Gobierno de datos: ¿qué es y por qué es importante?

26 de Octubre de 2021

¿Alguna vez ha oído hablar del Data Management Body of Knowledge? Es probable que su respuesta sea positiva, ya que el DMBOK se ha posicionado como uno de los documentos más importantes en términos de gestión de datos a nivel global acaparando así, diferentes puntos como el tema clave de este artículo: el Data Governance, traducido al español como gobierno de datos.

Pero, en esencia, ¿qué es y por qué es tan importante el gobierno de datos?

De acuerdo con el referente elaborado por Data Management Association International (DAMA), el Data Governance consta del ejercicio de la planificación, monitoreo, seguridad, ejecución, disponibilidad y consumo de los datos corporativos.

O sea, es una estrategia cuyo principal objetivo es orientar, coordinar y definir reglas para la recolección, creación y uso de los datos teniendo en mente proteger la propiedad intelectual, así como garantizar la seguridad en la generación, almacenamiento y monitoreo de los datos en el ambiente empresarial. ¿Quiere obtener más detalles acerca del gobierno de datos?

Entonces, le sugerimos que lea nuestro artículo con atención, pues a continuación encontrará los siguientes puntos a respecto de este tema:

  • ¿Qué es el gobierno de datos?
  • ¿Cuál es su importancia?
  • Ventajas del gobierno de datos.
  • Paso a paso para adoptarlo en la empresa.
  • Consejos útiles para incrementar los resultados.

¡Continúe con nosotros hasta el final y profundice sus conocimientos!

¿Qué es el gobierno de datos?

Los datos son esenciales para la orientación de las actividades corporativas, dado que permiten identificar el funcionamiento de una estrategia, evaluar la productividad de los colaboradores y calcular una infinidad de métricas internas.

El gobierno de datos consta de la gestión eficiente de toda la información digital corporativa posicionándose, de este modo, como un poderoso generador de insights y la base para la toma de decisiones empresariales.

Asimismo, sus prácticas permiten elevar la productividad minimizando la utilización de recursos y maximizando la seguridad de la propiedad intelectual.

Básicamente, el Data Governance abarca de forma directa o indirecta los siguientes aspectos:

Por lo tanto, podemos decir que el gobierno de datos configura la gestión general de la disponibilidad, usabilidad, integridad y seguridad de los datos usados en una organización.

Por lo general, un programa de este tipo de buena calidad incluye un grupo directivo, un conjunto de procedimientos y un plan para ejecutar esas actividades.

De hecho, el gobierno de datos está compuesto por tres partes principales:

  • Reglas que orientan la entrada y el mantenimiento de los datos como definiciones y reglas de estilo.
  • Ejecución de la normativa abriendo espacio para correcciones en el caso de consultas deficientes como digitar acrónimos en vez de la expresión integral.
  • Gestión de datos acorde con las reglas establecidas fomentando que los gestores y los usuarios utilicen la información de manera adecuada.

Teniendo en cuenta todo lo que hemos señalado hasta el momento, podemos percibir que la falta de un gobierno de datos eficiente puede poner en riesgo la información corporativa, puesto que la existencia de datos poco confiables crea una base de información deficiente afectando, por consiguiente, la calidad de la toma de decisión.

En este sentido, por ejemplo, datos inconsistentes pueden desencadenar importantes perjuicios financieros dado que los gestores tienden a actuar fundamentándose en una base incorrecta para invertir capital, reestructurar procesos o poner en marcha actividades con un bajo potencial de éxito.

Importancia de gobierno de datos

Como señalamos anteriormente, una administración ineficiente de la información puede afectar a la empresa de forma severa, en especial, si miramos desde la perspectiva financiera y consideramos que el flujo de datos ha aumentado de forma exponencial en los últimos años a raíz del desarrollo de nuevas tecnologías y del crecimiento del mercado.

En esencia, un gobierno de datos consistente necesita responder preguntas simples acerca de la procedencia de los datos, del contenido informacional y de la alineación de los datos con la política corporativa proporcionando así, un enfoque holístico para tratar la información de manera que se convierta en una robusta fuente de ventaja ante la competencia.

Es nítido que el alcance de una buena gobernabilidad está estrechamente relacionado con la perspectiva de la empresa ante sus datos por lo cual debe considerarlos como un activo de gran valor en lo que se refiere tanto al ámbito operacional como estratégico.

De este modo, preocuparse con el gobierno de datos se ha convertido en una práctica esencial para los negocios, ya que repercute en los beneficios y, por ende, en su nivel de rentabilidad.

