Gestión empresarial: ¿en qué consiste y cómo optimizarla?

20 de Diciembre de 2021

El éxito de un negocio depende significativamente de su gestión, así como de las oportunidades que desarrolla en su estructura interna y externa.

Para lograr un excelente desempeño en el mercado, es esencial planificar y desarrollar prácticas alineadas con el público y con las capacidades internas. Aquí recae la necesidad de priorizar la puesta en marcha de una gestión empresarial eficiente.

Hemos preparado este contenido para que conozca sobre el tema a detalle. Al leerlo sabrá cómo acelerar el crecimiento de su negocio de manera óptima, escalable, rentable y sustentable.

¡Vamos!

La gestión empresarial es para todos

A menudo, se ven emprendedores un poco inseguros en cuanto a la necesidad de desarrollar prácticas efectivas de administración, argumentando que desconcentra a un negocio pequeño o que en ciertos sectores no es necesario implementarse. Estas son suposiciones erróneas.

Vale la pena aclarar que la gestión empresarial debe practicarse en todo tipo de empresas sin importar su tamaño o giro. Es una demanda básica de subsistencia que todo negocio que desee mantenerse activo, competitivo y generando buenos ingresos necesita implementar.

No obstante, la forma en cómo se gestiona varía dependiendo si se trata de un emprendimiento micro, pequeño, mediano o grande. Las medidas de administración varían, sin embargo la esencia es la misma: reducir costos para aumentar los beneficios.

Así pues, cuando se incorpora la gestión de cada sector a la estructura y práctica de un plan de negocios, esta funciona como un pilar que eleva la probabilidad de obtener éxito en el mercado.

Dicho esto, podemos entrar de lleno al concepto de gestión empresarial.

¿En qué consiste una gestión empresarial?

Básicamente, es un conjunto de actividades, acciones y estrategias cuyo objetivo es estructurar una empresa de la mejor forma posible para que alcance los resultados deseados.

Es un concepto bastante amplio que incluye diferentes aspectos de las áreas corporativas. Considera una serie de medidas, políticas y buenas prácticas departamentales como las derivadas de:

  • Organización de procesos internos;
  • Gestión de personal;
  • Control financiero y tributario;
  • Planificación de marketing y ventas.

La gestión empresarial tiene la virtud de abarcar distintas áreas. Funciona como una guía que orienta la planificación estratégica de los proyectos y, en consecuencia, el camino hacia el alcance de los mejores resultados.

En términos prácticos, una administración eficiente es indispensable para evitar errores que puedan generar problemas de diversas índoles, así como pérdidas financieras. Por otro lado, una gestión deficiente puede llevar un negocio a la bancarrota.

¡Y la razón salta a la vista!

Cuando descuidas las buenas prácticas de gestión, como realizar el control de los gastos, registrar las entradas y salidas y definir objetivos alcanzables, echas por la borda la posibilidad de emprender estrategias acertadas. La negligencia de este control predispone pérdida de datos suficientes, confiables y actualizados.

De hecho, una administración ineficaz no siempre impacta inmediatamente a los negocios, algunos efectos pueden tardar años en aparecer como el resultado de pequeños desvíos financieros. 

Otros motivos pueden acarrear consecuencias tanto paulatinas como negativas:

  • gastos excesivos;
  • equipos e insumos obsoletos;
  • repetición de tareas;
  • uso de recursos de forma abusiva.

Por lo tanto, planificar la gestión empresarial con especial atención y cuidado es de las tareas principales del líder organizacional, independientemente del tamaño o rubro de su negocio. Siempre se debe priorizar en la calidad y la eficiencia de todas las áreas corporativas.

Importancia de la gestión corporativa

El concepto de gestión empresarial, aborda aspectos que fortalecen su connotación imperativa.

Como dijimos anteriormente, una gestión deficiente puede llevar un negocio al colapso.

El miedo de fracasar y tener que cerrar las puertas hace que muchos gestores —en especial, de los pequeños negocios— cierren los ojos para las cuestiones estratégicas. Suelen enfocar sus esfuerzos y su atención en las tareas operativas, como estructurar los horarios de los colaboradores o analizar el inventario según lo que esté disponible.

La planificación estratégica, el análisis de los resultados y los feedbacks son esenciales, sin embargo son susceptibles a verse opacados por numerosas actividades y retos que se presentan a diario.

Es por todo esto que se debe desarrollar una gestión empresarial que acapare de igual manera a cada una de las diferentes esferas corporativas: operativa, táctica y estratégica.

A su vez, es indispensable poner en primer plano la sincronía entre los departamentos corporativos. Hay que desarrollar medidas que impulsen la efectividad, celeridad y eficacia de sus procedimientos internos de modo que se genere equilibrio.

