Travel & Expense
Viajes de negocios: Estrategias efectivas para los viajes corporativos
Gestionar los viajes de negocios es complejo. Se trata de equilibrar las expectativas de sus dos principales partes interesadas, los viajeros y la compañía, que a menudo se traducen en rentabilidad frente a flexibilidad, o experiencia del viajero frente a riesgo. Para los gerentes de viajes, puede ser frustrante mantener estas prioridades bajo control mientras siguen proporcionando servicios de viajes de negocios que les encantarán a los empleados.
Emplear algunas estrategias clave puede ayudar a los gerentes de viajes a cumplir estos objetivos a la vez que mejoran la eficiencia, reducen los costos y mejoran la satisfacción de los empleados.
Estrategias clave para gestionar los viajes corporativos
La gestión eficaz de los viajes de negocios comienza con la definición de políticas claras para sus empleados. No hay nada más frustrante que tener que denegar una reclamación de gastos y tratar con empleados insatisfechos porque las reglas no están claramente escritas.
Así que, empecemos por ahí.
Políticas de viajes y gastos claras
Establecer y mantener políticas de viajes claras ayuda a los empleados a saber qué es aceptable (y qué no). Estas deben incluir lo siguiente:
- Procesos para hacer reservas: especifique las herramientas aprobadas, los proveedores preferidos y los requisitos de reserva avanzados.
- Pautas de gastos: definir los gastos aceptables, los plazos de elaboración de informes y los requisitos de documentación.
- Flujos de trabajo de aprobación: establezca niveles de autoridad claros para las aprobaciones previas al viaje y los límites presupuestarios.
La capacitación y el refuerzo serán de gran ayuda en este punto. Una encuesta de 2024 muestra que, a pesar de conocer las políticas corporativas, dos tercios de los viajeros de negocios admiten desviarse de las políticas de la compañía o hacer reservas que no cumplen con las normas.
“Al fin y al cabo, estamos aquí para establecer límites que orienten a los viajeros y les ayuden a comprender el valor de las cosas que les pedimos que adquieran”, asegura Buffy Garrier, gerente de Viajes Corporativos y Tarjetas Corporativas en Seagate.
Por lo general, los empleados aceptarán su enfoque si les comunica claramente las razones estratégicas para utilizar la herramienta para hacer una reserva de la compañía. Céntrese especialmente en las ventajas para el viajero, especialmente cuando se trata del deber de protección. Si los empleados no hacen reservas a través de la herramienta corporativa, es posible que la compañía no pueda localizarlos en caso de emergencia.
“Necesita capacitar a sus empleados y explicarles por qué tiene herramientas de reservas corporativas. “Estamos capacitando a todas nuestras partes interesadas para que la seguridad sea nuestra prioridad número uno: hay mucho riesgo cuando se hace una reserva fuera del sistema”, asegura Mina Salim, gerente de viajes de Marel Group.
Obtenga más perspectivas sobre la elaboración de políticas de viajes corporativos en nuestra publicación de blog, Elaboración de políticas clave: Plantillas gratuitas para políticas de viajes, gastos, facturas y sostenibilidad.
Toma de decisiones basada en datos en los viajes de negocios
Hoy en día tiene una gran cantidad de datos en mano, así que vamos a darles buen uso para que se beneficie. Con el aprovechamiento de la analítica, puede:
- Llevar un registro de las tendencias de los gastos para identificar oportunidades de ahorros de costos.
- Analizar el comportamiento de los viajeros para perfeccionar las políticas y optimizar los acuerdos con los proveedores.
- Mejorar los pronósticos presupuestarios con analítica predictiva, lo que permite un mejor control de los gastos.
Por ejemplo, los datos pueden descubrir las rutas que se viajan con frecuencia, lo que permite hacer negociaciones específicas con las aerolíneas.
Cómo fomentar los conocimientos sobre datos
Ciertamente no faltan datos, y cada compañía sigue generando más. La pregunta es: ¿Cómo gestionarlos para poder sacarles partido?
Según Peter Psaltakis, vicepresidente de Ingeniería de Soluciones Globales, FCM Travel, socio de TMC de SAP Concur, “es vital que usted y todos los responsables de viajes entiendan cómo funcionan en la práctica los datos, la calidad de los datos, la gestión de datos y la analítica. También querrá saber cómo aplicar estos conocimientos a su programa de viajes y dónde se cruzan sus datos de viajes con los objetivos más amplios de su organización”.
Cómo priorizar la experiencia del viajero
Si tiene viajeros de negocios insatisfechos, esto puede afectar la motivación y las oportunidades de crecimiento, así como la retención. Los viajeros entienden la necesidad de controlar los costos, pero a menudo se sienten frustrados por políticas rígidas que no tienen en cuenta su comodidad.
Los gerentes de viajes corporativos están empleando varias estrategias para gestionar los gastos y, al mismo tiempo, ofrecen a los empleados cierta flexibilidad, como:
- Usar herramientas de reservas y planeación de viajes corporativos que cumplan automáticamente con los límites de la política y al mismo tiempo se adapten a las preferencias individuales, como los horarios de vuelo o la elección de alojamiento.
- Asociarse con proveedores preferidos para ofrecer valor añadido o beneficios a los viajeros de negocios.
Los viajeros de negocios buscan más flexibilidad en sus viajes. Siempre es una buena idea solicitar periódicamente comentarios de los empleados. Esto demuestra que usted se preocupa por la experiencia de los viajes de negocios y puede ayudarle a mejorar los viajes futuros.
También puede ayudar a retener a los empleados. “Tenemos que hacerles sentir que no están restringidos cuando hacen reservas. Estamos en un mercado laboral extremadamente competitivo: si las personas están restringidas, simplemente pasarán a un competidor”, dijo Adam Hickingbotham, gerente de Categoría (Servicios de Viajes y Oficina) en AtkinsRéalis.