Tener una buena gestión de datos significa tomar las mejores decisiones para el negocio, lo que resulta en el aumento de la productividad y de la eficiencia operacional y, consecuentemente, en un incremento en los ingresos empresariales.

Así pues, podemos destacar algunos de sus objetivos principales:

  • Mejorar la toma de decisiones principalmente en virtud del uso de información real y confiable.
  • Anticipar demandas a través de la acumulación de datos y de análisis históricos es posible predecir una demanda futura, en especial, cuando se cuenta con mecanismos de inteligencia artificial.
  • Proteger la información evitando que caiga en manos de terceros.
  • Priorizar la transparencia de los datos compartiéndolos con todo el equipo de trabajo.
  • Optimizar los procesos mediante una adecuada organización y que añadan valor a las operaciones promoviendo así, el incremento de la eficiencia y la reducción de los costos.

En definitiva, un eficaz gobierno de datos tiene como finalidad minimizar los costos y maximizar los beneficios aumentando así, el nivel de rentabilidad del negocio. Para lograr la excelencia, necesita incidir positivamente en la toma de decisiones generando resultados más acertados que, de hecho, contribuyan al éxito del negocio.

Es importante hacer hincapié que una fuerte política de gobernabilidad requiere la definición de normas específicas y un código de conducta interna que orienten a los trabajadores hacia la adopción de las mejores prácticas y el cumplimiento de las reglas corporativas.

De esta manera, la empresa logra proteger su información sigilosa minimizando la ocurrencia de inconvenientes y de acciones maliciosas.

 Conozca las principales ventajas de la gobernabilidad

Al llegar a este punto del artículo, es probable que haya entendido que poner en marcha un excelente gobierno de datos es fundamental para que la empresa se desarrolle y crezca en el mercado.

En efecto, este aspecto incide de forma directa en la calidad de la información, en los insights y en las estrategias organizacionales por lo que priorizarlo genera una serie de beneficios como:

Aumento de la eficiencia operacional

Una adecuada gestión de la información mejora la productividad de forma gradual, dado que el seguimiento de procedimientos eficaces así como el pleno conocimiento de las reglas que deben cumplirse y de las demandas organizacionales evitan numerosos errores humanos y sobre todo, la repetición de actividades y el desperdicio de recursos.

Disminución de los costos

Básicamente, fundamentarse en datos concretos, seguros y confiables permite desarrollar las actividades con mucha más asertividad, lo que conlleva automáticamente a la reducción de los costos operacionales.

La ecuación es bastante simple: Al disminuir la incidencia de errores y fallas humanas, se puede maximizar el aprovechamiento de los recursos y, por consiguiente, utilizarlos en menor cantidad para obtener aún más productividad, así como mejores resultados.

De esta manera, los recursos ahorrados pueden invertirse en otras áreas del negocio e incluso, en nuevas tecnologías.

Incremento de la rentabilidad

Cuando tenemos un aumento en la productividad y mitigamos los costos, logramos incrementar la rentabilidad del negocio. Esencialmente, ese es el resultado proporcionado por:

  • Decisiones más efectivas.
  • Procesos más rigurosos y atentos a las demandas organizacionales.
  • Disminución de problemas en el área productiva y/o operacional.
  • Adopción de precios más competitivos, dado que un gobierno de datos eficiente proporciona la facilidad de detectar si el margen de beneficios es o no satisfactoria, así como implementar medidas para optimizarlo.

Disminución de los riesgos

Cuando manejamos los datos de forma indiscriminada, es decir, los utilizamos sin considerar los efectos negativos que sus posibles inconsistencias pueden tener en el ámbito empresarial, abrimos precedentes para el surgimiento de riesgos como el abandono de las buenas prácticas y la manifestación de una postura desinteresada.

Al poner la gobernabilidad en primer plano, es posible cambiar este contexto proporcionando más fiabilidad a los datos y a las acciones que tienen como base a esos activos empresariales.

Optimización de la seguridad de los datos

Después de la transformación digital, las empresas han quedado cada vez más dependientes de las nuevas tecnologías, lo que es muy interesante y beneficioso para los negocios, sin embargo, genera ciertas desconfianzas en cuanto a la protección de los datos circulantes.

En este sentido, la aparición de potentes soluciones tecnológicas en el mercado no solo estimula la optimización de las prácticas empresariales, sino también despierta el interés de los cibercriminales que se especializan dedicándose a sofisticar sus técnicas para atacar las vulnerabilidades corporativas.

