Todo lo que necesitas saber para organizar un viaje de negocios

14 de Junio de 2022

Organizar un viaje es una tarea que requiere tiempo, puesto que debemos considerar y analizar una serie de factores clave para el buen desempeño del viajero y para asegurar el cierre de excelentes negocios. 

No obstante, cuando empleamos herramientas tecnológicas, facilitamos el proceso agilizando la ejecución de actividades internas repetitivas y burocráticas, así como fomentando la productividad, motivación y excelencia de los profesionales que se encuentran representando la marca en tierras lejanas.

Si busca la guía perfecta para planificar viajes corporativos en Argentina, ¡felicitaciones, pues ha encontrado un material que le ayudará a estructurarlos considerando desde los puntos esenciales hasta los mínimos detalles!

En lo concerniente al contenido, en los siguientes párrafos encontrarás:

  • Peculiaridades que debemos considerar en Argentina;
  • Paso a paso para una gestión de excelencia;
  • Beneficios de un control riguroso;
  • Dos consejos increíbles para optimizar la gestión de viajes.

Sin más preámbulo, vamos a lo que realmente importa: brindarle una guía completa sobre una planificación de viajes de primer nivel.

Viajes en Argentina: Aspectos cruciales para una buena experiencia

Sin dudas, el éxito de un viaje de negocios depende en gran medida de las dinámicas de planificación y organización. 

Al organizarlo, es indispensable considerar todos los factores que impulsan la productividad y tranquilidad del viajero durante el período que debe mantenerse lejos de su hogar y de la empresa. 

Dicho en pocas palabras, una eximia planificación pone en primer plano numerosos detalles y variables que, de hecho, inciden en la experiencia positiva del profesional a lo largo de la jornada.

En lo que concierne al escenario de viajes en Argentina, organizar jornadas de negocios fuera del perímetro empresarial demanda la consideración de dos puntos cruciales:

Distancias

Argentina es el segundo país más extenso de Latinoamérica por lo que considerar las necesidades de desplazamiento configura una cuestión esencial para una buena experiencia. 

Por lo cual, hospedar al viajero en la misma ciudad en la que debe reunirse con sus clientes es indispensable tanto para asegurar un rápido acceso a las reuniones, como también para optimizar sus horas de descanso.

En este sentido, por ejemplo, vale la pena analizar las condiciones de tráfico locales, identificar zonas más pobladas, así como los horarios de pico. 

Características locales y de los clientes

Argentina es un país marcado por la diversidad de costumbres regionales, así que, antes de iniciar una jornada en otra ciudad, es esencial buscar información sobre las características sociales y, principalmente, entender cómo funciona el panorama de negocios en la ciudad.

Por ejemplo, ten en cuenta:

  • Grado de formalidad en las relaciones interpersonales, pues suele variar entre los negocios en virtud de su cultura;
  • Dress-code de la empresa objetivo;
  • Equilibrio entre la formalidad y la informalidad;
  • Ritmo de trabajo.

Al priorizar estos aspectos podemos planificar los viajes de forma más efectiva porque logramos tener una visión más amplia acerca de la cultura, normativa y características del lugar, lo que conlleva no solo a una mayor eficiencia operativa, sino también al aumento de la probabilidad de alcanzar los propósitos de la jornada.

La guía definitiva para la gestión de viajes corporativos económicos y eficientes

Después de mencionar dos factores clave para el éxito de un viaje corporativo en Argentina, le brindamos un paso a paso completo con las mejores prácticas para estructurar viajes económicos y significativamente rentables:

1. Analice la política de viajes de la empresa

Antes de iniciar los procedimientos prácticos, es esencial que tenga en mente el conjunto de reglas organizacionales en términos de viajes, en especial, haciendo hincapié en la dinámica de presupuestos y justificación de gastos.

Asimismo, una buena normativa debe incluir información sobre los objetivos y duración y logística de las jornadas. 

Además de proporcionar una orientación sobre las buenas prácticas, considerarla es una forma de:

  • Aclarar las responsabilidades y derechos del viajero;
  • Promover el compromiso del profesional informando qué recursos tiene disponibles;
  • Minimizar los gastos;
  • Optimizar la calidad de los servicios;
  • Estandarizar los procedimientos.

2. Agende los compromisos con antelación

Luego de corroborar la necesidad del viaje, es imprescindible definir la agenda del profesional incluyendo reuniones y visitas

De hecho, pueden ocurrir imprevistos a lo largo del período, pero lo ideal, es que el colaborador inicie su jornada conociendo a detalle los compromisos que debe cumplir y los retos que necesita alcanzar durante su trabajo en tierras lejanas.