Al alinear estos puntos, se logra gestionar el tiempo de manera más eficiente. Accediendo rápidamente a los datos que se necesitan y contando con información e insights útiles para incrementar la toma de decisiones en las 3 esferas, es posible organizar las tareas según el nivel de prioridad.

¿Cuáles son los pilares de la gestión empresarial?

Estructurar una gestión empresarial eficiente requiere la consideración de elementos clave. A continuación, presentamos y explicamos cada uno:

Personas

Las personas son uno de los activos más importantes de la organización. Principalmente porque su actuación es decisiva para que una empresa sea exitosa o fracase.

Una gestión de personal bien estructurada y ejecutada va de la mano con la productividad, asiduidad, motivación y buen desempeño, por solo mencionar algunos puntos.

De hecho, debe considerar que los colaboradores representan a la marca ante los consumidores. O sea, su reputación e imagen también se apoyan en la calidad de la atención al cliente y, por ende, en el desempeño de los trabajadores que interactúan directamente con el público.

Por lo tanto, se ha convertido en una condición básica de supervivencia el ponerlos en el centro de las decisiones estratégicas. Planifique acciones que apunten hacia su desarrollo, potencial productivo y que fomenten su motivación.

Incluso, capacitar a la fuerza de trabajo es un factor crítico para la administración empresarial efectiva, pero este es un tema que tocaremos en otro apartado.

Tecnología

La irrupción de nuevas tecnologías y el avance de la transformación digital en las organizaciones tiene una robusta explicación: la competitividad.

Es un hecho que en el mercado hay cada vez más competencia. Por un lado, esto genera grandes y rentables oportunidades de negocios. Por otro, enciende un aviso de alerta sobre la necesidad de innovar y presentar nuevas soluciones a los consumidores.

En lo que concierne a la postura del público, la competencia entre los negocios ha estimulado que los usuarios asuman un comportamiento de consumo más crítico, exigente, conectado y orientado a la información.

De esta manera, alinear la empresa con las nuevas demandas del público en términos de conectividad y comunicación, se ha convertido en una necesidad. 

A pesar de que las demandas tecnológicas varían de acuerdo con el sector de la empresa, a grandes rasgos, los recursos más efectivos son:

  • Sistema de planificación estratégica.
  • Software ERP -Enterprise Resource Planning.
  • Sistema CRM -Customer Relationship Management.
  • Almacenamiento en la nube.
  • Sistemas de gestión de gastos.

En suma, la tecnología cumple un papel de extrema importancia en el ámbito corporativo, principalmente en términos de desarrollo de procesos y optimización de sus ingresos.

Planificación

Planificar es desarrollar un esquema con la intención de dirigir el alcance de un determinado objetivo.

Ante esta perspectiva, poner en marcha una gestión empresarial eficiente exige que los gestores respondan a 3 preguntas específicas:

  • ¿Cuál es el punto de partida?
  • ¿A dónde se quiere llegar?
  • ¿Cómo se logrará?

Es decir, los líderes corporativos deben entender la situación actual de la empresa para establecer objetivos de acuerdo con su panorama y sus posibilidades. También deben definir un plan de acción que aumente la probabilidad de llegar al punto esperado.

Al pensar en estas respuestas, de pueden planificar las estrategias, técnicas y actividades de una manera mucho más acertada y acorde con los recursos disponibles.

Procesos

Una administración de primera calidad también demanda la definición y el seguimiento de procesos en todas las áreas del negocio. 

En efecto, los procesos son indispensables para conocer el tiempo, la cantidad de recursos y las etapas necesarias para culminar una determinada actividad que cumpla un reto específico.

En este sentido, estructurar los procesos correctamente exige la combinación de personal capacitado para ponerlos en práctica, tecnología útil y acorde con las nuevas demandas del mercado y una planificación dirigida por datos corporativos fiables y actualizados. 

Por lo tanto, los 3 pilares anteriores inciden directamente en este cuarto factor clave de una gestión empresarial eficiente y orientada a maximizar los resultados.

Datos e indicadores

Una vez que se llevan a cabo procesos para las diferentes actividades corporativas, es indispensable que la empresa verifique la efectividad de sus acciones en lo que concierne a los resultados y al alcance de los objetivos.

Esencialmente, conocer la eficiencia de las acciones permite que la empresa:

  1. Reafirme sus acciones positivas.
  2. Modifique los procedimientos que no ofrecen los resultados esperados.

Nuevamente, necesitamos hablar de las herramientas tecnológicas orientadas a la gestión empresarial.

Cuando la empresa dispone de softwares de gestión integrativos, tanto los líderes como los equipos de trabajo pueden acceder a los datos de interés de manera rápida. Así se optimiza la toma de decisiones, la búsqueda de soluciones y la definición de medidas que orienten sus próximos pasos.

La información disponible proporciona insights valiosos para guiar al gestor hacia la ratificación de sus acciones o estrategias y orientarlo hacia una reformulación de los procedimientos, actividades y/o sectores.