Con un gobierno de datos eficiente, es posible gestionar la información con más precisión incorporando medidas de seguridad a tenor de las nuevas tendencias tecnológicas y adoptando mecanismos de protección que viabilicen evitar o, en su defecto, enfrentar ataques cibernéticos.

Por lo tanto, podemos decir que la mejora de la seguridad de la información también es otro efecto extremadamente positivo de la gobernabilidad eficiente.

Toma de decisiones más precisa y acertada

En diferentes puntos de este artículo, señalamos la buena gobernabilidad como un diferencial relevante para la toma de decisión ¡y efectivamente lo es!

En virtud de la eficiencia operacional, del flujo de datos efectivo y de la seguridad de la información, los gestores pueden visualizar la situación actual del negocio de forma integral y abarcativa, lo que resulta en una predicción más eficiente de las futuras demandas de la empresa.

De esta manera, un gobierno de datos de eximia calidad facilita el anticipar problemas, tomar las mejores decisiones e implementar las medidas más eficientes para subsanarlos.

Como puede ver, una potente gobernabilidad aporta expresivos beneficios a las diferentes áreas corporativas, no obstante, la mayor parte de sus contribuciones se reflejan en el incremento de los resultados financieros.

La guía perfecta para utilizarlo en su negocio

Luego de conocer diferentes aspectos sobre el gobierno de datos como su concepto, importancia y beneficios, ha llegado el momento de presentarle un paso a paso detallado de cómo implementarlo en su negocio y así, contar con información mucho más confiable y segura.

1. Identifique los sectores que más generan datos

En esta primera etapa, es fundamental que lleve a cabo una investigación verificando cuáles sectores corporativos generan más datos y cuáles áreas pueden beneficiarse con el flujo obtenido.

2. Detecte el titular de la información

Después de conocer más acerca de la creación y el consumo de datos en cada departamento, es interesante determinar el responsable por los diferentes aspectos relacionados con los datos.

Bajo esta perspectiva, lo ideal es crear un equipo que defina las políticas y reporte la información, así como los progresos a las áreas interesadas.

3. Organice y clasifique estos activos

Posteriormente a los dos primeros pasos, es indispensable organizar los datos mediante la adopción de una base de datos y la realización de una limpieza para retirar datos incorrectos, antiguos y/o repetidos.

En lo que concierne a la clasificación, el gestor debe identificar los datos triviales y descartarlos rápidamente para que no ocupen espacio de almacenamiento ni generen costos añadidos.

Al clasificarlos, es posible detectar cuáles datos contribuyen con la estrategia, son confidenciales y/o sirven como base del negocio para luego, incorporar mecanismos de control de acceso y de criptografía.

Asimismo, la clasificación permite encontrar los datos que pueden utilizarse, compilarse y descartarse luego de cumplir con su vida útil.

4. Establece políticas y procedimientos considerando el ciclo de vida de los datos

Los datos no aparecen y desaparecen por sí solos, sino que cumplen un ciclo pudiendo ser más corto o más largo, todo depende de la calidad y de su grado de relevancia para la empresa.

Por lo general, la vida de un dato involucra su origen, actualización, almacenamiento, análisis, transmisión, exclusión y posible backup, sin embargo, el orden de estas acciones así como su frecuencia suele ser muy variable. 

Por esta razón, es imprescindible que la empresa los administre correctamente y permita que cada punto de contacto inherente a las etapas atienda a políticas de gobierno de datos y normas de cumplimiento muy bien estructuradas. 

En esta etapa, también debemos definir el sistema y la persona que puede alterar los datos a lo largo de su ciclo de vida para priorizar la seguridad y garantizar que personas ajenas al sector y/o al negocio accedan a información confidencial.

5. Realice un diagnóstico inicial

Antes de avanzar y crear una nueva infraestructura y procesos de gobernabilidad, es indispensable centrar la atención en el panorama general del negocio en la actualidad.

Básicamente, esto implica conocer los procesos que se llevan a cabo en el presente, el procesamiento de los datos, la demanda informacional no cubierta y otros aspectos que inciden en el contexto actual del tratamiento de la información. 

Asimismo, es importante verificar si la empresa cuenta con la infraestructura necesaria para recibir nuevas tecnologías que permiten acceder a un mayor volumen de datos.

6. Desarrolle una estrategia

En este punto, debe analizar cuáles soluciones tecnológicas son más eficientes para cubrir la necesidad de datos de la empresa considerando los aspectos señalados anteriormente, en especial, el panorama estructural del negocio.

Además de priorizar los recursos de tecnología, es esencial definir la dinámica de tratamiento de los datos generados por las nuevas soluciones al mismo tiempo que se desarrollan capacitaciones para enseñar a los equipos a lidiar con las flamantes herramientas de captura y análisis de datos.

