Principales imprevistos en viajes corporativos

17 de Mayo de 2021

Hacer viajes de negocios es una experiencia muy importante, pero aunque todo esté planificado del mejor modo, los imprevistos en viajes corporativos siempre pueden ocurrir.

Por eso, le hemos preparado el siguiente contenido para que pueda tomar en consideración los escenarios más comunes. De esta manera será más sencillo que logre resolver cualquier situación no planeada que surja de forma inesperada.

1. Extravío de equipaje

Es algo más frecuente de lo que podría pensarse. A veces no es necesariamente una pérdida como tal, pero incluso el retraso de su maleta puede convertirse en un gran problema si no tiene en consideración que es un imprevisto común al que puede enfrentarse

Para reducir el impacto de este imprevisto es conveniente que tenga una maleta de mano con un par de mudas adicionales a las que guarda en su equipaje registrado.

Del mismo modo, será bastante útil que en este mismo equipaje guarde todos los documentos valiosos en su viaje, así no habrá un gran inconveniente, incluso si tiene que esperar un par de días a la llegada de su equipaje documentado.

2. Gastos no previstos

Cuando mencionamos este tipo de imprevistos en viajes corporativos nos referimos a algo más que un pequeño gasto adicional.

Puede ser que una contingencia meteorológica le obligue a reservar días adicionales en el hotel o a cambiar un boleto de vuelo para otra fecha, ambas cosas requieren de un gasto extra que puede llegar a ser más que un simple cargo no previsto.

Para resolver este tipo de situaciones, puede realizar previamente una planeación que contemple cantidades adicionales debido a estos sucesos. De esta manera, la gestión tendrá contemplado un margen económico que permitirá absorber parte del impacto que estos escenarios ocasionan.

Además de esta planificación anticipada, tener o crear una política de gastos eficaz para viajes en la empresa también le será de mucha utilidad. Así será más fácil llevar la gestión de los gastos e imprevistos en todos los viajes de negocios.

3. Retrasos y cancelaciones de vuelos

El impacto que este tipo de problemas puede tener en su viaje de negocios puede ser mínimo o escalar hasta un gran problema, todo dependerá de las circunstancias de cada situación y de qué tan preparado se encuentra para enfrentar esta contingencia.

Para evitar que desemboque en una crisis, es conveniente que efectúe la reserva de su viaje con un margen de tiempo considerable. Esto quiere decir que conviene que las reuniones y demás actividades corporativas estén agendadas de dos a tres días después de la reserva de partida.

De esta manera, no habrá problema con que el vuelo se retrase un día, ya que usted seguirá teniendo tiempo suficiente para llegar a todas las actividades planeadas sin necesidad de correr o presionarse por la agenda.

4. Pérdida de vuelo

Es uno de los imprevistos en viajes corporativos que puede parecer más delicado si no planeó con suficiente antelación la programación de actividades empresariales.

No obstante, si contempló el margen de tiempo que le acabamos de mencionar, tanto en el destino de ida como al regresar, probablemente podrá manejar de una forma más sencilla este problema.

Recuerde que una emergencia personal o un problema con el tránsito en la ciudad puede ocasionar este imprevisto, por eso es mejor que no se confíe y tome esto en consideración al momento de agendar los boletos de viaje.

5. Problemas de infraestructura en comunicación

Cuando se realiza un viaje de negocios, es importante que considere con qué elementos cuenta su empresa para mantener la comunicación siempre con la mejor calidad posible.

En ese sentido, debe considerar no solo el equipo de cómputo que utilizará usted y todo su personal, sino también el proveedor de internet que tendrá.

Para disminuir las fallas en este ámbito, lo ideal sería que pudiera contar con un proveedor que le permita movilidad en el servicio con calidad óptima en todos los destinos que forman parte de su agenda.

No obstante, sabemos que eso puede ser complicado, sobre todo en empresas más pequeñas. Por eso le sugerimos que efectúe una investigación sobre los proveedores y distintos servicios de internet que tienen los hoteles y otras instalaciones en que estarán usted o los trabajadores de la empresa.

De esta manera, reducirá drásticamente las fallas técnicas en comunicación que podrían afectar en más niveles (desde problemas en la logística hasta inconvenientes con socios derivados de una mala reunión debida a una mala conexión).

En cuanto a la infraestructura física, si no cuenta con oficinas, es conveniente que proporcione equipos eficientes a todo el personal que viaja y necesita mantener la comunicación vía internet.

Así, los viajes corporativos y el impacto en la experiencia tendrán ante todo un balance positivo para usted y todas las personas en la empresa.

6. Cambios en la agenda de reuniones

Los viajes de negocios suelen hacerse con el fin de llevar a cabo reuniones importantes con socios o clientes potenciales, pero siempre puede haber algún inconveniente del otro lado que les impida concretar estos encuentros.

Por eso es fundamental que tome en consideración que las reservaciones de vuelos, hospedajes y otros gastos anticipados ofrezcan una devolución en caso de que se retrase o cancele el evento.

Es cierto que dichas políticas de reembolso suelen considerar cláusulas específicas y no le garantizan la devolución del dinero, pero sí reducirán el riesgo de que los gastos realizados se pierdan en caso de cualquier cambio que no dependa de usted o la empresa, sino de las otras partes involucradas.

7. Extravío de documentación

Esto puede ir desde la pérdida de tarjetas de crédito hasta pasaportes, documentos de identificación personal y credenciales corporativas, entre otros.

Para reducir el impacto de esta eventualidad, le recomendamos que tenga una copia digitalizada de todos los documentos importantes: credenciales, identificaciones, presentaciones o propuestas de negocios.

De esta manera, será más fácil cualquier proceso o trámite de recuperación y seguramente también facilitará la experiencia general en el viaje, ya que contará con un respaldo de las credenciales y recursos necesarios en caso de una pérdida como esta.

Además, no olvide notificar en los hoteles los números de emergencia para reportar el robo o pérdida de tarjetas de crédito, documentos y otros objetos indispensables de la empresa y de quienes viajan.

¡Eso es todo por ahora! Ya conoce los imprevistos en viajes corporativos más comunes y qué puede hacer para afrontarlos.

Si quiere estar preparado más allá del conocimiento que le dimos en este artículo, lea nuestro post sobre plan de crisis en viajes corporativos; le brindará más herramientas para gestionar y resolver los inconvenientes en sus viajes.