Conocidos en inglés como Key Performance Indicators (KPIs), los indicadores consisten en importantes marcos de referencia, pues permiten:

  • Cuantificar la eficiencia de los procesos corporativos.
  • Identificar errores o problemas.
  • Definir prioridades.
  • Verificar el progreso y la continuidad de los procesos.
  • Indicar el mejor camino que se debe seguir.

Sin embargo, para obtener información útil que añada valor a las decisiones, es imprescindible analizar los indicadores de acuerdo con un objetivo específico.

Por ejemplo, una empresa que comercializa insumos informáticos y quiera conocer la productividad de cada colaborador, puede hacerlo calculando las ventas que hizo durante su jornada de trabajo. Es decir:

Ventas por empleado = Número de ventas / horas trabajadas

Además de este indicador, podemos calcular la productividad considerando otros KPIs como:

  • Utilidad neta.
  • Satisfacción del cliente.
  • Liquidez corriente.
  • Ingreso por empleado.

En definitiva, los indicadores presentan información valiosa para las decisiones empresariales porque toman como base datos sólidos y sumamente confiables.

Una empresa que lleva a cabo una gestión eficiente también debe poner atención en otros indicadores como:

  • Eficiencia y eficacia.
  • Capacidad.
  • Rentabilidad.
  • Calidad.
  • Competitividad.
  • Valor.
  • Financieros.

Por lo general, los propios sistemas que almacenan datos, se encargan de generar indicadores de acuerdo con las necesidades de la empresa y de los comandos del gestor.

Ventajas de llevar a cabo una buena gestión empresarial

Al llegar hasta este aquí, ya debe comprender que la dinámica y el nivel de competitividad de una empresa en el mercado se relaciona directamente con la calidad de su gestión.

De hecho, en la esfera teórica, todo fluye de forma muy simple. En la práctica, no siempre encontramos un camino libre de obstáculos.

Lanzarse al mundo del emprendimiento o de la administración, demanda cierto coraje ya que muchos aspectos pueden influir en las perspectivas de una empresa, tanto externos como internos.

Ante este panorama bastante inestable y desafiante, se debe poner en primer plano el conocimiento, las buenas prácticas y las medidas que conlleven a una gestión empresarial eficaz.

La administración correcta del negocio proporciona un control financiero más eficiente, predictibilidad económica y una dinámica de recursos humanos más potente, pero, ¡esto no es todo!

A continuación, presentamos las principales ventajas de gestionar adecuadamente al negocio:

Permite definir metas y objetivos

Una de las principales ventajas de una buena gestión es el acceso a datos confiables. Esto permite que el líder estratégico pueda contemplar una serie de aspectos antes de tomar una decisión.

Al tener los datos y procesos organizados, es posible dibujar la coyuntura actual de la empresa identificando sus puntos fuertes y débiles en todas sus áreas, desde el proceso de ventas hasta la planificación estratégica.

El monitoreo de los datos, en conjunto con la mirada técnica de los gestores corporativos, facilita la definición de objetivos y metas acordes con la realidad y con las perspectivas futuras del negocio. 

Es decir, una gestión corporativa eficiente estructura retos específicos, medibles, alcanzables, relevantes y temporales, también conocidos como objetivos SMART.

Reduce los gastos

Al controlar los costos se asegura que las salidas sean inferiores a las entradas y se minimiza el uso de recursos sin perder cuidado de la efectividad y calidad de los procesos internos. Así, es posible aumentar el margen de beneficios y la rentabilidad del negocio.

Por lo tanto, la disminución de los gastos es una consecuencia directa de la gestión empresarial eficiente, por ende repercute en la salud financiera del negocio.

Aumenta la productividad

Al planificar acciones de recursos humanos que son dirigidas a la maximización de los resultados, considerando los datos duros y procedimientos de cada sector, se eleva el potencial productivo de los equipos de trabajo.

Por ejemplo, estructurar un plantel por área, teniendo en cuenta sus necesidades específicas, el departamento contará con fuerza de trabajo suficiente para llevar a cabo sus tareas. De esta manera, se promueve un aumento en la productividad.

Identifica problemas

Cuando llevamos a cabo una gestión eficaz, podemos identificar fallas, errores o problemas en los procedimientos internos. De este modo, se evitan situaciones críticas como una parada en la producción por falta de insumos o de materia prima.

Más allá de mitigar las consecuencias potencialmente negativas en términos productivos, la identificación de problemas con antelación contribuye a la economía de costos. 

Para entenderlo, la probabilidad de incurrir en gastos expresivos de mantenimiento se reduce considerablemente si actuamos ante una mínima inconsistencia durante el monitoreo del funcionamiento de las máquinas.

