Gestión financiera: ¿cómo tener éxito y mayor control?

13 de Julio de 2021

Con la intención de llevar una mejor gestión financiera, las empresas están viviendo un gran proceso de transformación en la adopción de las nuevas tecnologías.

De este modo, prácticamente todos los departamentos de una organización han tenido que reinventarse para estar a tono con las nuevas demandas de un mercado que exige, cada vez más, de soluciones tecnológicas.

Por otro lado, la gestión financiera se ha transformado también en cuanto a enfoques y metodologías. Anteriormente las compañías desconocían una visión de posicionamiento financiero que fuese transversal a todos los departamentos, es decir, una visión compartida sobre lo que se quería conseguir, los medios, y los objetivos de la empresa en general.

Sin embargo, las tendencias van cambiando, y el uso de herramientas y dispositivos tecnológicos para facilitar las operaciones es parte del proceso, ya que en la actualidad cada vez son más las soluciones tecnológicas para resolver los problemas que conlleva la apropiada gestión financiera.

Pero esto no es todo lo que ha evolucionado, sino que algo muy importante, es que la mentalidad con la que se enfocan los negocios también ha ido transformándose, tanto en los enfoques de adopción de las nuevas tecnologías como en la forma de encarar las finanzas en general.

Teniendo presente que la tecnología ha irrumpido en el mundo de las organizaciones para facilitar y acelerar un gran cantidad de tareas, en este artículo exploramos diversos puntos claves, como lo son:

  • ¿Qué es la gestión financiera?
  • Sus alcances y elementos
  • ¿Cuáles son sus principales principios?
  • ¿Cuáles herramientas tecnológicas son útiles para la gestión financiera?

¡Comencemos!

¿Qué es la gestión financiera?

La gestión financiera tiene como propósito vigilar las fuentes de financiación de la empresa.

Esta comprende un conjunto de tareas que corresponden la planificación, organización, dirección y el control de las actividades financieras, como lo son la adquisición y utilización de fondos de la compañía. Significa, además de ello, el aplicar los principios generales de gestión a los recursos financieros de las empresas,

Por otro lado, constituye un elemento imprescindible para la supervivencia de cualquier compañía, ya que una buena gestión financiera permite disminuir los costos por cobro, equilibrar o aumentar los plazos de pago, y gestionar la liquidez y el control de riesgo.

¿Cuáles son sus alcances y elementos?

En primer lugar, las decisiones de inversión —las cuales incluyen la inversión en activos fijos— y la inversión en activos corrientes, comprenden parte de las decisiones de inversión; denominadas decisiones de capital de trabajo.

En segundo lugar, se encuentran las decisiones financieras, las que se relacionan con la obtención de financiación a partir de diversos recursos que dependerán de la decisión sobre el tipo de fuente, el periodo de financiación, el costo de financiación y los rendimientos correspondientes.

En tercer lugar, encontramos la decisión de dividendos, en donde el gerente de finanzas tiene que tomar una decisión con relación a la distribución de ganancias netas. Las ganancias netas a su vez se dividen en dos:

  • Dividendos para los accionistas: Se debe decidir el dividendo y la tasa del mismo.
  • Utilidades retenidas: Se debe finalizar la cantidad de utilidades retenidas, lo que dependerá de los planes de expansión y diversificación de la empresa.

Principios generales de la gestión financiera

Los principios generales de gestión financiera actúan como una guía en lo que es la gestión de actividades financieras, por lo que, en pocas palabras, conocer los principios básicos asegura tomar mejores decisiones.

Dichos principios guardan estrecha relación con la administración financiera —el cual es el procedimiento que se ocupa de administrar los fondos tantos para los individuos como para organizaciones— procurando siempre la administración adecuada de los mismos.

A continuación le mostraremos los principios básicos de finanzas y cómo son aplicables a todo tipo de negocio.

Riesgo de compensación y rentabilidad

En la gestión financiera los inversores deben tener precaución al momento de consolidar una cartera de clientes a partir de las oportunidades de inversión disponibles, en ese caso, la elección de la inversión se basa en la compensación individual entre riesgo y rendimiento. Es decir, mientras mayor riesgo, mayores tasas se esperan de rendimiento.

Una cartera también debe tener inversiones de menor riesgo combinadas con inversiones de mayor riesgo. En este sentido, el papel de un gerente de finanzas vela tanto por el adecuado equilibrio entren el riesgo y el rendimiento.

