Viajeros corporativos: claves para garantizar una experiencia segura y satisfactoria

28 de Junio de 2021

Garantizar la satisfacción de los viajeros corporativos es un gran reto que puede lograrse con organización, apoyo tecnológico y seguimiento continuo.

Al lograrlo, impactamos de manera favorable la experiencia del empleado y su percepción sobre la empresa y su puesto de trabajo en sí.

En consecuencia, es un factor esencial en la motivación, los niveles de compromiso y el desempeño de los trabajadores y profesionales. Esto, a su vez, repercutirá tanto en el desempeño de las personas respecto de su trabajo, como en su sentido de pertenencia a la empresa y su satisfacción laboral.

Pero, a ciencia cierta, ¿cómo asegurar que los viajeros corporativos tengan una óptima experiencia?

Como ya sabe, se trata de un objetivo que depende de múltiples factores y aristas, y a continuación le mostraremos cuáles son esas claves que permiten conquistarlo.

¡Acompáñenos hasta el final!

Planificación con suficiente antelación

Si su empresa está lista para volar, luego del parón obligado por la pandemia, es importante que planifique los próximos viajes con suficiente antelación.

En el entorno actual es necesario intentar reducir al mínimo posible la incertidumbre a la cual se enfrenta el viajero corporativo.

Informar semanas o incluso meses antes sobre destinos de viaje, motivos, tareas e itinerario es esencial para brindar tranquilidad y seguridad al empleado, ayudándolo a afrontar al viaje de manera optimista y posibilitando un alto índice de satisfacción.

Óptima gestión de reserva de vuelos

El entorno aún no está libre de restricciones y limitaciones que impactan las conexiones y los itinerarios de viaje.

Esto obliga a optimizar los procesos de reserva de vuelos. Para esto, es necesario enfocarse en aquellos espacios geográficos que están operativos y, sobre todo, conocer muy bien los nuevos requisitos y deberes para viajar.

De esa manera se pueden escoger aerolíneas, escalas y otros elementos de manera estratégica, reduciendo las probabilidades de cancelaciones o reprogramaciones de última hora que afecten la experiencia de los viajeros corporativos.

Por supuesto, en un contexto como el actual, los imprevistos no pueden evitarse del todo, por lo cual también debemos informar al viajero con antelación sobre potenciales cambios o contratiempos.

Reserva de todos los servicios adicionales para el viajero

Otro desafío para mejorar la experiencia en los viajes de su empresa es escoger y reservar de manera coherente y efectiva aquellos servicios indispensables para el viajero, de acuerdo a las características de su estadía, las particularidades del lugar y el tipo de funciones que vaya a cumplir.

Además de hoteles, reserva de autos o traslados, por ejemplo, pueden ser servicios claves que tengan incidencia directa en la satisfacción y comodidad del empleado.

Óptima gestión de riesgos

La idea es evitar, en la medida posible, que el empleado se tope con cambios repentinos, amenazas y problemas que afecten su experiencia y que, incluso, pongan en riesgo su salud e integridad.

Por ese motivo, el equipo encargado del programa de viajes y sus políticas debe llevar una rigurosa y minuciosa gestión del riesgo, que permita prever escenarios negativos y asumir una actitud proactiva ante las amenazas.

Además, es necesario que su empresa disponga de medidas, líneas de acción o protocolos específicos para actuar oportunamente en caso de que, de forma inevitable, se presente un factor de riesgo en medio de un proceso de viaje corporativo.

Facilidad para cargar recibos y consumos

Es conveniente contar con un sistema que les permita a los empleados cargar sus consumos y recibos de manera ágil y eficiente mientras aún están de viaje.

De esa manera, no les tomará una gran carga de trabajo y tiempo el registro de la información de los gastos, al mismo tiempo que se acelerará el proceso para la entrega de reembolsos.

Y, lo mejor de todo, también favorece el control interno y el manejo de los gastos por parte de la empresa.

Agilización en la entrega de reembolsos

Lógicamente, la entrega de reembolsos es otro factor que tiene una incidencia directa en la experiencia de los viajeros corporativos.

Incluso, esto influye en la confianza depositada en la empresa. Un programa de viajes y control de gastos que suele retrasarse en la entrega de reembolsos genera sospechas y preocupaciones en los profesionales y trabajadores.

La clave para evitar estos retrasos es el temprano registro, así como la centralización de toda la información referente a los consumos y gastos.

Acompañamiento continuo

El acompañamiento continuo brinda seguridad al empleado, a la vez que es la mejor forma de ofrecer soporte oportuno y ágil, para atender a tiempo posibles problemas e inconvenientes.

Por ese motivo, conviene contar con herramientas de comunicación internas, que permitan conectar a los viajeros corporativos con los supervisores, administradores y encargados del programa.

Incluso, se pueden emplear soluciones y tecnologías que permitan conocer la ubicación, el calendario y las actividades de los empleados mientras se encuentran en viajes de negocio.

Seguimiento posterior al viaje

La experiencia de los viajeros corporativos no termina cuando regresan de sus destinos.

También, estos esperan respaldo posterior de sus empresas y no solo para la gestión y entrega del reembolso. Además, tienen la expectativa de que las organizaciones muestren verdadera preocupación por sus experiencias y escuchen posibles quejas y reclamos constructivos, para así mejorar la planificación, organización y gestión de futuros viajes.

Tomando en cuenta esto, realizar encuestas de satisfacción, impulsar feedbacks y, en general, fomentar la comunicación posterior al viaje son acciones y medidas muy recomendadas.

En conclusión, la satisfacción de los viajeros corporativos demanda un enfoque estratégico y proactivo por parte de la empresa que permita prever riesgos, proteger la comodidad y brindar soporte continuo, desde la planificación hasta la finalización del viaje.

Incluso, una vez el empleado regrese de su destino, la organización debe acompañarlo y preocuparse por conocer su experiencia. Esto, a su vez, permite obtener información valiosa, para poner el foco en la mejora continua y en la temprana corrección de fallas, problemas e inconsistencias.

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