Gastos empresariales: ¿Cómo simplificar su gestión y seguimiento?

23 de Junio de 2021

Todo empresario debe tener claro que para garantizar el funcionamiento óptimo de su negocio, es necesario saber reducir, gestionar y optimizar los gastos empresariales. Para tener éxito en esta tarea, es especialmente relevante que conozca las herramientas para realizar un control financiero minucioso.

En este artículo, le presentaremos lo que debe saber sobre el seguimiento de los gastos empresariales y las herramientas digitales para lograr la optimización de estos dentro de su empresa.

La importancia del control financiero de gastos

La gestión y el seguimiento de los gastos empresariales son esenciales para que todo negocio sea rentable. Para ello, es necesario llevar a cabo auditorías y un excelente control financiero para generar una estrategia que maximice los beneficios empresariales.

En el corto plazo, la puesta en marcha de una buena estrategia de negocios puede dar como resultado un excelente retorno de inversión.

La importancia del control financiero tiene relación estrecha con la planificación de sus finanzas, la cual permitirá conocer, proyectar y tener una estimación de los recursos del negocio. En este sentido, la empresa debe definir sus objetivos —pensando en la mayor efectividad— y realizar acciones en función de esa proyección para así generar ingresos.

De este modo, la planificación financiera en conjunto con la gestión y el seguimiento de los gastos garantizarán el buen desarrollo de la compañía.

Objetivos y utilidades del control financiero de gastos

A continuación, enumeramos los objetivos y principales utilidades que obtendrá su organización al ejercer un mejor control financiero:

  • Diagnosticar problemas: detecte errores o alteraciones en sus finanzas para resolverlos y obtener finanzas saludables en su empresa.
  • Establecer y ejecutar medidas: una vez que haya detectado los problemas, podrá tomar medidas en el menor tiempo posible con el fin de solucionarlos. Todas las acciones que decida llevar a cabo deben ir encaminadas a una reconducción de la situación económica de manera positiva. Es importante que considere medidas de prevención para cualquier evento que se presente en el camino.
  • Comunicar cambios: todos los cambios que realice debe informarlos por medio de canales orgánicos. Además, debe compartir los resultados de reportes con los departamentos y áreas que correspondan.

¿Cómo optimizar el seguimiento de gastos empresariales?

1. Política de gastos clara

Una de las herramientas más efectivas para la optimización de los gastos empresariales es el establecimiento de un límite máximo de gastos. Dicha estrategia ayuda a que haya un mejor enfoque en el desembolso total que se genera.

Para ello, es recomendable estudiar todos los gastos fijos (aquellos que se producen periódicamente por conceptos ya establecidos) y los variables (que ocurren por razones fortuitas o imprevistas), a fin de establecer un ordenamiento por categorías y así establecer límites adaptados a nuestro negocio.

Esta tarea genera otros beneficios, y es que, al contar con una categorización de los gastos, será más fácil llevar los libros contables y así facilitar la planificación y gestión.

Una vez hecho esto, comunica a tus empleados con precisión cuáles son las políticas de gastos, ya que una estrategia de desembolsos que sea justa, práctica y clara permitirá que cada colaborador conozca cómo se gestionan todos estos procesos. Asimismo, permitirá que toda la empresa entienda cómo proceder en los consumos, pagos y gastos profesionales, así como el proceso de gestión de reportes y reembolsos.

2. Tecnología para la gestión de gastos

La digitalización es la mejor herramienta para optimizar el seguimiento de los gastos empresariales, dado que ofrece una gran variedad de soluciones que facilitan los procesos organizacionales y que otorgan una garantía de gestión de gastos eficiente.

Sin duda, la automatización es necesaria para evitar los posibles errores que acarrea el uso de procesos manuales que involucran la utilización de papel.

De inmediato, mencionamos algunas herramientas que poseen las principales soluciones de digitalización para la gestión y el seguimiento de gastos empresariales, así como sus principales ventajas:

  • Gestión automática: reporte de gastos automáticos de forma rápida y precisa.
  • Control del presupuesto: control del presupuesto por medio de la extracción de datos —ejecutada casi en tiempo real— para tener una vista consolidada de este, así como para asegurar auditorías sin necesidad de incrementar la carga de trabajo de sus empleados.
  • Agilización en el pago de cuentas: uno de los efectos más perjudiciales de la gestión fundamentada en el papel es la lentitud para pagar las cuentas, pero eso ya es parte del pasado: hoy en día, las herramientas digitales simplifican esta tarea administrativa de capturar recibos y efectuar pagos.
  • Gestión de todos los gastos empresariales: podrá procesar todos y cada uno de los gastos de su organización.
  • Soporte inmediato: existen soluciones que integran soporte las 24 horas del día, los siete días de la semana, ante cualquier inconveniente.

3. Optimizar a través de datos

Gracias a los sistemas automatizados de gestión, es posible obtener una visión consolidada de los gastos dentro de la empresa, cuando hay una valiosa cantidad de información necesaria para la gestión empresarial.

Por medio de la optimización de datos, será más fácil obtener informes por categorías de cada gasto, reconocer patrones, rastrear tendencias y precisar cuáles son los sectores de gastos que generan costos excesivos. El objetivo es hacer una planificación más efectiva.

Los responsables de este trabajo, que serían los gerentes financieros, tienen la posibilidad de analizar tanto los ingresos como los gastos y hacer la detección de forma rápida del lugar donde se están generando. Con esta información, serán capaces de reconocer alternativas orientadas a minimizarlos y así generar un mayor beneficio.

¡Llegamos al final! Como ve, el mercado de hoy dispone de varias opciones para la simplificación del control de los gastos empresariales: en este sentido, recuerde que identificar y reducir los costos es la principal meta de cualquier empresa sin comprometer las actividades futuras.

Lo importante es entender que para simplificar la gestión y el seguimiento de los gastos empresariales es necesario mantener el control y usar las herramientas que ya existen, pero también abrirse al uso de nuevas tecnologías para lograr que este proceso sea más efectivo.

Si quiere más información sobre cómo optimizar su gestión de gastos, le invitamos a leer el siguiente contenido:

Administrar el gasto de forma proactiva: ¿Cómo le ayuda una herramienta de automatización y digitalización?