Las principales lecciones de la industria de viajes de 2025: tendencias, desafíos y perspectivas de expertos

En 2025, la inteligencia artificial (IA) se convirtió en la ayuda de referencia para todo, desde el análisis de datos complejos hasta el cuidado de las comodidades de los viajes cotidianos, como el registro de salida tarde o la nueva reserva de un vuelo. El año aportó dificultades perpetuas, como la volatilidad económica y política, que afectó a los precios y presupuestos. Con los empleados trabajando desde todas partes y la eficiencia como un objetivo fundamental, el fortalecimiento de las comunicaciones y el desarrollo de relaciones se volvieron necesidades. Con este telón de fondo, los principales temas de tendencias de viajes de 2025, como la sostenibilidad, las soluciones de pago virtual y las nuevas capacidades de distribución (NDC), siguieron siendo prioridades clave. Según los líderes de la industria, estas fuerzas están dando forma tanto a los mayores desafíos como a las oportunidades más emocionantes de viajar en la actualidad. 

Con base en entrevistas con cinco responsables de viajes corporativos,  este blog ofrece perspectivas para ayudar a los compañeros de la industria a reflexionar sobre cómo se comparan sus propias experiencias de 2025, y descubrir estrategias para enfrentar los desafíos de los viajes de negocios mientras se aprovechan nuevas oportunidades en el próximo año. 

La IA en los viajes de negocios también ofrece eficiencia y riesgos 

En nuestra última edición de la Serie de perspectivas para responsables de viajes se examina cómo la IA aporta eficiencia a los viajeros y a los gerentes de viajes, pero también la posibilidad de fraudes y otros riesgos de cumplimiento.

Obtenga las perspectivas

Desafío para los viajes de negocios: ¿cómo enfrentarse a los precios y presupuestos? 

Las incertidumbres económicas y normativas fueron los sellos distintivos de 2025 y dejaron a los responsables de viajes corporativos enfrentándose a cambios de precios y presupuestos más ajustados. Por un lado, el resultado fueron precios impredecibles de vuelos y alojamiento en ciertos mercados, según lo percibió Anne Delgado, directora de Viajes y Pagos de SAP. En Michigan State University, eso significó examinar cada dólar. “Eso ha sido más crítico este año que en todos mis años en el negocio”, dice Ed Phillips, gerente de viajes de la universidad. 

Cómo gestionar precios y presupuestos 

• Cómo obtener perspectivas sobre los precios: apoyándose más en las herramientas de automatización e IA que mejoraron la visibilidad de los patrones de gastos y viajeros, asegura Delgado. 
• Estiramiento del presupuesto: el estado de Michigan amplió los fondos de viajes mediante el uso de herramientas de reservas e informes de viajes para identificar casos en los que la escuela exenta de impuestos pagó por error el impuesto sobre las ventas en las facturas del hotel, identificando alrededor de 500 noches elegibles para reembolso. Para minimizar los problemas futuros, la universidad utiliza alertas dentro de la herramienta de reservas para informar a los viajeros sobre el problema y les insta a portar certificados de exención de impuestos. “Los análisis más sofisticados nos permiten destilar datos complejos en perspectivas más simples y útiles”, asegura Phillips, observando que enfocar los viajes de negocios desde nuevos ángulos reveló “formas sorprendentes de recuperar dinero para el programa”. 

Desafío para los viajes de negocios: ¿cómo puede fortalecer la comunicación y las relaciones? 

Ya sea reuniéndose en persona con compañeros, explicando el valor de reservar a través de canales aprobados o simplemente sustituyendo el lenguaje de políticas obsoleto, los gerentes de viajes corporativos encontraron partes esenciales de la comunicación y la creación de relaciones de sus trabajos en 2025. Porque si los empleados entienden el motivo de una norma, es más probable que la sigan. Y si los colegas están acostumbrados a trabajar juntos y compartir una misión común, es más probable que un programa de viajes tenga el apoyo que necesita. 

