Crecimiento y Optimización
ROI en tecnologías: ¿cómo optimizarlo?
El ROI en tecnologías es el concepto que hoy ocupa a los encargados de la innovación tecnológica empresarial.
Su significado, no es más que el acrónimo del término “Retorno de la Inversión” por sus iniciales en inglés (Return on Investment), conocido en el entorno financiero como ROI.
En términos directos, ofrece los datos necesarios para determinar si el costo está justificado por los beneficios y los resultados que se esperan obtener.
Se debe implementar en cualquier área de inversión, sin embargo el ROI en tecnologías se hace indispensable. Tanto por lo significativo de los montos, en algunos casos, o bien por las altas expectativas en torno a los beneficios esperados.
En este artículo, no solo detallaremos las definiciones básicas relacionadas con el retorno de la inversión, sino también su aplicación específica en la industria de la tecnología, las características de un software rentable y los mecanismos para calcular estos valores de forma apropiada.
¡Comencemos!
¿Qué es el ROI en tecnologías?
Por sí mismo, es una métrica clave para evaluar la efectividad y rentabilidad de cualquier inversión, incluyendo la implementación de tecnologías en una empresa.
Considerando que la implementación exitosa de tecnologías mejora la eficiencia y productividad de una organización. Pero también es capaz de aumentar la satisfacción del cliente, la calidad de los productos o servicios y por consiguiente la rentabilidad del negocio.
Esta transformación digital se convierte en un área crucial, donde los empresarios deben evaluar cuidadosamente el ROI antes de tomar una decisión de inversión relacionada con la adquisición, implementación e integración de soluciones tecnológicas.
En la práctica, obtener ROI en tecnologías va más allá de hacer los cálculos correctos. Principalmente por los desafíos propios de la industria tecnológica en cuanto a temporalidad, tendencias de mercado y oportunidades de negocio.
Por lo cual, deben incorporarse equipos de especialistas con las herramientas adecuadas, para determinar en el menor tiempo posible cuáles son las soluciones ideales para impulsar los proyectos o bien poner en marcha una exitosa transformación digital.
Importancia del ROI en la implementación de tecnologías
Con tantas alternativas de solución, el ROI en tecnologías debe considerar varios proyectos a la vez. Un correcto cálculo del ROI aporta un indicador valioso para la toma de decisiones, señalando el proyecto más factible y rentable para una inversión inicial.
Además de evaluar la conveniencia actual, el adecuado registro de datos para calcular el ROI ofrecerá una base para justificar inversiones futuras. Esto puede significar, extender el alcance de un sistema a más sucursales o la automatización de otros procesos.
En este sentido, la importancia del ROI en tecnologías será la base para la formulación de estrategias y definir el presupuesto de cara a nuevas inversiones. Sobre la base de resultados definidos y medibles.
El cálculo del ROI en tecnologías es una forma efectiva de dirigir la toma de decisiones relacionadas con la integración de aplicaciones, así como para determinar la continuidad de las que estén en uso.
Sin duda, es un indicador que permite justificar una inversión en tecnología. Enfocándose en el impacto financiero que puede aportar la misma.
Cálculo del ROI en tecnologías
El cálculo de ROI en tecnologías permite determinar si la inversión es rentable y justificada. Es un proceso clave donde intervienen varios elementos puntuales relacionados con las soluciones tecnológicas:
- Costo de la tecnología: incluye los costos directos, relacionados con la compra de aplicaciones o licencias de software. Además de los costos indirectos, que incluyen instalación, capacitación y mantenimiento.
- Ahorros y ganancias esperadas por el uso de la tecnología: considera la reducción de costos y tiempos de trabajo, el aumento de la productividad y la mejora de la calidad de los productos o servicios.
- Tiempo de recuperación de la inversión (payback period): es el periodo estimado para recuperar lo invertido inicialmente en la tecnología.
Con base en estas definiciones, para el cálculo del ROI basta con aplicar la siguiente ecuación:
ROI = (ahorros y ganancias – costos de la tecnología) / costo de la tecnología
Finalmente para determinar el porcentaje de ROI, se multiplica este resultado por 100.
Métodos para calcular el ROI
Los equipos financieros gozan de amplia experiencia a la hora de calcular el ROI, valiéndose de cálculos directos para comprara costos – beneficios.
De forma simple, se calcula al dividir el beneficio esperado entre el gasto generado al hacer esa inversión. Un resultado por encima de cero, indica que los beneficios superan a los gastos y por consiguiente el ROI positivo.