Concebir una estructura de capital óptima

La estructura capital se entiende como la relación entre la deuda y el porcentaje de capital de los activos totales de una empresa.

Cuando se hace una revisión de la estructura de capital, un inversor puede comprender fácilmente cuál es el patrón de financiamiento que una compañía tiene para sí.

Al respecto, una organización sólida debe depender más del financiamiento mediante deuda que del financiamiento mediante acciones, ya que los fondos propios —que son acciones— son más costosos que la deuda.

Por lo que, el trabajo de un director financiero o gerente de finanzas es velar por la mejor combinación entre la deuda y el capital de la empresa, de manera que el costo promedio del capital siga siendo mínimo.

Diversificación tanto de la inversión como del endeudamiento

La diversificación puede ser aplicable tanto para la inversión como para el endeudamiento.

El principal objetivo es garantizar el costo mínimo de endeudamiento o financiamiento y obtener una recompensa máxima al momento de la inversión.

De esta forma, al momento de tomar decisiones al respecto se debe contemplar entonces el equilibrio entre el riesgo y el rendimiento.

Comprender la relación entre el valor del dinero en función del tiempo

Este principio es de gran importancia, ya que es necesario considerar el valor del dinero en el tiempo, pues de lo contrario se puede perder la capacidad financiera.

El dinero que se recibe en el momento actual es más valioso que el que se recibe después de algún tiempo, de modo que se debe tener en cuenta el valor temporal del dinero y la tasa promedio de esa reducción de valor debido a la inflación o cualquier otro factor del mercado.

Flujos de caja previstos

El efectivo es el activo más líquido que fluye hacia dentro o hacia afuera, y el patrón de flujos influye directamente en las decisiones financieras. Por lo que es preferible tener flujos de efectivo más confiables que flujos de efectivo incierto.

En este caso, para asegurar el suministro de efectivo necesario para todas las actividades de la empresa, se hace clave el pronosticar los flujos de efectivo y administrarlo en función de los requisitos.

El principal objetivo es mantener la cantidad adecuada de los fondos líquidos.

Elegir un plan de seguros adecuado

Un plan de seguros le permite a la organización desviar el riesgo a una compañía aseguradora. De esta forma, la decisión financiera se encontrará relacionada con la elección de la póliza de seguros y el monto de la prima del seguro dependerá de la naturaleza de la póliza del seguro.

Concentrarse en aumentar la riqueza

Consiste en la maximización de la riqueza al maximizar el valor total de una compañía.

El gerente o director de finanzas es el encargado de velar por la mejor administración financiera, y debe concentrarse en cómo puede maximizar el valor de su empresa.

Así, una compañía rica puede invertir más en el desarrollo de productos innovadores o en adquirir las nuevas tecnologías para simplificar procesos. Permitiendo, de esta forma, que dichas acciones contribuyan a que una organización crezca de manera progresiva y acumule riqueza.

Reinvertir en lugar de consumir

Si una organización tiene la solidez financiera esperada, eso es porque no solo consume lo que genera el negocio, sino que prioriza en la inversión de oportunidades más beneficiosas.

Sucede que la reinversión contribuye a ampliar el negocio y a generar oportunidades de empleo, creación de valor e intercambio de valor para la economía.

Una buena práctica de gestión financiera es precisamente buscar siempre nuevas oportunidades, y en caso de que se encuentre alguna oportunidad que aporte valor a la organización, se hace pertinente buscar la reinversión de los fondos disponibles.

Determinar el costo del capital

El costo del capital significa velar por los gastos asociados con el pago que se carga sobre el suministro de fondos para deuda y capital.

El costo de capital promedio ponderado es el costo de capital real, que es el costo promedio del costo de financiamiento tanto del capital como de la deuda.

La gestión financiera debe ocuparse de hacer una comparación de las recompensas financieras y el costo asociado con ese costo de capital. Así, si las tasas del rendimiento esperadas son mayores que el costo de capital, entonces sí es conveniente invertir.

La decisión financiera se alinea con el ciclo de vida empresarial

Las compañías siempre están experimentando altibajos como un ciclo. Por lo que cada vez que se tome una decisión financiera se debe considerar la posición actual en el ciclo de vida empresarial y cuál es la posición prevista del ciclo.

Por ende, es necesario hacer un plan que garantice el máximo beneficio económico para la organización, aquel que sepa detectar oportunidades de inversión y financiación.