Cómo mejorar las comunicaciones internas y externas 

• Enfoque personal: en un mundo de trabajo virtual, Delgado trabajó para reforzar las relaciones con partes interesadas internas como sus compañeros de Recursos Humanos (RR. HH.) y Finanzas, haciendo hincapié en la importancia de las charlas de café y otros encuentros presenciales. “Explicar claramente la importancia y el razonamiento de las solicitudes ayuda a fomentar la alineación del equipo”, dice. 
• Explicación de las reglas: si desea que los viajeros rechacen boletos o billetes más baratos y opten por los que cumplen con la normativa, deben comprender las implicaciones de ignorar la política, según un gerente de viajes. “Estamos desarrollando mejores materiales de capacitación, como guías de usuario o contenido de video utilizando herramientas de IA. Este año también me he centrado en la incorporación de nuevos empleados, preparándolos para el éxito en la comprensión de cómo operar dentro de nuestro entorno”.
• Phillips y su equipo de Michigan State University se centraron en fortalecer las relaciones con los proveedores y sus partners de la compañía de gestión de viajes (TMC) a través de una comunicación más clara y una concordancia más estrecha con prioridades como el deber de protección, mientras finalizaban las asociaciones que ya no cumplían los objetivos del programa. “Por ejemplo, abordamos los hoteles que no desactivaron los códigos de tarifa que afectan a los acuerdos y llevamos a cabo auditorías de tarifas para garantizar que solo se puedan hacer reservas en hoteles con contratos válidos”, explica Phillips. “Nuestro viaje de descubrimiento en 2025 ha sido revelador. Descubrimos brechas inesperadas en nuestros procesos de deber de protección, como facturas faltantes de nuestros partners de TMC, que limitaban nuestra capacidad de conocer el paradero de los viajes de empleados y grupos de estudiantes, en caso de emergencia. Desde entonces, hemos reforzado la necesidad de facturar todas las reservas de transporte interno a través de los canales de TMC para garantizar una visibilidad y apoyo completos cuando más importa”. 
• Cómo aprovechar la terminología moderna: con personal y estudiantes expertos en tecnología, el estado de Michigan ha promocionado aplicaciones de viaje preparadas para dispositivos móviles y ha actualizado sus comunicaciones con los viajeros para usar términos modernos como “toques” en lugar de “clics”. Como señala Phillips, “como menos personas utilizan teclados, la noción de hacer clic se está volviendo obsoleta rápidamente”.  

Desafío para los viajes de negocios: ¿Cómo aprovechar la IA? 

Dentro de sus funciones, e incluso cuando viajan ellos mismos, los responsables de viajes corporativos están probando brevemente la IA. Algunos descubrieron que la IA ahorraba mucho tiempo para las tareas menores, mientras que otros comenzaron a usarla para analizar datos o considerarla para cosas como comparar contratos largos. A pesar de que los empleados reciben herramientas y ánimo de los principales líderes, hay un desafío que persiste: encontrar el tiempo para la capacitación en IA que pueda fomentar la competencia, comenta uno de nuestros clientes que gestiona los viajes y los gastos en una compañía de fabricación global.  

“Parte de la nueva tecnología, especialmente la IA, que está mejorando la experiencia para el usuario final funcionó aun mejor de lo que esperábamos”.  
Anne Delgado, directora de Viajes y Pagos, Organización Global de Adquisiciones, SAP 

Cómo poner a trabajar la inteligencia artificial 

• Tareas de pruebas: una responsable de viajes ha utilizado la IA para resumir y reescribir correos electrónicos y analizar datos a medida que experimenta para sentirse cómoda con la tecnología. “Está claro que la inteligencia artificial puede mejorar la productividad y optimizar los procesos, pero resulta clave equilibrar su uso con mis propias perspectivas”, afirmó. 
• Ejecución eficiente de tareas: pida a un chatbot con tecnología de IA generativa que realice un registro de salida después de la hora establecida y este encuentra el hotel y conecta a un agente. Pídale que busque los detalles del vuelo y reúna opciones para cambios y tarifas. Ambas son tareas en las que también permite que la IA haga el trabajo para poder concentrarse en otras tareas. También ha dirigido 15 sesiones de capacitación de empleados para fomentar la adopción de la IA, aunque las limitaciones de tiempo siguen siendo un desafío constante para los vendedores, analistas y otros. Aun así, “tener el respaldo del director ejecutivo e instar a los líderes a mejorar la eficiencia a través de la IA es increíblemente beneficioso para conseguir que los empleados se incorporen”.  