Incluyendo las variables temporales y considerando las necesidades de información con respecto al ROI en tecnologías, también se suelen aplicar con algunos de estos métodos de cálculo.
- ROI simple: se divide la ganancia neta por el costo total de la inversión y se multiplica por 100 para obtener un porcentaje;
- ROI anualizado: se proyecta el ROI sobre un período de tiempo determinado para obtener una imagen más precisa de la rentabilidad a largo plazo;
- Análisis de costo-beneficio: se compara el monto de la inversión con respecto a los beneficios y resultados obtenidos para determinar si la misma es rentable.
Ejemplos prácticos del cálculo del ROI en tecnología
A nivel numérico el valor obtenido para el ROI puede ser de tres formas: positivo, negativo o cero.
Cuando es positivo o negativo, este número indica que la propuesta genera ganancias o pérdidas, respectivamente. Si el valor obtenido es cero, quiere decir que no habrá ganancia pero tampoco ninguna pérdida.
Entonces, la decisión de implementación tendrá que tomarse considerando otros factores diferentes al ROI.
Veamos algunos ejemplos.
ROI positivo
La empresa DELTA invirtió USD 15.000 en una nueva aplicación de e-commerce para su línea de productos de limpieza. Después de un tiempo, registró un ingreso total de USD 100.000. Así, para calcular el ROI de esta inversión, aplicamos la ecuación y obtenemos el siguiente resultado:
ROI = (100.000 - 15.000) / 15.000
ROI = 5,66
% ROI = 5,66 * 100 = 566%
Esto quiere decir que la empresa DELTA obtuvo un retorno de 5,66 veces la cantidad invertida, lo que equivale al 566%. Otro dato que genera este ejemplo, es que al obtener un ROI por encima de 1, se establece que no se han generado pérdidas.
ROI negativo
La empresa OMEGA invirtió USD 15.000 en una campaña de redes sociales. Con la cual generó ingresos adicionales por un total de USD 9.000. El cálculo del ROI para esta inversión, se obtiene de la siguiente manera:
ROI = (9.000 - 15.000) / 15.000
ROI = -0,40
% ROI = -0,40 * 100 = -40%
Esto quiere decir que la empresa OMEGA obtuvo una pérdida de su inversión que equivale al 40% de lo que invirtió. Ya que al obtener un ROI por debajo de 1, se establece que no se han generado ganancias.
Obviamente, en ambos ejemplos solo se consideran los elementos básicos. Por lo que un análisis detallado debe incorporar otros factores como el tiempo de recuperación, tendencias de mercado o competidores.
Consejos para calcular el ROI en tecnologías
Más allá de las fórmulas matemáticas y las estadísticas que definen el ROI, a la hora de tomar decisiones de compra e implementación es recomendable prestar atención a los siguientes consejos.
Considere el tiempo como un factor clave
El tiempo en el cual se obtiene el ROI es fundamental. Tanto para el cálculo de los beneficios como para establecer es plan de acción.
Si bien, hay inversiones en tecnología que ofrecen altos beneficios, el hecho de que algunos de estos sean a largo plazo puede afectar la factibilidad de la inversión.
Después de todo, se debe considerar que los beneficios a muy largo plazo pueden llegar a ser obsoletos, al verse afectados por cambios en las tendencias de negocios o las necesidades de la organización.
Consulte con los profesionales del área
Cuando nos referimos a los profesionales, se incluyen tanto a aquellos pertenecientes a su empresa como a sus proveedores.
Incorporar una solución sin considerar los detalles operativos de los procesos o sin evaluar los requerimientos a nivel de sistema, podría generar costos adicionales que afecten significativamente el ROI calculado.
Involucre a los usuarios y asegúrese que de ambos lados, se incluyan y contabilicen todos los aspectos relacionados, y el impacto que estos generan sobre los costos finales del proyecto.
Evalúe la conveniencia de un software estándar o a medida
Un buen plan de transformación digital no debe estar condicionado por incorporar un software a medida o una herramienta estándard.
En algunos casos, las herramientas a medida se presentan como la solución ideal, si se tratan de procesos demasiado específicos o donde la integración sea realmente complicada o costosa.
Sin embargo, es necesario considerar el desarrollo de aplicaciones como un proyecto que también requiere planificación, análisis, recursos, tiempo y dinero.
En otros casos, y casi la mayoría de la veces, una solución estándar con opciones personalizables puede responder de forma satisfactoria a las necesidades de automatización.
