Tendencias en viajes de negocios: adaptar su programa de viajes corporativos para tener éxito

Al igual que los propios viajeros de negocios, los viajes corporativos son un objetivo en movimiento. El cambio y la evolución son constantes para cualquier programa de viajes corporativos. El éxito requiere mantenerse informado y adaptarse a las tendencias actuales. Esto puede incluir responder al aumento de los costos, utilizar la inteligencia artificial (IA) en su beneficio, priorizar la integración y optimizar la experiencia del empleado. 

La investigación de SAP Concur y otros expertos del sector proporciona una perspectiva sobre los desafíos actuales: 

• El 42% de los gerentes de viajes anticiparon que las directivas de la compañía reducirían los costos de viaje en el año. 
• El 88% de los viajeros informó de importantes interrupciones en los viajes, mientras que el 74% se sintió inseguro durante un viaje. 
• Es probable que el 61% de las compañías sin soluciones integradas de viajes y gastos adopten un sistema conectado en dos años.  
• El 34% de los gerentes de viajes necesitan una mejor capacitación para beneficiarse de las herramientas impulsadas por IA. 

Estas cifras ilustran las esperanzas y dificultades que los gerentes de viajes, los líderes empresariales y las organizaciones deben afrontar en un momento de incertidumbre y disrupción generalizadas. Por ejemplo, ¿cómo controlan las compañías los costos y, al mismo tiempo, garantizan que los viajeros, que requieren medidas de seguridad y flexibilidad en la reserva de viajes de negocios, estén dispuestos a seguir viajando? ¿Y cómo invierten las organizaciones en IA e integración mientras garantizan que los miembros del equipo sepan cómo aprovechar las ventajas de ambas? 

Siga leyendo para obtener información que puede ayudarle a implementar medidas de equilibrio que impulsen el negocio. Descubra: 

• Más información sobre las tendencias de viajes relacionadas con costos, experiencia de los empleados, IA e integración. 
• Las prácticas ineficaces en viajes y gastos están aumentando los costos de su programa de viajes corporativos y afectando su negocio.  
• Cómo las soluciones de SAP Concur para viajes, gastos, solicitudes de compra, kilometraje de la compañía y más pueden ayudar a su compañía a navegar por un panorama de viajes cambiante. 

 ¿A qué tendencias de viajes se enfrentan las compañías? 

El aumento de los costos supera a todas las demás tendencias de los programas de viajes corporativos porque puede afectar a todo aquello relacionado con los viajes de negocios. El aumento de los costos grava su capacidad para ofrecer una mejor experiencia a los empleados, al mismo tiempo que estimula la adopción de la IA y la integración de soluciones en busca de eficiencia, productividad y otras ventajas. 

Consejos para gestionar los costos crecientes 

No hace falta un asistente financiero para reconocer que los aumentos de costos se pueden tratar de tres maneras: Reduciendo los precios de compra, reduciendo el costo de hacer negocios o mediante una combinación de ambos. Los precios de los proveedores pueden estar fuera de su control, por lo que algunas de las mejores oportunidades van asociadas a la conservación de recursos para que el dinero pueda destinarse a viajes a los que no puede permitirse renunciar.  

Con cada uno centrado en aprovechar el poder de la tecnología y los datos, considere estos consejos para gestionar los gastos de viajes dentro de un contexto de crecientes costos: 

• Utilice una herramienta de solicitud de viaje (preferiblemente impulsada por IA) para estimar los costos del viaje, centrarse en las mejores ofertas y ayudar a decidir si realmente es necesario un viaje.  
• Automatice la recopilación de datos sobre kilometraje de la compañía para mejorar la precisión, obstaculizar la tendencia de los empleados a exagerar y darle una herramienta que le ayude a determinar si las tarifas planas o los automóviles de la compañía serían mejores opciones.  
• Utilice una solución tecnológica para gestionar y aumentar la recuperación del impuesto sobre el valor añadido, recuperando el dinero que la compañía merece y que puede destinar a otros asuntos. 
• Asegúrese de que las compras con tarjeta P, el gasto con tarjeta corporativa y todas las reservas de viajes de negocios directos se capturen automáticamente para tener una visión completa de los gastos.  