Otros desafíos principales: sostenibilidad, tarjetas virtuales, NDC, cumplimiento 

Cada compañía tiene desafíos y oportunidades únicos que impulsan las prioridades, la automatización y el uso de la tecnología inteligente. Las variaciones de compañía a compañía aparecen en la gama de otros desafíos de viajes corporativos que los líderes informan en 2025. 

¿Cómo puedo promover y gestionar la sostenibilidad? 

Con la evolución de las normativas de sostenibilidad en todo el mundo, “nuestra compañía ha empezado a tomarse estos factores más en serio, específicamente en lo que respecta a los viajes de negocios”, compartió un líder. Y cuando se trata de datos de sostenibilidad fragmentados, “las tecnologías emergentes están ayudando a optimizar este proceso, y esperamos ver un progreso aún mayor en 2026”.  

Él no es el único en el enfoque de la sostenibilidad, al que considera un enfoque permanente en lugar de una moda fugaz. En SAP, Delgado dice: “Continuamos impulsando la sostenibilidad, la que veo como una constante en cada programa de viajes. Como parte de este esfuerzo, estamos profundizando las asociaciones con los proveedores para perseguir objetivos de sostenibilidad compartidos, no solo centrarnos en el costo”.  

¿Cómo podemos explicar la nueva capacidad de distribución a los viajeros? 

Las nuevas capacidades de distribución (NDC) ofrecen una gran cantidad de opciones y desafíos, que involucran a operadores de bajo costo y a incontables componentes de vuelos y viajes. Saber si la selección de asientos y otras características ya están incluidas en la tarifa es solo un ejemplo que demuestra la necesidad de que los gerentes pongan al día a los empleados. “Esta complejidad puede confundir a los viajeros, especialmente a aquellos que pueden notar opciones más baratas en otros lugares. Las complejidades en torno a la NDC nos han obligado a educar a nuestros viajeros sobre estos cambios y matices del sector”.

¿Cómo evolucionan las tarjetas virtuales (y los costos)? 

Las tarjetas virtuales son una valiosa y segura herramienta de pago para Alpine Air Express, un transportista de carga en crecimiento que presta servicio a los estados del oeste y medio oeste de EE. UU. “Este sistema ha mejorado significativamente nuestra seguridad y eficiencia generales, lo que nos permite centrarnos más en ofrecer experiencias de viaje sin problemas mientras conciliamos declaraciones en tiempo récord”, dice Amanda Lack, administradora de viajes y gastos. Sin embargo, hay dificultades: incompatibilidad con las billeteras digitales, opciones de notificación inflexibles, opciones de tableros poco desarrolladas y, lo que es más importante, costos crecientes que podrían determinar su uso continuo. “A medida que los costos de la plataforma de tarjetas virtuales aumentan anualmente, nos enfrentamos a preguntas sobre… si estas suscripciones siguen estando justificadas y si seguirán siendo manejables en futuros puntos de precio”, asegura Lack, que también comenta que, por ahora, Alpine Air está vigilando de cerca la evolución de las tarjetas virtuales y evaluando continuamente su uso y costo. 

¿Cómo podemos reducir la carga de cumplimiento para los empleados? 

Naturalmente, los empleados de Alpine Air Express viajan mucho y, con el aumento del volumen en 2025, el problema de obtener recibos electrónicos de los hoteles se agravó. “Nos esforzamos por tratar a nuestros viajeros como miembros de la realeza, minimizando el tiempo que pasan registrando su entrada y salida en la recepción del hotel”, dice Lack. Por lo tanto, en lugar de pedir a los viajeros que esperaran a recibir los recibos de habitación e impuestos del hotel, Lack se apoyó en su TMC. “Nuestra relación con nuestra TMC se ha vuelto aún más crucial este año, especialmente dado el pequeño tamaño de nuestra compañía y las necesidades de viajes las 24 horas”, dice Lack. “Nuestra TMC sigue gestionando todas nuestras relaciones con los hoteles. Además de negociar tarifas uniformes, nuestra TMC se encarga de que los lugares en los que nos alojamos con más frecuencia tengan una tarjeta corporativa en archivo y nos envíen los recibos por correo electrónico a nuestra oficina. Implementamos un servicio esmerado con nuestra TMC, con un solo contacto principal que se hace cargo de todo por nosotros. Ya sea que se trate de un problema que nuestra oficina encuentra o que nuestros viajeros enfrentan en el campo, nos comunicamos con el mismo representante de TMC”. 

