilidad al momento de cumplir con gran parte de procesos y conectar con clientes, y deja mayor tiempo a los colaboradores para enfocarse en el desarrollo de estrategias competitivas. Por ello, acelera el valor de las empresas en los mercados que cada vez se tornan más competitivos y exigentes.

Además, debido a la pandemia de COVID-19, las organizaciones tuvieron que adoptar la digitalización de sus productos y servicios para mantenerse a flote durante la contingencia, tecnologías que seguirán en curso una vez superada la pandemia.

En este contexto, el control de gastos inteligente tiene en consideración las nuevas necesidades de las empresas, que necesitan innovar en sus procesos, reducir costos operativos y lograr un mejor control de los gastos, tareas y recursos, para optimizar su rendimiento en general.

Ante estas circunstancias el control de gastos inteligente tiene como finalidad ofrecer a las empresas herramientas para facilitar las labores de administración de gastos, que automaticen las operaciones de compras, cadenas de suministro y finanzas.

De este modo, las tareas relativas a la administración de gastos adquieren mayor valor al optar por la automatización, pues los indicadores de los procesos aportan mayor agilidad y transparencia en cada uno de ellos, y permite a los directivos tomar decisiones a tiempo.

La automatización provee de un control de gastos inteligente que repercute a corto plazo en un ahorro significativo en las diversas etapas del flujo de trabajo, ya que permite labores más rápidas y mayor visibilidad del comportamiento de los gastos.

¿Por qué es importante adoptar un control de gastos inteligente?

Asumir un control de gastos inteligente ayuda a las empresas a simplificar sus operaciones, aumentar la productividad y experimentar mejoras en sus resultados. A continuación, mencionamos algunos de sus principales beneficios:

Documentación de facturas en tiempo real

Los empleados pueden enviar informes de gastos con su documentación correspondiente, incluso escanear las facturas desde su computadora, tablet o celular, dejando atrás la necesidad de completar formularios en papel, o incurrir en error por la pérdida de alguna de las facturas. De este modo, las labores de reembolso son más rápidas, ya que se puede devolver el dinero en efectivo o a las cuentas bancarias de los empleados, evitando los retrasos.

Optimiza la colaboración en remoto

Teniendo presente que las empresas cada vez más tienen a su fuerza laboral dispersa geográficamente, las herramientas de colaboración se optimizan constantemente para brindar una mejor experiencia de trabajo a los equipos remotos. De esta manera, el control de gastos de todo el equipo, aunque no se encuentre unificado espacialmente, pueden ser controlados con sistemas de gestión inteligente de gastos.

Fortalece el ahorro en los gastos de viajes

Los gastos de viajes conforman el segundo gasto más alto de las organizaciones, detrás de los costos de nómina. Un control de gastos inteligente permite configurar reglas personalizadas para hacer cumplir la política de gastos de la empresa, hacer informes automáticos de gastos para su entrega e incluso aprobar gastos recurrentes.

Evita el fraude

Es tan importante contar hoy día con un software automatizado para evitar fraudes en los gastos, ya que los falsos reclamos o los costos duplicados desvían el dinero de la empresa y caen en manos de empleados deshonestos. Por otra parte, el seguimiento de los gastos que las empresas tienen el derecho de deducir, proporciona documentación accesible y actualizada en tiempo real en caso de que la empresa sea auditada.

Visión global de gastos

Una visión integral de todo el conjunto de los gastos realizados por una empresa, provee de un panel general que brindan a los gerentes, los datos del total de los gastos unificados y se presentan en un formato visual cómodo que agiliza su comprensión y análisis.

La información en tiempo real muestra el estado actual de las operaciones comerciales. Lo mejor es que, al tenerlo todo un en solo lugar, los equipos de finanzas tienen mayores opciones de análisis al momento de determinar el presupuesto de los gastos venideros.

 Informes de gastos personalizados

Los informes personalizados tienen la ventaja de que profundizan en los detalles, revelando quién gasta, cuánto y en qué lo hace. Además, toda la información está segmentada por categorías.

Al respecto, un control de gastos inteligente tiene en consideración la rapidez de la entrega del informe de gastos, el estado en el que se encuentra y si se encuentra en el ciclo de aprobación. Así, los equipos de finanzas pueden identificar aspectos en los cuales reforzar la eficiencia y optimizar los controles de gastos para así ahorrar costos y fortalecer los resultados finales.

Beneficios del control de gastos inteligente al interno de las organizaciones

Con mayor agudeza, los beneficios de los procesos automatizados no dejan de multiplicarse: repercute en el nivel de satisfacción de los empleados, incrementa la productividad, se hace clara la reducción de costes y contribuye al cumplimiento de la entrega de informes.

Hemos mencionado también que la calidad de los informes aumenta gracias a una mejor planificación y análisis financiero. En detalle, se pueden puntualizar las siguientes mejoras:

Procesos más rápidos y sencillos

La tradicional manera de presentar los gastos significaba costos innecesarios en copias en papel, impresiones, adjuntar facturas y compilar todo para la valoración de los gerentes, sin contar con las múltiples ediciones que debían hacerse hasta que las cuentas encajaran coherentemente.