Incorporación de la sostenibilidad en los programas de viajes corporativos
De acuerdo con un estudio de Deloitte, el 46% de los gerentes de viajes informan que cuentan con una estrategia para supervisar y asignar “presupuestos de emisiones de viajes” a equipos e individuos. Esto representa un aumento de más del 50% con respecto a años anteriores. Considere la posibilidad de utilizar una plataforma de reservas en línea corporativa que incorpore datos de sostenibilidad para ayudar a guiar a los viajeros de negocios a la hora de tomar decisiones.
Los empleados también quieren opciones de viaje sostenibles, especialmente a medida que las generaciones más jóvenes entran en la fuerza laboral. Una encuesta de SAP Concur muestra que el 27% de los viajeros de negocios estaría dispuesto a rechazar un viaje debido al impacto medioambiental de la incapacidad de elegir opciones sostenibles.
Cómo mitigar los riesgos y garantizar la seguridad de los viajeros
Los viajes corporativos conllevan riesgos inherentes, especialmente en regiones de alto riesgo o durante crisis globales. El 58% de los empleados afirman que han cambiado de opinión sobre los preparativos de viaje debido a que no se sienten seguros.
Llevar a cabo evaluaciones de riesgos previas al viaje para evaluar posibles amenazas e incorporar alertas de viaje en los itinerarios puede ayudar a aliviar las preocupaciones y permitir ajustes cuando sea necesario.
Los gerentes de viajes también deben mantener un programa integral de deber de protección que incluya contactos de emergencia, asistencia fuera del horario laboral cuando sea necesario y otros recursos para viajes de negocios.
Gestión del cumplimiento global y el cumplimiento de políticas
Gestionar las políticas de viajes transfronterizos para las reservas internacionales es considerablemente más complejo, teniendo en cuenta visas, regímenes fiscales, aduanas locales y obligaciones adicionales del deber de protección. Necesita una forma centralizada de hacer un seguimiento de los viajes internacionales, lo que incluye la gestión de vencimientos de visas, permisos de trabajo y restricciones de entrada que podrían interrumpir el trabajo.
En el caso de las empresas con viajes internacionales frecuentes, la gestión de los reembolsos del Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) y las obligaciones de retención de impuestos también se vuelven más importantes.
Empleo de la automatización y la tecnología en la gestión de viajes corporativos
Aprovechar la tecnología moderna de reserva de viajes y gestión de gastos puede optimizar los programas de viajes empresariales y mejorar la eficiencia. Los flujos de trabajo automatizados de planeación, aprobaciones y gastos pueden reducir la carga administrativa y proporcionar una mayor visibilidad de los presupuestos y el cumplimiento. También acelera los reembolsos, que pueden ser una carga para los viajeros que no forman parte de un programa de tarjetas corporativas y podrían verse en aprietos si tienen que esperar que se les paguen miles de dólares por concepto de gastos.
Una plataforma integrada para gestionar flujos de trabajo de viajes de principio a fin simplifica todo el proceso. Las herramientas de cumplimiento integradas pueden marcar los gastos no conformes o posibles fraudes. La Asociación de Examinadores Certificados de Fraude (Association of Certified Fraud Examiners, ACFE) estima que las organizaciones pierden alrededor del 5% de los ingresos por fraude ocupacional cada año, lo que incluye prácticas como inflar el kilometraje, gastos falsos, boletos de avión no utilizados y doble reclamación.
Puede obtener más información sobre las estrategias para combatir el fraude en nuestro libro electrónico Prevención y detección del fraude en momentos de incertidumbre económica.
Estrategias eficaces para la optimización de costos
A medida que aumenta la incertidumbre económica y se ajustan los presupuestos, el control de costos se vuelve más importante que nunca. Deloitte muestra que el 50% de los gerentes de viajes afirman que están viendo una presión significativa en los precios. Los proveedores están adoptando una postura de negociación más inflexible en comparación con años anteriores.
Los gerentes de viajes corporativos están buscando estrategias para superar estos desafíos, como consolidar proveedores para lograr descuentos por mayor volumen e incorporar herramientas de precios dinámicos para identificar descuentos en tiempo real.
Además, las compañías que utilizan una plataforma integrada de viajes y gastos (T&E) obtienen ventajas significativas:
- Un 26% de aumento en el cumplimiento de las políticas
- 21% de ahorro anual de costos
- 10 veces mayor eficiencia en el procesamiento de informes de gastos
- un 64% más de facturas procesadas
- 20% de ahorro anual
Tendencias que se deben observar
Hay un par de tendencias importantes que debe tener presentes a medida que optimiza su programa de viajes corporativos.
Los cambios políticos en varios países y regiones están provocando cambios en las políticas y restricciones cambiantes, por lo que será crucial mantenerse al tanto de cualquier cambio para evitar problemas. Como hemos visto, las cosas pueden cambiar rápidamente, y usted debe conservar su agilidad para adaptarse a preocupaciones imprevistas.
También estamos viendo un aumento en los “viajes de negocios-placer”, lo que permite a los empleados combinar viajes de negocios y de placer. Esto puede ser una gran ventaja sin costo para los empleados, siempre que haya políticas claras y una forma de garantizar el cumplimiento de las mismas.
Gestión eficiente de los viajes corporativos
La gestión eficaz de los viajes de negocios a nivel empresarial requiere planeación estratégica, herramientas avanzadas y un equilibrio entre el control de costos y la satisfacción del viajero. Mediante la adopción de estas estrategias, los gerentes de viajes pueden alinear los programas de viajes corporativos con objetivos organizacionales más amplios y mantener todo en equilibrio.
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