Key terms in spend management
A
Comparación de las métricas de desempeño de una organización, como el costo por viaje, el tiempo del ciclo de aprobación y las tasas de excepciones, con datos históricos internos o grupos de empresas similares externas para identificar posibles oportunidades de mejora.
El proceso de revisar gastos anteriores, como facturas y órdenes de compra (PO), para identificar patrones y oportunidades de ahorro futuro.
El análisis mediante IA utiliza aprendizaje automático y reconocimiento de patrones para detectar anomalías, analizar los gastos y generar información útil de forma automática.
El proceso de garantizar que los gastos de los empleados cumplan con las políticas y normativas de la empresa antes de realizar el reembolso.
Una aplicación que permite a los usuarios gestionar fácilmente sus viajes y gastos desde cualquier dispositivo móvil, así como planificar viajes y enviar y aprobar gastos desde cualquier lugar.
El proceso de obtener autorización de un gerente u otra persona responsable de aprobar gastos antes de reservar un viaje de negocios.
El uso de inteligencia artificial (IA) para revisar transacciones, informes de gastos o facturas con el fin de identificar errores, incumplimientos de políticas y fraudes.
Una evaluación y revisión exhaustivas de los informes de gastos para verificar su exactitud y el cumplimiento de las políticas de gastos. Se utiliza para identificar fraudes y garantizar que no se procesen solicitudes de reembolso ilegítimas.
El uso de tecnología para agilizar el procesamiento de facturas. Este enfoque mejora la eficiencia y el cumplimiento, reduce los errores humanos y permite que los empleados ahorren tiempo y esfuerzo para dedicarse a tareas más especializadas.
El uso de software para ejecutar automáticamente tareas y procesos de aprobación rutinarios.
C
Una función del software de gestión de gastos que permite a los usuarios fotografiar y cargar recibos desde un dispositivo móvil para facilitar la gestión de informes de gastos.
El proceso de comparar las facturas de los proveedores con las órdenes de compra y los comprobantes de recepción para verificar su exactitud antes de realizar el pago. Permite detectar y señalar discrepancias en precios, cantidades e impuestos para garantizar el cumplimiento.
Un proceso de verificación de facturas que compara la orden de compra, la factura del proveedor y el comprobante de recepción de los bienes para garantizar que los pagos sean correctos.
Una solución de auditoría de gastos de SAP Concur basada en IA que identifica anomalías, envíos duplicados y gastos fuera de las políticas antes del reembolso. Está integrada en los flujos de trabajo de Concur, realiza verificaciones automatizadas, reduce las auditorías manuales y agiliza la gestión de los reportes de gastos.
Una función adicional de la aplicación móvil de SAP Concur que registra automáticamente la distancia recorrida mediante GPS. Permite documentar, reportar y solicitar el reembolso de las distancias recorridas de manera sencilla.
Una solución de gestión de gastos que centraliza todos los gastos en un solo lugar y automatiza el proceso desde la captura de recibos hasta la aprobación, mejorando la visibilidad y reduciendo el riesgo de fraude o gastos duplicados.
Una solución de gestión de facturas que automatiza las cuentas por pagar durante todo el proceso de gestión de facturas, utilizando aprendizaje automático para evitar pagos en exceso, reducir el fraude y proporcionar visibilidad sobre los gastos con proveedores.
Una solución de gestión de viajes que sincroniza los datos de viajes en un solo lugar, brindando a los empleados una manera sencilla de gestionar sus reservas y permitiendo a las empresas mantener su deber de cuidado y obtener una visión completa de los gastos.
La capacidad de las aplicaciones para intercambiar datos automáticamente entre sí mediante interfaces de programación de aplicaciones (API). Esto permite la integración con sistemas ERP, creando un ecosistema de software unificado.
La práctica de revisar los gastos para garantizar que cumplan con las políticas de la organización antes de emitir el reembolso, ayudando a prevenir gastos no autorizados y reducir el riesgo de fraude.
El proceso de garantizar que las reservas de viajes de negocios realizadas por los empleados cumplan con las políticas de la empresa y las normativas gubernamentales.
El cumplimiento fiscal y normativo se refiere al cumplimiento de las leyes y normas relacionadas con los gastos y la presentación de informes empresariales, incluido el cálculo preciso de impuestos, la correcta conservación de datos y la preparación para auditorías.
El cumplimiento de las leyes, normas y regulaciones gubernamentales relacionadas con las operaciones comerciales, incluido el manejo responsable de datos, la presentación de informes financieros y la prevención del soborno. El incumplimiento puede resultar en sanciones y responsabilidad legal.
El proceso de garantizar que las operaciones comerciales, los informes financieros y el comportamiento de los empleados cumplan con las leyes y regulaciones de todas las regiones en las que una empresa desarrolla sus actividades.
D
La responsabilidad de toda empresa de garantizar la seguridad y el bienestar de los empleados durante los viajes de negocios.
Una función del software de gestión de gastos que identifica y elimina registros de gastos duplicados, reduciendo los errores humanos y garantizando el cumplimiento de las políticas de gastos de la empresa.