Además, la organización de las actividades en el período que antecede el viaje posibilita estimar gastos y gestionar el tiempo del viajero de modo más efectivo y acorde con las expectativas de la empresa.

3. Cotice los pasajes y el hospedaje

Una buena organización de viajes corporativos requiere averiguar los precios de los pasajes y el costo-beneficio del hospedaje.

En lo concerniente al primer aspecto, es imprescindible analizar las opciones de transporte —aéreo y/o terrestre—, así como la calidad del servicio de los proveedores.

Bajo esta perspectiva, seleccione la alternativa que proporcione un viaje tranquilo y rápido para el viajero y sea económicamente saludable para el negocio.

Sobre el hospedaje, es importante considerar no solo cuestiones financieras, sino también relacionadas con el bienestar del viajero. Inclusive, hoy en día, el Workation es una de las principales tendencias de viajes corporativos, dado que fomenta la productividad al paso que minimiza el nivel de estrés derivado de la actuación profesional en otros lugares.

En este sentido, considerar las necesidades de entretenimiento y descanso del colaborador configura una importante medida de gestión de talentos, pues impulsa la motivación y la satisfacción de los profesionales en pro de su buen desempeño.

4. Tenga en cuenta los desplazamientos

Anteriormente, señalamos la necesidad de poner atención en las distancias principalmente para optimizar la gestión del tiempo. Ahora, abordamos este tema bajo la óptica de costos.

Los desplazamientos generan costos importantes para el negocio por lo que minimizarlos es una medida inteligente para promover el ahorro de dinero durante los viajes.

Asegúrese de que el profesional pueda desplazarse usando los medios de transporte recomendados por la empresa como servicios colectivos y de aplicaciones, renta de vehículos, entre otras opciones valiosas.

5. Concientice el profesional acerca de los gastos

Al cumplir todas las etapas hasta el momento, conocerá a detalle los gastos involucrados en el viaje y podrá establecer un presupuesto acorde con la realidad del negocio, las demandas específicas de la jornada y el bienestar del colaborador.

Así pues, en este paso, deberá informar minuciosamente al profesional cuáles gastos son cubiertos por la empresa y cuáles correrán por su cuenta. Incluso, en el caso de contar con el apoyo de una tarjeta de crédito, es imprescindible informarle el monto máximo a usar durante el período fuera de la empresa.

Este control también debe aplicarse en el caso de tarjetas de débito, dinero en efectivo y los gastos contra reembolso.

Independientemente de la situación, al regresar, el viajero debe presentar un informe completo sobre el uso de los recursos financieros, así como presentar comprobantes de pagos.

6. Fomente la comunicación

Es importante que el viajero se sienta cómodo para cuestionar acerca de los gastos no cubiertos, aclarar dudas sobre la política de viajes empresariales y resolver inconvenientes o imprevistos tan pronto como se manifiesten.

Por lo tanto, debe ser una prioridad mantener una buena comunicación con los profesionales en campo. Básicamente, esto implica dos cosas:

  • Utilizar canales de comunicación que permitan un rápido contacto como teléfono y aplicaciones de mensajería instantánea;
  • Disponibilizarse para atenderlos durante su jornada poniendo en práctica sus habilidades comunicativas y sociales.

Como comprueba, organizar un viaje corporativo es una tarea relativamente simple cuando se cuenta con las bases necesarias para optimizar la experiencia tanto para la empresa como para el profesional.

Principales beneficios de gestionar rigurosamente los viajes empresariales

A continuación, presentamos los beneficios más notables de gestionar adecuadamente los viajes corporativos:

Reducción de costos

El desarrollo de un proceso de administración de viajes empresariales eficiente posibilita disminuir los gastos por varios motivos:

  • Fomenta la cotización y comparación de precios entre los proveedores de servicio;
  • Optimiza el itinerario minimizando los desplazamientos y acortando las distancias;
  • Eficientiza la agenda del profesional maximizando el aprovechamiento del viaje;
  • Proporciona una visión abarcativa e integral de los recursos disponibles y utilizados durante los viajes, hecho que permite adaptar, reestructurar o modificar procedimientos en aras de ahorrar dinero.

Cumplimiento de la normativa de viajes

Cuando una empresa cuenta con una sólida política de viajes y la difunde entre sus colaboradores, tiende a planificar y a organizar las instancias de manera más eficiente y en pro de un potente retorno de la inversión (ROI).

Esto ocurre porque tanto el equipo responsable de estructurar los viajes como el viajero conocen sus derechos, así como sus obligaciones y retos, lo que confluye en la atención de las directrices, cumplimiento de las actividades agendadas y, por supuesto, el control de los gastos y la optimización de las oportunidades de negocio.

