Digitalización, control en tiempo real y otros pilares de un presupuesto saludable

7 de Julio de 2021

El éxito de toda empresa depende en buena medida de la capacidad de emplear eficientemente los recursos y manejar un presupuesto saludable.

En este artículo, señalamos algunos elementos que debe tener en cuenta para garantizar que su negocio tenga las bases económicas necesarias en el camino hacia la obtención de sus metas.

¡Siga leyendo!

1. Presupuesto constantemente actualizado y revisado

Uno de los principales pilares para mantener un presupuesto saludable es actualizarlo y revisarlo de manera constante para que pueda mantenerse al tanto de las cifras y evitar incurrir en gastos excesivos mediante acciones útiles que a continuación enumeramos:

  1. Capture y consolide datos que le permitan obtener un panorama integral sobre el gasto que ejecutan todos los empleados dentro de su compañía.
  2. Es necesario que ajuste su presupuesto según las necesidades que plantee el negocio para invertir el dinero de la manera más inteligente posible.
  3. Mejore la precisión y puntualidad de los gastos.

Quienes tienen la responsabilidad de garantizar un presupuesto saludable en una empresa, deben gastarlo de manera inteligente, lo cual puede volverse una tarea complicada cuando no se puede ver en qué se invierte y cuándo se hace; como consecuencia, es difícil redireccionar los recursos o tomar mejores decisiones.

2. Proactividad

Si bien sostener un presupuesto saludable no es una tarea sencilla al estar rodeada de complejidad y medidas muy específicas de acuerdo con cada organización, ser proactivo con esta responsabilidad minimiza cualquier interrupción operativa.

De esta forma, es posible mantener un flujo de caja dentro de su empresa que esté adaptado a cada uno de los cambios que sean necesarios según diversas situaciones que se vayan presentando. ¿Cómo hacerlo? Se lo decimos a continuación:

Tener a la mano los datos del resumen de gastos

Los expertos recomiendan tener a la mano los datos del resumen en el que se refleja la categoría de gastos, ya que así puede mantener los topes de su presupuesto y llevar un mejor control de todo.

Al tener sus propios datos en orden, será más fácil establecer una comparación con sus pares de la industria mediante la utilización de puntos de referencia y ajustar rápidamente sus inversiones con la utilización de ciertas herramientas de evaluación de administración de gastos que son ofrecidas por algunas plataformas digitales.

De este modo, estará listo para ajustar sus gastos dentro del año presupuestario actual —dependiendo del caso— y elaborar un plan para la temporada presupuestaria venidera.

Controlar los gastos discrecionales de sus empleados

Si bien el control del gasto discrecional de los empleados —gastos de oficina en casa, kilometraje, comidas, inscripción en cursos y seminarios— ha sufrido un cambio, este puede permanecer dentro de las asignaciones del presupuesto inicial si existe claridad en cuanto a la categorización del tipo de gastos y un proceso eficiente de aprobación.

En caso de tener que ajustarlo, seguramente tendrá que hacerlo con interrupciones menores.

3. Sincronía entre el gasto y el presupuesto

La comparación entre el gasto —en la categoría de gastos— con la asignación presupuestaria puede establecer desafíos en la gestión, pero es necesaria para tener un presupuesto saludable.

Al establecer una comparación anual de sus gastos en relación con años anteriores, es relativamente sencillo determinar cuáles son las categorías de desembolso más frecuentes, siempre y cuando se haga un estudio con precisión.

Para ello, hay que tomar en cuenta lo siguiente:

  • Presentar los gastos dentro del plazo en que ocurrieron.
  • Observar el gasto en tiempo real para tener acceso al presupuesto.
  • Ejercer el control en todos los gastos que se deban realizar.
  • Incorporar el programa de viajes a una herramienta digital de gastos y reducir el gasto invisible.
  • Usar más las tarjetas corporativas.
  • Distribuir los informes de gasto real frente al presupuesto a los gerentes de cada departamento con una frecuencia semanal.
  • Automatizar los gastos de kilometraje.

Con toda esta información, las tendencias estarán claras y se organizará mucho mejor el estado del flujo de caja.

4. Plataforma única para el control de gastos

Cuando los empleados tienen múltiples opciones para enviar información sobre el flujo de gastos, esto puede nublar su visibilidad como gerente a la hora de hacer un estudio sobre cómo llevar un presupuesto saludable, especialmente si se produce una emergencia y hay una brecha temporal en el empleo de los informes de gastos.

En este sentido, según una investigación realizada por nuestra empresa a 500 líderes financieros del Reino Unido—de negocios de todos los tamaños— sobre las prácticas de gestión de gastos de sus empleados, el 75 % de ellos declaró que es común que se excedan los presupuestos de gastos, facturación y viajes.

Al mismo tiempo, reconocieron que sus sistemas deben estar mejor conectados para tener una vista única de los gastos que ejecutan.

5. Alineación de gastos y objetivos

Una vez que tenga una compresión total del gasto absoluto de todos los años dentro de su organización, llevar un presupuesto saludable será más fácil porque podrá identificar las tendencias a lo largo del tiempo.

Así, será posible crear tanto un presupuesto como un plan estratégico fácil de cumplir al entregar datos precisos sobre los tipos de gastos a los responsables de la toma de decisiones de su equipo, lo cual hará posible asumir las medidas correctas para contar con un presupuesto exitoso.

6. Uso de herramientas tecnológicas

Gracias a la transformación digital y la automatización de los procesos, las empresas disponen de diversas herramientas tecnológicas que facilitan el proceso de garantizar un presupuesto saludable.

Dichas herramientas ofrecen lo siguiente:

  1. Evaluación de la gestión de gastos —y auditoría de gastos— con el objetivo de determinar cómo se comparan sus sistemas con otros negocios.
  2. Conocimiento de la madurez de su propio negocio.
  3. Aprendizaje lo que debe hacer para llevar todos los procesos a un nivel más avanzado.

¡Eso es todo! Ya está al tanto de los pilares para llevar un presupuesto saludable, entre los cuales destacan el control en tiempo real y la digitalización de procesos.

¿Qué le pareció el contenido de este artículo? ¿Tiene alguna duda al respecto? Si le interesa conocer más sobre avances tecnológicos para ahorrar costos en su empresa, le invitamos a leer el siguiente artículo:

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