La importancia de aplicar un sistema de viáticos

26 de Julio de 2022

El sistema de viáticos es una de las mejores formas de optimizar las finanzas de la empresa y los gastos, frecuentes u ocasionales, asociados con los viajes que se realizan por motivos profesionales.

Aunque es posible crear un sistema de viáticos a partir de registros manuales, actualmente la mayoría de las organizaciones apuestan por soluciones digitales que faciliten el proceso de gestión de los recursos para contadores y viajeros.

Es importante tener presente que los viáticos, si bien suelen tratarse como un único monto, comprenden diferentes categorías:

  • Transporte (pasajes aéreos y movilización local).
  • Hospedaje (hoteles).
  • Alimentación.
  • Otros gastos incidentales o relacionados con el motivo del viaje: compra de materiales, inscripción a eventos, fotocopias, propinas, etc.

Debido a la complejidad que reviste hacer un seguimiento preciso de todas las categorías, la creación de un sistema de control de viáticos resulta indispensable para administrar los fondos con eficiencia y evitar irregularidades.

¿Qué esperar de un sistema de viáticos?

Uno de los grandes avances en el proceso de automatización de las empresas es la implementación de softwares de gestión de gastos de viajes. Este tipo de sistema de viáticos permite acceder a la información de las expensas en tiempo real.

Asimismo, los datos son presentados con claridad y atención a los detalles. De esta manera, facilitan operaciones, tales como seguimiento, aprobación de gastos, reembolsos y en algunos casos programación del itinerario de viaje.

Un sistema de viáticos automatizado favorece el cumplimiento de las políticas de viaje de la empresa, la cual definirá el límite de gastos por viaje, posibles extensiones y los procedimientos para la verificación de los pagos.

En los sistemas de viáticos manuales, la solicitud de los fondos para el viaje debe realizarse a través de diferentes formularios, mientras que los softwares simplifican el proceso, trasladándolo al ambiente digital.

¿Cuáles son los beneficios de un sistema de viáticos?

Implementar un sistema de viáticos automatizado trae consigo una serie de beneficios que impulsan la optimización de los procesos internos de la empresa, entre ellos podemos mencionar:

1. Simplifica el presupuesto

Los reportes emitidos por el sistema de viáticos constituyen un excelente punto de partida para realizar proyecciones y crear presupuestos ajustados a la realidad de la región, la época del año, las actividades programadas y el interés de la empresa.

2. Trámites más sencillos

La mayoría de los softwares de control de viáticos permiten que los viajeros tomen fotografías de los recibos, facturas y comprobantes de pago para agregarlos automáticamente al reporte de gastos.

De esta forma, la verificación de las facturas resulta más sencillo para las partes involucradas. Sin embargo, es indispensable tener en cuenta que los documentos a fotografiar deben cumplir con los requerimientos legales y de la empresa para ser admitidos y considerados válidos.

3. Información en tiempo real

Quizás uno de los mayores beneficios del sistema de viáticos es que facilita el acceso a la información sobre los gastos realizados en tiempo real. Igualmente, estos softwares pueden emplearse para gestionar la aprobación de extensiones y reembolsos con la mayor rapidez. 

4. Reducción de costos

Contar con los datos del sistema de viáticos para la elaboración del presupuesto destinado a viajes profesionales contribuye en minimizar gastos superfluos y evitar irregularidades, a la vez que proporciona a los empleados mayor consciencia de los fondos disponibles. 

5. Cumplimiento de la política de viajes

Como referimos previamente, el sistema de viáticos promueve el cumplimiento de la política de viaje de la empresa, la cual establece parámetros específicos sobre límite de gastos, reembolsos y extensiones autorizadas, entre otros.

Tenga presente que las políticas de viaje de la organización no son estáticas, debiendo así estar sujetas a modificaciones y ajustes considerando factores como el presupuesto general, impuestos y el alza de los precios, entre otros.

¿Cómo optimizar las funcionalidades del sistema de viáticos?

Existen diferentes opciones para optimizar las funcionalidades del sistema de viáticos automatizado y que la empresa pueda maximizar los beneficios obtenidos con la aplicación de esta solución digital:

Planificar

La base de toda gestión de viajes exitosa es la planificación. Por ello, es fundamental estimar costos y crear un presupuesto específico destinado a cubrir viáticos y otros gastos relacionados con el traslado.

La planificación también incluye seleccionar las mejores opciones de hospedaje y transporte, tomando en cuenta el presupuesto establecido y sin sacrificar la comodidad de los ejecutivos viajeros. 

Utilizar tarjetas corporativas

Una alternativa, que cada vez gana mayor popularidad en el mundo empresarial, es suministrar tarjetas de corporativas a los colaboradores, que deberán cumplir funciones durante viajes frecuentes u ocasionales.  

Estos instrumentos bancarios ofrecen un doble beneficio, dado que permiten que el profesional tenga mayor control sobre los pagos que emite, mientras que proporciona a la empresa un registro pormenorizado de los gastos, adicional a los comprobantes.

Implementar un software con integración

Las soluciones digitales con capacidad para integrarse con otros sistemas son poderosas herramientas que pueden impulsar a su empresa al siguiente nivel de productividad, optimizando el tiempo y automatizando procesos.

Es el caso de Concur Travel de SAP Concur: una solución digital que facilita el registro de gastos y la gestión de reservas (en línea) de hoteles, automóviles y vuelos, mostrando toda la información consolidada en un solo tablero.   

Concur Travel puede integrarse con Concur Expense para que disponga de la posibilidad de crear un sistema de gestión de viáticos a su medida, ideal para ayudar con reservaciones y control de gastos.

Con esta integración, podrá procesar informes automáticamente, ajustar la configuración del sistema a la realidad comercial de la empresa y modificar las políticas de gastos siempre que resulte necesario.

Asimismo, el sistema integrado de SAP Concur (Concur Travel + Concur Expense) es la mejor forma de comprobar que los viáticos y los gastos de viaje cumplan con los requerimientos de la Ley de Impuesto Sobre la Renta (LISR) de México, para ser considerados deducibles.  

Ahora que conoce más sobre la importancia de aplicar un sistema de viáticos, le invitamos a leer Cómo prepararse para el futuro de los viajes de negocios para que descubra cuáles son las acciones clave que los profesionales pueden implementar.