Indica soluciones

Además de señalar posibles problemas que puedan afectar el cotidiano y los resultados del negocio, gestionar la empresa siguiendo las mejores prácticas del sector permite encontrar soluciones de excelencia. Pero, ¡atención! A menudo, la identificación de medidas eficientes ante una situación específica no se limita al entorno corporativo. 

Frente a este tipo de circunstancia, el líder debe observar atentamente a su entorno para identificar los nuevos movimientos del mercado, principalmente en cuanto a necesidades y expectativas del público objetivo. Se deben reconocer los factores macro que pueden interferir en la decisión, como el panorama económico.

Optimiza la detección de nuevas oportunidades

Una gestión empresarial permite desarrollar una mirada holística e integrativa. Esto conlleva a la identificación de oportunidades de negocio que probablemente pasarían desapercibidas.

De hecho, cuando conocemos datos confiables y fundamentamos las decisiones en información actualizada y accesible, podemos encontrar brechas que fomenten el desarrollo del negocio como la identificación de un nicho con gran potencial de crecimiento o de un público no atendido.

Por lo tanto, administrar la empresa con dedicación y absoluto conocimiento del segmento, optimiza el potencial de mercado de una empresa.

¿Cómo implementar una gestión empresarial de primera calidad?

Poner en marcha una gestión eficiente puede ser una gran desafío. Contar con las mejores prácticas, aumenta la probabilidad de alcanzar los objetivos establecidos en los diferentes sectores empresariales y obtener los resultados generales esperados.

A continuación, le brindamos 5 medidas esenciales para gestionar su empresa con mucho más eficiencia, desde sus primeras etapas hasta alcanzar la madurez. 

1. Organizar los recursos financieros del negocio

Cuidar adecuadamente de un negocio demanda una atención redoblada en su perfil financiero. 

Es decir, una de las reglas más relevantes de una gestión exitosa es administrar el flujo de caja teniendo en mente que la minimización de las salidas y/o la maximización de las entradas garantiza mejores márgenes de beneficios incrementando, y así la rentabilidad empresarial.

2. Prestar atención en el mercado

Es fundamental que los líderes analicen el escenario externo con cautela, identificando posibles puntos críticos y oportunidades potenciales de negocio.

Con el afán de optimizar las soluciones corporativas y adaptarlas según sus demandas emergente, es indispensable mapear las necesidades y expectativas no cubiertas del público objetivo.

3. Promover capacitaciones periódicas

Anteriormente, hemos señalado a los recursos humanos como uno de los pilares de la administración. 

Es por eso que implementar medidas que fortalezcan sus habilidades es una acción crucial. No solo se asegura el cumplimiento de los procesos internos en tiempo y forma, sino que también se optimiza su calidad. 

Por lo tanto, estimular el proceso de aprendizaje y la mejora de las competencias es una medida inteligente que repercute positivamente tanto en la productividad y motivación como en los resultados financieros del negocio.

4. Fomentar la comunicación interna y externa

Una comunicación clara, directa y amplia puede acarrear grandes logros en su negocio, tanto internos como externos.

En cuanto a la comunicación interna, un proceso efectivo garantiza que los colaboradores accedan a la información y al apoyo necesario para desarrollar su trabajo priorizando el cumplimiento de plazos y el alcance de los retos esperados.

Por otro lado, la comunicación externa aumenta la probabilidad de que el público identifique la autoridad de la marca, posicionándose así como una de sus preferidas. Esto se refleja en el potencial de ventas y en el crecimiento económico del negocio.

5. Contar con el apoyo de herramientas de gestión

Disponer de recursos tecnológicos modernos y acordes con las nuevas demandas del mercado se ha convertido en una potente ventaja competitiva, principalmente porque optimiza la toma de decisiones estratégicas.

Bajo esta óptica, utilizar herramientas como softwares de gestión de gastos y viajes indispensable para:

  • Mejorar el cumplimiento organizacional.
  • Controlar la efectividad de los procesos internos.
  • Estimular la economía de recursos.
  • Ampliar las oportunidades de negocio.
  • Expandir la zona de cobertura.

Teniendo en mente una buena planificación estratégica y desarrollando una gestión de primer nivel, es importante recalcar que al alcanzar esta etapa es posible mitigar consecuencias fatales en la etapa de declive.

¡Hasta aquí hemos llegado!

Como puede ver, una gestión empresarial competente es crucial para la continuidad del negocio, e incluso para su crecimiento financiero y mercadológico.

Para alcanzar buenos logros, vale la pena considerar estos consejos adaptándolos a la realidad y a las perspectivas de su negocio. ¡Le deseamos mucho éxito!

Ahora que conoce la importancia de la tecnología para la optimización de la calidad dentro de la gestión empresarial, le recomendamos que expanda sus conocimientos leyendo el siguiente artículo: “La tecnología como base para la continuidad empresarial”.