6 ventajas de Concur Travel que optimizan los procesos de gestión de gastos

14 de Marzo de 2022

Apoyarse en expertos y recursos de calidad forma parte de las claves para que una empresa optimice sus procesos de gestión de gastos de viajes.

En este sentido, las ventajas de Concur Travel son múltiples, pues, en lo que respecta a viajes de negocios, ofrece facilidad, autonomía, menor costo, rapidez y eficiencia en cada uno de sus procesos.

Si le interesa conocer las 6 ventajas de Concur Travel para optimizar los procesos de gestión de gastos de viajes, ¡no se pierda este texto!

6 ventajas de Concur Travel que optimizan la gestión de gastos

SAP Concur pone a tu disposición soluciones generales y especializadas para gestionar todo lo referente a los viajes, incluyendo, por supuesto, gastos y facturas.

Uno de sus objetivos más importantes consiste en su incansable búsqueda para simplificar y automatizar estos procesos cotidianos.

Al tratarse de una aplicación innovadoramente digital, se encarga de guiar a los empleados en cada viaje, los gastos se ingresan fácilmente en los informes y las aprobaciones de facturas se procesan automáticamente.

De esta manera, al auditar la totalidad de las transacciones, las compañías pueden ver en tiempo real lo que están gastando sin tener que preocuparse por los puntos ciegos en el presupuesto.

¡Vea a continuación sus 6 ventajas más importantes!

1. Empleados y objetivos comerciales como centro de su programa de viajes

Las soluciones de SAP Concur y su amplia red de proveedores de viajes le ayudarán a crear un sistema automatizado que le permita lograr sus objetivos de viajes y gastos.

Con Concur Travel podrá:

  • Capturar todos los datos de gastos y viajes;
  • Ver en su solo tablero todos los datos de viajes consolidados;
  • Hacer reservas de boletos de avión, trenes, hoteles, automóviles y restaurantes, de manera sencilla, mediante una herramienta de reservaciones en línea;
  • Permitir que el cumplimiento de la política de su empresa sea fácil para los empleados;
  • Dar libertad a los empleados para que reserven viajes por su cuenta.

2.  Autonomía para sus empleados

Con Concur Travel, al darle libertad a sus empleados para hacer sus propias reservas, sus gerentes de viajes podrán mantener el control, pues, a través de esta solución, tendrán herramientas móviles de tecnología y asistencia para cubrir las necesidades de todos.

A su vez, los empleados podrán hacer sus reservas desde cualquier lugar y compartir sus itinerarios. Así, usted podrá hacer un seguimiento de sus viajes para cumplir con su deber de protección y mantenerlos seguros.

3.  Mejorar su negocio y colaborar con el medio ambiente

Al crear un programa de viajes sostenibles, su compañía contribuye con el medio ambiente. Y Concur Travel, al permitir el diseño de métricas para calcular el rendimiento del programa y su impacto en el entorno, se alinea con esta filosofía.

En este sentido, los viajes sostenibles también aportan:

  • Seguridad;
  • Eficiencia;
  • Confianza;
  • Comodidad.

4. Equilibrio entre el cumplimiento de la política de viajes y la flexibilidad

Cuando se respeta la política de viajes, su mayor adopción será la forma de generar ahorros en su empresa.

Por eso, la mejor forma de aumentar su adopción es contar con políticas de adaptación que les permita a sus empleados contar con la flexibilidad necesaria para realizar sus reservaciones de la manera que más les guste.

Para lograrlo, es recomendable lo siguiente:

  • Utilizar las aprobaciones previas para beneficiarse: Esto le permite controlar los costos antes de desembolsar el dinero;
  • Hacer reservaciones directas: Al contar con el sistema adecuado, podrá cumplir con su responsabilidad con el deber de protección. En simultáneo, podrá ofrecer la flexibilidad de asignar sus tarifas en todas las reservaciones directas o móviles, con los proveedores;
  • Hacer un seguimiento instantáneo, automático y preciso de los kilómetros recorridos: Concur Travel realiza este trabajo de manera automática. De esta forma, el seguimiento de distancia y de gastos se puede ver inmediatamente.
  • Asegurar que los reportes estén al día: Al mantener los reportes diarios, se podrá analizar, evaluar y administrar el cumplimiento y los patrones de gasto.
  • Trabajar con confianza con su equipo de finanzas: Asegúrese de que su equipo de finanzas utilice la inteligencia artificial y el aprendizaje automático para que su sistema de reporte de gastos respalde sus políticas de viaje y que los cargos esenciales reciban el escrutinio adecuado.

5.      Cumplir con el marco legal

La administración pública solicita la justificación de los ingresos derivados de impuestos ocasionados por los gastos de viajes.

En este sentido, las herramientas que nos brindan las innovaciones tecnológicas, además de ayudar a que su empresa ahorre tiempo, dinero y sea más eficiente en sus tareas, también traen beneficios vinculados con el marco legal.

6. Prevención ante posibles riesgos

Cuando una empresa se encarga de realizar viajes corporativos, es necesario contemplar la importancia que tiene la prevención en todas las facetas que comprenden este campo. Así, se podrán evitar posibles riesgos que podrían poner en peligro la salud de sus empleados.

Para ello, es necesario llevar una política corporativa que establezca las conductas correctas, protocolos y medidas que se deben cumplir.

Conclusión

Como hemos visto a lo largo de este contenido, las ventajas de Concur Travel son varias.

Esto se debe, en gran medida, a que sus soluciones permiten gestionar completamente los gastos de los viajes corporativos: desde que se planifica el viaje, pasando por las reservaciones de boletos, hoteles, automóviles, etc., hasta la rendición de cuentas y los reembolsos.

Esto convierte a SAP Concur en una aliada integral para el control y la gestión de los gastos, el cumplimiento de las políticas y las normas de los programas de viajes de cada compañía, sin importar su tamaño o el área en la cual desempeñe sus tareas.

Por eso, quien esté a cargo de la gerencia de las tecnologías de la información y quien participe en la toma de decisiones relacionadas a la inversión de recursos y herramientas, es recomendable que considere este tipo de plataformas, softwares y sistemas.

¿Le interesó conocer las 4 ventajas de Concur Travel para optimizar los procesos de gestión de gastos? ¡Entonces, agende una cita!