¿Cómo realizar un control de costos eficaz?

25 de enero de 2022

La gestión financiera es uno de los aspectos más importantes de cualquier empresa, y un control de costos eficaz es clave para llevarla a cabo con eficiencia.

A raíz de la pandemia del COVID-19, el mercado se ha tornado muy competitivo para las empresas. Esto ha afectado los márgenes de utilidad y por ello, ha requerido que implementen mejores estrategias para el control de costos.

¡Continúa leyendo para aprender como establecer un mejor control de costos en tu compañía!

¿Qué es el control de costos?

Consiste en analizar todo el sistema productivo de una empresa para identificar todos los gastos o salidas de dinero que están vinculados a la producción de los productos, bienes y servicios.

De esta manera, busca garantizar la rentabilidad estimada y diseñar estrategias que permitan ahorros sin descuidar los aspectos de calidad y seguridad en el proceso.

La tarea de un control de costos en las empresas es asegurar que los ingresos, a pesar de las fluctuaciones del mercado, sean mayores que los gastos. Para ello debe existir una relación de proporcionalidad que permita siempre la existencia de un margen correcto de utilidad o ganancia en las empresas para su estabilidad o supervivencia.

El principal objetivo se centra en alcanzar el mayor volumen de ventas, al menor costo posible y con calidad.

Ahora, analicemos cuáles son sus fases.

Etapas para el control de costos

Te indicaremos las fases a cumplir para optimizar la gestión de costos:

  1. Planificación de los recursos: determina cuánto es el monto del capital necesario que requiere invertir la empresa para la producción de bienes, productos o servicios de manera segura y confiable.
  2. Estimado de costos: realiza los ejercicios de cálculos y sensibilidad económica. Para tal fin, valida los precios reales en el mercado asociados a: insumos, materiales, mano de obra, equipos y/o maquinarias a emplear en los productos, bienes o servicios de una empresa.
  3. Presupuesto de costos: solicita a los proveedores cotizaciones actualizadas de sus mercancías y/o materias primas.
  4. Plan de ahorro: una vez finalizado el ejercicio de estimación de costos y que se haya comparado con los presupuestos recibidos, se debe realizar un análisis minucioso. El objetivo es diseñar e implementar las estrategias de costos y gastos para optimizar los procesos y que se traduzcan en ahorros, simplificación de los procesos y aseguramiento de la calidad.

Tipos de costos

Con el objeto de realizar un control de los costos eficaz a continuación se indica cómo se clasifican los costos:

Materia prima directa

Son todos los materiales o insumos que pueden ser transformados para la elaboración de un bien, producto o servicio.

Mano de obra directa

Es todo el esfuerzo físico y mental correspondiente al talento humano utilizado para la elaboración de un producto, bien o servicio.

Costos indirectos de fabricación

Se refiere a todos los elementos que se utilizan para la transformación de un bien, producto o servicio, entre los cuales destacan:

  • Mano de obra indirecta;
  • Materiales, suministros y accesorios;
  • Seguros;
  • Mantenimiento;
  • Depreciación de equipos;
  • Servicios básicos;
  • Asesoría técnica;
  • Otros costos inherentes.

Costo fijo

Son los costos habituales que no dependen de la producción de la empresa.

Entre ellos se encuentran: alquiler o rentas, pago de los servicios, pago de nómina, tributos o impuestos, licencias, entre otros. Todos ellos son independientes de que exista o no producción en las empresas.

Costo variable

Este tipo de costos sí dependen de la producción de la empresa. Cambian en función de lo que se produzca. Entre algunos se destacan: materias primas, embalajes y empaques, comisiones por ventas, impuestos de producción, mano de obra adicional.

¡Ya que conoces las diferencias entre costos y tipos de costos, veamos algunas técnicas para un eficaz y eficiente control de costos en las empresas!

 Estrategias para reducir los costos en una empresa

Existe un amplio espectro de medidas para la reducción y control de costos en las empresas que favorecen su rentabilidad y crecimiento a futuro:

  • Realizar un presupuesto mensual de gastos y costos para evitar sobrepasarlo.
  • Contratar el recurso humano idóneo y elaborar planes de formación y capacitación para el desarrollo de carrera de los empleados.
  • Sensibilizar al personal de la empresa sobre la importancia del control de los costos, promover ideas para incrementar la productividad.
  • Contribuir a revisar y negociar periódicamente los contratos con los proveedores para lograr mejores condiciones y descuentos.
  • Establecer metas y objetivos alcanzables para la reducción de costos.
  • Analizar y revisar mensualmente la gestión de los gastos, comparándolos con el mismo período del año anterior, a fin de evaluar su eficiencia y adoptar medidas tempranas.
  • Adoptar tecnologías que permitan mejorar la visibilidad y gestión de los gastos, así como agilizar los flujos de trabajo.

8 beneficios de un control de costos eficiente

A continuación, le compartimos algunas ventajas que se esperan después de implantar un control de costos en las empresas:

  1. Permite medir lo planificado en relación con lo ejecutado.
  2. Evita las pérdidas de capital de trabajo.
  3. Optimiza y genera coherencia entre los inventarios requeridos y la producción a ejecutar maximizando la productividad.
  4. Mantiene un registro cronológico y sistemático de todas las actividades asociadas a la cadena de valor de una empresa.
  5. Genera mayor competitividad en el mercado.
  6. Aumenta los márgenes de utilidad o ganancia, producto de las oportunidades de ahorro que ayudarán en la inversión de insumos y nuevas tecnologías para una mayor productividad.
  7. Contribuye a la innovación de los procesos y generación nuevas oportunidades para introducir nuevos productos en el mercado.
  8. Detecta de manera temprana pérdidas o mermas de inventarios, producción y de la calidad.

El papel de la tecnología en el control de costos y gastos

La tecnología es la mejor aliado para lograr el objetivo de controlar los costos. Los sistemas de información en tiempo real sin duda alguna se han constituido como la mejor herramienta por su versatilidad, oportunidad, precisión y manejo amigable. A continuación, mencionamos algunas excelentes alternativas:

  • Disponer de un software de gestión de gastos: brinda beneficios como el ahorro en tiempo de trámites y administración, recibo de facturas, datos precisos para mejorar sus políticas de cumplimiento e información en tiempo real.
  • Equipamiento tecnológico mediante el uso del Internet Industrial de las Cosas (IIoT) para controlar eficientemente los procesos productivos y los estándares de calidad.
  • Manejo de Big Data para generar indicadores con acceso las 24 horas a través de la nube. Esta solución contribuye a reducir gastos en mano de obra, brinda flexibilidad, y es muy acogido por los trabajadores gracias a su disponibilidad.

¡Es todo! Ahora ya conoce por qué es importante el control de costos y cómo comenzar a implementarlo.

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