Hacia el futuro: consejo para los responsables de viajes en 2026 

Como lo evidencian las tendencias, los gerentes de viajes seguirán trabajando en los desafíos de 2025 en el próximo año. Ellos, por supuesto, tienen perspectivas sobre las tendencias futuras y opiniones sobre dónde deben dirigir su energía sus compañeros gerentes en 2026. 

Delgado aconseja:  

• “Mantenga la sostenibilidad en primer plano. Ya no se trata de algo ‘que sería bueno tener’; se está convirtiendo en una verdadera expectativa de la compañía”. 
• “Mantenga su adaptabilidad y considere que los desafíos son una oportunidad de mejora. El mercado cambia rápidamente, mientras que la industria de viajes y pagos sigue estando sujeta a procesos y procedimientos que se implementaron hace décadas. Siga invirtiendo en herramientas que le proporcionen buena calidad de datos; esto facilita mucho la toma de decisiones y la elaboración de informes internos”.  

Y Phillips recomienda: 

• “Céntrese en desarrollar asociaciones sólidas y confiables mediante el apoyo a proveedores que coincidan con sus objetivos y políticas. Y aborde los problemas directamente con aquellos que no lo hacen. La comunicación clara y honesta, incluso cuando es difícil, refuerza la confianza, demuestra su compromiso y fortalece las relaciones mutuamente beneficiosas”. 

Otro consejo:  

• “Adopte el aprendizaje y la colaboración continuos. Como muchos profesionales de viajes experimentados abandonaron la profesión durante el COVID, menos personas tienen experiencia completa, por lo que comparten conocimientos activamente, confían en el trabajo en equipo y aprovechan diversas perspectivas para sortear con éxito por el cambiante panorama de los viajes”. 

Preguntas frecuentes: los viajes de negocios en 2025 y en el futuro 

1. ¿Cómo gestionan los gerentes de viajes precios y presupuestos impredecibles? 
Ante la incertidumbre económica y los cambios en los tipos, organizaciones como SAP y Michigan State University buscaron automatización y análisis para hacer un seguimiento de los gastos y recuperar los fondos perdidos, como los reembolsos de impuestos sobre las ventas en las estadías en hoteles. 

2. ¿Qué papel desempeñó la comunicación en la gestión de viajes en 2025? 
La comunicación clara, moderna y oportuna es esencial. Los responsables de viajes actualizaron las políticas, celebraron reuniones presenciales y utilizaron un lenguaje cercano (“tocar” en lugar de “hacer clic”) para facilitar el cumplimiento e mejorar el entendimiento de los empleados. 

3. ¿Cómo está reconfigurando la IA la gestión de viajes de negocios? 
Las herramientas de IA ahora resumen correos electrónicos, analizan contratos e informes, personalizan las opciones de viaje y simplifican los cambios de reservas. Los líderes afirman que la IA mejora la eficiencia y no sustituye el criterio humano, pero dedicar tiempo a la capacitación es un obstáculo. 

4. ¿Qué otros desafíos dieron forma a los programas de viajes de 2025? 
Los gerentes se centran en la sostenibilidad, la nueva capacidad de distribución (NDC), las tarjetas de pago virtuales y el cumplimiento. Cada uno aporta complejidad a la gestión y oportunidades que perseguir. 

5. ¿Cómo pueden las compañías equilibrar la innovación con la experiencia para el viajero? 
Desde el seguimiento de la sostenibilidad hasta las asociaciones de TMC que manejan recibos y brindan asistencia directamente a los viajeros, el éxito depende de combinar la eficiencia digital con el servicio personalizado. 

Tome la delantera: tendencias y predicciones de gastos y viajes de SAP Concur Travel de 2026 

Las tendencias que los ejecutivos de SAP Concur aseguran que definirán el siguiente capítulo de los viajes y gastos (T&E). 

Consulte el blog