Aunque el teletrabajo no es algo nuevo, la pandemia de COVID-19, sumada a las nuevas tecnologías, la disponibilidad de espacios de coworking y los eventos globales, ha hecho que muchas empresas y personas lo descubran por primera vez, lo que a su vez significa que el uso de herramientas para teletrabajo es indispensable.
El teletrabajo tiene un historial de éxito comprobado tanto para empleados como empleadores. Cuando se hace bien, puede mejorar la productividad, la creatividad y la moral del personal.
Lo que implica mayores ingresos, menos rotación de los empleados, una mejor capacidad de reclutamiento y en definitiva una mayor ventaja competitiva.
Ahora bien, implementar una política de teletrabajo no se trata simplemente de enviar a los empleados a sus casas y esperar que hagan lo mejor que puedan.
Para cambiar hacia el trabajo desde casa de manera efectiva, se debe contar con un conjunto de herramientas esenciales.
En este post, le mostraremos 15 herramientas para teletrabajo indispensables para mejorar la productividad de su empresa.
Probablemente su equipo tenga que viajar por trabajo, y también necesitan hacer un seguimiento de los gastos de viaje.
Concur Travel y Concur Expense integran las reservas de viajes y los gastos en un mismo sistema. Tanto si su programa de viajes de negocios es gestionado o no, tener datos más exactos e informes más detallados le ayudarán a tomar mejores decisiones.
Concur Travel, por un lado, funciona con cualquier agencia de viajes, cualquier emisor de tarjetas de crédito corporativas y cualquier GDS para facilitar el cumplimiento de las políticas mientras ahorra tiempo y dinero.
Por otro lado, la herramienta de reservas de viaje ofrece contenido de viajes globales y acorde con las políticas de su empresa, son fácilmente accesibles y están disponibles en cualquier lugar del mundo.
Además, los viajeros pueden contar con una amplia gama de opciones de viaje basadas en las políticas de la compañía y en las preferencias individuales del viajero.
Podrán hacer reservaciones de vuelos nacionales e internacionales con facilidad, así como automóviles de alquiler, hoteles y trenes.
Trello es un software de gestión de proyectos online muy popular, que permite a sus usuarios colaborar con otros miembros y ejecutar tareas relacionadas con sus proyectos sin necesidad de cambiar de una herramienta a otra.
Con solo una mirada, los miembros del equipo pueden ver las tareas y a quienes están asignadas, así como aquellas que ya se han completado. Además, mover las tareas a través de la plataforma es muy sencillo y permite saber rápidamente cómo va el progreso del proyecto.
Para mostrar el progreso, los usuarios pueden mover las listas a los tableros adecuados y almacenar las tareas en la nube o en su propio perfil.
Los usos más importantes de Trello son:
Muchas empresas usan Google Docs como una forma de aumentar la eficiencia y usabilidad de la información, gracias a que sus productos permiten crear, editar, almacenar y compartir archivos con otros usuarios en línea, desde cualquier ubicación y en tiempo real.
Hablando sobre herramientas de teletrabajo, Google Docs es una de las más usadas. Además, más allá de almacenar información en línea, es totalmente interactiva y permite la colaboración entre los empleados, así como compartir archivos y datos individuales.
Las ventajas de usar Google Docs son:
Almacenar documentos para facilitar la colaboración siempre ha sido un tema de interés y preocupación para los equipos que trabajan juntos en un proyecto, pero con Google Drive ya no será un problema.
Las características de esta herramienta para home office son:
Esta herramienta para teletrabajo es una plataforma digital de administración de proyectos y colaboración, que ayuda a los equipos a ser más eficientes y a trabajar de manera fluida.
Permite a los empleados mantener toda la información en un solo sitio donde los miembros del equipo pueden comunicarse, actualizar información y ver las tareas en las que deben trabajar en cuestión de segundos.
Además, cuenta con una sólida seguridad, por lo que pueden estar tranquilos al trabajar con clientes.
Las principales ventajas de Active Collab son:
Confluence es un espacio de trabajo que se puede utilizar para ayudar a los equipos a colaborar y compartir conocimiento de forma eficiente.
Con esta herramienta, se pueden capturar los requisitos del proyecto, asignar tareas individualmente y administrar varios calendarios a la vez. Además, los espacios ayudan a su equipo a estructurar, organizar y compartir el trabajo, de modo que cada miembro involucrado con el proyecto tenga visibilidad y acceso a la información que necesita para hacer bien su trabajo.
Confluence es para equipos de cualquier tamaño y tipo, desde aquellos que necesitan un espacio para construir una cultura de equipo y relacionarse entre sí de una manera más abierta, hasta aquellos con proyectos urgentes o de alto riesgo que necesitan el máximo rigor en cada una de sus prácticas.
Las principales características de Confluence son:
Jira es un popular software de gestión de proyectos gracias a su flexibilidad. En todo el mundo, más de 65.000 empresas de todo tipo lo utilizan, por lo que es de esperar que cada organización pueda usarlo a su manera.