Mejorar aún más la experiencia de los empleados. 

Mejorar la experiencia de los empleados no es solo cuestión de mantener satisfechos a los viajeros, sino de impedir que se vayan, ya que la mitad de los empleados están abiertos a dejar a su empleador actual, según Gallup. Para los empleados que viajan, la experiencia puede afectar su equilibrio entre la vida laboral y personal y su opinión de la compañía. Los turnos programados, las escalas más largas y los días no planificados en la carretera suman, al igual que la percepción de que el costo es más importante para la organización que su bienestar. El deber de protección es sin duda un factor, ya que el 44% de los viajeros rechazarían un viaje por cuestiones de seguridad.  

La tecnología puede aligerar la carga, como herramientas de reserva de viajes de negocios que son más fáciles de usar, soluciones que simplifican los informes de viajes y gastos, y software que realiza un seguimiento preciso del kilometraje de la compañía y acelera el reembolso de kilometraje. Para los gerentes de viajes, siempre se trata de elaborar políticas que permitan un delicado equilibrio entre el vuelo directo ocasional pero más caro y el control del costo de su programa. Pero las soluciones que brindan a los viajeros la flexibilidad que desean, al tiempo que brindan a la compañía la información y la flexibilidad para ajustar las políticas según sea necesario, pueden ayudar a lograr ese equilibrio. 

Ventajas de la IA para los programas de viajes corporativos 

Desde la preparación de estimaciones de viajes hasta la personalización de reservas de viajes de negocios, el fortalecimiento y la aceleración del análisis de datos de viajes, la IA integrada en soluciones de viajes (y gastos) promete ofrecer flexibilidad y eficiencia para los viajeros y programas de viajes corporativos. En general, el 95% de los viajeros están abiertos a utilizar tecnología impulsada por IA para reservar viajes de negocios, pero prácticamente todos esos empleados desean ayuda de la compañía para sentirse cómodos con ella (al igual que muchos gerentes de viajes también quieren formación en IA).  Los empleados también están preocupados por la seguridad de los datos y el posible sesgo de IA. Todos los resultados sugieren que si las compañías van a aprovechar todo el potencial de la IA, deben ofrecer una formación integral y soluciones de uso de proveedores comprometidos con la privacidad de los datos, la seguridad y el uso ético de la IA. 

Una plataforma integrada para viajes y gastos  

La integración de las soluciones de viajes y gastos en una única plataforma crea un potente sistema para compartir datos, utilizar la IA y proporcionar la información, la eficiencia, la visibilidad, la simplicidad y otras ventajas que hacen posible la flexibilidad y el control de costos del programa de viajes corporativos. Una plataforma integrada ofrece a los gerentes de viajes y a sus organizaciones la capacidad de negociar mejores tarifas, proporcionar más opciones y mayor seguridad para los viajeros, así como la agilidad para responder al cambio que siempre está a la vuelta de la esquina. 

¿Cuánto aumentan los costos de su compañía la gestión ineficaz de T&E? 

Los programas de viajes corporativos que carecen de soluciones de viajes y gastos automatizadas e integradas están menos equipados para enfrentarse a los desafíos y aprovechar las oportunidades.  

La gestión ineficaz en múltiples frentes incrementa los costos reales de viajes y gastos. El ahorro de costos, la eficiencia, la visibilidad, el cumplimiento, la experiencia de los empleados, la seguridad y todo el potencial de la IA disminuyen debido a la automatización e integración limitadas. Por ejemplo: 