Beneficios de la tecnología para la gestión financiera

La era digital trae consigo transformaciones increíbles para todos los negocios, ya que hoy es posible hacer la mayor parte de las funciones de rutina con herramientas automatizadas accesibles desde cualquier lugar, como se experimenta con el trabajo remoto.

El principal avance en común que comparten diversas tecnologías consiste en la centralización de la información, y es que atrás quedaron los tiempos en lo que las empresas trabajaban internamente como entes separados. Años atrás, cada sector manejaba su propia base de datos y generaba sus propios informes sin que existiese la necesidad de hacer cruce de datos.

En la actualidad las compañías modernas actúan con una base de datos única, en la cual tienen acceso y participación todos los sectores, aun cuando existen niveles de jerarquía.

Con esto, la centralización de la información interpreta el cruce de datos y proporciona informes detallados en tiempo real. Sin embargo, el enfoque no consiste en la mera recopilación o el almacenamiento de esa información, sino en la capacidad que se tenga de comprenderla en profundidad y a partir de allí tomar las mejores decisiones para la empresa.

Veamos a continuación cómo se pueden agrupar algunos aspectos destacados y beneficiosos de la automatización de las labores de gestión financiera mediante herramientas de gestión y control de gastos.

1. Permiten una visión centralizada

En un momento en el que el acceso a la información es global y puede realizarse desde cualquier lugar, los gestores financieros deben analizar sus cifras y evaluar las perspectivas que tiene su negocio con relación a la situación global del mercado.

Al respecto, vale la pena preguntarse siempre:

  • ¿Es el mejor momento para realizar inversiones?
  • ¿Puedo esperar que las cosas se estabilicen?

En este escenario los gestores financieros y demás analistas deben tener acceso a una visión del conjunto de finanzas de la empresa, y en esto influye también la centralización de la información.

Y para que exista coherencia e integración verdadera en la organización, es necesario comprender la lógica interna de todos los procesos.

2. Facilitan el enfoque en los detalles

“Menos es más”, es el lema que comparten muchas empresas que apuestan por un manejo óptimo de los recursos, en el cual se espera obtener más por muchos menos recursos.

Y este se trata de un control de las partidas de producción, junto con otras acciones como la reducción de la mano de obra, tiempo de almacenamiento de las existencias, reducción de gastos materiales, plazos de producción, e incluso mejores rutas de distribución.

Hoy día, se hace imposible tener control de todas las áreas sin contar con el apoyo de un software.

3. Permiten el acceso en remoto para la gestión financiera

Los programas llevan el registro de todas las operaciones de entrada y de salida de dinero, permitiéndoles a los gestores de finanzas tener una visión global del flujo de caja de la empresa.

Resulta una manera eficiente de enviar información, controlar las tasas e impuestos, y así evitar el pago de sanciones por retraso en el pago de los mismos. Además permiten calcular los activos disponibles de la inversión y comprender nuevas maneras de optimizar los ingresos, recursos necesarios para una gestión de gastos digital.

4. Ayudan a que las organizaciones se transformen

Para una empresa es determinante saber:

  • Hasta dónde puede llegar
  • Si está en las condiciones de destacar frente a las demás
  • Si tiene los elementos para adoptar las nuevas tecnologías
  • Y, si está dispuesta a asumir los riesgos que dicha acción traiga consigo.

Sin embargo, aquellos quienes vislumbren las oportunidades que les presentan las nuevas tecnologías adquieren ventajas competitivas sobre las demás empresas.

Lo mejor, es que a medida que pasa el tiempo el costo de dichas tecnologías disminuye, y más compañías se suman a las tendencias haciendo que los márgenes de beneficios se reduzcan.

5. Permiten la transformación de la gestión documental

La reducción del error humano es uno de los propósitos que persiguen las tecnologías diseñadas para facilitar las operaciones de negocio.

Las herramientas de gestión documental están concebidas para almacenar y gestionar todas las facturas de gastos facilitando su búsqueda y manipulación.

En el plano financiero los beneficios son bien claros, ya que gracias a la unificación, se puede tener acceso a la documentación de todos los departamentos favoreciendo por demás la integración.

6. Facilitan la digitalización de auditorías

Mejora la conectividad y utiliza la automatización para detectar las tareas que requieren de mayor atención, además contribuye al análisis y comprensión de los datos obtenidos.