Jira se creó precisamente para manejar los desafíos típicos que aparecen en la gestión de proyectos. En la plataforma se pueden administrar todas las tareas del proyecto, y las tareas incluyen toda la información necesaria como archivos adjuntos, subtareas, estado de la tarea, a quién fue asignada, entre otros.
Con base en los tableros donde se muestran las tareas, se pueden crear hojas de ruta del proyecto que ayudan a tener una comunicación productiva entre las partes interesadas, y la administración sobre presupuestos y requisitos de funciones.
Asana es otra excelente herramienta de gestión de proyectos y es una de las más populares.
Permite a un administrador de proyectos generar tareas como parte de un gran proyecto, asignarlas a miembros específicos y establecer una fecha límite para completarlas.
Los equipos pueden colaborar en las tareas que tienen acceso enviando comentarios instantáneos y adjuntando archivos para compartir documentos. Los usuarios también pueden recibir notificaciones en su bandeja de entrada sobre el estado de las tareas que les fueron asignadas y los plazos de entrega.
Asana es útil tanto para proyectos de corto como largo plazo y da la opción de guardar proyectos completos para usarlos o revisarlos en un futuro.
Aunque no cuenta con una función de seguimiento como otras herramientas, es muy fácil de utilizar, y se enfoca en la gestión de tareas y la colaboración entre los miembros del equipo.
Slack es una herramienta de comunicación que nació con el objetivo de reemplazar el correo electrónico en las empresas, aunque su función terminó siendo otra, ya que realmente se puede considerar cómo una herramienta de mensajería que sirve cómo complemento del email.
El correo electrónico tradicional es eficiente para compartir documentos importantes con compañeros de trabajo y clientes, pero no está diseñado para conversaciones. Ahí es donde entra Slack, puesto que es perfecto para mensajes que necesitan una respuesta rápida.
Entre las principales ventajas de esta herramienta de trabajo en casa, están las siguientes:
Skype es un software de comunicación online bastante extendido y conocido, tanto por usuarios individuales como por empresas.
Se trata de una herramienta muy práctica que permite realizar llamadas, videollamadas, enviar mensajes instantáneos y compartir archivos con otros usuarios que también estén registrados en el software.
Una de sus mejores características es que permite realizar llamadas directamente a números telefónicos, por lo que no es necesario que la otra persona tenga Skype.
Entre sus muchos beneficios están:
HubSpot es un software completo que ofrece soluciones de inbound marketing y automatización que permite a las empresas ejecutar, administrar y medir todas sus actividades de marketing.
Básicamente, es una herramienta que cuenta con todo lo necesario para ejecutar campañas exitosas sin problemas.
Entre sus soluciones, el CRM es ideal para empezar porque es gratuito y permite profundizar en las relaciones con los clientes y brindar la mejor experiencia posible.
Además, es fácil de usar y tiene muchas funciones que no son tan complejas como otras alternativas de CRM.
Zoho CRM es otro famoso CRM en el que confían unas 250.000 organizaciones en todo el mundo. En esencia, sirve para convertir más clientes potenciales, interactuar con los clientes actuales y aumentar los ingresos.
La plataforma se puede personalizar fácilmente para que sea útil para las necesidades únicas de cualquier tipo de empresa, por lo que es ideal tanto para pequeñas, grandes, nuevas o antiguas compañías.
Los beneficios de Zoho CRM son:
Dashlane es una plataforma que sirve como administrador de contraseñas y puede guardar toda la información personal del usuario en un solo lugar, lo que permite tenerlos a la mano para utilizarlos al instante con total seguridad y en cualquier lugar.
También permite modificar contraseñas antiguas que son poco seguras por otras más difíciles de vulnerar, y sin necesidad de tener que memorizarla o almacenarla en otra parte.
Dashlane es muy útil porque ofrece una excelente seguridad, es compatible con computadoras personales, de oficina, dispositivos móviles y hasta tiene una extensión de navegador, es fácil de usar, intuitiva, y cuenta con un plan gratuito.
InVision es una plataforma unificada que sirve para el diseño de productos digitales. Es un software detallista que permite la colaboración entre diferentes partes interesadas a lo largo del flujo de trabajo del diseño de la interfaz de usuario, desde la ideación hasta el desarrollo final.
Aunque es usado por muchas empresas grandes, también está diseñado para equipos más pequeños.
Con InVision, los usuarios pueden crear patrones de navegación de interfaz de usuario, diseñar prototipos y planificar el viaje del usuario. De igual forma, permite que diferentes usuarios den su opinión simultáneamente para mejorar los diseños, planes y presentaciones.
La salud mental de los empleados es un factor tan importante como cualquier otro, incluso mucho más relevante. Headspace funciona como una guía para practicar la meditación y la atención plena.
Se trata de una aplicación de salud mental para organizaciones modernas que entienden su importancia. Brinda la posibilidad de acceder a cientos de ejercicios de meditación, concentración y sueño, y permite a los equipos mantenerse comprometidos y felices.
No todas las herramientas para teletrabajo son iguales y escoger incorrectamente puede obstaculizar el trabajo desde casa.
Para asegurarse de que elige las soluciones de home office adecuadas, las herramientas deben tener las siguientes características:
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