¿Cómo realizar una correcta integración de sistemas de gestión dentro de una empresa?

Desde su publicación original en la década de los años 80, la integración de sistemas de gestión ha demostrado ser una herramienta útil y eficaz para la gestión de procesos de todo tipo dentro de una empresa.

A día de hoy, la optimización de las operaciones es esencial para generar una metodología lean, basada en el máximo aprovechamiento de cada recurso. Y eso precisamente es lo que permite la integración de sistemas empresariales.

En este post explicaremos qué son los sistemas de gestión, cuáles son sus beneficios y siete consejos para obtener los mejores resultados posibles con una sólida integración.

¿Qué son los Sistemas de Gestión?

Un Sistema de Gestión es una herramienta que dicta las acciones que hay que realizar todos los días en una actividad productiva.

Establecer un sistema de gestión es una garantía de que la organización está cumpliendo con los estándares internacionales en diferentes disciplinas, como las siguientes:

• Seguridad y Salud Laboral: este sistema de gestión cumple con la norma británica OHSAS 18001.
• Gestión de Calidad: cumple con lo establecido en la norma ISO 9001.
• Responsabilidad Corporativa: cumple los requisitos de la norma europea SGE 21.
• Gestión del Medioambiente: se rige por lo estipulado en la norma ISO 14001.

La mayoría de las organizaciones ya tienen sistemas para abordar estos puntos de interés. No obstante, lo que muchos gerentes no llegan a ver es hasta qué nivel se están duplicando los procesos o creando una carga de trabajo innecesaria para el personal.

En la práctica, la integración de sistemas de gestión permite que una organización agilice su gestión, ahorre tiempo y aumente su eficiencia al abordar los elementos del sistema de gestión como un todo.

Beneficios de la Integración de Sistemas de Gestión

La integración exitosa de todos los sistemas de gestión puede tener una serie de beneficios tangibles para la empresa:

Mejora el rendimiento

Los sistemas de gestión integrados tienen un impacto positivo en los componentes y resultados específicos de los procesos.

Elimina las redundancias

Uno de sus principales beneficios es que alinea los estándares para encontrar procesos y elementos usuales o únicos como políticas, objetivos, recursos, procedimientos de capacitación, control de documentos, auditorías internas y revisiones de la gestión.

Al implementar más de un estándar a la vez, se pueden encontrar similitudes que ahorran mucho tiempo y dinero a la empresa.

Consistencia

Cuando se emplea un enfoque integrado, la organización puede crear una mejor coherencia en los sistemas de gestión, y al hacer esto, el sistema se vuelve menos complejo y, por lo tanto, más fácil de entender.

Responsabilidad

Cuando se integran varios sistemas de gestión y se establecen objetivos, recursos y procesos coherentes, se verá una mejora en la rendición de cuentas.

Reducción de costos

La integración de sistemas empresariales permite realizar auditorías y evaluaciones integradas, además de optimizar procesos y recursos, lo que ayuda a reducir el tiempo que lleva realizar determinadas actividades, eliminar la cantidad de tiempo interrumpido y, en consecuencia, reducir los costos.

Reducción del mantenimiento

Cuando se utiliza un sistema de gestión integrado, se puede comprobar el cumplimiento de los requisitos de todos los sistemas de gestión al mismo tiempo, agilizando el proceso y permitiendo que la empresa se centre en las mejoras en lugar de mantener varios sistemas cuando no es necesario.

7 consejos para implementar la integración de sistemas:

Estos son:

1. Identificar los Sistemas de Gestión existentes

En primer lugar, es fundamental saber cuáles son los sistemas de gestión existentes, las metodologías y los responsables de emplearlas en la empresa.

2. Designar a los responsables

El siguiente paso (o el primero si la empresa no está usando ningún sistema de gestión) es designar a la persona o personas responsables de llevar a cabo el plan de integración.

3. Definir objetivos estratégicos

Los encargados del plan deben trabajar junto a los ejecutivos para desarrollar y definir una política integrada y un camino que se alinee con los objetivos de seguridad de la información, medio ambiente y salud y seguridad.

4. Diseñar y documentar el proceso

Después de establecer los objetivos, es necesario diseñar y documentar los procesos para cumplir con los requisitos de las diferentes normas cuando corresponda.

Es posible que se deba rediseñar procesos donde existan duplicaciones y otras fallas.

5. Implementar el sistema integrado

Al momento de la implementación, es vital asegurarse de que todos los departamentos sepan cuáles son sus responsabilidades y cómo su desempeño afecta al sistema en general.

Para esto, es importante educar a los empleados sobre lo que está sucediendo y el por qué, para aumentar su motivación.

6. Análisis de brechas

Se debe realizar un análisis de brechas en el nuevo sistema para verificar que cumple con los requisitos. Luego se deben hacer los ajustes pertinentes a cualquier disconformidad encontrada durante el análisis.

Esto es necesario para que el organismo que otorga la certificación brinde su conformidad durante la auditoría.

7. Medir, monitorear y revisar

Luego de que la integración de sistemas de gestión haya sido un éxito, el proceso no se ha acabado. Lo siguiente es implementar un programa de auditoría interna y revisiones de gestión para garantizar la mejora continua.

Comprender los beneficios de un sistema de gestión integrado puede ayudar a las empresas a determinar cómo mejorar su funcionalidad general.

Por medio de la sincronización de los sistemas y las soluciones, las organizaciones pueden ahorrar tiempo en la administración del sistema, lo que permite dedicar recursos valiosos a otras áreas.

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