Minimización de la burocracia

Los procesos burocráticos relacionados con el desplazamiento de los profesionales pueden generar una serie de inconvenientes y perjudicar la productividad corporativa

Incluso, es importante señalar que el exceso de papeleo — formularios, comprobantes, notas, etc — y los problemas en la comunicación pueden acarrear retrasos e inconsistencias en el hospedaje confluyendo así, en un contexto negativo tanto para el viajero como para la empresa.

Cuando la empresa pone a la organización en primer plano incluyendo herramientas tecnológicas, es posible mitigar una gran cantidad de situaciones desagradables mediante la automatización de numerosas actividades burocráticas y repetitivas.

Eso conlleva al desahogo laboral del equipo interno por lo que puede dedicarse a ejecutar tareas realmente esenciales para mejorar la experiencia en campo.

A su vez, la automatización permite agilizar la política de reembolso, pues los profesionales pueden digitalizar los formularios, tickets y otros documentos de forma práctica, dondequiera que se encuentren.

Queremos brindarle dos consejos muy útiles

Además de tener en cuenta nuestro paso a paso detallado en aras de alcanzar los beneficios señalados en el apartado anterior, es interesante que gestione los viajes de su empresa contando con dos consejos muy especiales:

Contrate un seguro de viaje

En la actualidad, contratar un seguro se ha convertido en una condición esencial para garantizar el adecuado progreso del viaje. 

Una póliza de seguro puede proporcionar garantías ante una serie de situaciones, desde problemas de salud del colaborador hasta situaciones desagradables a lo largo del traslado como pérdida de conexiones, vuelos o reservas en hoteles.

Asimismo, dependiendo de la cobertura, un seguro puede minimizar los inconvenientes ocasionados por el extravío o robo de equipajes, documentos y aparatos electrónicos.

Por lo tanto, si la empresa organiza viajes frecuentes, es altamente recomendable que contrate un seguro abarcativo incluyendo soluciones para los problemas más recurrentes que puedan afectar la integridad, productividad y motivación del profesional en campo.

Adopte herramientas tecnológicas

La tecnología es una poderosa aliada de la gestión de viajes. Mediante el uso de sistemas específicos, podemos centralizar la información, analizar datos duros y generar reportes mucho más precisos y acertados.

En efecto, la digitalización de los procesos relacionados con los viajes permite acelerar la definición de los presupuestos, así como controlar si el profesional respeta los límites de recursos durante el viaje y promover la eficiencia operativa tanto del equipo de gestión como del colaborador que se encuentra en otras localidades.

Afortunadamente, existe una gran cantidad de herramientas disponibles en el mercado, repletas de funciones interesantes y recursos útiles para la rutina del gestor de viajes. 

En virtud de esa amplia gama de opciones, el responsable del área puede sentirse un poco confundido sobre la mejor herramienta para la empresa. Ante esta duda, vale la pena hacer una investigación profunda sobre:

  • Necesidades internas;
  • Presupuesto disponible para la contratación de un SaaS eficiente;
  • Analizar la reputación de cada proveedor en el mercado identificando su nivel de responsabilidad y compromiso con los clientes.

¡Hemos finalizado!

En nuestro texto, abordamos puntos cruciales para la planificación, organización y puesta en marcha de una eximia gestión de viajes.

A lo largo de nuestro contenido, no solo brindamos información vital sobre las particularidades de los viajes corporativos en Argentina, sino también proporcionamos un paso a paso minucioso considerando las mejores prácticas para planear un viaje acorde con la realidad corporativa principalmente en líneas económicas.

En el penúltimo apartado corroboramos la importancia de administrar los viajes mediante la consideración de los principales beneficios de llevar a cabo una robusta organización y un riguroso control de gastos.

Finalizamos nuestro contenido aportando dos consejos esenciales para optimizar aún más la gestión de viajes en las organizaciones: contratación de una póliza de seguro y la utilización de herramientas tecnológicas a tenor de las peculiaridades del negocio y tendencias del mercado.

Al concluir la lectura de nuestro material, esperamos que haya entendido los puntos abordados y, ahora, se sienta cómodo para optimizar la administración de viajes integrando recursos de tecnología de excelente calidad.

Ante la necesidad de incorporar un software de gestión, le invitamos a conocer nuestra herramienta: Concur Travel.

Con ella, no solo simplificará los procedimientos de cotización y reserva de pasajes y hospedaje, sino también incrementará la autonomía de los colaboradores permitiendo que lo hagan por su cuenta.

Mejora la calidad y eficiencia de los viajes contando con el apoyo de un recurso tecnológico de primer nivel. Conózcalo a detalle completando el formulario disponible en nuestro sitio. ¡Entraremos en contacto tan pronto como recibamos su mensaje!