El proceso de convertir recibos en papel a versiones digitales para simplificar la gestión de informes de gastos.
E
La capacidad de una empresa para ofrecer productos o servicios de calidad con un mínimo de tiempo y recursos desperdiciados.
Gases de efecto invernadero generados por los viajes de negocios, como vuelos, taxis e incluso estadías en hoteles.
Una función del software de gestión de gastos que permite a los usuarios fotografiar y cargar recibos en papel para llevar un registro digital de los gastos.
F
El proceso de capturar, enviar, validar, aprobar y reembolsar los gastos empresariales.
La tergiversación intencional de gastos empresariales mediante solicitudes duplicadas, recibos falsificados o gastos personales presentados como gastos de la empresa. A menudo puede resultar en multas, medidas disciplinarias y daños a la reputación.
G
Gastos que incumplen las políticas de la empresa, como compras que superan los límites de gasto, viajes reservados fuera de los proveedores autorizados o gastos sin comprobantes de compra.
El proceso de registrar, controlar y reembolsar los gastos relacionados con la actividad empresarial realizados por los empleados. Incluye establecer políticas, aprobar gastos y mantener registros para fines contables y de cumplimiento.
La posibilidad de acceder al software de gestión de gastos desde un dispositivo móvil, lo que permite a los usuarios registrar, enviar y aprobar gastos empresariales de forma remota.
El proceso mediante el cual una empresa recibe, verifica, aprueba y paga las facturas de sus proveedores.
El monitoreo y análisis de los fondos que ingresan y salen de una empresa para garantizar su estabilidad y rentabilidad a largo plazo.
La coordinación y el seguimiento de los detalles de un viaje, incluidos vuelos, hoteles, transporte terrestre y cambios en el itinerario.
El proceso de registrar y controlar los viajes de negocios y los gastos de los empleados.
El marco que establece cómo opera una organización de manera ética, estratégica y transparente. Incluye las políticas internas, las jerarquías de aprobación y los registros de auditoría que garantizan que los gastos cumplan con los estándares internos de la empresa, así como con los requisitos de auditores externos y las normativas aplicables.
H
Funciones de software que automatizan procesos repetitivos basados en políticas. Pueden gestionar transacciones y eliminar pasos manuales de los flujos de trabajo para reducir el tiempo de procesamiento, disminuir costos y evitar errores.
Las tecnologías, sistemas y procesos que utiliza una organización para gestionar y limitar los gastos. Garantizan que el dinero se gaste de acuerdo con las políticas de la empresa y los presupuestos establecidos.
Tecnología que identifica gastos que no cumplen con las políticas dentro de informes, facturas o registros financieros mediante el uso de IA y verificaciones basadas en reglas para detectar actividades duplicadas o fraudulentas.
I
Facturas que incumplen los requisitos de la empresa o las normativas debido a errores fiscales, proveedores no autorizados u otras infracciones de las políticas, lo que puede generar problemas administrativos, retrasos en los pagos y multas.
El uso de tecnología avanzada para agilizar la creación, el envío y el procesamiento de informes de gastos.
Informes enviados por los empleados para documentar compras relacionadas con el trabajo y solicitar su reembolso.
La conexión entre los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) y otros programas de software que permite intercambiar datos libremente, reemplazando el trabajo manual por un flujo de trabajo más preciso y eficiente.
La conexión entre las soluciones de SAP Concur y SAP S/4HANA que sincroniza los datos de viajes, gastos y facturas para proporcionar una gestión financiera y controles unificados.
La sincronización de los datos de los empleados entre un sistema de información de recursos humanos (HRIS) y un software ERP para garantizar que toda la información de RR. HH. se mantenga alineada automáticamente, reduciendo la administración manual.
Una función de gestión de gastos que conecta directamente las tarjetas de crédito emitidas por la empresa con el software de gestión de gastos para automatizar la introducción de datos y mejorar la visibilidad.
Software que integra diversas herramientas relacionadas con los viajes, incluidas las reservas, los informes de gastos y el seguimiento del cumplimiento, en una sola plataforma para facilitar la gestión de los viajes.
La capacidad de sincronizar datos entre diferentes aplicaciones de software, independientemente del proveedor o de la tecnología utilizada. Mantiene flujos de trabajo fluidos y permite crear ecosistemas de software integrados con información coherente.
M
El proceso de identificar y reducir las posibles amenazas para la reputación, las finanzas o las operaciones de una organización.
O
El OCR es una tecnología que automatiza la introducción de datos al convertir el texto contenido en imágenes o archivos PDF en datos digitales.
La práctica de utilizar pronósticos, ciclos de reembolso y controles de gastos basados en políticas para alinear las entradas y salidas de efectivo de una empresa, garantizar la liquidez y minimizar los costos.
La mejora continua de los flujos de trabajo para lograr resultados más rápidos y precisos a un menor costo.
P
Transacciones realizadas a proveedores por cualquier bien o servicio que una organización necesite.
Una tarjeta de pago emitida por la empresa para comprar suministros, suscripciones o herramientas a nombre de la organización con proveedores preferidos. Permite a los empleados realizar gastos dentro de los límites aprobados, al mismo tiempo que brinda a la empresa visibilidad del flujo de caja en tiempo real.
