Gastos de kilometraje: ¿Cómo gestionarlos?

13 de Septiembre de 2021

Los gastos de kilometraje son de los más difíciles y costosos de administrar para las empresas. Para mantener positivo el balance económico de la organización, la gestión de ellos debe ser manejada de la forma más eficiente posible, ya que son un factor fundamental para lograr un buen control.

En este artículo abordamos las mejores prácticas para gestionarlos y por qué son tan importantes a nivel empresarial. ¿Le interesa el tema? Entonces, ¡continúe leyendo!

¿Qué son los gastos de kilometraje?

Es un concepto diseñado para reembolsar todos los gastos relacionados con el vehículo particular de un trabajador, cuando se utiliza con fines laborales. Esto no solo implica cubrir el costo del combustible, también integra factores como el desgaste del auto y los seguros del vehículo.

Tenga en cuenta que no hay un monto fijo en cuanto a los gastos de kilometraje, ya que intervienen muchos factores.

Estos gastos deben gestionarse de manera adecuada para obtener beneficios, incrementar la eficacia de la organización, ahorrar tiempo y costos de viáticos, logrando ventajas financieras a corto y largo plazo.

¿Qué incluyen los gastos de kilometraje?

El kilometraje está determinado para cubrir el uso y gasto que consuma el vehículo destinado para desplazarse de manera profesional y que pertenezca a un trabajador.

En las siguientes líneas, enumeramos los gastos a tener en cuenta en el kilometraje.

  • Combustible: representa la mayor parte del gasto generado.
  • Seguro del vehículo del trabajador: en este caso, se tiene que cubrir el costo proporcional de lo que valga el seguro, además de tener en cuenta la intervención legal en caso de ocurrir algún accidente.
  • Desgaste y averías del vehículo: por ejemplo, los neumáticos, el aceite y cualquier pieza mecánica que se vaya deteriorando debido al uso. Integra gastos de mantenimiento y desgaste de partes mecánicas del vehículo debido a los viajes de índole laboral.
  • Impuestos por circulación y matriculación.

¿Cuáles gastos no se incluyen en el kilometraje?

Los gastos que no se incluyen en el kilometraje son:

Multas del conductor

Ya sean multas de tráfico o por estacionamiento, es el colaborador quien se responsabiliza de su pago. De igual manera, en caso de que el vehículo sea directamente de la empresa, pero se cometa una multa, la organización tendrá que identificar al conductor para que se responsabilice del pago de esa multa.

Peajes

Otro de los costos que no se incluyen en el kilometraje son los peajes. Sin embargo esto no significa que la organización no tenga que reembolsarlos, solo que son diferentes tipos de gastos que el trabajador tendrá que plasmar en su planilla de gastos, según las políticas de cada empresa.

Recibos de estacionamiento

Igual que en el caso anterior, los tickets de aparcamiento, al no estar incluidos en los gastos de kilometraje, se incluyen también en el informe de gastos de acuerdo a las políticas empresariales.

¿Cómo gestionar los gastos de kilometraje?

Cada organización puede escoger el método más eficiente y que se amolde a sus necesidades y objetivos.

Existen tres prototipos principales para gestionar los gastos de kilometraje:

  1. Modelo fijo: en este caso, se establece y coordina un monto fijo para cubrir gastos específicos. Con este prototipo, la empresa renuncia a llevar un control exacto de los gastos, pero se reduce la realización del trabajo y el cálculo en las hojas de control de gastos.
  2. Justificación de cada uno de los costos: Cada empleado debe justificar los gastos que ha realizado a través de facturas y comprobantes que puedan respaldarlo. Una vez entregados, el área administrativa los aprueba y se le reembolsa la cantidad exacta al trabajador en un plazo de 10 a 30 días.
  3. Modelo combinado: En este sistema se combinan los dos modelos anteriores. Esto significa que se deben presentar comprobantes para compensar los gastos y en otras ocasiones se fijará una cantidad exacta para realizar el trabajo.

Saber elegir el mejor método para su empresa es sumamente importante, debido a que los costos deben gestionarse de la forma más conveniente para garantizar un buen control en los procesos.

Tecnología para mejorar la gestión de gastos de kilometraje

Sea cual sea el sistema o modelo que elija para su empresa, la manera más eficiente de gestionar los gastos de kilometraje es contar con un software de gestión de gastos, que aporte flexibilidad y control de todo el proceso.

Para las empresas es muy importante no solo gestionar eficazmente el gasto y reembolso sino asegurar la precisión de la distancia recorrida para evitar gastos innecesarios.

Beneficios de utilizar un software automatizado:

  • Indicar de manera inmediata los gastos de los vehículos a medida que se producen.
  • Alineación de la recopilación de datos relacionados con las políticas y su cumplimiento.
  • Reducción del fraude y errores en la comprobación del gasto.
  • Vista en tiempo real de categorías de gastos.

Además, al utilizar un software de gastos podrá integrar herramientas como los rastreadores de kilometraje empresariales, que le permitirán  capturar el kilometraje automáticamente, ayudando a su organización a hacer un seguimiento y registrar las distancias recorridas con facilidad.

Además, servirá para guardar y respaldar toda la información y comprobantes relacionados con cada uno de los viajes que realice el empleado.

En conclusión

Para garantizar el cumplimiento de la política de gastos de su empresa y enfrentar los desafíos que implican los gastos de kilometraje, integre tecnologías que ayuden a optimizar cada etapa del proceso.

Un engranaje perfecto con relación a los gastos le ayudará a mejorar el cumplimiento de su empresa e incrementar su rentabilidad.

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