Los gastos de kilometraje son de los más difíciles y costosos de administrar para las empresas. Para mantener positivo el balance económico de la organización, la gestión de ellos debe ser manejada de la forma más eficiente posible, ya que son un factor fundamental para lograr un buen control.
En este artículo abordamos las mejores prácticas para gestionarlos y por qué son tan importantes a nivel empresarial. ¿Le interesa el tema? Entonces, ¡continúe leyendo!
Es un concepto diseñado para reembolsar todos los gastos relacionados con el vehículo particular de un trabajador, cuando se utiliza con fines laborales. Esto no solo implica cubrir el costo del combustible, también integra factores como el desgaste del auto y los seguros del vehículo.
Tenga en cuenta que no hay un monto fijo en cuanto a los gastos de kilometraje, ya que intervienen muchos factores.
Estos gastos deben gestionarse de manera adecuada para obtener beneficios, incrementar la eficacia de la organización, ahorrar tiempo y costos de viáticos, logrando ventajas financieras a corto y largo plazo.
El kilometraje está determinado para cubrir el uso y gasto que consuma el vehículo destinado para desplazarse de manera profesional y que pertenezca a un trabajador.
En las siguientes líneas, enumeramos los gastos a tener en cuenta en el kilometraje.
Los gastos que no se incluyen en el kilometraje son:
Ya sean multas de tráfico o por estacionamiento, es el colaborador quien se responsabiliza de su pago. De igual manera, en caso de que el vehículo sea directamente de la empresa, pero se cometa una multa, la organización tendrá que identificar al conductor para que se responsabilice del pago de esa multa.
Otro de los costos que no se incluyen en el kilometraje son los peajes. Sin embargo esto no significa que la organización no tenga que reembolsarlos, solo que son diferentes tipos de gastos que el trabajador tendrá que plasmar en su planilla de gastos, según las políticas de cada empresa.
Igual que en el caso anterior, los tickets de aparcamiento, al no estar incluidos en los gastos de kilometraje, se incluyen también en el informe de gastos de acuerdo a las políticas empresariales.
Cada organización puede escoger el método más eficiente y que se amolde a sus necesidades y objetivos.
Existen tres prototipos principales para gestionar los gastos de kilometraje:
Saber elegir el mejor método para su empresa es sumamente importante, debido a que los costos deben gestionarse de la forma más conveniente para garantizar un buen control en los procesos.
Sea cual sea el sistema o modelo que elija para su empresa, la manera más eficiente de gestionar los gastos de kilometraje es contar con un software de gestión de gastos, que aporte flexibilidad y control de todo el proceso.
Para las empresas es muy importante no solo gestionar eficazmente el gasto y reembolso sino asegurar la precisión de la distancia recorrida para evitar gastos innecesarios.
Beneficios de utilizar un software automatizado:
Además, al utilizar un software de gastos podrá integrar herramientas como los rastreadores de kilometraje empresariales, que le permitirán capturar el kilometraje automáticamente, ayudando a su organización a hacer un seguimiento y registrar las distancias recorridas con facilidad.
Además, servirá para guardar y respaldar toda la información y comprobantes relacionados con cada uno de los viajes que realice el empleado.
En conclusión
Para garantizar el cumplimiento de la política de gastos de su empresa y enfrentar los desafíos que implican los gastos de kilometraje, integre tecnologías que ayuden a optimizar cada etapa del proceso.
Un engranaje perfecto con relación a los gastos le ayudará a mejorar el cumplimiento de su empresa e incrementar su rentabilidad.
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