Otro aspecto relevante es acompañar atentamente la ejecución de las estrategias para que se cumplan a rajatabla y colaboren con los resultados corporativos.

7. Integre los sectores

El eficiente gobierno de datos permite que los usuarios corporativos accedan rápidamente a los datos disponibles de alta calidad permitiendo, de este modo, que realicen su trabajo con mucha más eficiencia y agilidad.

A causa del gran impacto de los datos en el día a día de los colaboradores, es interesante que en la medida de lo posible se les incorpore al proceso de gobernabilidad.

En efecto, el hecho de incluirlos en los procedimientos referentes a la administración y gobierno de datos favorece a que se posicionen de forma positiva respetando las políticas y promoviendo la transmisión del conocimiento entre los diferentes sectores organizacionales.

8. Monitoree los resultados

A medida que el volumen de datos crece, los gestores cuentan con más recursos para eficientar la toma de decisiones estratégicas, por eso, es extremadamente necesario monitorear el desarrollo de las actividades de gobernanza y medir los resultados que genera.

Ante este último punto, el gestor involucrado en el procedimiento de mensuración debe tener un referente que deje identificar si los resultados obtenidos son satisfactorios y en el caso de no serlo, cuáles medidas deben implementarse a fin de optimizarlos.

Como comprueba, estructurar y ejecutar un buen gobierno de datos es un reto alcanzable principalmente cuando se conoce el tema a detalle y se pone en práctica los pasos señalados en este apartado.

Algunas buenas prácticas para implementar un gobierno de datos de excelencia

Además de considerar los puntos mencionados en la guía, es importante tener en mente que el desarrollo de una gobernanza de datos efectiva debe fundamentarse en buenas prácticas que potencialicen su calidad y su capacidad de generar poderosos insights como:

Tratar los datos como herramientas estratégicas

El responsable por iniciar la jornada de gobernanza en el negocio debe posicionar a los datos como herramientas estratégicas.

En este sentido, es necesario señalar que no todos los datos tienen el mismo grado de relevancia para la empresa y una parte importante de la buena gobernanza trata de evaluar detalladamente los aspectos de la infraestructura de datos que son más críticos para el negocio.

Por lo tanto, las organizaciones deben entender cuán importante es la información para el éxito del negocio ayudando a crear así, una cultura que ofrezca soporte al sólido gobierno de datos, inclusive en los niveles más altos de la empresa.

Identificar los beneficios de la gobernabilidad para tu negocio

Otro aspecto muy interesante es poner en evidencia los beneficios específicos de la gobernanza en tu negocio. Para eso, vale la pena entender cómo los datos abundantes y valiosos colaboran con la definición y ejecución de buenos procesos y de qué forma afianzan la efectiva toma de decisión.

Es relevante que el proceso de gobernanza se ajuste lo máximo posible a la realidad y a los objetivos corporativos moldeándose así, a las demandas particulares de cada modelo de negocio.

Incorporar el gobierno de datos a la cultura

La gobernanza de datos no es un procedimiento individual o aislado. Al contrario de lo que muchos gestores creen, implementar una política de este tipo y adoptar sus prácticas exige que la empresa incluya sus acciones en la rutina laboral convirtiéndolas así, en medidas cotidianas que deben cumplirse a lo largo de toda la jornada.

Por lo tanto, el gobierno de datos configura una profunda alteración en la esencia corporativa por lo que debe incorporarse a su cultura. En efecto, con el tiempo, las prácticas se transformarán en hábitos y los colaboradores no tendrán dificultades para considerarlas durante el desarrollo de sus actividades.

Coloque la comunicación en primer plano

La comunicación consistente y eficaz tiene un papel fundamental en el proceso de implementación del programa de gobierno de datos, puesto que mediante el efectivo intercambio informacional, la empresa puede mostrar el real valor de considerar y adoptar las diferentes medidas del plan.

Para ello, vale la pena desarrollar charlas informativas que permitan no solo el suministro de información, sino también la aclaración de dudas. Recuerda que la inclusión de un efectivo plan de gobernanza añade valor a los procesos empresarial por lo que requiere que todos los actores corporativos conozcan y respeten su política.

¡Esto ha sido todo por hoy!

En definitiva, un buen sistema de gobierno de datos permite que la empresa no solamente guarde su información de manera segura, sino también promueve la retención de clientes, el corte de costos, el aprovechamiento de las buenas oportunidades y, en consecuencia, el incremento de su rentabilidad.

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