Además de disminuir el tiempo de implementación, integración y pruebas. Por lo cual el ROI en tecnologías podrá percibirse en plazos más cortos.
5 Características clave de un software para un buen ROI
Para incorporar una nueva herramienta de software dentro de su modelo negocios, no basta solo con seleccionar lo último en tecnología o responder a las tendencias de mercado. Como tomadores de decisiones, es necesario garantizar que esta solución cuente con las características ideales.
1. Flexibilidad y escalabilidad
Su principal función debe ser la de automatizar procesos que permitan el ahorro de tiempo y dinero. Especialmente aquellas relacionadas con tareas repetitivas o tediosas, mejorando la productividad del empleado para alcanzar mejores niveles de ROI en tecnologías.
Además, el software no solo debe responder a las necesidades actuales de la empresa, sino estar diseñado para los posibles cambios. Tanto a nivel de políticas, procedimientos, incremento de funciones.
2. Integración con sistemas existentes
Sin importar el nivel de innovación que ofrezcan las soluciones, estas deben ser capaces de integrarse con las plataformas, sistemas y servicios que ya existen en la organización. La integración con otras herramientas es esencial para optimizar el ROI.
Busque soluciones de software que se integren con las aplicaciones que ya se estén utilizando en la empresa, para evitar cualquier redundancia o ineficiencia.
De lo contrario, demandarían una inversión adicional que afectaría de forma negativa el ROI en tecnologías relacionado con esa incorporación.
3. Funcionalidad y usabilidad
Responder a los procesos específicos de su organización en un entorno fácil de entender por los usuarios. Donde la curva de aprendizaje sea imperceptible y la ubicación de las funciones sea intuitiva y natural.
El software debe ser fácil de usar y de entender para los empleados. Si es demasiado complicado, esto puede aumentar el tiempo de formación y disminuir la productividad, lo que a su vez disminuirá el ROI.
En este último caso, independientemente de las mejoras esperadas, puede que no se trate de una solución adecuada.
4. Soporte y mantenimiento
El servicio de soporte y mantenimiento en las soluciones de software, pueden significar un factor clave en el ROI en tecnologías emergentes. Sobre todo si se trata de la automatización de nuevos procesos.
Un buen soporte y servicios son esenciales para asegurarse de que el software funcione correctamente y para resolver cualquier problema técnico.
Asegúrese de que el software seleccionado incluya una amplia garantía de servicio y un buen historial de resolución. Con una metodología comprobada para aclarar dudas respecto a su funcionamiento, configuración o incluso la optimización de las funciones que ofrece.
5. Análisis y seguimiento de métricas
Conocer la conveniencia de una solución solo es posible si esta provee la capacidad de generar datos de interés. Bien sea a través del reporte de métricas o integrando funciones de inteligencia de negocios.
Cuánto ha mejorado esta solución tus procesos, cuál ha sido el provecho que los usuarios han obtenido y cómo se traduce el uso de la herramienta en la productividad empresarial o mejora estratégica del negocio.
¿Cómo maximizar el ROI en tecnologías?
Sin duda, maximizar el ROI es el objetivo deseado de todas las inversiones. Después de todo, la dinámica de este proceso incluye la obtención de beneficios, los cuales se producirán en menor o mayor medida dependiendo del éxito de las siguientes prácticas.
Planificación cuidadosa del proyecto
Cualquier proyecto que requiera la inyección de recursos debe responder a una planificación organizacional. Al Invertir en tecnología de forma estratégica se persigue que la inversión esté alineada con los objetivos y metas de la empresa.
Considerar los elementos del entorno, así como las oportunidades, fortalezas, amenazas y debilidades. Esto, no solo aumentará la probabilidad de obtener mejores resultados operativos, sino también alcanzar un ROI en tecnologías mucho más alto.
Selección de la herramienta adecuada
Una vez que la planificación estratégica le permita establecer el escenario, el siguiente paso es seleccionar la herramienta adecuada.
Antes de invertir en tecnología, es importante evaluar cuidadosamente las necesidades de la empresa. Luego, a partir de allí, escoger la solución que corresponda, y asegurarse que se está invirtiendo en la herramienta idónea para lograrlo.
También es importante considerar la capacidad de mantener y actualizar el software. Garantizar su operatividad, asegurarse de que funcione correctamente a fin de aprovechar al máximo sus características y funcionalidades.