El control de gastos inteligente automatizado hace el informe por su cuenta con exactitud, y se puede enviar desde la misma plataforma para la persona encargada de evaluarlo. Por lo general, son los gerentes quienes se encargan de esta labor, sin embargo este tipo de plataformas en la nube, también disponen de la opción de enviárselo a un aprobador temporal.

Con respecto a los beneficios de los procesos implicados, las empresas pueden notar una reducción en los costos de procesamiento: ya no es necesario destinar una partida de recursos para los gastos de papelería, que además de ser costosos, son inadecuados para el medio ambiente.

Usualmente, el presupuesto destinado a papelería es más del necesario, la introducción de un software de gestión de gastos también contribuye a precisar en qué se está empleando realmente el dinero.

Menor tiempo en la elaboración de informes

Debido a que estas herramientas utilizan la automatización para la realización de informes, las empresas reducen al mínimo el tiempo y el estrés que conlleva la elaboración de informes de la manera tradicional.

El reembolso de gastos de forma automatizada, también se ejecuta a mayor velocidad. Los empleados pueden enviar sus informes de gastos, sustentados con la documentación correspondiente en tiempo real, así los gerentes pueden ver con inmediatez, revisar, y aprobar reclamos.

Incluso estas herramientas están diseñadas para devolver el dinero directamente a las cuentas bancarias de los empleados, eliminando los retrasos y aumentado la satisfacción de los empleados, que finalmente ese traduce, en mejora de la productividad.

Disminución del margen de error

La precisión de la contabilidad, es una de las cartas de presentación de los softwares de control de gastos inteligentes. Los informes de gastos manuales, suelen presentar errores en la entrada de datos y se corre el riesgo de desviar la información al momento de transcribir manualmente los costos en las hojas de cálculo.

Las herramientas automatizadas detectan errores, entradas suplicadas y evitan el sobrepago, notificando inmediatamente a los gerentes. Incluso integra funcionalidades de notificación para informar sobre un pago vencido.

Operan extrayendo datos desde las cuentas bancarias y los movimientos de las tarjetas de crédito, sobre todo en los sistemas de control de gastos inteligentes de viajes corporativos. Durante el viaje, los colaboradores pueden ir ingresando las facturas de sus gastos con sus dispositivos móviles mediante el reconocimiento óptico de caracteres (OCR), facilitando con ello la auditoría de gastos.

Mayor eficacia operativa

Un software de gestión de gastos está conectado con otros sistemas de seguimiento del tiempo, gestión de proyectos, contabilidad y planificación de recursos empresariales. Cuando comienza a introducirse en el centro del flujo de trabajo, los colaboradores van rastreando sus gastos mientras que los gerentes aprueban los mismos, haciendo que en la práctica, la logística de estos procesos se vea cada día mejorada.

Así, todos los integrantes de la organización se enfocan en las tareas verdaderamente importantes aportando valor verdadero a la organización en toda su gestión de gastos digital.

Permite la aplicación de una política de gastos

El control de gastos inteligente, permite, gracias a la automatización, marcar aquellos gastos de viaje que no están en consonancia con las políticas de la empresa. De esta forma, permite supervisar mediante el sistema, aquellos gastos que suelen salirse de control como la partida de gastos para comida o alojamiento.

Visión mejorada de los gastos totales

Un software de control de gastos inteligente permite observar en un mismo lugar, el total de gastos de datos de los empleados, presentándolos en un formato visual de fácil lectura y comprensión mediante cuadros y gráficos interactivos. Las categorías introducen también mayor orden como ver cuánto gasta la empresa por empleado, o programar categorías de gastos específicos.

Simplificación de informes

Los informes y los análisis de control de gastos inteligente, permiten ver la información en tiempo real sobre el gasto de la empresa, pudiendo observar el comportamiento de los gastos por empleado, proyecto e incluso categoría. Esto constituye una ventaja enorme, pues así las compañías pueden detectar a tiempo qué personas son las que gastan más de lo debido, quienes incumplen la política de gastos de la empresa y seguir la tendencia de gastos.

Así se logran identificar mejores opciones en cuanto al gasto de hoteles, alquiler de autos o restaurantes. Se alienta a los empleados a utilizar el dinero con moderación y se incentiva la cultura del respecto y compromiso para con la empresa, logrando identificar oportunamente las áreas que requieren una revisión de su política de gastos.

Incentiva el cumplimiento

Al practicar un control de gastos inteligente se incentiva la cultura del compromiso en la organización. Permite estar al día con las agencias fiscales en caso de cualquier auditoria no esperada, minimizando el riesgo de caer en multas por evasión de impuestos y más.

Tecnologías para el control de gastos inteligentes

Hoy en día, existe una amplia variedad de herramientas para el control de gastos inteligentes. A continuación, mencionamos algunos tipos y sus principales funciones:

Herramienta de data insights

En la actualidad los datos proporcionan un sinfín de información que mejoran el desempeño de todos los negocios. En la búsqueda de un control de gastos inteligente, los datos suministran toda la información relativa a los gastos efectuados y predicen futuras tendencias.