Por otro lado, el uso de la automatización para analizar grandes cantidades de volúmenes de datos, puede ayudar a ofrecer auditorías de alta calidad. Esto a que permite enfocarse en ciertas tareas, por lo que los auditores que se apoyen en esta herramienta, tendrán más opciones para concentrarse en otras tareas como la identificación y planificación de riesgos.

La auditoría vista desde las nuevas tecnologías está conduciendo cada vez más a una mayor trasparencia y conectividad, generando mayor confianza en las audiencias.

7. Permiten la automatización de procesos

La automatización de procesos es un término que cada vez se hace más común dentro del mercado, ya que se ha comprobado su eficacia en lo que es la reducción de gastos y el incremento de la producción y la eficiencia.

Y este se trata de un proceso de racionalización, automatización y optimización de los procesos clave con el objetivo de que las empresas reduzcan sus costos apoyándose en herramientas tecnológicas, reduciendo la mano de obra y acelerando el tiempo de producción.

La automatización de procesos trae muchísimas ventajas, entre ellas destaca que puede vincular las bases de datos de todos los departamentos de la compañía y gestionarlo desde un sistema de información compartido.

Así, se reducen los errores, aumenta la velocidad del procesamiento de datos y disminuye la falta de comunicación. 

8. Facilitan el análisis

Al emplear herramientas que trabajan con machine learning e inteligencia artificial en el análisis de grandes volúmenes de datos, la directiva de la gestión financiera tiene mayor:

  • Capacidad para comprender el estado de su negocio
  • Asertividad al momento de identificar riesgos
  • Poder de decisión frente a las transformaciones que deba hacer.

9. Optimizan el control de gastos

La auditoría de gastos, el control de gastos y la selección precisa de los proveedores son actividades que también se pueden optimizar gracias al apoyo de las tecnologías que permiten nuevas formas de integrar la información y resolver problemas desde un enfoque más estratégico.

De esta forma, la administración de gastos automatizada, rápida y precisa es posible gracias a los software especializados que realizan por su cuenta los informes de reportes de gastos que permiten clasificarlos mediante las imágenes de facturas. Además, contribuyen a hacer cumplir la política de gastos de la empresa y optimiza la gestión de gastos en general.

10. Facilitan el pago de proveedores

Permiten realizar las mejores prácticas en cuanto a gestión de proveedores, ya que involucran la participación de software especializado.

Dichos sistemas contribuyen a equipar a los proveedores para que ellos mismos gestionen la información actualizándola constantemente. También, permiten establecer un marco de gestión de proveedores, reducir la duración del ciclo de vida del proveedor, al tiempo que logra calificarlos de acuerdo a la calidad de sus servicios.

Por otro lado, las soluciones de gestión del ciclo de vida de los proveedores, contemplan los procesos de compras para ayudarlos a dirigir sus gastos y a llevar a buen término el cumplimiento de toda la cadena de suministro.

Por lo que, tener acceso a ellos en tiempo real contribuye a una mejor gestión del riesgo, si se toman decisiones rápidas y bien fundamentadas.

Para terminar

En la gestión financiera de décadas atrás, el uso de herramientas y dispositivos tecnológicos para facilitar las operaciones era prácticamente inexistente, y aunque algunas empresas invertían en la mejora de sus sistemas informáticos o en la instalación de software especializado, no todas sabían sacar partido de las herramientas.

Sin embargo, en la actualidad, no invertir en estas supone un riesgo para toda compañía, ya que disminuye la competitividad, y aumenta el trabajo de tareas repetitivas y cotidianas, lo que conlleva a perder el enfoque en actividades que generan valor real para el negocio.

Y es que la importancia de estas radica en sus beneficios y capacidades, ya que, incluso, algunas herramientas sofisticadas unifican todas las fuentes de gastos que vinculan diversas órdenes de compra, facturas electrónicas, facturas en papel y más. Además, desarrollan reportes que especifican métricas clave que brindan una panorámica general de los gastos para una mejor gestión del flujo de efectivo.

Las herramientas tecnológicas se destacan por estar presentes en cualquier momento y lugar, ya que el software se encuentra en la nube y es accesible mediante móviles, tabletas u ordenadores, con datos actualizados y en tiempo real.

¡Esto ha sido todo! Ahora ya conoce las principales ventajas de una solución de control de gastos, si te interesa conocer más de sus ventajas y aplicaciones empresariales, te recomendamos leer nuestro artículo:

7 cualidades esenciales de un proveedor de soluciones de control de gastos