Configuraciones aplicadas a un usuario específico que determinan qué funciones puede ver o editar dentro de un sistema de software. Mantienen segura la información confidencial de la empresa al limitar el acceso.
Una asignación diaria destinada a cubrir los gastos en los que incurren los empleados durante los viajes de negocios, incluidos alimentos, alojamiento, pasajes aéreos y gastos imprevistos.
Reglas que establecen cómo los empleados pueden realizar compras, viajar y gestionar gastos en nombre de una empresa, definiendo límites, categorías, proveedores preferidos y requisitos de documentación para controlar los gastos y reducir riesgos.
Una solución de SAP Concur que ayuda a revisar los presupuestos para que las empresas encuentren nuevas formas de ahorrar dinero y gestionar los gastos de manera eficiente.
Métodos utilizados para identificar y combatir las facturas falsas, incluidas las verificaciones de validación y la detección de anomalías.
El proceso integral de adquisición de bienes y servicios, desde la solicitud de compra hasta el pago.
Un aspecto de la gestión de facturas que implica extraer datos e integrar los pagos con los sistemas contables para ayudar a realizar el seguimiento y gestionar los gastos de la empresa.
Las políticas, tecnologías y marcos legales utilizados para proteger los datos confidenciales de una organización contra el uso indebido, el acceso no autorizado o la pérdida. Las plataformas basadas en la nube deben cumplir con estas normativas para garantizar la seguridad de los datos.
R
El proceso de recuperar los impuestos elegibles pagados sobre gastos empresariales, incluidos el impuesto al valor agregado (IVA) y el impuesto sobre bienes y servicios (GST).
Un registro completo de todas las acciones realizadas dentro de un sistema, que indica quién envió, modificó o aprobó las diferentes transacciones y cuándo. Es un registro interno fundamental para mantener el cumplimiento de las normativas.
Compensación proporcionada por una organización a sus empleados por gastos pagados de su propio bolsillo relacionados con actividades laborales, como viajes de negocios.
La reserva de vuelos, hoteles y cualquier otro servicio que un viajero pueda necesitar antes de realizar un viaje de negocios.
S
Las medidas proactivas que toma una organización para proteger a los empleados durante los viajes de negocios.
La medición y el monitoreo de las emisiones generadas por una persona o una organización. Las empresas utilizan esta información para orientar sus compromisos de sostenibilidad y gestionar las emisiones.
El registro de la distancia recorrida con fines empresariales para facilitar el reembolso y la declaración de impuestos.
Una tecnología de SAP Concur respaldada por un equipo global de auditores profesionales para garantizar el cumplimiento, identificar fraudes y reducir la carga de trabajo de toda la organización.
Los servicios de consultoría y técnicos que configuran, integran e implementan soluciones para satisfacer los requisitos empresariales y garantizar la adopción por parte de los usuarios.
El proceso de garantizar que la información sea coherente entre múltiples sistemas. Esto elimina discrepancias entre los registros financieros, los datos de los empleados y las herramientas de generación de informes, lo que facilita la toma de decisiones informadas.
Una solicitud formal de un empleado para adquirir bienes o servicios que incluye la cantidad, la justificación comercial y otros detalles relevantes.
Una solicitud enviada por un empleado para obtener la aprobación de un gerente u otra persona responsable antes de reservar un viaje de negocios. Permite a las empresas garantizar que los viajes se planifiquen de acuerdo con las políticas y el presupuesto.
Aplicaciones de software alojadas por un proveedor en servidores remotos, en lugar de instalarse en el hardware de una empresa. El proveedor se encarga del mantenimiento, la seguridad y la escalabilidad, lo que brinda a las empresas acceso bajo demanda a software de alta tecnología.
Herramientas integradas de gestión de gastos que conectan los procesos de viajes, gastos y facturas en una sola plataforma para ofrecer información en tiempo real, flujos de trabajo automatizados y un mayor control de los gastos.
La consideración del impacto ambiental, económico y social de una empresa para contribuir a su éxito a largo plazo.
T
Una tarjeta de pago emitida a los empleados para realizar gastos empresariales autorizados, como una forma aprobada de efectuar compras relacionadas con el trabajo sin tener que pagar de su propio bolsillo.
El proceso de reemplazar procesos empresariales manuales o heredados por software moderno para mejorar la eficiencia, la confiabilidad y la toma de decisiones, permitiendo que las organizaciones crezcan sin una carga administrativa excesiva.
Un servicio premium de gestión de itinerarios de viaje que organiza los viajes en un solo itinerario actualizado, con actualizaciones de vuelos en tiempo real, búsqueda de vuelos alternativos y monitoreo de reembolsos de tarifas para reducir las interrupciones durante los viajes y mejorar la experiencia del viajero.
V
La práctica de tomar decisiones responsables para reducir el impacto ambiental al viajar por motivos de trabajo.
El nivel de claridad con el que una empresa puede analizar cómo y dónde se utilizan sus fondos.