El análisis de datos permite verificar los datos de viajes, los consumos efectuados y corroborar que se haya escaneado las facturas correspondientes.

Hoy en día existen herramientas que ofrecen tableros interactivos para evaluar el panorama de gastos en tiempo real y que funcionan intuitivamente. Así, las personas pueden consultar con facilidad el estado de los datos de gastos, programar la entrega automática de informes personalizados, añadir nuevos tableros y programar alertas. Muy útil ¿cierto?

 Gestión de gastos

Es una herramienta más completa para la administración de gastos automatizada. Tiene como objetivo lograr que los reportes de gastos sean más sencillos, precisos y rápidos.

Por ejemplo, operaciones que se efectúan con tarjeta de crédito o con diversos proveedores, pueden ser realizadas a través de esta herramienta para lograr así reportes de gastos detallados y sin errores.

Permite clasificar y seguir el rastro de todos los gastos a partir de las imágenes de las facturas. Ello contribuye a mejorar la administración de gastos y hacer cumplir la política de gastos de la empresa.

Por medio del análisis automatizado de los recibos de gastos, que captura los datos de las operaciones directamente de aerolínea, restaurantes, hoteles, y otros proveedores de viaje, se puede llevar un control exacto de la gestión del viaje de negocios.

Incorpora una calculadora para el rendimiento de la inversión, el famoso (ROI), para determinar cuánto puede ahorrar la compañía al minimizar el tiempo que se dedicaba a procesar los reportes de gastos habituales.

Es una herramienta concebida para que la organización pueda llevar a buen término la política de gastos de la empresa, procesar los reportes de gastos de forma fidedigna y con ello contar con información veraz al momento de tomar decisiones comerciales de rigor.

Entre otras funcionalidades de interés:

  • Permite administrar los gastos comerciales a través de aplicaciones móviles, de manera que cada empleado, desde su teléfono, ingrese sus gastos desde cualquier ubicación física.
  •  Mejorar la administración de gastos con los recibos electrónicos.
  • Obtener una mejor visibilidad con la integración de diversos sistemas, entre ellos el sistema de planificación de recursos empresariales.
  • Vincular tarjetas de crédito y débito.
  • Seguir el rastro de los datos de gastos de forma segura, ya que el sistema cumple con las normas ISO.

Gestión de cuentas por pagar

Estas herramientas de automatización permiten sincronizar pagos a los proveedores, administrar, e incluso predecir el comportamiento del flujo de efectivo. Tienen posibilidad de conectar varias organizaciones e involucrar diversas fuentes de gastos.

Estas funciones ofrecen transparencia en la entrega de reportes predefinidos y sus tableros de control proporcionan una panorámica detallada de los gastos.

Además, ofrece opciones múltiples de integración que permiten conectar con otros sistemas de planificación de los recursos empresariales y de contabilidad.

A su vez, integra opciones personalizables para ajustar los flujos de trabajo. Tiene la particularidad de brindar comparativas de las facturas, convirtiéndose en un sitio seguro para que los proveedores también puedan verificar el estatus de sus facturas y pagos.

En síntesis brinda reportes predefinidos, gracias a interesantes funcionalidades de inteligencia de negocios, que brindan a las organizaciones la opción de ver las tendencias de sus gastos, antes de gastar de nuevo.

¿Cómo elegir la solución adecuada?

Al momento de elegir un sistema de control de gastos inteligente es importante que tome en consideración el comportamiento de sus flujos de trabajo y de gestión, para que así sepa cuál de estas soluciones se adecúa mejor a los objetivos de su empresa.

Al momento de elegir, solicite a su asesor que le oriente acerca de cuál es el más adecuado para sus costos de compra, al tiempo que le presente las opciones de personalización más acordes a su empresa.

Tenga en cuenta, que lo principal es introducir una solución adecuada para abordar su flujo particular de trabajo y que le facilite cumplir con su política de gastos. Considere que sus procesos sean adecuados al tipo de software de tu elección.

Contemple, una vez que adquiera alguno de estos softwares, dedicar recursos y tiempo suficiente para la capacitación y soporte técnico a todos los usuarios de su compañía.

Para concluir

Estas herramientas permiten adecuar mejor los recursos de la organización, en un momento en el que todas las empresas necesitan balancear mejor sus operaciones para mantenerse a flote en el mercado. Además, le permitirán innovar en sus procesos de gestión y ser cada vez más competitivos en el entorno de transformaciones que rige al mundo entero.

Las empresas que han optado por un control de gastos inteligente automatizado, han visto resultados a corto plazo, pues han tenido que dedicar esfuerzos en otras áreas que antes quizás no recibían tanta atención, como lo son los planes estratégicos, la innovación, o la capacitación de recursos humanos.

A fin de cuentas, se trata de un cambio de paradigmas en el cual la tecnología viene a optimizar cientos de procesos en aras de trabajar con mayor exactitud y precisión. El control de gastos inteligente, es más que una opción tecnológica un nuevo modelo de trabajo centrado en el aprovechamiento estratégico de los recursos, la funcionalidad, la exactitud y la rapidez, aspectos que en otras décadas era impensables sin la intervención humana.

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