• Datos incompletos: con datos e informes incompletos que deben gestionarse manualmente, carece de una visión oportuna de los gastos y de la información y conocimientos para negociar mejores tarifas con los proveedores. 
• Ineficiencia de aprobación: la aprobación de los informes de viajes y gastos es difícil y lleva mucho tiempo porque no puede hacer coincidir automáticamente las aprobaciones previas con los gastos reales y los gerentes deben revisar los informes dos veces. 
• Informes de gastos manuales: los informes de gastos no se generan automáticamente porque los recibos, las tarjetas de crédito y las transacciones de tarjetas P no fluyen automáticamente de una solución a otra. 
• Cumplimiento diferido: el cumplimiento se produce después del hecho, en lugar de con antelación y durante las compras, porque su solución de viaje no puede señalar gastos fuera de la política ni guiar a los viajeros hacia opciones que cumplan con las normas. 
• La engorrosa tarea de hacer excepciones: las excepciones son manuales y frustrantes, ya que los gastos fuera de la política, como los de clase ejecutiva o los vuelos directos, deben ser aceptados en cada paso en lugar de automáticamente. 
• Limitaciones de IA: la IA no puede alcanzar todo su potencial porque no puede utilizar todos sus datos, aprender sobre los procesos, detectar patrones y ofrecer información. 
• Riesgos de seguridad: la seguridad y la privacidad de los datos se ven obstaculizadas, ya que múltiples soluciones implican más puntos de riesgo. En lugar de un único inicio de sesión seguro para una plataforma, debe hacer todo lo posible por gestionar múltiples áreas de riesgo y abordar los puntos ciegos en materia de seguridad. 
• Velocidad y escala limitadas: la velocidad, la escala y la resiliencia son limitadas, ya que las soluciones no pueden comunicarse entre sí sin problemas, están en diferentes plazos de desarrollo y no pueden actualizarse y ajustarse fácilmente al unísono. 

Conclusión: Cómo las soluciones de SAP Concur ayudan a superar desafíos 

Los beneficios de una única plataforma para gestionar viajes y gastos, así como las facturas, se han vuelto ampliamente reconocidos. No hace mucho tiempo, el 78% de los responsables de la toma de decisiones afirmaron que preferirían una única solución para T&E. 

Gracias a su diseño, las soluciones de SAP Concur se integran fácilmente y proporcionan a las compañías visibilidad, eficiencia e información. Sus funciones les permiten hacer frente a los desafíos de los viajes hoy y en el futuro. 

Concur Travel, nuestra herramienta de reserva de viajes de negocios recientemente actualizada, ofrece personalización basada en IA para los viajeros y amplias opciones en aerolíneas, hoteles, trenes y coches de alquiler. Los viajeros tienen opciones y flexibilidad, mientras que las compañías pueden aplicar políticas, promover la sostenibilidad y ver el gasto antes, durante y después de que ocurra. Mediante el uso de la IA, Concur Request proporciona estimaciones de costos de viaje, lo que ahorra tiempo a los empleados planificando viajes. La herramienta Drive, que integra GPS, es otra solución que evita molestias a los empleados, ya que registra automáticamente y con precisión los kilómetros recorridos por motivos de trabajo.  

Concur Expense automatiza el proceso de generación de informes de viajes y gastos, capturando los gastos de reservas de viajes de negocios, tarjetas corporativas, tarjetas P y otras fuentes. Las compras fluyen sin problemas hacia informes de gastos creados automáticamente en lugar de requerir que los empleados introduzcan cada uno a mano. Los reembolsos se realizan más rápidamente y la compañía tiene una visión más precisa de los gastos. La solución ExpenseIt minimiza otra tarea de los empleados: recopilar y enviar recibos, al tomar fotografías de los recibos, analizar y categorizar la información y luego enviarla directamente a un informe de gastos.   

Determinar qué solución o plataforma es la mejor para su compañía es un proceso complicado. Nuestra lista comparativa de gestión de viajes, con más de treinta categorías que abarcan capacidades, integración, seguridad, experiencia del usuario y más, proporciona una práctica hoja de puntuación para evaluar cómo se posiciona Concur Travel. 

En medio del aumento de los costos, la innovación en IA y otros desafíos de viajes y gastos, “Es el momento perfecto para que los equipos de finanzas y viajes optimicen sus procesos. Usted y sus viajeros pueden trabajar de forma más inteligente y no más duro, a la vez que ahorran dinero a su organización y mejoran la productividad”, dice Jason Grunin, asesor principal de Experiencia de Valor en SAP Concur.