Automatización y acceso remoto
Las mejoras tecnológicas no siempre están relacionados con un ROI positivo, salvo en los casos en los que permiten la automatización de tareas repetitivas o brinden facilidades de acceso para trabajo remoto.
En estas circunstancias, el ROI en tecnologías viene respaldado por el aumento en la productividad, de más del 25%, que proveen este tipo de soluciones. Por lo cual, la automatización libra a los empleados de tediosas tareas, concentrando sus esfuerzos en procesos claves y productivos.
Por otro lado, las soluciones que brindan facilidades de acceso remoto a los datos de la organización, permiten que incluso durante un viaje de negocios, los empleados puedan cumplir sus funciones de reportes de gastos.
Garantizando un retorno favorable por el uso de la herramienta y por el fomento de la productividad que ella misma provee.
Entrenamiento y capacitación de los usuarios
Imagine por un momento que tiene la posibilidad de cambiar su automóvil de siempre por una aeronave. De seguro le serviría de muy poco, dando por hecho que no posee los conocimientos para operarla. Lo mismo ocurre con la tecnología empresarial.
Es tan importante asegurarse que los empleados estén capacitados en el uso del software, como lo es la selección e implementación del mismo. Esto aumentará la eficiencia y la productividad, disminuirá la tasa de errores y se reflejará en un ROI más alto en menor tiempo.
Evaluación y monitoreo constante del ROI
El ROI es un indicador numérico que depende de unas variables, por lo tanto es de esperarse que estas puedan fluctuar. Así, una solución que inicialmente demostró su factibilidad, puede en algún momento dejar de ser conveniente.
Es necesario monitorear constantemente el ROI en tecnologías para asegurarse de que se está obteniendo el mejor retorno de inversión posible.
Si se encuentra que el ROI está disminuyendo, es importante investigar las posibles causas y tomar medidas para solucionar el problema.
Soluciones SAP Concur con alto ROI en tecnologías
En el mundo de los negocios el ROI es un indicador fundamental, el cual puede definir los planes de crecimiento de una organización.
SAP Concur conoce los esfuerzos de las organizaciones para ser productivos, rentables y eficientes. Por lo cual, pone a su disposición soluciones digitales diseñadas para que alcancen sus objetivos con las mejores prestaciones.
Cuando hablamos de obtener ROI en tecnologías, es necesario incluir las soluciones Concur para la gestión de viajes corporativos, control de gastos, la automatización de cuentas por pagar para la atención de proveedores.
Además de las herramientas de inteligencia de negocios, cuyo ROI está sustentado por su propia funcionalidad y el respaldo de los especialistas de soporte técnico. Quienes procuran la plena satisfacción y fidelización de sus clientes.
En este aspecto, SAP Concur brinda la oportunidad de contar con Essential Care donde la asesoría de expertos integrales le permitirá aprovechar toda la funcionalidad de una plataforma integral.
El éxito de las soluciones Concur no está relacionado únicamente con la calidad de sus aplicaciones, sino porque además están pensadas para que su organización pueda generar los más altos beneficios donde quiera que se encuentren.
Consideraciones finales
El ROI en tecnologías es un factor importante a considerar para las empresas al invertir en la transformación digital. El cual se puede calcular, simplemente considerando los costos y los ingresos generados por cada propuesta.
Las características clave de un software para un buen ROI incluyen la funcionalidad, la eficiencia, la escalabilidad y la flexibilidad. Al considerar estas condiciones para seleccionar las herramientas tecnológicas, las empresas pueden maximizar su ROI.
Para esto, será necesario considerar las características clave, y además los consejos adicionales de planificación estratégica para la inversión en tecnología, la selección de productos y la capacitación de empleados.
Por otro lado, el monitoreo constante del ROI y diseñar políticas para el mantenimiento y actualización de los recursos tecnológicos de software y hardware.
Al igual que ocurre con la tecnología, conocer más detalles sobre el ROI en cada área del negocio, denota la importancia de este indicador para detectar los beneficios y la rentabilidad de los planes de inversión.
Para los encargados de las finanzas corporativas, las soluciones digitales que garanticen un alto ROI tecnológico aligeran en gran medida el trabajo. Aún así, la tarea de tomar las decisiones correctas solo queda en manos de su experiencia y habilidad para reconocer las oportunidades.
Si usted es de los líderes que sabe distinguir las mejores oportunidades, es el momento ideal para agendar una cita y conocer las soluciones que SAP Concur le ofrece para el éxito de su organización.